Superar las restricciones de un proyecto: ¿cómo una organización puede salir airosa de este desafío?

Restricciones de un proyecto … Nadie dijo que llevar adelante un objetivo en el mundo empresarial sea tarea fácil. Por el contrarío, por más pequeño que sea, implica múltiples desafíos. Así que es importante estar preparado. Particularmente, resulta clave, entre otros conocimientos, saber superar ese tipo de obstáculos.

El líder que está a cargo del equipo y que tiene en sus manos el reto de cumplir los objetivos debe enfrentarse a diversos factores. Uno de ellos es manejar correctamente el costo del proyecto. Y es que gestionar el presupuesto ya de por sí es una prueba de fuego.

Igualmente, el tiempo de un proyecto es un tema que se debe llevar con pinzas. Dejarse arrollar por el cronograma e incumplir los plazos es grave. Significa más que extender la trayectoria entre el punto inicial y el alcance de las metas. Es perder dinero.

Más allá de lo antes mencionado, existen otros inconvenientes que deben superarse. Asumir el riesgo de un proyecto no significa pasar una sola prueba. Es hacerle frente a muchas. ¿Qué tantas? Dependerá de lo ambicioso del objetivo planteado y de la cantidad de recursos de los que se disponga para ello.

Ante todo esto, no es una opción amilanarse. Primeramente, ayuda visualizar algunos ejemplos de restricciones de un proyecto para tener más claro ante qué será preciso plantarse. Por otra parte, también se puede contar con la tecnología. Y es que los softwares de gestión de proyectos resultan ser grandes aliados en estos escenarios.

Sobre estos y otros aspectos trata el presente artículo, que ha sido realizado especialmente para ti, que buscas la excelencia en la gestión de tu equipo de trabajo y la manera más adecuada para alcanzar las metas. Sin más preámbulo, ¡te invitamos a seguir leyendo!

Hacer frente a la barrera de las restricciones de un proyecto sin hundirse en el intento

restricciones de un proyecto

¿De qué hablamos cuando nos referimos específicamente a las restricciones de un proyecto? De una forma muy simplificada, son aquellos obstáculos que entorpecen o impiden el logro de los objetivos fijados para alcanzar un fin mayor.

Seguidamente, cabe preguntarse: ¿cómo superar las restricciones de un proyecto? Ya en la década de los 80, el doctor en Física Eliyahu M. Goldratt explicó, en su libro La meta, la Teoría de las restricciones (TOC) o Teoría de las limitaciones. Además, Goldratt señaló cómo superar esas restricciones.

De acuerdo con Goldratt, existen restricciones de un proyecto internas y externas. A la par, las definió como “cuellos de botella”. Específicamente, el doctor en Física recomendó una serie de 5 pasos para superarlas:

  1. Identificar el cuello de botella. Se trata de ubicar el obstáculo en la cadena de procesos. Puede estar relacionado con el tiempo, carga de trabajo o los recursos, especialmente el más demandado.
  2. Decidir cómo explotar el cuello de botella. La solución no es detenerlo, es explotarlo para evitar perjudicar el ritmo del proceso. Es marcar prioridades con respecto a las acciones en función del proyecto y la empresa.
  3. Subordinar todo a la decisión anterior. Una vez sepamos qué queremos hacer con el cuello de botella, debemos convertirlo en el centro de la producción.
  4. Elevar el cuello de botella. Al aumentar la producción de todo el sistema también aumenta la capacidad del cuello de botella. Esto exige mejorar toda la eficiencia del equipo material y humano.
  5. Una vez eliminado el cuello de botella, se debe empezar de nuevo. En este paso, la meta es asegurarse de que no se requiere mejorar el punto del cuello de botella en cuestión dentro del proceso. Luego, es preciso reiniciar el proceso para analizar todo el sistema.

Ejemplos de restricciones de un proyecto: del modelo de triple restricción a la estrella de 6 puntas

restricciones de un proyecto

Salir airoso es más factible cuando se sabe a qué tipo de obstáculos se debe enfrentar. Precisamente, en este punto resulta útil visualizar algunos ejemplos de restricciones de un proyecto para estar prevenido y saber manejarlas.

