Productividad Empresarial: ¿Cómo Saber si vas por Buen Camino?

La productividad empresarial es un objetivo que sin duda todos quieren alcanzar, pero no siempre es claro cómo hacerlo.

Optimizar el uso de los recursos en una empresa no es tarea fácil y requerirá de técnicas y procesos que demandarán liderazgo.

Es importante, por ejemplo, saber cómo le ha ido a tu empresa durante un período específico, y para eso deberás conocer cómo medir la productividad y que herramientas te permitirán hacerlo.

¿Qué significa «Productividad» en una empresa?

Toda actividad empresarial está integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, e implica un proceso que parte de factores productivos: trabajo, tierra y capital, para obtener bienes y servicios.

Este proceso debe gestionarse con técnicas que nos dirán qué tan bien se aprovechan los factores productivos para llegar al resultado final con el menor desperdicio de:

• Tiempo
• Dinero
• Recursos: maquinaria, energía, materia prima, conocimientos, etc.

La productividad es la relación entre el resultado de la gestión del proceso (las salidas) y los factores productivos que han sido necesarios para obtener dicha producción (las entradas).

Un ejemplo sencillo podría aplicarse a la redacción de estos artículos. Podemos conocer nuestra productividad con diferentes indicadores: cantidad de palabras escritas/ horas, cantidad de artículos entregados/objetivos mensuales o cantidad de artículos terminados/semana.

Cada una de estas divisiones nos dará factores de productividad para la redacción de artículos. Y podremos sacar conclusiones sobre cómo mejorar nuestros procesos.

Ahora bien, la productividad es una medida relativa. Solo podemos sacar conclusiones si la comparamos con la productividad medida previamente, o con las de otras organizaciones.

Así podremos decir so la productividad mejoró o empeoró respecto al período del mes anterior, o si la productividad superó a la de la competencia.

Las técnicas de gestión incluyen prácticas y herramientas para mejorar la productividad, garantizando la viabilidad de la empresa. Entre esas herramientas se encuentran los Software de Gestión de Proyectos, que hoy son fundamentales para analizar y mejorar la productividad de cualquier organización.

Cada vez son más los datos y la información que las empresas deben considerar para tener competitividad. Las soluciones digitales de gestión ofrecen técnicas para poder analizar y administrar mejor los procesos productivos.

Señales de una buena productividad empresarial

Existen distintos factores que podemos considerar para medir y mejorar la productividad de nuestra organización.

Trabajar en estos factores nos permitirá aumentar nuestra efectividad laboral.

•  Formular objetivos generales y específicos
  
  Las metas nos ordenan, nos permiten dar un sentido a cualquier proyecto y una dirección al trabajo. Asimismo, los objetivos son el resultado de arrojar claridad sobre lo que queremos obtener en un momento dado y qué actividades llevaremos a cabo para conseguirlo.
  
  La mayoría de los empleados trabajan muchas horas, pero no siempre consiguen finalizar las tareas. Tener objetivos generales que orienten las metas a largo plazo y objetivos específicos para cada fase del proceso puede ser el punto de partida para mejorar la productividad.
  
  
  
• Alentar el trabajo en equipo
  
  Se conoce que el trabajo en equipo es clave para la competitividad de cualquier organización. Cuando se colabora, se comparten las virtudes de cada miembro del equipo. El todo, en este caso, es más que la suma de las partes.
  
  El equipo puede nutrirse y generar una sinergia y motivación difícil de alcanzar con el trabajo individual.
  
  
  
• Fomentar la creatividad
  
  La productividad, más allá de las estadísticas y los números, puede generarse desde lugares inesperados. Las ideas pueden encontrar fuerza en ambientes de trabajo creativos, generando soluciones para aprovechar los recursos.
  
  El ambiente flexible y desestructurado puede ayudar a motivar al equipo para aportar soluciones creativas a problemas del día a día.
  
  
  
• Integración Digital
  
  En un mundo interconectado, con bastas cantidades de información para analizar, contar con herramientas digitales es una ventaja competitiva.
  
