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Gestión del Tiempo | Beneficios y Técnicas

Si has decido comenzar un proyecto, es porque estás dispuesto a invertir lo más valiso que tienes: el tiempo. Con esta premisa, sin duda querrás aprovechar cada minuto y para eso tendrás que aprender a ejecutar exitosamente la gestión del tiempo.

En este artículo aprenderás las claves para administrar de forma exitosa tu mayor recurso. También conocerás los pasos y herramientas necesarias para programar tu proyecto.

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Beneficios de la gestión del tiempo

La gestión del tiempo en un proyecto es uno de los pilares del éxito.

Es importante que la organización cuente con una estructura ordenada, y que tenga conocimiento de la duración predeterminada de las tareas estandarizadas. No obstante, esto no será suficiente si los directivos no han integrado la gestión del tiempo como filosofía de trabajo.

Cuando estas dos condiciones se den:

  • Una estructura organizada a favor de optimizar el tiempo.
  • Y la capacidad de los profesionales involucrados para organizarse mejor.

Las ventajas para la empresa permitirán aumentar la productividad general. Algunos de los beneficios particulares son:

  • La realización del proyecto con un coste mínimo.
  • Optimizar los recursos consumidos.
  • Definir mejor el presupuesto.
  • Incorporar conocimientos, información y estadísticas de las actividades y sus costos generales.
  • Definir las fechas límite para cumplir tareas y avanzar con otras.
  • Enfocar los esfuerzos en las tareas prioritarias sin agotar a los miembros del equipo.

Pasos para administrar el tiempo en un proyecto

La mejor forma de administrar el tiempo en un proyecto es conocer, analizar y desglosar las actividades que debemos cumplir para llegar a las metas propuestas.

Este sería el paso fundamental, ya que si desconocemos las actividades que requiere nuestro proyecto, difícilmente podremos proyectar un cronograma viable.

Veamos en qué consisten las etapas del plan de gestión del tiempo:

  1. Estudiar las fases y actividades necesarias para alcanzar las metas: se trata de realizar un diagnóstico, buscando información, entrevistas, artículos y revisando el historial de la empresa o la competencia. Esta información nos ayuda a definir cuáles son las actividades necesarias para completar el trabajo.

  2. Descomponer los trabajos del Proyecto: una vez que sepamos cuáles son los pasos, tendremos que descomponerlos para estimarlos y calendarizarlos.

    Cuanto más pequeños sean estos trabajos, será más fácil estimar su duración. Ahora bien, si ya hemos desarrollado proyectos parecidos, se puede recurrir a su historial y comparar estos trabajos con los de nuestro proyecto actual.

  3. Estimar la duración de las actividades del Proyecto: es el momento de establecer la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada tarea. Para realizar estas estimaciones, tendrás que considerar los lapsos que requerirá conseguir los recursos necesarios.

  4. Secuenciar las actividades del Proyecto en un cronograma: ya sabes cuáles son las actividades necesarias y su duración; ahora, debes determinar su orden. Muchas de las actividades podrán realizarse en paralelo, mientras que otras requerirán que otras hayan finalizado previamente.

    El Cronograma del Proyecto puede ser graficado en diagramas de barras, diagramas de hitos, diagramas de red, etc. Es el Project Manager quién debe determinar la mejor técnica, sin embargo, deberá optar por un Software de Gestión de Proyectos en cualquier caso.

5. Definir indicadores de control: antes del inicio formal de las actividades, es importante definir los termómetros que nos dirán qué tanto nos estamos ajustando al cronograma predeterminado. Según los resultados que vayamos obteniendo, podremos ajustar las tareas.

Los indicadores nos ayudarán a determinar si vamos bien o si no lograremos cumplir los plazos. Con esto presente, reorganizar el cronograma para ganar recursos será más fácil.

6. Planificar programas de respuesta a riesgos: contempla los riesgos asociados al proyecto. De presentarse una contingencia, el Project Manager debe contemplar planes de crisis para poder reajustar el cronograma.

Con estos elementos definidos, podemos dar marcha al proyecto.

7. Recalcular los tiempos del proyecto:  durante la ejecución del proyecto, y según los indicadores que iremos obteniendo, será momento de monitorear y recalcular, periódicamente, la estimación del tiempo.

El seguimiento y control del estado de las actividades del proyecto sirve para actualizar el avance del proyecto y gestionar cambios que permitan ajustar lo que planificamos.

Con las primeras impresiones e informes de monitoreo podemos adelantarnos a los sucesos y analizar pronósticos.

Estrategias para adminsitrar el tiempo de un proyecto

  • Poner límites 

Los objetivos que nos planteemos deben ser accesibles y graduales. Poner objetivos demasiado lejanos puede desanimar a los miembros del equipo. Es importante limitar los alcances.

  • Definir el tiempo de cada tarea

Es muy importante establecer plazos razonables, realistas, medibles y pactados con el equipo del proyecto y el cliente. Recibir el feedback de los miembros del equipo te permitirá conocer mejor las exigencias que puedes pedir, y los recursos que debes asignar a cada fase del proyecto.

  • Limitar interrupciones

Contemplar lapsos de descanso, recreos y momentos de relax es muy productivo para el flujo de todo el proyecto.

Desconectarse unos minutos poniendo el teléfono en modo reunión y cerrando el e-mail renovará tus energías y creatividad. El estado de ánimo con el que realizamos nuestras actividades es de vital importancia para ser productivos.

La sobrecarga laboral tiene sus riesgos y causa que el trabajo se vaya posponiendo cada día hasta llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.

  • Si tienes dudas: deja tiempo de sobra

Los imprevistos siempre ocurren, por lo tanto, dejar un margen de tiempo a favor es siempre la mejor opción para no ser sorprendido por los obstáculos.

Herramientas de gestión del tiempo

Para poder disfrutar de los beneficios de gestionar el tiempo en tu proyecto, es importante contar con las herramientas adecuadas.

Hoy son muchas las opciones de Software de Gestión Ágil que cuentan con funciones para realizar cronogramas, gestionar equipos de trabajar, asignar tareas con fechas límites, notificar de cambios y realizar seguimiento a las tareas, entre otras soluciones.

Estos programas profesionales se adaptan a estilos de proyecto distintos, por ejemplo: trabajos personales y gestiones organizacionales. Revisa opciones gratuitas y de pago en ComparaSoftware.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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