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Gestión de Proyectos

Fases y Etapas de un Proyecto

¿Cuáles son las fases de un proyecto?

Todo proyecto se constituye de cinco fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre.

Inicio del Proyecto

Es el momento donde se define el alcance y procede a la selección del equipo.

Es además, la etapa donde se comparte la visión con los stakeholders y se busca su compromiso y apoyo financiero.

En esta fase se efectúa: 

  • Un estudio preliminar del alcance del proyecto.
  • Definir los alcances del proyecto.
  • Una presentación al directorio o stakeholders.

Estas tareas se detallan más en profundidad en el excel que te dejamos abajo.

Planificación del proyecto

El objetivo de la planificación es uno solo: definir el plan para cumplir con el resultado esperado.

Aquí, los puntos más relevantes a definir son:

  • Plazo: ¿Cúando se terminara el proyecto?
  • Costo: ¿Cúanto costará el proyecto?
  • Alcance del proyecto ¿Qué vamos a obtener al final del proyecto?

Adicionalmente, también es necesario definir las herramientas para comunicarse, la gestión general, el control de contratos y las actividades de compra.

Importante: Si estás interesado en gestionar las fases correctamente te recomiendo utilizar alguno de estos Software de Administración de Proyectos. Revisalos, y guarda esa URL por que de seguro la necesitarás en un futuro 🙂

Ejecución del proyecto

En esta etapa, el objetivo es claro, cumplir lo que se prometio en la planificación.

Las actividades consisten en completar las actividades, tareas e ir entregando los avances del proyecto.

Hay 3 puntos que son claves en esta etapa:

  • Gestionar correctamente los costos y plazos.
  • Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.
  • Adaptarse a los cambios rápidamente.

Seguimiento y control del proyecto

En esta fase del proyecto es necesario controlarlo todo, sin embargo, al igual que en la planificación, hay 3 puntos principales

  • El Costo
  • El Avance
  • El Plazo

Para esto, se utilizan gráficos del tipo curva con los cuales vamos monitoreando el proyecto completo bajo estas tres variables.

El objetivo de las curvas de proyecto es llegar en una cantidad definida de meses a completar el costo, plazo y el avance en un 100%.

Todas deben avanzar de forma simultanea y cuando alguna se atrasa o adelanta, vamos a ver algo como en el siguiente gráfico.

curva de proyectos

Cierre del proyecto

Esta etapa del proyecto consisten en cerrar formalmente el proyecto solicitando al cliente (interno o externo) que de aprobación final y se pueda proceder firmar el fin del proyecto.

Es importante que el proyecto nos deje una enseñanza para el futuro por lo que en esta etapa se deberá:

  • Realizar un backup: Para el caso en que necesitemos algo a futuro.
  • Difinir aprendizajes: Definir que es lo que se hizo bien o mal, para considerarlo en futuros proyectos.

Las fases previamente explicadas, corresponden a la metodología de proyectos del instituto global de proyectos llamado PMI.

Te recomendamos que si gustas conocer más sobre las fases, ingreses en su sitio web del Project Management Institute

Planilla de Monitoreo de Fases y Etapas

Cuando escribiamos este articulo nos encontramos con una planilla muy útil para descargar.

Esta planilla te va a servir para ordenar el proyecto en función a sus fases de tu proyecto.

Lo interesante es que la planilla tiene un video explicativo de como funciona el cual puedes encontrar en el siguiente link.

Tips para monitorear las fases

Desde luego que puedes utilizar una planilla excel y armar tu propio control de proyectos.

Sin embargo, si estás realmente interesado en que tu proyecto sea un éxito, hay soluciones ya pre-diseñadas.

Estas soluciones se utilizan online y pueden ser de uso pago o gratuito.

Te preguntarás, ¿Cuál es la ventaja de monitorear las fases en una herramienta online de proyectos?

Bueno, entre otras:

  • La posibilidad de trabajar en equipos en distintas ubicaciones fisicas.
  • Notificaciones de cambios vía correo.
  • Diagramas de proyectos, muy amigables.
  • Posibilidad de actualizar información desde el móvil.
  • Comenzar rápidamente con plantillas ya desarrolladas.

Bién, mientras más te adentres en la administración de proyectos más vas a necesitar una herramienta.

No es necesario que la implementes ahora.

Pero sí te recomiendo que revises algunas de las opciones gratuitas ya que quizás, sea la solución para ayudarte a gestionar las fases o etapas de tu proyecto en un futuro.

Por Mauricio Cacciavillani

Demand Generation for the Software Industry

11 respuestas a «Fases y Etapas de un Proyecto»

Mucha gracias! El hecho de implementar fases es vital para una mejor gestión. ¿Cúal es la fase más importante de todas? La de implementación (es donde la acción ocurre)

Gracias por comentar Francisco! De hecho, eres el primero en comentar! Efectivamente la fase de implementación es muy relevante..En particular yo siempre me he sentido más a gusto con la fase de planificación 🙂 Te mando un saludo y espero te suscribas a nuestro blog.

Francisco, tengo 10 años de experiencia en proyectos y déjame corregirte. Todas las etapas son vitales 🙂 los mayores problemas en los proyectos comienzan cuando se descuida alguna fase en particular.

Es un buen articulo sin embargo, me hubiese gustado conocer más sobre las distintas opciones de software.

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