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Gestión de Proyectos

Lectura de 8 minutosAlcance del proyecto: la suma de todos los productos, requisitos y características

El alcance de un proyecto es un asunto que requiere atención. Además, en esta materia, es aconsejable hacer uso de un software de gestión de proyecto…

El alcance del proyecto es uno de los aspectos fundamentales que se debe tener en cuenta en los procesos de gestión que asumen las organizaciones cuando se proponen materializar un gran objetivo para fines propios o de sus clientes.

De hecho, no considerar lo que es el Alcance del proyecto puede significar poner en riesgo el éxito de la totalidad de todos los procesos y del logro del objetivo principal que se ha trazado.  Por lo tanto, no se trata de cualquier elemento que se pueda desechar o dejar para después.

Dada la importancia del alcance de un proyecto en la gestión y logro del mismo durante la ejecución de un proyecto, el presente artículo aborda, entre otros temas, su definición y sus claves. De la misma forma, se plantea cómo hacer el alcance de un proyecto. También cómo realizar de forma eficiente la gestión del plan. Además, se muestra un ejemplo del alcance de un proyecto para visualizar esto de forma aplicada.

Asimismo, se plantean las razones por las que el uso del software de gestión de proyecto resulta ser un aliado indiscutible en esta materia. Y es que es una herramienta que permite mantener el control en lo que respecta al cumplimiento de cómo y cuándo se procede para lograr los objetivos planificados.

Indudablemente, este artículo está hecho para ti, que te esmeras en perfilar cada vez más los procesos dentro de tu organización, especialmente cuando se trata de la gestión de proyectos. Sin hacer más adelantos, te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué es alcance de un proyecto?

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Primeramente, es preciso ahondar en lo que es alcance de un proyecto. ¿De qué se trata exactamente? Pues, se puede explicar enfocándose en su propósito. En pocas palabras, es la determinación concreta y simple de los objetivos que se quieren lograr durante el proceso de desarrollo del proyecto que se tiene entre manos.

El acatamiento del alcance del proyecto es lo que permite la materialización de ese gran objetivo que se plantea lograr. Ese mismo al que se pretende llegar en los términos aspirados. Esto quiere decir, de manera exitosa.

A fin de exponer mejor lo que es alcance de un proyecto pueden citarse sus características:

  • Específico.
  • Sin contradicciones.
  • Medible.
  • Realista
  • Factible.
  • Determinado en el tiempo.

También están aquellos que prefieren describirlo como la totalidad del trabajo necesario para darlo por terminado.

Importancia del alcance del proyecto… ¿Por qué considerarlo?

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Quizás, hasta este punto todavía se pueda pensar que el alcance de un proyecto es un formalismo que se puede evadir. No obstante, lo cierto es que no definir este aspecto cuando se ha planificado un gran objetivo, que implica manejo de recursos, puede traer consigo consecuencias negativas.

Puntualmente, no establecer lo que es el alcance de un proyecto puede significar un arrastre de requisitos. Esto a su vez genera  lo que se ha definido como síndrome del lavadero.

El denominado “síndrome del lavadero”(en inglés) se produce cuando un pequeño gasto, tarea o requerimiento, que resultaba a simple vista simple y manejable, termina siendo una serie de complicaciones que parecen caer en cascada una tras otra. Esto se debe a que no se hizo previamente una especificación al respecto ni mucho menos la planificación correcta.

Cuando el alcance del proyecto está bien definido eso permite que toda gestión se mantenga dentro del carril. Con esto se evita perder tiempo y dinero. Ahora sí parece más clara la importancia de todo esto. ¿Verdad?

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¿Cómo hacer el alcance de un proyecto?

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Ahora bien, ya más orientados en lo que es el alcance de un proyecto y su importancia para la materialización cabal del gran objetivo que se ha trazado, surgen nuevas interrogantes.

Una de las preguntas que vienen al caso es: ¿cómo hacer el alcance de un proyecto adecuadamente? La respuesta es que se precisa de considerar una serie de elementos de forma organizada.

Específicamente, realizar el alcance de un proyecto pasa por reunir datos como los  siguientes:

  • Breve descripción del proyecto: en líneas muy generales y de ser necesario con justificación incluida.
  • Entregables: se refiere a los objetivos específicos del proyecto con respecto a los productos o servicios a realizar.
  • Características de los entregables: corresponde a los resultados esperados del proyecto, tanto si se trata de productos como si son servicios.
  • Criterios de aceptación: condiciones que indican que los productos o servicios están listos para ser entregados, así como que el proyecto se ha finalizado.
  • Restricciones: aquello que limita el alcance. Pueden ser factores económicos, organizacionales, sociales o temporales.
  • Supuestos: posibles escenarios y sus respectivas respuestas sobre el desarrollo de la planificación y la ejecución.
  • Exclusiones: expone los resultados que el plan no va a lograr o lo que no se va a producir.

