¿Qué es el Control Integrado de Cambios y Cómo Funciona?

Un proceso productivo no debe modificarse de la noche a la mañana. Es importante gestionar los cambios a través del proceso de Control Integrado de Cambios para que la modificación signifique un avance y no un retroceso.

En proyectos de gran alcance, donde los recursos involucran a muchas personas, aplicar un mal cambio puede ser desastroso para el flujo de trabajo y para la relación entre los miembros del equipo.

Conoce por qué es importante estructurar las modificaciones en una empresa y cómo funciona este proceso.

¿Qué es el control integrado de cambios?

Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlos y gestionarlos.

Estos pasos deben seguir una serie de estructuras recomendadas para que el cambio sea exitoso.

Cualquiera de los interesados en un proyecto puede solicitar cambios, desde el director, hasta un inversor. Estas solicitudes se dan durante el desarrollo del proyecto, no durante su planificación.

Por eso, para no poner en riesgo todo el flujo del proyecto que se ha definido, se aplica el control integrado de cambios, un proceso que busca medir el impacto de modificaciones inesperadas sobre el cronograma, los costos y el alcance del proyecto.

¿Cómo realizar el control integrado de cambios?

Los cambios deben atenerse a un marco de procedimientos para disminuir los posibles riesgos.

Estos son los pasos que el Project Manager (como responsable del proyecto y del control integrado de cambios) debe seguir:

1. Evaluación del impacto

Una vez que el Project Manager u otros interesados han percibido que el proyecto necesita cambios, deberán reunirse las entradas o requisitos del proceso para su evaluación.

Las cinco entradas principales son:

• Los informes de rendimiento: donde se evidencian los indicadores clave de productividad y desempeño.
• El plan de dirección del proyecto: donde se observan las líneas base de medición y si las proyecciones se han cumplido o no a medida que avanza el proyecto.
• Las solicitudes de cambio: deben formularse por escrito, y pueden incluir acciones preventivas o correctivas. Es importante que sean debidamente redactadas para evitar malentendidos.
• Otros documentos del proyecto: aquí se incluyen el informe de riesgos, los activos de la empresa y los requisitos del proyecto, entre otros.
• Factores ambientales de la empresa: aspectos que nos limitarán a pensar cambios que sean acordes a la gestión ambiental actual.

Con estos cinco elementos, es posible realizar una primera evaluación de los cambios.

Si los informes de rendimiento nos indican que el cambio es necesario, se buscará una alternativa que no implique un impacto tan severo. Asimismo, en esta fase se pueden filtrar los cambios que impliquen un impacto inaceptable para el cronograma y los costos.

El plan de dirección del proyecto contiene información fundamental para evaluar qué cambios son factibles y cuáles no. Los elementos clave son:

• Línea de base: un desglose aprobado que se toma como estructura de comparación. Puede entenderse como una hoja de ruta donde se detallan tiempos, costos y lugares. Sirve para ser comparada con la gestión actual.
• El plan de gestión de cambios: resume los pasos que hemos definido durante la planificación, y que tomaremos en cuenta si hace falta implementar modificaciones.

2. Activación del comité de cambios

Un plan de control integrado de cambios supone que las solicitudes sean evaluadas por personas que tengan un juicio técnico y profesional adecuado.

A este grupo de personas se le denomina comité de control de cambios, y su objetivo es revisar, evaluar y aprobar los cambios que ya pasaron por la etapa 1.

El comité debe tener conocimientos:

• Técnicos de la industria y área de aplicación.
• Sobre regulación y legislaciones.
• Legales.
• De gestión de riesgos.

3. Búsqueda de alternativas

Una vez que se haya definido la necesidad de ajustar ciertos elementos del proyecto, se deben evaluar todas las alternativas para solucionar el problema.

De todos los posibles métodos para incorporar los cambios, habrá uno que presente menos riesgos e impacto para el proyecto. Este proceso de selección puede ser llevado a votación o basarse en la decisión autocrática del Project Manager.

Todo depende de la filosofía de la organización.

4. Ajuste del plan de dirección del proyecto y las líneas base

Ya tenemos los cambios aprobados, así que los formalizaremos en documentos llamados: solicitudes de cambio aprobadas.

Ahora, es el momento de integrarlos al cronograma y configurar un nuevo plan de acción del proyecto. Dicho de otra forma: actualizar el plan de dirección para ajustarlo a los resultados del control integrado de cambios.

5. Notificación a los interesados del cambio y su impacto

La ejecución de un cambio debe ser debidamente informada a todos los involucrados en el proyecto.

Muchas veces, una falla en la comunicación debido a malos entendidos, informes confusos y falta de claridad puede provocar que los cambios se apliquen de forma incorrecta, o no lleguen a aplicarse.

Ningún actor debe desestimarse. Los directivos, socios, patrocinadores y, por supuesto, el equipo de trabajo deben ser notificados y estar al tanto de los nuevos procedimientos.

🧠 Clave: Un Software de Gestión de Proyectos profesional, como Basecamp o Asana, cuenta con herramientas de comunicación para equipos de trabajo, como chats, panel de control para usuarios y notificaciones. Esto nos ayudará en el proceso de gestionar un control integrado de cambios más eficiente.

6. Gestionar el proyecto de acuerdo al nuevo plan

El proceso continúa.

Para obtener nuevas entradas de rendimiento, monitorear y evaluar cómo los cambios han influido en el proyecto, será fundamental definir indicadores y apoyarse en un Software de Gestión de Proyectos.

Matriz de control de cambios

Para gestionar el control integrado de cambios en un proyecto, puedes usar una matriz de control de cambios.

Este cuadro nos permite registrar:

• El número de control de cambio asignado para cada solicitud.
• El ID de referencia para la documentación de cada control.
• Quién aprobó el control y cuándo.
• Quién lo llevo a cabo o quien lo está realizando.
• Por quién fue revisado.
• El porcentaje de ejecución del cambio hasta llegar al 100%.
• Los recursos afectados.
• Una descripción breve del control de cambios.

Veamos un ejemplo de control integrado de cambios en la matriz.

Nº y fecha	1 – 3/3/2020
Doc.	«Cambio de aceites»
Aprobado	Por comité
Ejecutado	Sí, al 30%
Revisado	Por comité
Recursos	1. Equipo de mantenimiento 2. Sector de compras
Descripción	Se aplicará un cambio de marca de aceites para lubricación de equipos.

Recapitulando…

Si bien es útil el uso de una matriz de control de cambios como la incluida en el ejemplo anterior, un Software de Gestión de Proyectos será mucho más práctico.

No solo podrás asignar responsables y hacer un seguimiento al progreso, también podrás comunicar y evaluar el rendimiento de cada actividad.

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