¿Cuáles son las fases de un proyecto?: todo proyecto se constituye de cinco fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre. En este artículo te contamos en qué consiste cada una y te damos algunos consejos para gestionarlas adecuadamente.
1. Inicio del Proyecto
Es el momento donde se define el alcance y procede a la selección del equipo.
Es además, la etapa donde se comparte la visión con los stakeholders y se busca su compromiso y apoyo financiero.
En esta fase se efectúa:
- Un estudio preliminar del alcance del proyecto.
- Definir los alcances del proyecto.
- Una presentación al directorio o stakeholders.
Estas tareas se detallan más en profundidad en el excel que te dejamos abajo.
2. Planificación del proyecto
El objetivo de la planificación es uno solo: definir el plan para cumplir con el resultado esperado.
Aquí, los puntos más relevantes a definir son:
- Plazo: ¿Cúando se terminara el proyecto?
- Costo: ¿Cúanto costará el proyecto?
- Alcance del proyecto ¿Qué vamos a obtener al final del proyecto?
Adicionalmente, también es necesario definir las herramientas para comunicarse, la gestión general, el control de contratos y las actividades de compra.
3. Ejecución del proyecto
En esta etapa, el objetivo es claro, cumplir lo que se prometio en la planificación.
Las actividades consisten en completar las actividades, tareas e ir entregando los avances del proyecto.
Hay 3 puntos que son claves en esta etapa:
- Gestionar correctamente los costos y plazos.
- Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.
- Adaptarse a los cambios rápidamente.
4. Seguimiento y control del proyecto
En esta fase del proyecto es necesario controlarlo todo, sin embargo, al igual que en la planificación, hay 3 puntos principales
- El Costo
- El Avance
- El Plazo
Para esto, se utilizan gráficos del tipo curva con los cuales vamos monitoreando el proyecto completo bajo estas tres variables.
El objetivo de las curvas de proyecto es llegar en una cantidad definida de meses a completar el costo, plazo y el avance en un 100%.
Todas deben avanzar de forma simultanea y cuando alguna se atrasa o adelanta, vamos a ver algo como en el siguiente gráfico.
5. Cierre del proyecto
Esta etapa del proyecto consisten en cerrar formalmente el proyecto solicitando al cliente (interno o externo) que de aprobación final y se pueda proceder firmar el fin del proyecto.
Es importante que el proyecto nos deje una enseñanza para el futuro por lo que en esta etapa se deberá:
- Realizar un backup: Para el caso en que necesitemos algo a futuro.
- Difinir aprendizajes: Definir que es lo que se hizo bien o mal, para considerarlo en futuros proyectos.
Las fases previamente explicadas, corresponden a la metodología de proyectos del instituto global de proyectos llamado PMI.
Planilla de Monitoreo de Fases y Etapas
Si necesitas disponer de muchas plantillas diferentes para agilizar la gestión de proyectos en tu negocio, te conviene hacer uso de un software profesional.
Monday es el Software #1 en Gestión de Proyectos en el mercado, y ofrece decenas de plantillas útiles para mantener a tu equipo organizado.
Desde luego que puedes utilizar una planilla excel y armar tu propio control de proyectos. Sin embargo, si estás realmente interesado en que tu proyecto sea un éxito, hay soluciones prediseñadas para ahorrar tiempo y energía.
¿Te preguntas cuál es la ventaja de monitorear las fases en una herramienta online de proyectos?
Bueno, entre otras:
- La posibilidad de trabajar en equipos en distintas ubicaciones físicas.
- Notificaciones de cambios vía correo.
- Diagramas de proyectos, muy amigables.
- Posibilidad de actualizar información desde el móvil.
- Comenzar rápidamente con plantillas ya desarrolladas.
Además, mientras más te adentres en la administración de proyectos, más vas a necesitar una herramienta.
No es necesario que la implementes ahora. Pero sí te recomiendo que revises algunas opciones, ingresando a comparasoftware, podrás realizar comparaciones de las distintas opciones, y conocer la que mas se ajuste a tus necesidades.
