Conceptos de Administración de Proyectos: Diccionario

¡Buenas noticias!

Tu jefe decidió integrarte al nuevo equipo de trabajo. Estás motivado y dispuesto a trabajar… pero, en la primera reunión, entras en pánico.

Tus compañeros manejan muy bien los conceptos de administración de proyectos, y tú no entiendes nada. 

¿Te ha pasado?

No te preocupes, vamos a ayudarte.

En este artículo, te compartimos las 15 definiciones de gestión de proyectos que debes conocer para impresionar a tu equipo.

Conceptos básicos

Estas son las nociones básicas de la administración de proyectos que el Project Management Institute (PMI) considera indispensables en su Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).

• Proyecto: es una sucesión de actividades con un principio y un fin, y con objetivos específicos limitados por: el tiempo, los recursos y los resultados esperados.
  
  Tomaremos como ejemplo una empresa de transporte de camiones. El proyecto nuevo sería la apertura, en un plazo de 6 meses, de una nueva ruta de envío.

• Programa: instancia superior que agrupa proyectos y los relaciona.
  
  El programa para llevar a nuestra empresa a competir entre las 5 mejores de la región. Para lograrlo, tendremos que ejecutar muchas actividades y subproyectos. 

• Portafolio: concepto de administración que agrupa múltiples operaciones gestionadas para alcanzar objetivos pautados.
  
  Las operaciones pueden estar o no interrelacionadas, pero dependen de un mismo ejecutivo y siguen la misma línea.
  
  El gerente de nuestra compañía de logística en la región manejaría portafolios y, a su vez, programas con proyectos específicos. 

• Gestión de proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los objetivos de un proyecto.
  
  Es decir, la administración de todos los recursos disponibles.
  
  Una buena gestión necesita seguir pasos precisos para lograr el resultado deseado.

• Plan de gestión: es el documento que describe las fases de un proyecto: cómo se ejecutará, supervisará, controlará y dará cierre a la intervención. Aquí detallamos cada actividad en un tiempo y contexto específico.

• Presupuesto del proyecto: la suma de los costos estimados de las tareas contempladas en el trabajo, se incluyen la reserva de contingencia y la reserva de gestión.
  
  En nuestro proyecto de una nueva ruta para el transporte de cargas, contemplaríamos: combustible, gastos de sueldos, gestiones legales, pago de tasas, vehículos y reservas.

• Reserva de contingencia: son los recursos asignados en el presupuesto para riesgos conocidos. Es decir, riegos que están previstos.
  
  Un ejemplo de este concepto en la administración del proyecto, incluiría los costos de: la rotura de un neumático, una demora en la ruta o un problema climático. 

• Reserva de gestión: se trata de los recursos asignados a riesgos que no han sido contemplados.
  
  Por ejemplo, si nuestra carga es confiscada por una aduana, porque modificaron las reglamentaciones sin previo aviso, tendremos que recurrir a gastos de gestión.

• Línea de base: es un desglose aprobado para una actividad del proyecto. Se toma como estructura de comparación para cuando se ejecute la actividad.
  
  Siguiendo con nuestro ejemplo, podría ser la hoja de ruta, con tiempos y lugares de carga. Esa hoja de ruta servirá para ser comparada con el viaje real.

• Plan de gestión de recursos: es la parte del plan de gestión que describe cómo se adquieren, asignan, supervisan y controlan los recursos del proyecto.
  
  En nuestro ejemplo, podrían ser los detalles y desglose del estado de nuestros camiones, la adquisición, quiénes los manejarán, cómo será su mantenimiento, etc.

• Riesgo: este concepto refiere un evento incierto que, si ocurre, tendrá un efecto positivo o negativo en uno o más objetivos del proyecto.
  
  Los riesgos pueden ser de dos tipos: a) Contemplados para anticiparse a ellos o b) Inesperados.
  
  En nuestro ejemplo de un proyecto de transporte de cargas, un riesgo contemplado sería un problema de motor en el camión.
  
  Un riesgo inesperado sería el caso de la confiscación de la carga por un abrupto cambio de legislación. Un buen plan de manejo de riesgos es fundamental para el éxito del proyecto.

• Amenaza: tipo de riesgo que tendría un efecto negativo en los objetivos del proyecto.
  
  Por ejemplo: si una de nuestras cargas sufriera demoras por un corte en la ruta.

• Oportunidad: riesgo que tendría un efecto positivo en uno o más objetivos del proyecto.
  
  En la empresa de transporte que usamos como ejemplo, podría ser una baja en el precio del petróleo, lo que implicaría menos costos en combustible.

• Riesgo interno: eventos inciertos que surgen por decisiones internas de la empresa.
  
  En nuestro caso de un proyecto de transporte de cargas, un riesgo interno sería el cambio en el suministro de camiones (marca, modelo, características).

• Riesgo externo: eventos inciertos que no surgen por decisiones de la empresa.
  
  En nuestro negocio de logística, un riesgo externo son los cambios climáticos, como un temporal en la ruta que pudiese demorar el cumplimiento de los horarios de llegada.

Conclusiones

En este artículo, listamos algunos de los conceptos de administración de proyectos más utilizados.

El uso de un lenguaje estandarizado hará que la comunicación entre los miembros de un equipo sea mucho mejor.

¿Conocías ya la terminología de nuestro glosario?

De no ser así, es momento de familiarizarte. Seguro te salvará la vida en cualquier momento.