Guía Básica de Administración de Proyectos

¿Qué es la administración de proyectos?

¿Cuáles son las fases y procesos de una buena dirección?

¿Qué Software de Gestión de Proyectos usan las compañías exitosas para desarrollar productos increíbles?

Esta y otras preguntas rondan la cabeza de miles de personas a diario, en especial cuando llega la hora de iniciar un emprendimiento –sea a corto, mediano o largo plazo–.

Ante la duda de si vale la pena esforzarse por entender los principios de la dirección de un proyecto, la respuesta es un contundente Sí:

• Para empezar, la Ingeniería de proyectos se ha convertido en una de las competencias profesionales más codiciadas en el mercado actual.
• La importancia de la dirección de proyectos se extiende a empresas y organizaciones de todo tipo. Siempre vas a necesitar saber cómo diseñar y gestionar eficazmente.
• Todas las organizaciones exitosas se caracterizan por una ejecución eficiente de proyectos, que a su vez depende de conocer muy bien los fundamentos de una buena gestión.

Ya que puede ser difícil hallar toda la información necesaria para el desarrollo y administración de proyectos fuera de la revisión obligada de manuales y compendios, hemos creado esta guía de consulta práctica.

El objetivo es familiarizarte con buenas prácticas de gestión y que sepas cómo aplicar conocimientos, herramientas y técnicas en el mundo real.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La administración de proyectos (también llamada gestión de proyectos o dirección de proyectos) reúne una serie de prácticas, procedimientos y herramientas que aumentan las probabilidades de tener éxito durante el diseño, desarrollo e implementación de un emprendimiento.

La gestión de proyectos no es nueva, simplemente se ha modernizado conforme las necesidades del hombre actual.

Prueba de ello es que la dirección de proyectos existía ya en civilizaciones tan remotas como la egipcia y el imperio chino.

A decir verdad, sin un conocimiento profundo de los conceptos básicos de la dirección de proyectos y las fases o etapas de la administración, habría sido imposible construir las pirámides de Giza o la Gran Muralla China.

Otra forma de entender la administración de proyectos es basándonos en la guía del PMI, que considera la gestión como el arte de pasar de un estado actual a un estado futuro por medio de actividades desarrolladas en un margen de tiempo dado.

Visto así, la gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a:

• Impulsar un cambio
• Obtener un producto, servicio o resultado único
• Crear valor para un negocio

¿Qué es el PMI?

El Project Management Institute de los Estados Unidos (PMI, por sus iniciales en inglés) es la máxima autoridad en materia de administración de proyectos a nivel mundial.

El PMI es también autor de la Guía del PMBOK, o libro de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, donde se detalla uno de los modelos de gestión de proyectos más usados en el mundo.

Objetivos de la administración de proyectos

Los objetivos de la administración de proyectos no deben confundirse con los objetivos de un proyecto, aunque se relacionan entre sí y mucha gente usa ambos términos como sinónimos.

Cuando hablamos de los objetivos de la gestión de proyectos, nos referimos al propósito de poner en práctica las herramientas, habilidades y conocimientos que supone el mundo de la administración.

En esta línea de pensamiento, los objetivos de la dirección de proyectos se corresponden con los factores que conducen a la creación de un proyecto.

Estos son algunos ejemplos:

• Fabricar una nueva tecnología
• Afrontar cambios políticos y económicos
• Satisfacer las demandas del mercado
• Dar solución a las solicitudes de los clientes
• Atender necesidades sociales, culturales o educativas

¿Qué es un Gerente de Proyecto?

Un gerente o administrador de proyectos se encarga de planificar y dar seguimiento al plan de acción de un proyecto. Esto implica:

• Programación de entregables
• Análisis de camino crítico
• Diseño y control del cronograma del proyecto
• Uso de herramientas de gestión
• Administración de tareas

Los gerentes de proyecto a menudo son egresados de carreras especializadas, donde reciben formación en dirección de proyectos libres, gestión de proyectos ágiles y otras metodologías, seguimiento de tiempo, ciclo vital de un proyecto, entre otras habilidades.

Funciones de un administrador de proyectos

Si comparas un proyecto de desarrollo de software y un proyecto escolar, es muy probable que las funciones de los gerentes de proyecto encargados sean distintas.

