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Inventario de Mantenimiento: Consejos para una Buena Gestión

El hecho de crear un inventario de mantenimiento no es suficiente para que sea efectivo. Muchos encargados creen que basta con tener un lugar destinado al almacenamiento, pero se equivocan.

De hecho, tener un inventario sin saber cómo gestionarlo puede ser una fuente de problemas mayores.

Por eso, en este artículo compartimos contigo consejos útiles para poder administrar exitosamente un inventario de mantenimiento.

Consejos para Gestionar un Inventario de Mantenimiento

En otros artículos, hemos abordado la importancia de tener un inventario de repuestos en mantenimiento. En esta ocasión, veremos las mejores prácticas de gestión para que puedas aplicarlas mañana mismo.

Comprobarás que una de las metas generales de poner en práctica estos consejos es reducir tiempos de gestión, y para esto será clave que cuentes con un Software de Mantenimiento profesional. Pero lo verás tú mismo a medida que avancemos.

1. Seguimiento de Piezas

¿Cuánto pagas por cada hora de trabajo a tus técnicos? Si compruebas que invierten gran parte del tiempo tratando de hallar los repuestos y piezas necesarias en el almacén, ¿no tomarías cartas en el asunto?

Tener un sistema de seguimiento de inventario te permitirá controlar los niveles de stock y su ubicación. De esta forma, los técnicos pueden conocer si una pieza está disponible sin tener que revisar físicamente el almacén.

El seguimiento preciso del inventario, con los productos detallados, etiquetados y con su dirección de búsqueda correspondiente, evita pedidos duplicados y significa un ahorro importante, porque dejarás de tener elementos de más.

2. Control de Stock

Saber cuánto es lo justo y necesario es el paso clave para controlar el stock del inventario de mantenimiento. Debes tener un sistema que te permita determinar niveles mínimos de existencia, identificar las piezas más requeridas y los equipos críticos para la producción.

Debes sumar esta información a los tiempos que se tarda el proveedor en reponer cada insumo, o puedes ajustar los niveles mínimos y reordenar cantidades según el tiempo de entrega estimado.

3. Controlar Rutinariamente y Reorganizar

Los procedimientos y estrategias de mantenimiento pueden ir cambiando, así como nuevos equipos se pueden sumar a la cadena productiva.

Es por esto que es aconsejable realizar análisis del estado actual del inventario, ya que los niveles mínimos y las piezas críticas se pueden modificar.

Necesitas un método para saber cuándo las piezas caen por debajo de esos niveles y comunicárselo al personal de logística. Esto elimina las conjeturas.

También debes realizar un seguimiento de todas las órdenes de compra para el inventario. Tener estos datos te ayudará a tomar mejores decisiones a largo plazo.

4. Centralizar la Organización del Inventario de Mantenimiento

Puede suceder que tu inventario esté distribuido en diferentes lugares. Las compañías con un largo alcance comercial suelen contar con diferentes almacenes en lugar de uno. En estos casos, es importante gestionar un sistema estandarizado.

Los software profesionales de mantenimiento son ideales para esta función, y para muchas otras. Te permitirán rastrear piezas en varias ubicaciones y ahorrar tiempo.

Si una pieza está obsoleta, puedes revisar qué almacén cuenta con stock y pedirla. Tener acceso a recursos de varios sitios es útil en emergencias, pero depende de una buena comunicación y datos actualizados.

5. Controla las Fechas de Existencia y Elimina lo Obsoleto

Un inventario mal gestionado acaba en piezas juntando polvo, que con el tiempo pasan a estar obsoletas. Si quieres evitarlo, deberás auditar tus estantes y desechar lo que ya no sirva.

El seguimiento de piezas te ayudará con esto. Saber cuándo compraste algo, cuánto tiempo lo has tenido y cuándo deja de ser útil puede minimizar la cantidad de capital invertido en materiales innecesarios, y evitar costosos tiempos de inactividad.

6. Solicita la Creación de Informes Periódicos del Inventario de Mantenimiento

Los informes deben contener todos los datos para detectar tendencias y tomar decisiones más inteligentes. Esto te permitirá mejorar el mantenimiento planificado y avanzar hacia la automatización.

Según el flujo de tu inventario, necesitarás ciertas métricas particulares. Algunas métricas y KPIs útiles son:

  • Nivel de rotación: Frecuencia de consumo al año.
  • Criticidad: El costo de la ausencia del ítem en el proceso de producción.
  • Niveles de inventario: cantidades disponibles.
  • Historial de órdenes de compra.
  • Valor de las existencias disponibles: precio de compra más costo de mantenimiento.
  • Órdenes de compra pendiente.