  Desde ventas y marketing hasta recursos humanos y operaciones, los equipos pueden acudir a software de administración de proyectos que se ajusten a sus necesidades y estilos de trabajo.
  
  La integración de soluciones y aplicaciones digitales no solo permitirá una mejor colaboración entre equipos, también te dará datos, estadísticas e informes para tomar decisiones precisas y mejorar la productividad.
  
  
  
• Considerar la opción de teletrabajo
  
  Las herramientas tecnológicas son fundamentales para aquellas empresas que poseen un modelo de teletrabajo. 
  
  Por un lado, los índices de bienestar del equipo suelen aumentar con el teletrabajo y esto genera empleados más motivados y felices, con una mayor productividad general.
  
  Por otro lado, los software de gestión de proyectos traen herramientas que hacen que monitorear a la plantilla de empleados sea muy sencillo a distancia. En muchos casos, el control que se puede aplicar con programas de manejo R.R.H.H. es mucho más efectivo de lo que sería presencialmente.
  
  
  
• Delegar y distribuir equitativamente
  
  Existen unidades de carga laboral adecuadas para que el equipo sea productivo sin caer en los riesgos de la sobrecarga.
  
  Los líderes de proyectos y otros miembros del equipo que acaparan funciones porque no saben delegar atentan contra la productividad general. Muchas empresas tienen en cuenta la carga laboral para diseñar un plan de prevención de riesgos, y así es como debería ser siempre.
  
  
  
• Planificar el cronograma de actividades
  
  Administrar el tiempo correctamente es parte de una gestión exitosa, y por lo tanto es una forma de mejorar la productividad empresarial. El tiempo que no se aprovecha, representa un gasto.
  
  Es esencial planificarse las tareas y asignarlas a los diferentes sectores con anticipación. Un cronograma bien organizado, que permita cambios flexibles y facilite la comunicación, es un factor que sin duda servirá para la productividad.
  
  
  
• Alentar ambientes flexibles
  
  Mantener la motivación es un desafío constante. Un empleado descontento es un empleado poco productivo.
  
  Los equipos trabajan mejor en ambientes relajados, e incluso hay entornos laborales que permiten a los empleados gestionar sus tareas por metas y objetivos a cumplir, sin tener una carga horaria específica.
  
  Esto le da al trabajador la autonomía de organizar su día. Además, la integración de la vida laboral y familiar, al aumentar la motivación de los trabajadores, también fomenta su productividad.
  
  
  

¿Cómo se mide la productividad empresarial?

Existen infinidad de termómetros para poder medir la productividad en una organización. Esto dependerá de los procesos que quieres auditar.

Así, por ejemplo, si vemos que una etapa del proceso está muy lenta y hay demoras en la producción, buscaremos indicadores para poder medir ese sector, pero también puede que tengamos diferentes objetivos para los cuales es necesario obtener estadísticas.

Para desarrollar este tipo de medición, primero debemos tener claro para qué la utilizaremos. Uno de los usos más comunes es para saber cómo le fue a la organización en determinado momento.

Si bien existen momentos donde deberás auditar un proceso específico, para lo cual puedes desarrollar indicadores exclusivos para ese proyecto, debes considerar un sistema general, ya que es importante medir todas las áreas al mismo tiempo.

También deberías establecer reglas que todo el equipo entienda para que la información sea analizable.

Muchas veces deberás considerar que la información obtenida deberá traducirse, porque algunos sectores no sabrán interpretar los datos y la idea siempre es que la información sea transversal.

Los Software de Gestión de Proyectos, de los que hablamos anteriormente, nos ofrecen estadísticas que podemos usar para medir la productividad. Las soluciones más populares cuentan con funciones para ayudarte a generar informes y estadísticas.

Si no sabes a ciencia cierta qué herramienta elegir, cualquier plataforma de gestión de proyectos para trabajo en equipo almacena información conjunta de documentos, emails, chat o reuniones, así que no será tan difícil tomar una decisión.

Algunas opciones son:

• Trello
• Asana
• Microsoft Project
• Basecamp