¿Cuáles son las fases de un proyecto?: todo proyecto se constituye de cinco fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre. En este artículo te contamos en qué consiste cada una y te damos algunos consejos para gestionarlas adecuadamente.
1. Inicio del Proyecto
Es el momento donde se define el alcance y procede a la selección del equipo.
Es además, la etapa donde se comparte la visión con los stakeholders y se busca su compromiso y apoyo financiero.
En esta fase se efectúa:
- Un estudio preliminar del alcance del proyecto.
- Definir los alcances del proyecto.
- Una presentación al directorio o stakeholders.
Estas tareas se detallan más en profundidad en el excel que te dejamos abajo.
2. Planificación del proyecto
El objetivo de la planificación es uno solo: definir el plan para cumplir con el resultado esperado.
Aquí, los puntos más relevantes a definir son:
- Plazo: ¿Cúando se terminara el proyecto?
- Costo: ¿Cúanto costará el proyecto?
- Alcance del proyecto ¿Qué vamos a obtener al final del proyecto?
Adicionalmente, también es necesario definir las herramientas para comunicarse, la gestión general, el control de contratos y las actividades de compra.
3. Ejecución del proyecto
En esta etapa, el objetivo es claro, cumplir lo que se prometio en la planificación.
Las actividades consisten en completar las actividades, tareas e ir entregando los avances del proyecto.
Hay 3 puntos que son claves en esta etapa:
- Gestionar correctamente los costos y plazos.
- Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.
- Adaptarse a los cambios rápidamente.
4. Seguimiento y control del proyecto
En esta fase del proyecto es necesario controlarlo todo, sin embargo, al igual que en la planificación, hay 3 puntos principales
- El Costo
- El Avance
- El Plazo
Para esto, se utilizan gráficos del tipo curva con los cuales vamos monitoreando el proyecto completo bajo estas tres variables.
El objetivo de las curvas de proyecto es llegar en una cantidad definida de meses a completar el costo, plazo y el avance en un 100%.
Todas deben avanzar de forma simultanea y cuando alguna se atrasa o adelanta, vamos a ver algo como en el siguiente gráfico.
5. Cierre del proyecto
Esta etapa del proyecto consisten en cerrar formalmente el proyecto solicitando al cliente (interno o externo) que de aprobación final y se pueda proceder firmar el fin del proyecto.
Es importante que el proyecto nos deje una enseñanza para el futuro por lo que en esta etapa se deberá:
- Realizar un backup: Para el caso en que necesitemos algo a futuro.
- Difinir aprendizajes: Definir que es lo que se hizo bien o mal, para considerarlo en futuros proyectos.
Las fases previamente explicadas, corresponden a la metodología de proyectos del instituto global de proyectos llamado PMI.
Planilla de Monitoreo de Fases y Etapas
Si necesitas disponer de muchas plantillas diferentes para agilizar la gestión de proyectos en tu negocio, te conviene hacer uso de un software profesional.
Monday es el Software #1 en Gestión de Proyectos en el mercado, y ofrece decenas de plantillas útiles para mantener a tu equipo organizado.
Desde luego que puedes utilizar una planilla excel y armar tu propio control de proyectos. Sin embargo, si estás realmente interesado en que tu proyecto sea un éxito, hay soluciones prediseñadas para ahorrar tiempo y energía.
¿Te preguntas cuál es la ventaja de monitorear las fases en una herramienta online de proyectos?
Bueno, entre otras:
- La posibilidad de trabajar en equipos en distintas ubicaciones físicas.
- Notificaciones de cambios vía correo.
- Diagramas de proyectos, muy amigables.
- Posibilidad de actualizar información desde el móvil.
- Comenzar rápidamente con plantillas ya desarrolladas.
Además, mientras más te adentres en la administración de proyectos, más vas a necesitar una herramienta.
No es necesario que la implementes ahora. Pero sí te recomiendo que revises algunas opciones, ingresando a comparasoftware, podrás realizar comparaciones de las distintas opciones, y conocer la que mas se ajuste a tus necesidades.
Hola, feliz tarde me gustaria hacer una cotizacion con ustedes. Gracias.
Hola, Fernan. Estaremos felices de apoyarte con tu proyecto, por favor comunícate con nosotros:
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Chile +56-2-2958-9840
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Hola este tipo de software pueden adaptarse a la nueva modalidad de trabajo en casa? Please es urgente
Hola, Marisol. ¡Claro! Los Software de Gestión de Proyectos son 100% compatibles con el trabajo remoto.
Interesante lectura me gustó mucho
Buenas tardes me gustaria un software para poder controlar todas las tareas asignadas al personal, somos una cadena de 5 zapaterias en CDMX
Hola, Kenny. ¿Cómo estás?
En este caso, te recomendamos que utilices un software multiplataforma (es decir, que puedas utilizarlo desde un computador y también en dispositivos móviles con distintos sistemas operativos). A la vez, es importante que las funciones sean avanzadas para mantener sincronizado el ritmo de trabajo de los 5 locales y asignar tareas a trabajadores específicos, así que Monday puede ser una buena opción para ti.
Puedes registrarte para la prueba gratis de 14 días y explorar todas las funciones del software, pero te aseguramos que es muy completo.
Muchas gracias por la recomendación!! Ya mismo voy a checar la versión de prueba de Monday!
¡Hola, Flor!
Excelente decisión, Monday es un súper software. Vas a encontrar todas las funciones que necesitas para que tu empresa crezca 🚀
¿Tienen alguna plantilla de control de proyectos?
Hola, como estan? Muchas gracias por el articulo. Ustedes realizan gestión de proyectos para empresas externas?
Muchas gracias Mauricio. ¿Que software recomiendan?
De las 5 fases, la más importante siempre ha sido la ejecución. Las empresas no fallan por hacer planes, sino por ejecutarlos.
Me gusto la frase María! La voy a tomar prestada para otro articulo que estoy desarrollando! Un saludo
Estoy muy de acuerdo que la Fase de La Ejecución es la más importante por cuanto es la etapa del proyecto donde se centra todo el peso del proceso pero sin descuidsr las otras estapas.
Mucha gracias! El hecho de implementar fases es vital para una mejor gestión. ¿Cúal es la fase más importante de todas? La de implementación (es donde la acción ocurre)
Gracias por comentar Francisco! De hecho, eres el primero en comentar! Efectivamente la fase de implementación es muy relevante..En particular yo siempre me he sentido más a gusto con la fase de planificación 🙂 Te mando un saludo y espero te suscribas a nuestro blog.
Francisco, tengo 10 años de experiencia en proyectos y déjame corregirte. Todas las etapas son vitales 🙂 los mayores problemas en los proyectos comienzan cuando se descuida alguna fase en particular.
Es un buen articulo sin embargo, me hubiese gustado conocer más sobre las distintas opciones de software.