Aún así, habrá tareas en común que ambos tendrán que realizar. Una especie de lineamiento estándar.

1. Reclutamiento. Muy a menudo, un gerente de proyecto se encarga de reclutar al personal necesario para el desarrollo de una intervención: técnicos, analistas y diseñadores, por ejemplo. De igual forma, es común que sea el gerente quien debe ponerse de acuerdo con los beneficiarios del proyecto (clientes o miembros de una comunidad), cuando el éxito depende de su participación.
2. Motivación y liderazgo. Se espera que los gerentes de proyecto sean capaces de mantener al equipo motivado y liderar sin oprimir. Ambas cualidades son indispensables para que los objetivos se cumplan en las condiciones acordadas.
3. Gestión de finanzas. Aunque muchos proyectos incorporan un contador o tesorero, a veces los administradores deben hacerse cargo también del manejo absoluto del presupuesto y garantizar que los costos se mantengan dentro del rango estimado.
4. Control de cambios. El seguimiento y control de cambios definitivamente es una de las habilidades que los gerentes de proyecto deben saber hacer muy bien. Una “fuga de potencial” no atendida a tiempo puede aniquilar las expectativas de un negocio, y neutralizar sus oportunidades de crecimiento.
5. Comunicación efectiva. Por último, la comunicación asertiva tiene que ser una característica inherente a todo administrador de proyectos. Con frecuencia, para cumplir la tarea hace falta implementar herramientas de gestión –que un director capacitado debería saber utilizar–.

Desarrollo y administración de proyectos: ejemplos cotidianos

Si no estás muy familiarizado con la definición de administración de proyectos, tal vez pienses que el concepto proyecto está reservado para el mundo de los negocios o la investigación científica.

Nada más lejos de la realidad.

Todos diseñamos, planificamos y ejecutamos proyectos a diario, ya sea en nuestra vida privada o laboral.

Estos son algunos ejemplos de administración de proyectos que te ayudarán a observar el concepto con la flexibilidad que amerita el caso:

• Un proyecto social para llevar agua potable a una comunidad
• Un emprendimiento educativo para mejorar la calidad de la educación en una zona de difícil acceso
• Un proyecto de innovación para convertir plástico de primer uso en combustible

Muchas personas tienen la impresión de que la gestión de proyectos solo es útil para emprendimientos de gran alcance o complejidad, sin embargo, subestimar el tamaño de tus objetivos no te conducirá a buen puerto.

El desarrollo y administración de proyectos es un concepto inclusivo, de modo que, técnicamente, puedes aplicar sus conocimientos y recursos a:

• La construcción de una casa
• La publicación de un libro
• El desarrollo de software
• La planificación de tus vaciones familiares
• El diseño de una app móvil

Métodos para la administración de proyectos

Las metodologías para gestionar proyectos son un conjunto de procedimientos y técnicas que proporcionan un modelo estándar para el diseño, ejecución e implementación de un proyecto.

Aunque hay muchas formas de gestionar un proyecto, los métodos más usados por las grandes compañías son:

1. PMBOK. Metodología para la dirección de proyectos basada en los principios de la guía Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Comprende cinco grupos de procesos que, a su vez, agrupan lógicamente un conjunto de sub-procesos específicos.
2. Prince-2. Modelo para la gestión de proyectos diseñado por el gobierno británico en 1989. La línea de tiempo de Prince-2 propone la visualización de proyectos como un todo en lugar de centrarse en el porcionamiento o creación de fases intermedias. Hay tres intereses particulares en Prince-2 que determinan el rumbo de un proyecto: el interés de la empresa o negocio, el interés del cliente o usuario, y el interés de los proveedores.
3. Agile. Propone una división del trabajo no convencional, con peldaños y escaleras alternas que brindan a un equipo la posibilidad de trabajar al mismo tiempo en actividades complementarias. Aunque Agile nació pensando en las necesidades de los equipos de desarrollo de software modernos, hoy en día puede usarse el método en casi cualquier tipo de proyecto.
4. Scrum. En palabras de Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka (sus creadores), Scrum busca «ayudar a las personas a trabajar juntas para alcanzar un objetivo en común». Para ello, el modelo combina características de Agile y de la gestión de proyectos convencional, generando un entorno de trabajo flexible y la vez ordenado.
5. Lean. Producto del ingenio japonés, surgió Lean, un método de gestión basado en el aprovechamiento de los recursos y el porcionamiento del trabajo (es decir, la descomposición de procesos en tareas pequeñas). Lean funciona con flujos de trabajo, de modo que los miembros del equipo son repartidos para hacerse cargo de distintas fases del proyecto (prototipo, revisión, aprobación, producción y distribución, por ejemplo).