Entre los ejemplos de restricciones de un proyecto se encuentran aquellas situaciones en las que factores como el tiempo y los costos se convierten en limitaciones que pueden comprometer el logro de los objetivos propuestos.

Justamente, al referirnos a los ejemplos de restricciones de un proyecto es pertinente abordar ciertos modelos de los que tanto hablan los expertos en la materia. Y es que permiten ver cómo ciertos factores se relacionan y cómo saber controlarlos, así como equilibrarlos para evitar que se conviertan en dificultades a la hora de lograr un objetivo mayor.

Para empezar, el modelo de la triple restricción es representado por una estructura triangular, cuyos lados corresponde a tiempo, costo y alcance. Esto indica que al verse afectado uno de estos elementos, los otros dos no saldrán ilesos.

Asimismo, en el caso del modelo de la triple restricción para conseguir el resultado esperado y sortear los obstáculos en los que pueden convertirse esos factores, lo recomendable es hallar el balance.

Vale decir que puede haber otras formas de estructurar el triángulo. Una de ellas es armando sus lados con los factores finanzas, tiempo y recursos humanos.

Igualmente, ese modelo ha evolucionado hasta convertirse en el de 6 restricciones o la estrella de 6 puntas estructurada por 2 triángulos superpuestos. Los lados están compuestos por lo que podrían ser restricciones.

Este otro modelo contempla: tiempo, costo, alcance, riesgo, calidad y recursos. El principio es el mismo que el del modelo de la triple restricción. Salir triunfante depende de la habilidad para mantener el balance.

Costo del proyecto: recomendaciones para mantener el presupuesto bajo control

restricciones de un proyecto

Poder manejar el costo del proyecto pasa por tener un plan que permita gestionar cabalmente este aspecto en el proceso de materializar un objetivo. Esta planificación tendrá éxito, si se estudia el costo de las actividades, se realiza un presupuesto realista y se ajusta a los recursos financieros de los que se dispone.

Todo eso hace ver que esta tarea parezca fácil, pero en realidad no lo es. No obstante, tampoco es imposible alcanzar la meta de mantener el costo del proyecto bajo control.

Para mantener el control del costo del proyecto el gerente del mismo debe tratar en lo posible de:

  1. Contar desde un principio con un presupuesto bien sustentado en la realidad del mercado en el que se desarrolla el proyecto.
  2. Asumir la revisión continua del presupuesto y su actualización como una necesidad ineludible.
  3. Analizar con frecuencia los posibles cambios en los costos estimados para poder adelantarse y atender dificultades en el momento oportuno.
  4. Revisar regularmente el empleo de recursos humanos y materiales del proyecto.
  5. Informar al equipo humano sobre el presupuesto de forma transparente y precisa.
  6. Promover la importancia del consumo responsable por parte de los miembros del equipo humano en lo referente a los recursos materiales asignados y su impacto en el resto del proyecto.
  7. Motivar en el equipo humano el entendimiento de la importancia del aprovechamiento del tiempo y el cumplimiento de las metas en los lapsos previstos.
  8. Evitar flexibilizarse demasiado con respecto a gastos que no estaban contemplados en el presupuesto original para impedir que el costo del proyecto se eleve.

En suma, planificación, previsión, supervisión y comunicación parecen ser fundamentales a la hora de mantener el costo del proyecto dentro de los parámetros previstos.

↪¿Cuáles son las fases de un proyecto? Importancia de las etapas y claves para su desarrollo

Tiempo de un proyecto: asumir el control del cronograma

restricciones de un proyecto

Para controlar el tiempo de un proyecto es preciso realizar un proceso de gestión específico que atienda este aspecto. Básicamente, consiste en estudiar y determinar los plazos requeridos para las tareas que permitan alcanzar el objetivo mayor que se tiene entre manos.

Cuando se asume el reto de controlar el tiempo de un proyecto es preciso diseñar un cronograma. Dicha estructura debe presentar plazos realistas, que sean medibles y que hayan sido acordados con el equipo humano responsable del proyecto.

Si es el caso, el cliente y los inversionistas involucrados también deben estar al tanto de dicho cronograma y aprobarlo. Es decir, suele ser un aspecto en el que coinciden todos los participantes.

