¿Cuáles son las fases de un proyecto? Importancia de las etapas y claves para su desarrollo

¿Cuáles son las fases de un proyecto?… En medio de dinámicas de mercado cada vez más exigentes, las empresas requieren dominar a la perfección la gestión de proyectos. Esto implica dar respuesta con precisión a preguntas como ésta. Sin embargo, conocer las 8 fases de un proyecto no basta.

A la par de entender las fases de un proyecto, también es preciso manejar las formas acertadas de la organización de un proyecto, tanto como las etapas de un proyecto.

Asimismo, vale decir que la fase de planificación de un proyecto y la fase de ejecución de un proyecto resultan claves en todo este proceso. Mención aparte merece un tópico como el control de un proyecto.

Finalmente, abordar el tema del software de gestión de proyectos no puede pasarse por alto dentro de este contexto por su importante aporte.

De esto y más se trata el presente artículo, que hemos elaborado especialmente para ti, que te esmeras por informarte para afinar cada vez más los procesos dentro de tu organización. Sin más que adelantar, te invitamos a seguir leyendo.

¿Cuáles son las fases de un proyecto? Las 5 más relevantes para la productividad

Gestión de proyectos

Primeramente, llevar adelante los objetivos de una empresa de forma exitosa consiste en saber materializarlos. Esto pasa por tener claro: ¿cuáles son las fases de un proyecto? Por supuesto, responder a esta pregunta debe ser prioridad.

De igual forma, tanto el líder como el equipo de trabajo deben saber cuáles son las fases de un proyecto para poder poner en marcha su mejor esfuerzo en cada etapa. Y es que todos deben coincidir en un mismo proceso. Por eso, es clave que exista un documento accesible a cada uno lo participantes que las especifiqué.

Ahora bien, ¿cuáles son las fases de un proyecto? Existen 5 fases relevantes para lograr los resultados esperados:

  • Análisis de viabilidad del proyecto. En esta etapa se efectúa: un registro de seguimiento; un estudio preliminar del alcance del proyecto; una valoración del riesgo de su ejecución; y una estimación de las posibilidades de su materialización, en función de los tiempos, costos y calidad.
  • Planificación detallada del trabajo a realizar. Abarca la realización de: una evaluación del alcance del proyecto; apreciaciones con respecto a recursos y costos; el plan de acción; y el contrato.
  • Ejecución del proyecto. Consta de: realización de análisis del ambiente de trabajo; distribución de responsabilidades y actividades; y puesta en marcha de las tareas planificadas.
  • Seguimiento y control del trabajo. Contempla: evaluación de tareas; seguimiento de entregables; revisión de calidad; estimación de incidencias; y la realización de informes.
  • Cierre del proyecto. Significa: el finiquito del proyecto por parte de los participantes; el backup del proyecto; y la evaluación de los resultados. Además, es una oportunidad para estimar el know how alcanzado con la experiencia.

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Estructura de organización de un proyecto: los 3 tipos más conocidos

Gestión de proyectos

Igualmente, antes de poner en marcha su maquinaria, la gerencia responsable de alcanzar un objetivo debe decidir por cuál estructura de organización de proyecto optará para vincularlo a la organización.

Específicamente, existen 3 estructuras de organización de proyecto:

  • Proyecto puro. Todos los recursos son utilizados para el cumplimiento de un objetivo determinado. Toda la responsabilidad y autoridad recae en el administrador del proyecto, quien dirige y supervisa también al personal en su totalidad.
  • Proyecto funcional. Es una estructura jerárquica basada en los conceptos de división de trabajo y especialización. Así que, tiene una directiva administrativa, niveles de responsabilidad y departamentos con funciones específicas. Algunos de los departamentos con los que cuenta este tipo de organización son: ingeniería, procesos, compras, administración, operación y contabilidad.
  • Proyecto matricial. Está enfocada en optimizar las ventajas y minimizar las desventajas de las organizaciones funcionales y aquellas por proyecto puro. En cuanto a la autoridad, combina la estructura jerárquica con la funcional, mientras que la comunicación es horizontal. El personal funcional recibe dirección funcional y también la dirección del administrador del proyecto.

Las 8 fases de un proyecto dentro de un marco técnico

Gestión de proyectos

Por lo general, al emprender un proyecto técnico es importante seguir una serie de etapas. Específicamente, se precisa concretar 8 fases de un proyecto.

Comúnmente, las 8 fases de un proyecto técnico son un conjunto de acciones sistematizadas y organizadas en etapas. Cada acción emprendida en estas fases es una oportunidad de aprendizaje para los participantes.

Vale decir que las 8 fases de un proyecto técnico no son necesariamente consecutivas:

  • Identificación y delimitación del tema o problema. Se efectúa a partir de las propias experiencias y saberes previos. Se expresa de forma concreta.
  • Recolección, búsqueda y análisis de información. Consiste en la percepción y caracterización de una situación o problema.
  • Construcción de la imagen-objetivo. En esta etapa se debe visualizar más claramente la situación a cambiar o del problema a resolver. Se deben definir los propósitos del proyecto.
  • Búsqueda y selección de alternativas. Se trata de la búsqueda de soluciones al problema. Esta etapa pretende servir para analizar posturas divergentes e incentivar la toma de decisiones.
  • Planeación. Corresponde al diseño del proceso y del producto de acuerdo con la solución planteada. Abarca también la definición de acciones y tareas, tiempos, responsables, medios, métodos, materiales y formas de reporte.
  • Ejecución de la alternativa seleccionada. Representa las acciones que contribuirán a lograr la solución del problema. Cada una de las actividades realizadas es sometida al control, partiendo de manuales u otros instrumentos similares.
  • Evaluación. Se realiza durante todo el proyecto, conforme al objetivo planteado y a los requerimientos establecidos. Las estimaciones retroalimentan cada fase y, si es necesario, las replantean.
  • Comunicación. Consiste en la presentación de los resultados para transmitir las ideas y lo aprendido.