Procesos de administración de proyectos

Cuando hablamos de procesos de administración de proyectos, nos referimos a los cinco grupos de procesos contemplados en la guía Fundamentos para la Dirección de Proyectos del PMI.

Estos cinco grupos reúnen las fases de la gestión de proyectos y, a su vez, incluyen procesos internos que –en condiciones ideales– deberían ejecutarse en cada etapa para aumentar las probabilidades de éxito.

Explicaremos primero los cinco grupos de procesos mencionados en la guía del PMI para, luego, detallar los procesos internos involucrados.

1. Procesos de Inicio. Es el primer paso en el diseño de un nuevo proyecto, aunque también se llama procesos de inicio a las tareas realizadas durante la nueva fase de un proyecto existente.
   El objetivo es obtener autorización para dar inicio oficial al procedimiento.
2. Procesos de Planificación. Actividades orientadas a definir el alcance de un proyecto, objetivos y hoja de ruta necesaria para cumplir las metas previstas.
3. Procesos de Ejecución. Conjunto de tareas enfocadas en hacer realidad los planes pautados durante los procesos de inicio. En otras palabras: los puntos críticos que harán posible o no la concreción del proyecto.
4. Procesos de Monitoreo y Control. Grupo de actividades de seguimiento, análisis y regulación del equipo de trabajo. El propósito es detectar puntos ciegos y resolver problemas a tiempo.
5. Procesos de Cierre. Por último, los procesos de cierre son una oportunidad para atar cabos sueltos y dar un cierre formal al proyecto.

Los procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre se dividen a su vez en grupos de procesos.

Grupo de Procesos de inicio

• Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto
• Identificación de los interesados o beneficiarios

Grupo de Procesos de Planificación

• Desarrollo del plan para la Dirección del Proyecto
• Planificación de la Gestión del Alcance
• Recopilación de requisitos para el proyecto
• Definición del alcance del proyecto
• Creación de la EDT (estructura de desglose del trabajo)
• Planificación de la Gestión del Cronograma
• Definición de actividades
• Diseño de la secuencia de actividades
• Estimación de la duración de las actividades
• Desarrollo del cronograma
• Planificación de la Gestión de Costos
• Estimación de costos
• Determinación del presupuesto
• Planificación de la Gestión de Calidad
• Planificación de la Gestión de Recursos
• Estimación de los recursos necesarios para las actividades
• Planificación de la Gestión de las Comunicaciones
• Planificación de la Gestión de Riesgos
• Identificación de riesgos
• Análisis cualitativo de riesgos
• Análisis cuantitativo de riesgos
• Planificación de la respuesta a los riesgos
• Planificación de la Gestión de Adquisiciones
• Definición del involucramiento de los interesados

Grupo de Procesos de Ejecución

• Dirección y gestión del trabajo
• Gestión del conocimiento del proyecto
• Gestión de calidad
• Adquisición de recursos
• Desarrollo del equipo
• Dirección del equipo
• Gestión de las comunicaciones
• Implementación de la respuesta a los riesgos
• Ejecución de adquisiciones
• Gestión de la participación de los interesados

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

• Monitorear y controlar el trabajo
• Control integrado de cambios
• Control del alcance
• Validación del alcance del proyecto
• Control de los costos
• Control de los recursos
• Monitoreo de las comunicaciones
• Control del cronograma
• Monitoreo de riesgos
• Control de adquisiciones
• Control de calidad
• Monitoreo del involucramiento de los interesados

Grupo de Procesos de Cierre

• Cierre del proyecto o fase

Fases de la administración de proyectos

Las fases de la gestión de proyectos varían de una metodología a otra.

Con la intención de hacer de esta guía un recurso universal y aplicable a todo tipo de proyectos, hemos incluido la categorización clásica, común a la mayoría de modelos.

