驴C贸mo hacer un Cronograma de Actividades?


Un cronograma de actividades es un componente esencial dentro de la planeaci贸n estrat茅gica de un proyecto, pero 驴qu茅 conlleva exactamente?

驴Se trata solo de fijar actividades en el calendario y hacer lo posible por cumplirlas?

En realidad, el dise帽o de un cronograma de actividades de un proyecto requiere de habilidades, t茅cnicas y rasgos intuitivos para 鈥減oner sobre el papel鈥 un modelo funcional que integre recursos, tareas y relaciones interpersonales.

A pesar de que un cronograma de actividades no est谩 escrito en piedra, sino que cambia durante el desarrollo del proyecto, lo ideal es que sea una gu铆a lo m谩s confiable posible del rumbo a seguir.

De este modo, los encargados y miembros del proyecto podr谩n basarse en el cronograma para predecir y abordar factores que amenacen la productividad.

Objetivos de un cronograma de actividades

En la administraci贸n de proyectos, un cronograma de actividades es el faro que evita que los barcos se alejen de la costa.

  • Proveer una representaci贸n detallada de c贸mo debe avanzar el proyecto para alcanzar el resultado deseado.
  • Ayudar a gestionar las expectativas de los stakeholders.
  • Medir el rendimiento.
  • Establecer m谩rgenes de tiempo y actividades requeridas.
  • Destinar y movilizar los recursos adecuados para hacer el trabajo m谩s eficiente.
  • Detectar riesgos o problemas a tiempo.

M茅todos para elaborar un cronograma de actividades

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Hay tres sistemas que normalmente se utilizan en el dise帽o de un cronograma:

  • El Camino Cr铆tico (CPM). Nos ayuda a determinar la duraci贸n total m铆nima de un proyecto y la fecha de finalizaci贸n m谩s temprana posible, as铆 como el grado de flexibilidad que podemos permitirnos en el cronograma. La desventaja es que el CPM original no permite ubicar en la l铆nea de tiempo muchos de los elementos b谩sicos de un proyecto (recursos, restricciones, dependencias externas, actividades prioritarias, etc.).
  • El Diagrama de Precedencia (PDM). Permite situar actividades en nodos y, a su vez, relacionar estos con informaci贸n sobre costos, recursos, restricciones, duraci贸n, etc. As铆, el PDM facilita visualizar r谩pidamente la relaci贸n entre actividades, agilizando la organizaci贸n del flujo de trabajo del proyecto.
  • La Cadena Cr铆tica (CCM). Considera la disponibilidad de recursos y los efectos de su asignaci贸n. Principalmente, el objetivo es evitar que el proyecto se quede sin 鈥渕ateria prima鈥.

Ejemplos de cronogramas de actividades

Ahora conozcamos un ejemplo de cada uno de los m茅todos para hacer un cronograma de actividades.

Ejemplo de El Camino Cr铆tico (CPM)

Este cronograma de actividades surge para optimizar los tiempos de ejecuci贸n de un proyecto y decidir cu谩les es la ruta m谩s r谩pida para concretar un objetivo. Para hacer este tipo de cronograma de actividades, es necesario conocer cu谩nto esfuerzo lleva cada actividad. Los pasos a seguir para crear un CPM son:

  1. Definir cu谩les son las actividades a desarrollar.
  2. Definir las dependencias (secuencia de la actividad).
  3. Dibujar el diagrama de red.
  4. Calcular el tiempo de finalizaci贸n de la actividad.
  5. Identificar la ruta cr铆tica.
  6. Actualizar el diagrama de la ruta cr铆tica. 

Se divide el proyecto en varias tareas de trabajo, y luego se calcula la duraci贸n del proyecto en funci贸n de las duraciones estimadas para cada tarea. Las letras representan las etapas y cada n煤mero representa el tiempo para alcanzar dicha etapa.

Ejemplo de Diagrama de Precedencia (PDM)

El Diagrama de Precedencia permite ver las fases que se llevan a cabo de manera m煤ltiple en el proyecto. Estas fases se colocan en la misma columna. Se visualiza de forma clara el momento donde inicia y finaliza cada una.

Ejemplos de Cadena Cr铆tica (CCM)

La cadena cr铆tica se enfoca en conocer si los recursos disponibles estar谩n realmente disponibles durante el proceso. Tiene vinculaci贸n con el cronograma de actividades del camino cr铆tico.

Se busca identificar los momentos e imprevisto del proyecto que podr铆an consumir m谩s recursos, y de esta forma se podr铆a reordenar las actividades.

Este cronograma de actividades permite conocer qu茅 actividades requieren m谩s recursos.

T茅cnicas de planificaci贸n

No deben confundirse los m茅todos con las t茅cnicas. Para ejercer una t茅cnica de planificaci贸n, primero es necesario haber elegido un m茅todo, cuya importancia es similar al uso de metodolog铆as en un proyecto.

Luego, un grupo de t茅cnicas puede aplicarse a un m茅todo para el dise帽o de un cronograma de actividades.

Las t茅cnicas m谩s comunes cuando se trata de planeaci贸n de tareas son:

  • Diagrama de PERT. T茅cnica de planificaci贸n basada en establecer c贸mo un grupo de tareas se relacionan entre s铆.
  • Simulaci贸n Monte Carlo. Trabaja con la incertidumbre y los riesgos para proyectar un posible escenario optimista o pesimista de las actividades que deben realizarse (una mayor incertidumbre puede prolongar el tiempo de duraci贸n en la simulaci贸n, por ejemplo).

Software para cronograma de actividades

Una herramienta para crear cronogramas de actividades debe incluir:

  • Elecci贸n de fechas de inicio y fin
  • Interrelaci贸n e interdependencia de tareas
  • Asignaci贸n de recursos
  • Priorizaci贸n de actividades
  • Consideraci贸n de restricciones
  • Proyecci贸n o simulaci贸n de resultados
  • An谩lisis del impacto potencial de cambios en el cronograma
  • Ajuste de fechas

Los Software para Gesti贸n de Proyectos ofrecen las caracter铆sticas que necesitas para dise帽ar un cronograma de actividades, como plantillas personalizadas para que no tengas que hacer el trabajo desde cero.


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