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Importancia de la fase de planificación de un proyecto

Gestión de proyectos

La importancia de la fase de planificación de un proyecto es obvia. Se requiere diseñar el camino a seguir para poder llevar cualquier objetivo adelante y materializarlo con éxito. Sin una buena planificación, por más esfuerzos que se hagan, se estará en el punto de partida todo el tiempo.

Más específicamente, la fase de planificación de un proyecto llevada a cabo cabalmente ofrece diversas ventajas. Primero, ayuda a determinar la factibilidad del proyecto. Después, permite sentar las bases para la posterior ejecución. También marcar el camino para mantener el control de los procesos. Del mismo modo, ayuda a reducir las vacilaciones. Finalmente, es útil para determinar los requerimientos de recursos y costos.

El equipo humano debe participar adecuadamente en la fase de planificación de un proyecto. El trabajo de análisis lo realizan los responsables de la planificación. La alta directiva no debe perder de vista la planificación estratégica.

Asimismo, quienes están a cargo de realizar las acciones específicas en cada departamento deben apegarse a la planificación operativa. Esto es clave para lograr el éxito de un proyecto.

Relevancia de la fase de ejecución de un proyecto

Gestión de proyectos

Una vez que se tiene definido un plan de acción, el siguiente paso naturalmente es desarrollarlo. Ahora bien, la fase de ejecución de un proyecto no es menos importante que la de planificación.

Podría decirse que la fase de ejecución de un proyecto es el momento de la verdad. Y es que exige poner a prueba las habilidades del equipo para poder llevar a término el objetivo que se tiene entre manos. Esto significa cuidar cada detalle y ser constante.

Fundamentalmente, los líderes deben focalizar y alinear a todos los involucrados durante la fase de ejecución de un proyecto. Esta debe implementarse de manera estratégica.

En primer lugar, es necesario asegurarse de que el equipo humano a cargo de las tareas realmente cuente con las habilidades y esté verdaderamente capacitado para realizarlas como se espera.

Asimismo, se precisa aplicar metodologías que garanticen que lo establecido en la fase de planificación del proyecto sea asumido como la base para la ejecución.

Por supuesto, emplear herramientas para compartir el know how y para poner en práctica las estrategias de forma correcta es fundamental.

Igualmente, es importante garantizar la mejora continua a través del entrenamiento, la formación y la integración

De igual forma, contar con un equipo de consultores internos es útil para dirigir y gestionar mejor cada etapa del proyecto.

Fase de control de un proyecto: etapa clave para alcanzar la meta

Gestión de proyectos

La fase de control de un proyecto está regida por un plan concebido para certificar que el proceso de ejecución se lleve a cabo correctamente y atendiendo a unos estándares de calidad previamente acordados.

Específicamente, el plan que rige el control es elaborado partiendo de unos objetivos, del análisis de los recursos disponibles y de las actividades a desarrollar, así como de los resultados esperados.

Puntualmente, el plan de control de un proyecto parte de tres líneas. Primeramente, la base de costos que corresponde a la distribución temporal de los costos del proyecto de acuerdo a las tareas planificadas. Después, la base del cronograma o el cronograma del proyecto aprobado. Finalmente, la base de alcance que es el conjunto de actividades que integran el proyecto con el objetivo de lograr los entregables.

En suma, el plan de control de un proyecto debe garantizar que:

  • El equipo humano ejecute las tareas y entregables acordados.
  • Cada fase se realice dentro del plazo fijado. Se mantenga el presupuesto acordado.
  • Los riesgos estén a raya gracias al cumplimiento del seguimiento y las acciones adecuadas.

Software de gestión de proyectos: un aliado en cada fase del proceso

Gestión de proyectos

Debido a su posición en la estructura organizacional, el líder de proyecto tiene una gran responsabilidad sobre sus hombros. Por lo tanto, debe contar con una serie habilidades. Por consiguiente, entre ellas, está la de saber elegir y hacer uso de los instrumentos correctos para engranar el equipo y usar los recursos productivamente. Indudablemente, una de esas herramientas es el software de gestión de proyectos.

Para empezar, un software de gestión de proyectos es el compañero ideal de un gerente a cargo de dirigir a todo el equipo para materializar el objetivo propuesto. Y es que es útil para la planificación. También ayuda en el control presupuestario y manejo de recursos. Además, representa un apoyo para asignación de trabajo e integración del personal.

Asimismo, el software de gestión de proyectos también ayuda a administrar los sistemas. Además, una herramienta como ésta también contribuye al aprovechamiento de nuevas oportunidades.

De igual forma, estos softwares son compatibles con los ERP. Como si fuera poco, abarcan todos los aspectos técnicos, administrativos y financieros que permiten ser adaptados o pueden basarse en Microsoft Dynamics, Navisión y Axapta o Sage X3, entre otros. Son ideales para cualquier sistema operativo.

Indudablemente, los softwares de gestión de proyectos son propios para la dirección y gestión de empresas de cualquier tamaño y sector. Por lo que funciona para aquellas de servicios profesionales, agencias de publicidad, estudios de arquitectura y empresas de construcción.

En conclusión, siempre que se procure el apropiado proceso de desarrollo y la optimización en cada fase de un proyecto para el alcance exitoso de los objetivos, un software de gestión de proyectos es el mejor aliado.

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