1. Inicio de un proyecto. Marca el punto de partida de un emprendimiento. Se considera una de las etapas más importantes, ya que se define a los participantes del proyecto (clientes, usuarios, beneficiarios o patrocinadores).
   Durante la primera fase, se elabora el charter o propuesta inicial del proyecto, que consiste en un bosquejo del trabajo a realizar.
2. Planificación y diseño del proyecto. La segunda etapa de la dirección de proyectos puede sub-dividirse en dos escaños: el diseño básico y el diseño detallado. El diseño básico refiere un charter o propuesta más elaborada que la incluida en el inicio del proyecto, con una matriz de prioridades incluida, así como una matriz de participantes y un plan administrativo con el paso a paso. El diseño detallado suele incluir las especificaciones técnicas de las herramientas a utilizar (como el lenguaje de programación, si el objetivo es desarrollar una app).
3. Ejecución y Evaluación. Abrevia el resultado de las actividades propuestas en el diseño del proyecto. Cada tarea realizada conduce a la evaluación del producto, sin embargo, hay un hilo conductor que permite retroceder y corregir fallas de ser necesario.
4. Monitoreo y control. Una vez implementado el producto o servicio final, el siguiente paso es monitorear y controlar su funcionamiento, así como el rendimiento del equipo involucrado. El trabajo pasa por dedicar tiempo a considerar las opiniones de los clientes o usuarios y descubrir nuevas formas de mejorar.
5. Cierre del proyecto. No todos los proyectos consideran un cierre definitivo –en especial cuando el producto final amerita renovaciones constantes–. Sin embargo, los desarrollos científicos a menudo contemplan una fase de cierre, ya que el objetivo es precisamente obtener un resultado terminante (como la fabricación de una vacuna).

Factores de éxito y fracaso en un proyecto

Los factores de éxito y fracaso en un emprendimiento guardan relación con los elementos indispensables de la gestión de proyectos.

En resumen, las empresas más importantes del mundo garantizan su éxito ocupándose de cubrir a cabalidad «puntos críticos» como:

• Alcance
• Restricciones
• Riesgos
• Naturaleza
• Recursos

Software de gestión de proyectos

¿Te has preguntado cómo se las arreglan las empresas exitosas para desarrollar productos best-selling? Cualquier idea se ve bien sobre el papel, pero lograr que el resultado final sea igual de bueno es un gran desafío.

Antes, hablamos de los distintos tipos de administración de proyectos y cómo se diferencian entre sí las metodologías más usadas, sin embargo, un método sin herramientas no sirve de mucho.

El secreto de las grandes compañías, como Uber, Coca-Cola, Facebook y Starbucks, está en los Software de Gestión de Proyectos que utilizan. Principalmente, los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos son:

• Disminuir el riesgo de cometer errores
• Optimizar recursos tangibles e intangibles
• Habilitar un entorno cómodo y productivo para elevar el desempeño laboral
• Disponer de canales de comunicación y colaboración compatibles con las características del proyecto / capital humano
• Hacer más en menos tiempo
• Dar respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes
• Mejorar la distribución, seguimiento y control de tareas
• Hacer más fácil la planificación y cumplimiento de cronogramas

Ahora bien, hay opciones infinitas de herramientas para la administración de proyectos, así que: ¿cómo elegir la indicada?

La respuesta es simple: Imitando a quienes ya lo están haciendo bien.

Estas son algunas de las compañías que han reportado usar un Software de Gestión de Proyectos:

En cuanto a las herramientas de gestión de proyectos más usadas por las empresas de éxito, el siguiente listado es una guía de las mejores opciones disponibles en el mercado:

• Asana
• Basecamp
• Trello
• Oracle Primavera
• Wrike
• RationalPlan
• Microsoft Project
• Smartsheet
• TeamWork Projects
• Confluence
• Mattermost

Ver listado completo

Conclusiones

Hemos recopilado los aspectos teóricos más importantes de la administración de proyectos, junto con un listado de software usados por compañías importantes en el día a día empresarial.

Por supuesto, hay mucho más que aprender sobre la dirección de proyectos y cómo elevar tu rendimiento y el de tu equipo frente a la consecución de metas. Para ampliar tus conocimientos, visita nuestra categoría de Gestión de Proyectos.