¿Cómo hacer un Cronograma de Actividades?

Un cronograma de actividades es un componente esencial dentro de la planeación estratégica de un proyecto, pero ¿qué conlleva exactamente?

¿Se trata solo de fijar actividades en el calendario y hacer lo posible por cumplirlas?

En realidad, el diseño de un cronograma de actividades de un proyecto requiere de habilidades, técnicas y rasgos intuitivos para “poner sobre el papel” un modelo funcional que integre recursos, tareas y relaciones interpersonales.

A pesar de que un cronograma de actividades no está escrito en piedra, sino que cambia durante el desarrollo del proyecto, lo ideal es que sea una guía lo más confiable posible del rumbo a seguir.

De este modo, los encargados y miembros del proyecto podrán basarse en el cronograma para predecir y abordar factores que amenacen la productividad.

Objetivos de un cronograma de actividades

En la administración de proyectos, un cronograma de actividades es el faro que evita que los barcos se alejen de la costa.

• Proveer una representación detallada de cómo debe avanzar el proyecto para alcanzar el resultado deseado.
• Ayudar a gestionar las expectativas de los stakeholders.
• Medir el rendimiento.
• Establecer márgenes de tiempo y actividades requeridas.
• Destinar y movilizar los recursos adecuados para hacer el trabajo más eficiente.
• Detectar riesgos o problemas a tiempo.

Métodos para elaborar un cronograma de actividades

Hay tres sistemas que normalmente se utilizan en el diseño de un cronograma:

• El Camino Crítico (CPM). Nos ayuda a determinar la duración total mínima de un proyecto y la fecha de finalización más temprana posible, así como el grado de flexibilidad que podemos permitirnos en el cronograma. La desventaja es que el CPM original no permite ubicar en la línea de tiempo muchos de los elementos básicos de un proyecto (recursos, restricciones, dependencias externas, actividades prioritarias, etc.).
• El Diagrama de Precedencia (PDM). Permite situar actividades en nodos y, a su vez, relacionar estos con información sobre costos, recursos, restricciones, duración, etc. Así, el PDM facilita visualizar rápidamente la relación entre actividades, agilizando la organización del flujo de trabajo del proyecto.
• La Cadena Crítica (CCM). Considera la disponibilidad de recursos y los efectos de su asignación. Principalmente, el objetivo es evitar que el proyecto se quede sin “materia prima”.

Ejemplos de cronogramas de actividades

Ahora conozcamos un ejemplo de cada uno de los métodos para hacer un cronograma de actividades.

Ejemplo de El Camino Crítico (CPM)

Este cronograma de actividades surge para optimizar los tiempos de ejecución de un proyecto y decidir cuáles es la ruta más rápida para concretar un objetivo. Para hacer este tipo de cronograma de actividades, es necesario conocer cuánto esfuerzo lleva cada actividad. Los pasos a seguir para crear un CPM son:

1. Definir cuáles son las actividades a desarrollar.
2. Definir las dependencias (secuencia de la actividad).
3. Dibujar el diagrama de red.
4. Calcular el tiempo de finalización de la actividad.
5. Identificar la ruta crítica.
6. Actualizar el diagrama de la ruta crítica. 

Se divide el proyecto en varias tareas de trabajo, y luego se calcula la duración del proyecto en función de las duraciones estimadas para cada tarea. Las letras representan las etapas y cada número representa el tiempo para alcanzar dicha etapa.

Ejemplo de Diagrama de Precedencia (PDM)

El Diagrama de Precedencia permite ver las fases que se llevan a cabo de manera múltiple en el proyecto. Estas fases se colocan en la misma columna. Se visualiza de forma clara el momento donde inicia y finaliza cada una.

Ejemplos de Cadena Crítica (CCM)

La cadena crítica se enfoca en conocer si los recursos disponibles estarán realmente disponibles durante el proceso. Tiene vinculación con el cronograma de actividades del camino crítico.

Se busca identificar los momentos e imprevisto del proyecto que podrían consumir más recursos, y de esta forma se podría reordenar las actividades.

Técnicas de planificación

No deben confundirse los métodos con las técnicas. Para ejercer una técnica de planificación, primero es necesario haber elegido un método, cuya importancia es similar al uso de metodologías en un proyecto.

Luego, un grupo de técnicas puede aplicarse a un método para el diseño de un cronograma de actividades.

Las técnicas más comunes cuando se trata de planeación de tareas son:

• Diagrama de PERT. Técnica de planificación basada en establecer cómo un grupo de tareas se relacionan entre sí.
• Simulación Monte Carlo. Trabaja con la incertidumbre y los riesgos para proyectar un posible escenario optimista o pesimista de las actividades que deben realizarse (una mayor incertidumbre puede prolongar el tiempo de duración en la simulación, por ejemplo).

Software para cronograma de actividades

Una herramienta para crear cronogramas de actividades debe incluir:

• Elección de fechas de inicio y fin
• Interrelación e interdependencia de tareas
• Asignación de recursos
• Priorización de actividades
• Consideración de restricciones
• Proyección o simulación de resultados
• Análisis del impacto potencial de cambios en el cronograma
• Ajuste de fechas

Los Software para Gestión de Proyectos ofrecen las características que necesitas para diseñar un cronograma de actividades, como plantillas personalizadas para que no tengas que hacer el trabajo desde cero.