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¿Cómo Funciona el Mantenimiento de Activos Fijos?

El mantenimiento de activos fijos es un tipo de mantenimiento periódico donde se atienden los equipos que la empresa adquiere para ser usados a largo plazo (es decir, durante más de un año).

Las empresas puede llevar un registro de conservación y mantenimiento de activos fijos siguiendo pasos simples como:

  • Actualizar el archivo que contiene la información de los activos, ingresando la fecha de nuevos servicios de reparación.
  • Registrar toda la información relacionada con el tipo de avería o tarea de mantenimiento realizada.

Para saber más sobre qué es el mantenimiento de activos fijos y cómo diseñar un programa, tómate unos minutos para leer este artículo.

¿Qué es el Mantenimiento de Activos Fijos?

El primer paso para entender el concepto mantenimiento de activos fijos es saber qué significa activos fijos.

El término activos fijos se refiere a las posesiones que una compañía conserva a largo plazo con la intención de generar ingresos. Estos bienes no se pueden liquidar fácilmente, y se espera que lleven dinero a la empresa durante mucho tiempo antes de completar su vida útil.

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Visto así, el mantenimiento de activos fijos es el conjunto de actividades preventivas, predictivas, correctivas o mixtas que aseguran la operatividad de los activos fijos de una empresa (como camiones e infraestructura) el tiempo que se espera contar con ellos.

Características de la Conservación y Mantenimiento de Activos Fijos

  • A menudo, los activos fijos representan un gran porcentaje del valor total de las empresas.
  • Garantizar su máxima eficiencia es mucho más importante para la organización que invertir tiempo y dinero en activos desechables.
  • El mantenimiento de activos fijos influye directamente en la productividad y la rentabilidad.
  • Al comparar el valor de un activo con los costos de reparación y mantenimiento, una empresa puede definir si el dinero invertido supera el dinero que el activo provee.
  • La conservación y mantenimiento de activos fijos no solo incluye los gastos de reparación o tareas preventivas a equipamiento y maquinaria, sino también los costos de renovación de un edificio.

Tipos de Mantenimiento de Activos Fijos

La conservación y mantenimiento de activos fijos normalmente se realiza a las siguientes categorías de bienes adquiridos:

  • Maquinaria. Sistemas de transporte, elevadores, rodillos, máquinas de impresión, calderas, ventiladores, etc.
  • Herramientas. Martillos, destornilladores, llaves inglesas, etc.
  • Equipamiento. Tractores, carretillas, elevadoras de material, excavadoras, camiones volquete, etc.
  • Edificios y plantas. Fábricas, oficinas, áreas departamentales, comedores, etc.
  • Terrenos. Zonas aledañas a las instalaciones de la empresa, como caminos y parqueaderos.
  • Mobiliario. Sillas, mesas, camas (en el caso de los hoteles y hospitales), escritorios, etc.

Fórmula para Determinar los Costos de Mantenimiento de Activos Fijos

Como dijimos antes, una empresa puede basarse en los cálculos del costo de mantenimiento de activos fijos para saber cuándo un equipo ha dejado de ser rentable.

Esto se consigue aplicando la fórmula:

Costos de Reparación + Costos de Mantenimiento
Valor Total de Activos fijos
Cuidado: Una tasa demasiado baja de mantenimiento y reparación de activos podría indicar que la empresa no está invirtiendo lo suficiente en la conservación de su maquinaria, y que los equipos a) Están en mal estado; b) Pronto lo estarán.

En otras palabras, se trata de dividir el costo total de las reparaciones y mantenimiento de activos fijos entre el valor total de los activos que están siendo reparados o mantenidos.

Un radio alto de reparaciones y mantenimiento puede ser una mala señal a simple vista, pero una cifra baja tampoco significa que la empresa esté haciendo las cosas bien.

La clave está en interpretar el resultado observando el tipo de activos que hay en el inventario, y preguntarse con honestidad si los bienes de la organización están recibiendo el mantenimiento de activos fijos preventivo recomendado.

Programas de Mantenimiento de Activos Fijos: Ejemplo

Para diseñar programas de mantenimiento de activos fijos, necesitarás un Software de Mantenimiento profesional.

Sin uno, no podrás llevar un registro ordenado y automático del número de veces que un bien ha sido sometido a reparación u otras tareas de conservación.

Además, necesitas un software especial para monitorear costos múltiples al mismo tiempo y hacer análisis contables.

El siguiente es un ejemplo de programa de mantenimiento de activos fijos que puedes elaborar en pocos minutos usando un Software de Mantenimiento:

CampoDescripción
Estado del Activo– Operativo
– En reparación
– Etc.
Grupo del ActivoGrupo específico al que pertenece el activo con base en un conjunto de grupos predefinidos (línea de producción, equipo de distribución, etc.).
Código del ActivoIdentificación única.
UbicaciónSe refiere al lugar exacto donde se encuentra el activo dependiendo de las locaciones que la empresa ha registrado en el software (sede principal, local nº1, etc.).
DescripciónDetalles del activo.
Tipo de ActivoSelección del tipo de activo en cuestión (maquinaria, terreno, equipamiento, etc.).
Información del ProveedorDatos del proveedor del activo.
Invoice / Número de ChequeCódigo de la factura o cheque de pago que la empresa emitió para la compra del activo.
Detalles del SeguroInformación del aseguramiento del activo.
GarantíaDatos de la garantía del activo.
Método de DepreciaciónEspecificaciones sobre cómo se depreciará el activo con el tiempo (número de unidades producidas, cada X años, etc.).
Tasa de DepreciaciónEstimación anual de la depreciación.
Fecha de Compra HistóricaDía exacto de la compra.
Fecha de Inicio de la DepreciaciónDía en que la empresa comenzó a calcular la depreciación.
Costo InicialMonto que pagó la empresa inicialmente por la adquisición.

Conclusiones

  • El mantenimiento de activos fijos se ocupa de los bienes que la empresa adquiere para generar ingresos a largo plazo.
  • Los activos fijos incluyen la maquinaria, los edificios, el equipamiento, etc.
  • Para llevar un registro de la conservación y mantenimiento de activos fijos, las empresas utilizan un Software de Mantenimiento profesional, donde los datos pueden almacenarse, procesarse y actualizarse automáticamente.

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Referencias:

“Depreciation Methods – 4 Types Of Depreciation You Must Know!”. 2020. Corporate Finance Institute. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/accounting/types-depreciation-methods/.

Inc., UpKeep. 2020. “What Is An Asset In Maintenance Terms?”. Upkeep. https://www.onupkeep.com/learning/maintenance-terms/asset.

“Maintenance Expense To Fixed Assets Ratio | Formula, Calculator, Example”. 2020. Study Finance. https://studyfinance.com/maintenance-to-fixed-assets/.

Por Rita Arosemena

Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.

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