7. Implementar un Software de Mantenimiento

La manera más efectiva y controlada de gestionar un inventario de mantenimiento es con la implementación de un Software de Mantenimiento profesional o CMMS.

Un sistema CMMS facilita las prácticas de gestión de inventario que ya viste. Cada proceso, cada orden y cada cambio en tu inventario puede registrarse de forma óptima.

Dos de las opciones más elegidas son MP Versión 10 y eMaint.

Captura de pantalla de la función de inventario de mantenimiento, del software eMaint.
Incluso puedes cargar fotos de cada repuesto. En la imagen puedes ver esta función del Software eMaint.

Con la función de inventarios, dentro de este y otros software de calidad podrás:

  • Mejorar el tiempo de respuesta frente a solicitudes en el inventario de repuestos.
  • Gestionar los procesos de control de stocks.
  • Clasificar detalladamente cada pieza, con la posibilidad de agregar imágenes y actualizaciones en tiempo real.
  • Filtrar y localizar rápidamente las piezas que necesitas.

Estas soluciones, además, cuentan con funciones para gestionar todo el proceso de mantenimiento.

En el siguiente video, encontrarás las funciones que herramientas como MP Versión 10 sumarán a tu inventario.

8. Define un Estándar de Calidad para los Repuestos

Un consejo útil para la gestión del inventario de mantenimiento es definir un proveedor de calidad, y realizar un constante análisis de la calidad de las piezas entregadas.

Si bien encontrarás diferentes precios, es mejor fijar un estándar para que los procedimientos puedan definirse mejor. De otra forma, tendrás motores con piezas y rendimientos distintos (por ejemplo).

Un producto de alta ingeniería puede tener un costo total más bajo al final, ya que la durabilidad es mayor.

9. Asegúrate que el Personal Vinculado al Inventario de Mantenimiento Tiene Conocimientos Técnicos

No es raro que se generen malentendidos entre los encargados del almacén y los técnicos. A veces, las piezas tienen renovaciones o nuevas tecnologías, y no todo el personal sabe de ello.

En estos casos, es importante solicitar al fabricante la capacitación necesaria sobre los procedimientos para el cambio de piezas, el mantenimiento y detalles similares.

El uso seguro y eficiente de las herramientas y piezas de mantenimiento es vital para la buena gestión del inventario.

10. Define una Gestión de Inventario de Mantenimiento Acorde al Presupuesto

Es importante tener siempre presente el capital disponible para invertir en el inventario. Puede suceder que el presupuesto no alcance para todo lo que te gustaría. En este caso, deberás distinguir entre los procesos más urgentes y los que puedes llevar al mantenimiento diferido.

Las inversiones en el inventario no son siempre fáciles de gestionar. Los retornos de capital no son tan evidentes como cuando se invierte en una máquina nueva, pero, con el tiempo, verás resultados que conducirán a un mejor rendimiento general.

11. No Dejes de Pensar en el Orden y Limpieza del Almacén

No son pocos los almacenes de inventario de mantenimiento donde tendrás que correr el polvo para ver el código de barras de una pieza.

También pasa mucho que los repuestos se pierden o entremezclan, y debes correr varios estantes hasta encontrarlos.

Estos pequeños inconvenientes llevan a que se tarde más tiempo en el proceso de solicitud y entrega de repuestos a los técnicos. Sin embargo, lo puedes solucionar promoviendo el orden y la limpieza.

Conclusiones

  • La buena gestión del inventario de mantenimiento es imprescindible para el éxito de cualquier empresa.
  • Un control y planificación deficiente de piezas puede llevar a un almacenamiento costoso e inefectivo, con tiempos de inactividad no planificados.
  • Debe seguirse el plan de mantenimiento para no cometer errores y apoyarse en los datos que aporta un Software de Mantenimiento, un asistente indispensable para cualquier gestión profesional.

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Referencias

“How To Get Your Inventory Management Just Right To Save You Money”. 2019. Fiix. https://www.fiixsoftware.com/blog/8-ways-to-control-inventory-related-costs-with-maintenance-assistant-cmms-2/.

“5 Ways To Control Maintenance Inventory Costs | Cleaning & Maintenance Management”. 2020. Cleaning & Maintenance Management. https://www.cmmonline.com/articles/5-ways-to-control-maintenance-inventory-costs.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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