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Gesti贸n de Proyectos

Metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Metodolog铆as para gesti贸n de proyectos: es posible hacer uso de herramientas para la administraci贸n de proyectos que apoyen sus procesos…

Metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos.

Suena aburrido, pero puede cambiarte la vida para bien.

Empecemos por lo b谩sico: la gesti贸n de proyectos requiere considerar una serie de fases o etapas.

Gracias a ellas, el producto final ser谩 lo que realmente esperas y no un conejo sacado de un sombrero. 

Por supuesto, conquistar cada etapa amerita una planificaci贸n, y planificar y supervisar un proyecto suele ser dif铆cil. 

Afortunadamente, existen herramientas dise帽adas para simplificar el proceso y ayudar a las empresas a obtener buenos resultados sin tanta complicaci贸n.

Es en este punto cuando te conviene saber qu茅 son y para qu茅 sirven las metodolog铆as de gesti贸n de proyectos. 

Consejo: Haz que alcanzar metas en equipo sea m谩s f谩cil usando un Software de Gesti贸n de Proyectos.

Metodolog铆a de gesti贸n de proyectos convencional

metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Si el prop贸sito es explorar cu谩les son los tipos de metodolog铆a de un proyecto, primero hay que hablar de los modelos tradicionales. 

Sus principales representantes son PMBok (Guide to the Project Management Body of Knowledge) y PRINCE-2 (Projects in Controlled Environments- PRINCE).

La primera es estadounidense y, la segunda, brit谩nica.

驴Qu茅 es PMBok?

PMBok es un conglomerado de pr谩cticas, las mejores del mercado. 

Han sido reunidas en un manual en permanente evoluci贸n durante d茅cadas, lo que es muy bueno, ya que ha permitido introducir correcciones y mejoras. 

Aunque es una de las metodolog铆as de gesti贸n de proyectos m谩s usadas, uno de los aspectos que se le reprocha a PMBOK es que no ha logrado sortear por completo su visi贸n 鈥渁 gran escala鈥.

En otras palabras, se adapta mejor a los macro-proyectos que a los peque帽os.

PMBOK se enfoca en la predicci贸n. Sirve para proyectar y anticiparse a cada posible escenario en el desarrollo de un emprendimiento. 

As铆, esta metodolog铆a ayuda a los gerentes y administradores a gestionar riesgos efectivamente.

鈫 Gesti贸n de Proyectos PMBOK: 驴qu茅 es y para qu茅 sirve?

Caracter铆sticas de PMBOK

  • Se trabaja con grupos de procesos: Inicio, Planificaci贸n, Ejecuci贸n, Monitoreo, Control y Cierre.
  • Los procesos de Planificaci贸n y Ejecuci贸n a veces son reiterativos, es decir que se repiten una y otra vez hasta que el Monitoreo y Control emite un juicio favorable.
  • Contempla una gesti贸n completa de todas las 谩reas involucradas en el desarrollo de un proyecto: integraci贸n, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados (o beneficiarios).

驴Qu茅 es PRINCE-2?

En el caso de PRINCE-2, lo importante es predecir los riesgos. 

Este m茅todo permite estar varios pasos por delante de acontecimientos futuros y brinda una imagen clara de c贸mo funcionan e interact煤an cada tarea, rol y funci贸n en la anatom铆a de un proyecto. 

En ambos casos se utilizan estructuras jer谩rquicas, de modo que cualquier cambio que surge en el camino, peque帽o o grande, acarrea un nuevo proceso de an谩lisis y planificaci贸n.

Ambas metodolog铆as, aunque ampliamente utilizadas hoy en el mundo empresarial, de gran alcance y con a帽os de actualizaci贸n (PMBOK m谩s que PRINCE-2) ejemplifican una perspectiva conservadora de la administraci贸n de proyectos. 

Su uso no satisface por completo a los clientes, mucho menos a las empresas, especialmente por cuestiones de tiempo.

Caracter铆sticas de PRINCE-2

  • Propone siete etapas impl铆citas en el desarrollo de un proyecto: Puesta en Marcha, Inicio, Direcci贸n, Control de Fase, Gesti贸n de la Entrega de Productos, Gesti贸n de los L铆mites de Fase y Cierre.
  • PRINCE-2 tambi茅n propone temas espec铆ficos que deben ser obligatoriamente abordados para contribuir al 茅xito del proyecto, a saber: Caso de Negocio o Elaboraci贸n de Propuesta Viable, Organizaci贸n del flujo de trabajo, Definici贸n de Criterios de Calidad, Planes, Riesgos, Cambios y Progreso.
  • En cuanto a las t茅cnicas que introduce PRINCE-2, las principales son: Planificaci贸n Basada en el Producto y Revisiones de Calidad.