Ciertamente, cómo hacer el alcance de un plan implica considerar más que el espacio de aplicación. También contempla información sobre objetivos, hitos y resultados, así como también datos sobre los realizadores del proyecto, el tiempo específico para actividades y el requerimiento de recursos. Además, se recomienda agregar análisis, si es posible.

Vale aclarar que el documento que expone el alcance del proyecto no es lo mismo que la carta del proyecto. Esta última corresponde a un documento que describe formalmente el plan.

Ejemplo de alcance de un proyecto

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Explicar esta materia incluye evaluar modelos. En este punto cabe proporcionar un ejemplo de alcance de un proyecto para visualizarlo en términos prácticos.

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Realizar la gestión del alcance del proyecto de forma eficiente

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El éxito de la gestión del alcance de un proyecto depende de lograr el equilibrio necesario entre las distintas áreas de conocimiento que intervienen en el proceso. Así lo recomienda el Project Management Institute, que  expone que dichas áreas corresponden a las siguientes:

  • Integración de proyecto  (administración): enfocada en la coordinación de los elementos que intervienen en el proyecto.
  • Alcance de proyecto (administración): asegura que se incluyen en el planning los procesos que se llevarán a cabo durante el proyecto.
  • Tiempo de proyecto (administración): dirigida a promover el objetivo de entregar el proyecto en la fecha fijada.
  • Costes del proyecto (gestión): garantiza que no se excederá el presupuesto establecido.
  • Calidad del proyecto (gestión): su misión es garantizar el cumplimiento de los estándares acordados.
  • Recursos humanos del proyecto (administración): responde a conseguir la eficiencia en la gestión del personal.
  • Comunicaciones del proyecto (administración): vela por la distribución cabal de la información, la constante actualización y la comunicación eficiente entre  todos los participantes.
  • Riesgo de proyecto (administración): su objetivo es prevenir y minimizar el riesgo, planeando soluciones efectivas para los casos en que haya que hacerle frente.
  • Aprovisionamiento de proyecto (gestión): trata de buscar la eficiencia en lo que respecta a los costos y plazos, para que esta función apoye al resto y no suponga una carga.

A ese balance entre esas áreas del conocimiento es aconsejable sumar la  consideración de todos los factores que pueden intervenir en el plan. Del mismo modo, deben desecharse aquellos que sean innecesarios. Esto permitirá ajustar todavía más la gestión del alcance de una planificación.

Software de gestión de proyectos: herramienta de apoyo para el monitoreo

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Controlar el alcance del proyecto supone en todo caso invertir una gran cantidad de tiempo en la elaboración del formato de los diferentes informes, entre estos aquellos que son prioritarios, obligaciones de reporte, etc.

En ese proceso de supervisión también deben definirse los indicadores clave de gestión que ayudarán a medir el desempeño. A lo que se suma la elaboración de procedimientos formales que aumenten la objetividad y la precisión de la monitorización.

La revisión implica también establecer la documentación, métodos de seguimiento y niveles de aprobación requeridos para autorizar cada modificación que se considere aplicar.

Igualmente, este control significa prever que será necesario tomar nuevas métricas inmediatamente después de realizar cada cambio que se haya aprobado. Esto se hace  para comprobar la efectividad del ajuste.

En conjunto, todos esos procesos que contempla el monitoreo del alcance del plan representan un gran desgaste, sobre todo si se hace de forma tradicional. Por suerte, es aquí cuando se cuenta con un aliado que ofrece simplificar los procesos: el software de gestión de proyectos.

Un software de gestión de proyectos suministra todas las herramientas necesarias para completar el ciclo de vida de ejecución de la planificación. Y es que reúne fácilmente todo lo que importa en este proceso en un mismo lugar, que además los integra.

Este tipo de software permiten agilizar la finalización del plan. Para esto crean o mantienen el alcance de las funciones o del plan, presupuestos, paneles existentes, horas trabajadas, gastos, facturas y documentos adjuntos. Todo eso sin tener que salir de la pantalla de planificación.

En definitiva, estos programas informáticos hacen posible la verificación y el control del alcance del proyecto. Al mismo tiempo, ayudan a estructurar un desglose de trabajo para manejar adecuadamente todos los procesos.

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