Cómo Superar las Restricciones de un Proyecto

Restricciones de un proyecto… No es agradable pensar en ellas, pero nadie dijo que fuera fácil cumplir metas en el mundo empresarial, ¿o sí?

Por más pequeño que sea el objetivo, es importante saber cómo superar los obstáculos que llamamos «restricciones» para que nuestro negocio sobreviva.

Pero cuidado: no puedes protegerte de lo que no conoces, así que veamos primero qué aspectos se consideran restricciones en un proyecto.

Definición de «restricciones»

Las restricciones de un proyecto son, de acuerdo con el glosario de PMBOK:

El estado, la calidad o la sensación de estar restringido a un curso de acción o inacción dado. Una restricción o limitación aplicable (…) que afectará el desempeño del proyecto o proceso.

Según el Project Management Institute (PMI), las restricciones principales que debes considerar durante la planificación y desarrollo de un proyecto son:

• Tiempo
• Costo
• Alcance

Aunque este modelo –llamado The Tripe Constraint o La Triple Restricción– es el más conocido para el análisis de las restricciones en un proyecto, hay teorías que sugieren contemplar otros factores, como beneficios y riesgos.

Más adelante veremos cómo La Triple Restricción se complementa con el modelo de La Estrella de 6 Puntas.

Superando las restricciones de un proyecto

Ya en la década de los 80, el doctor en física Eliyahu M. Goldratt explicó, en su libro La meta, la Teoría de las Restricciones o Teoría de las Limitaciones.

Además, Goldratt explicó cómo superarlas proponiendo un modelo de cinco pasos:

1. Identificar el cuello de botella. Se trata de ubicar el obstáculo en la cadena de procesos. La restricción puede estar relacionada con el tiempo, la distribución del trabajo o los recursos.
2. Decidir cómo explotar el cuello de botella. La solución no es detenerlo, sino «explotarlo» para no perjudicar el proceso. Esto se logra marcando acciones correctivas en función del proyecto y la empresa.
3. Subordinar todo a la decisión anterior. Una vez sepamos qué queremos hacer con el cuello de botella, debemos seguir el plan estrictamente y no dejar cabos sueltos.
4. Elevar el cuello de botella. Al aumentar la producción de todo el sistema, también aumenta la capacidad del cuello de botella. Esto exige mejorar la eficiencia de todo el equipo material y humano.
5. Una vez eliminado el cuello de botella, se debe empezar de nuevo. En este paso, la meta es asegurarse de que no hace falta mejorar el cuello de botella para, luego, reiniciar el proceso y analizar el rendimiento del sistema.

Ejemplos de restricciones de un proyecto

Salir airoso es más factible cuando sabemos a qué tipo de obstáculos debemos enfrentarnos.

En este punto, resulta útil visualizar algunos ejemplos de restricciones de un proyecto para saber cómo manejarlas.

La Tripe Restricción

Para empezar, el modelo de La Triple Restricción se representa en una estructura triangular cuyos lados corresponden a tiempo, costo y alcance.

Esto implica que, al verse afectado un costado, los otros también se verán perjudicados.

Asimismo, en el caso del modelo de La Triple Restricción, para conseguir el resultado esperado y sortear los obstáculos lo recomendable es hallar un balance.

Vale decir que hay otras formas de estructurar el triángulo. Una de ellas es armando sus lados con los factores: finanzas, tiempo y recursos humanos.

La Estrella de 6 Puntas

El modelo de La Triple Restricción ha evolucionado para convertirse en el de 6 restricciones, o modelo de la Estrella de 6 Puntas, formada por 2 triángulos superpuestos.

Aquí, se contemplan las siguientes restricciones:

• Tiempo
• Costo
• Alcance
• Riesgo
• Calidad
• Recursos

El principio es el mismo que el del modelo de La Triple Restricción –mantener el balance–, salvo que se contempla la participación de más elementos.

Costo del proyecto: consejos para mantener el control

Manejar el costo de un proyecto pasa por tener un plan que permita gestionarlo cabalmente. La planificación tendrá éxito si se estudia el costo de las actividades y se elabora un presupuesto realista, preferiblemente haciendo uso de un Software de Gestión de Proyectos profesional.

Se recomienda:

1. Contar desde el principio con un presupuesto bien sustentado y acorde a la realidad del mercado donde se desarrolla el proyecto.
2. Asumir la revisión continua del presupuesto y su actualización como una necesidad ineludible.
3. Analizar con frecuencia posibles cambios en los costos estimados para poder adelantarse a los hechos y atender dificultades en el momento oportuno.
4. Revisar con frecuencia el empleo de recursos humanos y materiales necesarios para el proyecto.
5. Informar al equipo humano sobre el presupuesto de forma transparente y precisa.
6. Promover la importancia del consumo responsable por parte de los miembros del equipo humano en lo referente a los recursos materiales asignados y su impacto en el resto del proyecto.
7. Motivar en el equipo humano el entendimiento de la importancia del aprovechamiento del tiempo y el cumplimiento de las metas en los lapsos previstos.
8. Evitar flexibilizarse demasiado con respecto a gastos que no estaban contemplados en el presupuesto original para impedir que el costo del proyecto se eleve.

En suma: planificación, previsión, supervisión y comunicación son fundamentales para mantener el costo del proyecto dentro de los límites previstos.

Tiempo de un proyecto: asumir el control del cronograma

Para controlar el tiempo de un proyecto, es preciso realizar un proceso de gestión específico.

Básicamente, consiste en estudiar y determinar los plazos requeridos para la ejecución de las tareas que darán forma al resultado deseado.

Cuando se asume el reto de controlar el tiempo de un proyecto, es preciso diseñar un cronograma.

Dicha estructura debe presentar plazos realistas, medibles y que hayan sido acordados con el equipo humano responsable del proyecto.

Si es el caso, el cliente y los inversionistas involucrados también deben estar al tanto del cronograma y aprobarlo. Es decir, suele ser un aspecto en el que tienen que coincidir todos los participantes.

El cronograma, que detalla las tareas y los plazos de un proyecto, requiere control. La forma correcta de gestionarlo es:

• Revisar con frecuencia su estado
• Determinar los factores que tienden a provocar cambios en los plazos y tareas
• Contrarrestar esos factores en la medida de lo posible
• Revisar los elementos que irremediablemente deben cambiar para que el proyecto se desarrolle de la mejor manera
• Medir el impacto de los cambios en el proceso
• Asumir las riendas de los cambios que es preciso aplicar e implementarlos de forma coherente

Conclusiones

Actualmente, Internet y las nuevas tecnologías permiten a las organizaciones optimizar procesos para superar las restricciones de un proyecto. Las herramientas de hoy en día mejoran mucho la administración efectiva del tiempo y los costos, creando nuevas oportunidades de negocio e inversión.

Contar con un Software de Gestión de Proyectos contribuye a mantener el control sobre cada tarea y garantiza que todas las entregas se realicen dentro de los plazos previstos.

Estos software hacen posible dividir los proyectos en tareas y sub-tareas, además de organizarlas y programar cada una estableciendo plazos y relaciones entre ellas (workflow).