Metodolog铆as modernas: una mirada m谩s actual

metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Ahora que conoces los tipos de metodolog铆a de un proyecto convencionales, necesitas saber en qu茅 difieren de los m茅todos de uso moderno. 

Metodolog铆a 脕gil

脕gil o Agile tiene un enfoque dirigido a proyectos de menor alcance cuyas etapas deber铆an ejecutarse con mayor facilidad. 

En los proyectos de metodolog铆a 脕gil, los clientes esperan obtener resultados mediante un embudo de f谩cil digesti贸n y recorrido.

De modo que, si tienes en mente una implementaci贸n que no califica como macro-proyecto y sabes que los usuarios esperan satisfacer necesidades sin tener que complicarse la vida, 脕gil es la mejor opci贸n. 

Metodolog铆a Scrum

A la par de 脕gil, Scrum es una de las metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos m谩s famosas en la actualidad.

Su marco de referencia es muy amigable y se basa en el trabajo en equipo. 

A pesar de la clara distribuci贸n de roles y sus respectivas funciones, Scrum se apoya en reuniones de seguimiento peri贸dicas para evaluar y optimizar el desempe帽o de cada miembro del equipo.

Con la gu铆a de un miembro, el 鈥渟crum master鈥, se hacen rondas de preguntas y respuestas que se traducen en nuevas tareas y objetivos (o el mejoramiento de los ya existentes). 

Metodolog铆a Lean

Por 煤ltimo, el modelo de gesti贸n Lean Manufacturing, generalmente llamado Lean, propone resultados en mejores condiciones financieras tanto para el cliente como para los fabricantes.

Es una apuesta atractiva para las PYMES, puesto que reduce al m铆nimo la inversi贸n de tiempo, los procedimientos y los defectos. 

Se apoya en la premisa de trabajar con la creatividad del equipo como principal recurso.

Metodolog铆as convencionales: ventajas y desventajas

metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Ventajas

  • Al ser modelos tradicionales, son predecibles y hay mucho material te贸rico disponible para su implementaci贸n
  • Son metodolog铆as estructuradas y muy competitivas para la gesti贸n de macro-proyectos
  • Siguen una secuencia l贸gica que va de menor a mayor complejidad. Esto es 煤til cuando el proyecto involucra la fabricaci贸n de productos complejos
  • Los objetos y pasos que deben seguirse para obtener el resultado deseado son muy claros en las metodolog铆as convencionales, lo que evita la confusi贸n
  • No hace falta contar con demasiados recursos ni equipos especializados; la estructura sugerida facilita aprovechar al m谩ximo las herramientas disponibles gracias a que hay un orden expl铆cito
  • Se limita la exposici贸n a riesgos, pues se predicen con bastante rigurosidad

Desventajas

  • Las metodolog铆as de gesti贸n de proyectos tradicionales son muy r铆gidas en cuanto al camino que debe seguirse para alcanzar los objetivos
  • No se adaptan bien a proyectos flexibles o de corta duraci贸n
  • Los tiempos de trabajo son mucho m谩s prolongados
  • La planificaci贸n puede resultar costosa
  • Al limitarse tan estrictamente la exposici贸n a riesgos, es posible que tambi茅n se dejen ir oportunidades
  • Los costos de reestructuraci贸n son elevados
  • No admiten cambios sobre la marcha

Metodolog铆as actuales: ventajas y desventajas

metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Ventajas

  • Agile, Scrum y Lean son metodolog铆as flexibles con gran potencial de adaptaci贸n al cambio
  • Generan soluciones r谩pidas a problemas comunes que amenazan la concreci贸n de un proyecto
  • Hacen m谩s f谩cil observar el objetivo final desde el principio y, as铆, no se pierde el camino
  • Los costos no son altos
  • Dan cabida a cambios en los objetivos
  • El resultado deseado se alcanza con mayor rapidez

Desventajas

  • Solo funcionan cuando el cliente sabe lo que quiere lograr
  • El margen de incertidumbre es impredecible y puede convertirse en un factor de riesgo
  • Al trabajar con base en el producto final, a menudo es necesario optimizar el proceso durante la ejecuci贸n
  • Los costos del proyecto en su totalidad son fluctuantes y dependen del tratamiento que se d茅 a los problemas o cambios
  • La ausencia de objetivos r铆gidos da pie a cambios bastante bruscos en la concepci贸n del producto final
  • En proyectos muy peque帽os, puede ser dif铆cil tener 茅xito

Eligiendo la metodolog铆a de un proyecto: ejemplos

Saber qu茅 son y para qu茅 sirven las metodolog铆as de gesti贸n de proyectos fue el primer paso.