El cronograma, que explica las tareas y los plazos, para visualizar mejor el tiempo de un proyecto, requiere control. Las maneras de gestionar dicha supervisión también deben ser acordadas con las personas involucradas para que todo se lleve a cabo correctamente y, sobre todo, en armonía.

Comúnmente, para lograr el control del cronograma es preciso:

  • Revisar con frecuencia su estado.
  • Determinar los factores que tienden a provocar cambios en los plazos y tareas.
  • Contrarrestar esos factores en la medida de lo posible.
  • Revisar aquellos elementos que irremediablemente deben cambiar.
  • Medir el impacto de esos cambios en el proyecto.
  • Asumir las riendas de los cambios que es preciso aplicar e implementarlos de forma coherente.

Estrategias fundamentales para minimizar el margen de riesgo del proyecto

restricciones de un proyecto

Enfrentar el riesgo de un proyecto es inevitable. Sin importar su naturaleza, el reto de materializar un objetivo implica atender muchas alarmas. Por supuesto, la diferencia entre perder o ganar de cara a estas situaciones está en la manera cómo se asuman.

Primeramente, cuando se desea minimizar el margen de riesgo de un proyecto es preciso partir de una planificación. De hecho, realizar un proyecto exige tener un plan de gestión de riesgos. Esto quiere decir que esto no admite improvisaciones. Su objetivo es identificar, analizar, monitorizar y prever posibles repuestas a los riesgos.

Disminuir el impacto del riesgo de un proyecto implica llevar adelante una serie de estrategias que deben estar contempladas en el plan de gestión que se diseñe para esto. En general, este plan estará en lo correcto si contribuye a:

  1. Identificar los riesgos.
  2. Medir su impacto en el proyecto desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.
  3. Priorizar los riesgos de acuerdo a su impacto en el proyecto.
  4. Definir un protocolo de respuesta que permita enfrentarlos de la manera más adecuada.
  5. Establecer soluciones que reduzcan su impacto en el proyecto.
  6. Hacer seguimiento a la puesta en marcha de soluciones para comprobar que funcionen.
  7. Revisar periódicamente los distintos escenarios para detectar otros riesgos que pueden surgir.

↪Elementos de la administración de proyectos que resultan imprescindibles para el éxito empresarial

Software de gestión de proyectos: lograr el control total sobre las tareas para lograr los objetivos

restricciones de un proyecto

Actualmente, Internet y las nuevas tecnologías permiten a las organizaciones optimizar los procesos. Y es que permiten administrar efectivamente los tiempos y costos, minimizando los factores de riesgos y hasta recomendando nuevas oportunidades de negocio e inversión.

Contar con un software de gestión de proyectos contribuye a mantener el control total sobre cada tarea. Específicamente, ayuda a hacer todas las entregas dentro de sus plazos de tiempo sin retrasos.

Existen software de gestión de proyectos que funcionan como programas interactivos en línea de diagramas de Gantt. Estos sirven para planificar y controlar varios proyectos a la vez.

Estos programas informáticos hacen posible dividir los proyectos en tareas y sub-tareas, además de organizarlas y programar cada una estableciendo plazos y relaciones entre ellas.

Los software de gestión de proyectos también utilizan diferentes espacios para las tareas personales y para los proyectos en equipo. Además, sirven para delegar las gestiones y limitar el acceso únicamente al gerente o líder de la actividad.

Asimismo, los software de gestión de proyectos controlan los progresos con funciones especiales para la gestión de equipos. Permiten establecer roles, tareas, agregar archivos adjuntos y comentarios. Admiten compartir los diagramas de gestión y asignar derechos de edición.

Vale decir que los software de gestión de proyectos están diseñados para mostrar los datos de una forma práctica y fácil de entender. Ayudan a interpretar las tareas y gestiones. Muchos permiten darle identidad a cada proyecto al seleccionar las visualizaciones correctas y únicas para diferenciarlos.

En suma, los software de gestión de proyectos son programas fáciles de usar, adaptativos y efectivos, diseñados para lograr resultados óptimos en cada proceso, de forma más simplificada y en menos tiempo.

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