¿Qué es Mantenimiento? | Guía Completa para Empresas
Aunque muchas empresas lo subestiman, el mantenimiento es el camino más seguro hacia la confiabilidad y competitividad comercial.
Históricamente, el mundo empresarial le ha dado prioridad a la inversión en nuevas tecnologías, materia prima de mejor calidad y recientemente, con el boom de la conectividad, al marketing y las ventas.
Sin embargo, y aunque a simple vista no lo parezca, el mantenimiento es un área muy importante dentro de cualquier organización, porque garantiza que la inversión en sistemas y equipos entregará los resultados esperados.
De hecho, cuando la gestión del mantenimiento es eficiente en una compañía, se consiguen preservar los niveles óptimos de rendimiento que hacen a una empresa destacar en el mercado y ofrecer una mejor relación calidad–costo.
Por eso, si estás leyendo esto es una buena señal. Sigue adelante y aprenderás cómo conseguir mejores resultados en tu negocio.
Definición
Para comenzar, repasemos qué es mantenimiento según el Diccionario de Cambridge:
Mantenimiento es el trabajo necesario para mantener en buen estado una carretera, edificio, maquinaria, etc.
Ahora bien, la gestión del mantenimiento no es una tarea monótona, sino un sistema flexible y cambiante que se adapta a las necesidades particulares de una empresa.
En otras palabras, dependiendo de la industria y tamaño de la organización, hay distintos tipos de mantenimiento. A su vez, cada uno responde a una metodología específica. La lista incluye programas:
¿Cómo saber qué metodología de mantenimiento es mejor para tu negocio?
Una empresa puede elegir el tipo de mantenimiento que le conviene más revisando aspectos como:
- La criticidad de los equipos. Consiste en definir cuál es la maquinaria esencial para que el negocio funcione. Por lo general, los activos más costosos son también los más críticos y necesitan de inspecciones constantes para evitar averías, ya que los procedimientos reactivos son mucho más costosos para la empresa que los preventivos.
- Los costos asociados al tratamiento preventivo de ciertos activos vs. los costos que implica su reemplazo. Por ejemplo: si se trata de un sistema de iluminación exterior común y corriente por el que la empresa no pagó demasiado, no tendría sentido enviar a un técnico cada 10 días para comprobar que las luces encienden y apagan correctamente. En este caso, es preferible dejar que el activo cumpla su vida útil y reemplazarlo.
- El tipo de activo. Un vehículo necesitará mantenimiento mecánico; una computadora, informático y, un edificio, protocolos de planta. En función de esto, se espera que el departamento encargado determine cuál es la mejor estrategia para la empresa y diseñe un cronograma de trabajo para los técnicos. Además, también será necesario presentar un plan de mantenimiento y actualizarlo cada cierto tiempo, según vaya cambiando el inventario de activos de la organización.
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Importancia del mantenimiento
La importancia del mantenimiento se puede resumir en tres dimensiones:
- Productividad
- Rentabilidad
- Seguridad
Veamos qué aspectos considera cada categoría y cómo, eventualmente, cada una se relaciona con la otra.
Productividad Rentabilidad Seguridad Una correcta gestión de mantenimiento asegura a las empresas que la maquinaria funcionará dentro de los parámetros de productividad idóneos.
Una organización competitiva sabe que no basta con que un equipo encienda y apague, al contrario, tiene que operar a su máxima capacidad para que la velocidad y calidad de producción sean las adecuadas.
De este modo, la importancia del mantenimiento en el aspecto productivo se resume a poder satisfacer las necesidades del mercado y las expectativas de los clientes. El aumento en los ingresos es una consecuencia directa de las mejoras en la productividad. Si un negocio produce en mejores condiciones que la competencia (esto es, un mayor número de productos de buena calidad), es evidente que las ganancias comenzarán a mejorar.
Al mismo tiempo, la rentabilidad de una empresa mejora cuando no tiene que preocuparse por fallas técnicas inesperadas, porque puede concentrarse en vender. La seguridad laboral mejora cuando una organización realiza mantenimientos rutinarios en la frecuencia que se indica en el manual.
Esto es importante porque, cuando los trabajadores se sienten protegidos, su percepción de la empresa mejora y es de esperar que su compromiso también lo haga.
Una mayor satisfacción laboral puede ser muy positiva para la productividad empresarial, y es aquí donde las tres dimensiones convergen para ilustrar la importancia del proceso.
¿Cómo se mide la eficacia del mantenimiento?
La inversión que una empresa debe hacer en trabajos de manutención no suele ser barata, y tampoco se supone que lo sea. En realidad, lo que se espera no es ahorrar a corto plazo, sino aumentar las ganancias a mediano y largo plazo.
Pero, ¿cómo saben las organizaciones que la inversión en mantenimiento está valiendo la pena?
El método por excelencia es definir indicadores para darle seguimiento a la mejora en las condiciones productivas / operativas de la empresa.
Los indicadores más utilizados se fijan en la calidad del trabajo, el rendimiento de los equipos, la confiabilidad, la disminución de riesgos, el uso de recursos y los costos.
