¿Qué es un sistema de gestión de calidad? ¿Cómo implentarlo?

Si quieres iniciar tus conocimientos en el mundo de los sistemas de gestión de calidad, llegaste al lugar correcto. En este artículo te explicaremos todo sobre este concepto, desde su definición, las normas de calidad en que se basan y sus principales beneficios. 

Antes de empezar a hablar de sistema de gestión de calidad, tendremos que parar un segundo en la definición de calidad. Esta se define como el conjunto de propiedades inherentes a algo que permiten juzgar su valor, según la Real Academia Española.

Este término es muy común en las empresas. Sin embargo, no hay que confundir el control de calidad, que se realiza en los productos para verificar el cumplimiento de estándares de calidad, con la gestión de calidad. Estas son un conjunto de normas que las empresas tienen que cumplir en cuanto a políticas de calidad internacionales. 

Con esta información, ya podemos preguntarnos ¿Qué es un sistema de Gestión de Calidad?

Sistema de gestión de calidad: Definición

Un sistema de gestión de calidad (SGC) es el conjunto de normas y reglas internacionales a los que se somete una organización en pos de mejorar sus procesos internos. Estos tienen como fin establecer los parámetros de calidad que regirán en cada área de su empresa y están destinados a aumentar la satisfacción del cliente. 

Este proceso se relaciona directamente con la productividad de la empresa. En particular, se encarga de incluir y gestionar:

• La definición de la estructura organizacional.
• Los procesos que se llevan a cabo. 
• Los recursos que se utilizarán. 

Sistema de Gestión de Calidad: ISO 9001

Es difícil llegar a pensar en cultura de calidad sin relacionarlo con las normas ISO. Estas se encargan de crear los estándares internacionales que luego las organizaciones pondrán en acción. 

Pero, ¿Qué es la ISO 9001? ¿Y cómo se relaciona con los sistemas de gestión de calidad? Justamente la ISO 9001 es la que específica puntualmente los parámetros de calidad a los que los SGC deben ajustar sus procedimientos internos. 

¿Para qué sirve un sistema de gestión de calidad?

Ahora que sabemos la definición de los sistemas de calidad y la norma en que se basan, podemos responder a la pregunta: ¿Qué finalidad tienen? Algunas de ellas son:

• Satisfacer al cliente: Ya que estas normas colaboran a satisfacer las expectativas y exigencias del cliente. 
• Captar nuevos clientes: El Sistema de Gestión de Calidad cumple con estándares internacionales de calidad. Esto le provee una buena reputación que se correlaciona directamente con el crecimiento de la cartera de clientes. 
• Organizar los procesos internos de la empresa: La adecuación a las normas ISO también contribuye a ordenar los procesos productivos de la manera más óptima.
• Destacar de la competencia: Con una mayor cartera de clientes, y una sólida reputación en cuanto al cumplimiento de estándares, es muy fácil que una organización destaque entre su competencia más directa. 
• Cumplir con la certificación del sistema de gestión de calidad: Particularmente, son las multinacionales las que se preocupan por conseguir esta certificación. Ya que de esta forma se aseguran que la calidad de su producto o servicio es constante y mejora con el tiempo. 

Beneficios de un sistema de gestión de calidad

Luego de implementar esta herramienta, se pueden notar numerosos beneficios de un sistema de gestión de calidad.

En resumen, estos son:

1. Mejora de la definición y control de todos los procesos internos de una organización. 
2. Reducción del desaprovechamiento de recursos, equipos y personal. 
3. Disminución de la tasa de errores en cada departamento. 
4. Tendencia a la baja de los costos.
5. Identificación de oportunidades de capacitación y formación de empleados o directivos. 
6. Aumento del trabajo cooperativo y sentimiento de pertenencia a la compañía. 
7. Definición y ajuste de la dirección organizacional.

Elementos de un sistema de gestión de calidad

Los elementos de un sistema de gestión de calidad son los propulsores directos en el cumplimiento de los objetivos de calidad relacionados con la satisfacción al cliente. 

Cada SGC debe tener en cuenta, y adaptarse, a las necesidades específicas y particulares de cada organización. Sin embargo, existe una serie de elementos que se requieren en cada organización por igual. Algunos de ellos son:

• Lineamientos particulares de la organización en relación con su política de calidad y sus objetivos. 
• Compilación de procedimientos, instrucciones y registros para implementar dichas políticas. 
• Sistema de gestión de datos adaptado a la naturaleza organizacional.
• Detalle de los procesos internos actuales.
• Satisfacción del cliente ligada a su percepción de la calidad del producto. 
• Revisión regular de las oportunidades de mejora y crecimiento. 
• Continuos análisis de calidad de los productos o servicios de la organización y sus procedimientos internos. 

¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Calidad?

Con vistas a la implementación de un sistema de gestión de calidad, la organización deberá incurrir en diversos procedimientos. Estos serán de carácter multifuncional y estarán interconectados. Su enfoque al cliente será uno de los puntos ineludibles al momento de su confección.

Siempre se deberá tener en cuenta la naturaleza de la organización, sus productos o servicios y los objetivos de la empresa para diseñar un SGC acorde y adaptado a sus necesidades. Veamos algunos pasos básicos para implementar un sistema de gestión de calidad.

1 | Creación del Sistema de Gestión de Calidad

Esta primera etapa hace referencia a todas las actividades de diseño y creación del SGC. Para ello será primordial la participación de los altos directivos, con el fin de supervisar que el procedimiento se alinee debidamente a las necesidades de la organización. 

2 | Implementación del SGC

Se recomienda para este segundo paso de implementación del sistema de gestión de calidad, un enfoque granular. Para ello deberán descomponer los procesos en subprocesos menores. También será acertado incluir un enfoque basado en la capacitación de personal a través de la intranet de la empresa. 

3 | Mediciones y controles del nuevo sistema de Gestión de Calidad

Para las tareas de medición y control del sistema de gestión de calidad se aconseja el uso regular de auditorías. Los detalles de implementación de estas deberán ser acordes al tamaño, el riesgo potencial y el impacto ambiental de la empresa. También es útil la utilización de indicadores de productividad para revisar el desarrollo productivo de la compañía.

4 | Procesos de corrección del SGC 

Al finalizar la auditoría, se comparan sus resultados con los objetivos establecidos durante la implementación del sistema de gestión de calidad. Al comunicarse los resultados se establecerán nuevas mejoras y procedimientos para mejorar la efectividad de los procesos productivos. 

Puedes complementar este proceso junto con la aplicación de los 14 puntos de deming.

Conclusión

En este artículo hemos repasado el concepto y los beneficios del sistema de gestión de calidad, como así también los pasos básicos para implementarlo. Si necesitas ayuda extra puedes optar por un Software de Gestión. Encontrarás productos como Contagram, Orderly o Bingrid en nuestro listado de la web de Compara Software.