Fundamentos de Administración de Proyectos

¿Cuáles son los fundamentos de la administración de proyectos? ¿Hace una diferencia conocerlos?

Para cumplir objetivos, primero hay que estudiar el camino. En este artículo, conocerás los fundamentos de la administración de proyectos para tener una base sólida al momento de emprender una intervención.

¿Cuáles son los fundamentos de la administración de proyectos?

Basándonos en la terminología que el PMI menciona en su base de conocimientos, los fundamentos de la administración de proyectos que debes conocer son:

1. Tiempo

¡Tic tac!

Tu mejor jefe es el reloj.

Todo proyecto tiene un principio y un final, un plazo a cumplir.

Cumplir o no con los tiempos de entrega es una forma de evaluar la efectividad de todo un equipo y la eficiencia del flujo de trabajo.

2. Objetivos específicos

Todo proyecto apunta a un resultado que esperamos obtener.

Si has planificado bien, tu resultado final se acercará o será igual a lo que esperabas.

Los objetivos de un proyecto pueden ser de cualquier naturaleza: una aeronave, una batidora, un hotel, la implementación de un software, el desarrollo de un sistema de gestión de la calidad, etc.

3. Alcance

Si bien todos los proyectos son importantes, algunos pueden ser decisivos.

El alcance es la importancia relativa del proyecto. Tiene que ver con la magnitud del objetivo.

Si se trata, por ejemplo, de un proyecto que incide de algún modo en todos los departamentos de la empresa, está claro que su alcance es alto. 

El alcance definirá también el tiempo y los costos. 

4. Costos

¿Se puede construir un edificio con frutas y verduras?

Claro que no.

Por esto, la estimación de costos en uno de los fundamentos de administración de proyectos más importantes.

Aquí es cuando muchos proyectos terminan antes de comenzar.

Analizar los costos de una implementación puede ser un baldazo de agua fría, pero también puede acercarte a objetivos más realistas.

Un buen análisis de costos te ayudará a determinar el tiempo y los recursos necesarios para tener éxito.

Considera el presupuesto disponible como un fundamento clave en la gestión de proyectos.

Un capital holgado te dará la posibilidad de acortar el tiempo necesario para completar el desarrollo de un producto.

5. Recursos

Los recursos en la gestión de proyectos se dividen en:

• Bienes físicos: instalaciones, oficinas, almacenes, terrenos, centros de distribución, maquinaria, equipos y herramientas.
• Conocimiento (know how): cómo estamos organizados como empresa, cómo realizamos nuestros procedimientos y el flujo de trabajo.
• Humanos: es la capacidad y experiencia de nuestro equipo.
• Relaciones y contactos: proveedores, distribuidores, socios, colaboradores y clientes.
• Financieros: capital financiero de la empresa, fondos bancarios, dinero en efectivo y aquel proveniente de operaciones.

6. Procesos

Un plan bien administrado sigue cinco fases:

• Inicio: se trata de formular los objetivos, teniendo claras las necesidades identificadas previamente y que impulsan el proyecto.  

• Planificación: es conveniente disponer de dos planes, uno de ejecución –con todas las actividades a realizar en un tiempo y lugar concreto, y con el equipo encargado de hacerlo– y el segundo –llamado plan de control– con la descripción de los métodos e indicadores involucrados, y quién será el encargado.

• Ejecución: has puesto en marcha el proyecto. Al principio todo puede ir bien, pero debes atender a los indicadores y a las fechas por si hace falta aplicar un cambio de timón.
  
• Control: esta fase debe aplicarse sin perder de vista el objetivo, conociendo los riesgos y los procesos para corregir errores. No controles de forma muy autoritaria, considera que un grupo humano puede cometer errores.

• Cierre: es el momento de comparar lo hecho con lo proyectado, analizar qué salió mal y qué puede mejorarse. Puedes evaluar qué fundamentos de la administración de proyectos no pusiste en práctica, por ejemplo.

7. Riesgos

No creas que estás exento de ellos. Son parte de cualquier proyecto y a veces no son tan malos como parece.

Los riesgos pueden ser de dos tipos: a) Contemplados, para anticiparse a ellos; o b) Inesperados. 

Un buen plan de manejo de riesgos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.

8. Entorno

Tener una idea del contexto en el que vas a desarrollar tu proyecto te permitirá gestionar mejor los recursos.

Si vas a realizar la prueba piloto de una aeronave, por ejemplo, debes conocer el clima del lugar. No querrás que te sorprenda una tormenta. 

9. Liderazgo

Sin duda, administrar un proyecto requiere capacidad de dirección.

Un buen líder inspira a otros a hacer y aprender más.

Deberás mantener la calma en los momentos decisivos y tomar las riendas en los buenos y malos momentos. 

10. Comunicación

Este es uno de los fundamentos de la administración de proyectos que más influye en el resultado final.

Asegúrate de seleccionar una plataforma de comunicación que todo el equipo pueda manejar, tanto tus compañeros / empleados como tus clientes.

Asimismo, promover que todo el equipo se familiarice con la terminología de la gestión de proyectos puede ser muy beneficioso para la empresa.

Conclusión

Hemos listado los fundamentos de la gestión de proyectos más importantes para que te luzcas como administrador, director o gerente.

Pon en práctica estos conocimientos y no dejes de contarnos en los comentarios el tipo de proyecto en el que estás trabajando actualmente, así como tus objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Mantiene siempre despierta la curiosidad y las ganas de aprender, la gestión de proyectos es compleja pero no imposible.