Todo esto es importante para saber qué tan conveniente está siendo para la compañía el plan de mantenimiento y el trabajo de los técnicos, pero también es conveniente analizar cómo las tareas de manutención influyen en la competitividad de la empresa a largo plazo.
Para ello, pueden usarse los mismos indicadores y establecer objetivos como:
- Verificar el aumento en las unidades producidas en el año 1, 2, y 3 luego de haber implementado una estrategia.
- Reducir exponencialmente los gastos en mantenimiento de emergencia producto de modos de falla no detectados durante el año 1, 2 y 3 después de la implementación de la estrategia de mantenimiento.
- Incrementar la calidad de la producción un X% en el año 1, un X% en el año 2 y un X% en el año 3.
¿Qué es un sistema de gestión de mantenimiento?
El concepto «sistema de gestión de mantenimiento» puede entenderse de dos formas:
- La filosofía que una empresa adopta para gestionar todas sus actividades de manutención e involucrar a los trabajadores en el proceso.
- El Software de Mantenimiento que una organización usa para diseñar y administrar el cumplimiento de cronogramas de trabajo, emitir órdenes de trabajo, gamas, etc.
1. Sistema de gestión como filosofía
Una empresa siempre tiene una filosofía donde se detallan valores y creencias específicas. Este modo de pensar define lo que, para la empresa, es un buen o mal comportamiento. También sirve para orientar las metas organizacionales y la disposición de recursos para que el personal cumpla esas metas.
En el contexto de la gestión del mantenimiento, también hay espacio para filosofías. De hecho, la principal ventajas de las filosofías en mantenimiento es que se pueden aplicar también a otras áreas de la empresa.
Veamos cuáles son las dos filosofías más utilizadas hoy en día en el área de manutención: TPM (Mantenimiento Productivo Total) y RCM (Reliability-Centered Maintenance).
TPM RCM Es una metodología de mantenimiento de origen japonés que busca aumentar la productividad eliminando el desperdicio (tanto de recursos como de energía). Además, se caracteriza porque propone involucrar a los trabajadores en las tareas de mantenimiento básicas de la empresa, por lo que considera un modelo de gestión empresarial holístico. Filosofía de mantenimiento desarrollada, en un principio, para ser aplicada a la industria aérea. Consiste en un proceso estructurado donde se descomponen, analizan y describen los activos de una empresa para entender sus modos de falla, e identificar el tipo de mantenimiento más adecuado según el caso.
2. Sistema de gestión como software
Ahora, cuando se habla de un sistema de gestión de mantenimiento como software, nos referimos a programas informáticos específicamente diseñados para hacer más fácil la planificación, monitoreo y análisis de trabajos de manutención.
Hay cientos de Software de Mantenimiento disponibles en el mercado, así que las organizaciones tienen una larga lista para decidir, pero deben asegurarse de tomar la decisión correcta pensando en las necesidades reales de planta, el volumen y tipo de activos disponibles.
Para no crear confusión, lo que debes entender es que un sistema de gestión (como filosofía) siempre va a necesitar de un software.
Es imposible que una empresa logre una gestión eficaz sin herramientas especiales, ya que cualquier metodología requiere llevar a cabo tareas de recolección, procesamiento y análisis de datos para determinar qué tan eficaz está siendo la administración
Etapas de la gestión de mantenimiento
La gestión de mantenimiento se divide en cuatro fases o etapas: planificación, organización, implementación y control.
Fase Descripción Planificación En esta primera etapa, se establecen los objetivos de rendimiento para la empresa y el orden de las decisiones que deberán tomarse para cumplir estos objetivos. Aquí se define, por ejemplo, qué indicadores se tendrán en cuenta para evaluar el éxito de la estrategia. Organización El segundo paso es crear una estructura ordenada de tareas tomando en cuenta la disposición de recursos y herramientas, y el tipo de personal necesario para cada asignación. Algunas empresas necesitarán de técnicos especialistas en electricidad y, otras, de técnicos mecánicos. Implementación El tercer paso consiste en la implementación del plan de manutención para cumplir con los objetivos establecidos. En esta fase, es muy importante respetar tanto el cronograma como las gamas. Control Por último, el paso final contempla la medición del rendimiento de los técnicos de mantenimiento y los resultados de las actividades de mantención realizadas. ¿Las acciones correctivos están dando solución definitiva a las fallas técnicas reportadas?
Para que la fase de control se pueda completar exitosamente, la empresa tendrá que hacer uso de un Software de Mantenimiento. De este modo se le puede dar seguimiento a la productividad de los técnicos durante la implementación, y comparar el desempeño de la maquinaria antes y después de las tareas de mantenimiento planificadas.
Conclusiones
- La gestión del mantenimiento implica la formulación e implementación de estrategias de mantenimiento.
- Existen muchos tipos de manutención y metodologías para llevarlos a cabo. Cada empresa debe decidir la modalidad que mejor se adapte a sus necesidades y a su alcance.
- El uso de un software especializado hace parte fundamental de la gestión de activos en una empresa. Solo así puede medirse el rendimiento de los encargados de la manutención y los resultados de esta.
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