Elegir la indicada es lo que definir谩 el 茅xito o fracaso de la implementaci贸n. 

Veamos algunos ejemplos de c贸mo se adapta cada m茅todo a escenarios distintos. 

1. Compa帽铆a farmac茅utica: Metodolog铆a PMBok

Una compa帽铆a farmac茅utica que trabaja en el desarrollo de una vacuna sin duda representa lo que un macro-proyecto significa.

No pueden saltarse pasos y los prototipos iniciales deben ser probados a cabalidad sin que pueda agilizarse el proceso en el intermedio. 

Adem谩s, es probable que la fase de evaluaci贸n cl铆nica de los prototipos se extienda o deba realizarse una y otra vez hasta lograr resultados positivos.

2. Centro de estudios universitarios: Metodolog铆a PRINCE-2

Una universidad que ha tenido problemas para ejecutar efectivamente proyectos en los 煤ltimos a帽os puede verse beneficiada de la Metodolog铆a PRINCE-2. 

Supongamos que este centro de estudios siempre planificaba implementaciones que deb铆an realizarse a mediano y largo plazo, pero llegado el momento, nunca hab铆a recursos disponibles.

Tampoco hab铆a una direcci贸n clara, as铆 que el proyecto terminaba siendo una improvisaci贸n y, el producto final, algo imprevisto. 

Adoptando el m茅todo PRINCE-2, la universidad decide capacitar al personal en el arte de planificar, racionalizar y aprovechar recursos.

Finalmente, los trabajadores comienzan a ser capaces de redactar propuestas comerciales para establecer alianzas y, as铆, logran implementar proyectos complejos en poco tiempo. 

3. Empresa de eventos: Metodolog铆a 脕gil

La gesti贸n 谩gil permite a los equipos trabajar paralelamente en escalones distintos de la estructura de un proyecto.

Esto permite supervisar todas las tareas que se realizan al mismo tiempo y corregir deficiencias. 

Una empresa de eventos que trabaja en la organizaci贸n de una boda puede utilizar la metodolog铆a 谩gil para cubrir todos los requerimientos de log铆stica que implica la realizaci贸n del evento.

As铆, se omiten las limitaciones de un flujo de trabajo excluyente. 

4. Compa帽铆a de software: Metodolog铆a Scrum

Una compa帽铆a de desarrollo de software puede gestionar la implementaci贸n de un producto dividiendo el proceso en micro-fases de 30 d铆as y organizando reuniones de seguimiento mensuales.

5. Compa帽铆a de tel茅fonos celulares: Metodolog铆a Lean

La metodolog铆a Lean exige herramientas que garanticen altos est谩ndares de flexibilidad, resultados de calidad y la menor inversi贸n de tiempo y capital posible. 

Un buen ejemplo de lo 煤til que puede ser la Metodolog铆a Lean es la experiencia de Motorola a fines de la d茅cada de 1980, cuando la empresa modific贸 la detecci贸n de defectos por cada mil oportunidades a defectos por cada mill贸n de oportunidades.

El cambio condujo a m谩s de $16 mil millones de d贸lares en ahorros para la compa帽铆a, gracias a que pudo mejorarse la precisi贸n y conformidad con los requisitos de calidad. 

metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos

Conclusiones

A la par de las metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos, ya sean estrictas en su formato o h铆bridas, deben elegirse herramientas que sean congruentes con su enfoque.

Vale decir que los software de gesti贸n de proyectos resultan ser una excelente opci贸n, porque se adaptan a cualquier metodolog铆a.

Siempre son aliados efectivos en la consecuci贸n de cada etapa, especialmente en materia de supervisi贸n de los procesos.

2 respuestas a 芦Metodolog铆as para la gesti贸n de proyectos禄

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