Elementos de la administración de proyectos que resultan imprescindibles para el éxito empresarial

Elementos de la administración de proyectos… Saber manejarlos acertadamente resulta clave para cualquier organización que se disponga a alcanzar sus metas. Por supuesto, lograr esto pasa por entender al dedillo de qué se tratan aspectos como: el plan de calidad de un proyecto, el plan de ejecución de un proyecto y el plan de riesgo de un proyecto.

Sumado a lo antes mencionado, también resulta esencial prever los criterios de éxito de un proyecto para no fallar o no sucumbir ante las dificultades.

Claro está que, a la par, la tecnología juega un papel importante en este caso. Así que al abordar este tema es preciso dar espacio a la revisión del tema del software de gestión de proyectos, como herramienta de apalancamiento en el cumplimento de los objetivos de cada uno de los proceso.

De esto y más hablaremos en el presente artículo, que ha sido realizado para ti, que te informas continuamente para elevar el nivel de la calidad en la gestión de tu empresa.

Sin hacer más adelantos, ¡te invitamos a seguir leyendo!

¿Cuáles son los elementos de la administración de proyectos?

Gestión de proyectos

Manejar el trabajo de manera eficiente, mientras se hace frente a los imprevistos internos y eternos, entre otras complejidades, ha hecho que las empresas consideren aplicar en su gestión elementos de la administración de proyectos.

Ahora bien, ¿de qué se trata todo esto? Pues, podría decirse que esos elementos en conjunto conforman una metodología puesta en marcha para lograr objetivos, en un tiempo estimado y de la manera más acertada posible.

Específicamente, los elementos de la administración de proyectos constituyen un método para organizar y planificar el trabajo con eficiencia. Esto implica conseguir las metas de forma productiva, sin desperdicio de costos ni tiempo. También significa control, orden y evaluación constante de resultados.

Los elementos de la administración de proyectos entran en acción a lo largo de tres etapas: planeación y control, integración de los procesos y alcance de metas. Estos elementos a su vez pueden ser de dos tipos: medulares y facilitadores.

Concretamente, los elementos de la administración de proyectos de tipo medular son: alcance, tiempo, costos y calidad. Mientras que los facilitadores son: el recurso humano, la comunicación, el riesgo y la posibilidad de adquisición de los recursos materiales necesarios.

Algunos expertos prefieren clasificar los elementos de la administración de proyectos en torno a tres etapas diferentes y tan válidas como las antes mencionadas: realización del trabajo, monitoreo y control del avance y, finalmente, el control de cambios o de retrasos e impedimentos.

En este otro caso, los elementos de la administración de proyectos se entienden como:

  • Humano: negociación, comunicación, motivación, liderazgo y trabajo en equipo.
  • Organización: autoridad y responsabilidad.
  • Técnicas y metodología: modelación costeo y programación.
  • Cultura: valores, actitudes, creencias y tradiciones.
  • Planeación: objetivos, metas y estrategias.
  • Información: desempeño, dinero y tiempo.
  • Control: estándares, sensores, comparativos y acciones.

¿Qué es y cómo hacer el plan de calidad de un proyecto?

Gestión de proyectos

Un plan de calidad de un proyecto corresponde a un documento en el que se detalle explícitamente las pautas que definen los atributos y propiedades que definen a los procesos y las características del producto final.

Es una guía necesaria para que el proyecto se realice con éxito. En función de esto, el equipo humano debe tener el conocimiento requerido, para aplicar y garantizar el cumplimiento de este conjunto de requisitos y procedimientos.

¿Cómo se hace el plan de calidad de un proyecto? Al tener claros los objetivos y criterios correspondientes al mismo, se deben planificar las acciones que se tomarán para garantizar que todo se efectúe con precisión. Esta es la esencia del plan de calidad del proyecto.

Específicamente, el plan de calidad de un proyecto se diseña de acuerdo a dos tipos de estrategias:

  • Calidad preventiva.Define los pasos dirigidos a evitar los problemas de calidad. Debe considerarse la detección de causas de dichos inconvenientes en los aspectos organizativos y técnicos.
  • Control de la calidad. Corresponde a los pasos enfocados a comprobar la calidad de lo que será el producto final. Abarca auditorias, ensayos y los controles de calidad.

Al partir de estas dos estrategias, se deben considerar costo de acciones preventivas, controles de calidad, ejecución del entregable y consecuencias de un fallo de calidad.

De igual forma, esas dos estrategias definen si se actúa preventiva o reactivamente. Todo dependerá de los costos y los riesgos de efectuar o no estas acciones.

Las acciones que conforman el plan de calidad del proyecto se organizan en un cronograma. A la par, se les asignan aspectos como recursos humanos, materiales y monetarios.

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Elementos a considerar en el plan de ejecución de un proyecto

Gestión de proyectos

El plan de ejecución de un proyecto expone la secuencia de actividades, la asignación de los responsables a quien corresponda, así como la estimación de tiempos, costos, materiales, insumos, etc.

Igualmente, el plan de ejecución de un proyecto funciona como una herramienta de comunicación para todos los involucrados. Es decir, no sólo sirve para organizar y planificar, también funciona como medio para transmitir la información a los demás. Por eso, debe ser claro y preciso.

Del mismo modo, el plan de ejecución de un proyecto debe: estar orientado a la estrategia de la empresa, seguir una metodología determinada, definir los objetivos y sub-tareas, prever los contratiempos, visualizar los distintos escenarios, ser flexible, permitir cambios y ser realista.

Asimismo, el plan de ejecución de un proyecto puede realizarse partiendo de los siguientes pasos:

  1. Identificar el objetivo principal que motiva el proyecto.
  2. Analizar el entorno en el que están insertos la empresa y el proyecto.
  3. Planificar las actividades del proyecto.
  4. Crear un cronograma para estas actividades.
  5. Designar a los líderes del equipo humano involucrado en el proyecto.
  6. Detectar las acciones críticas.
  7. Especificar las tareas de cada departamento de la empresa involucrado en el proyecto.
  8. Asignar responsabilidades específicas.
  9. Definir cómo será el seguimiento y control del proceso en sus distintas etapas y los entregables.

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Importancia del plan de gestión de riesgos de un proyecto dentro del proceso de planificación

Gestión de proyectos

El plan de gestión del riesgo de un proyecto es un programa de actividades que pretende dar a conocer y poner en práctica, estrategias, conceptos y metodologías para poder reducir fallas e inconvenientes, internos y externos, a la organización. Su intención es poder responder a estos factores o situaciones y salir airosos.

Todo plan de gestión del riesgo de un proyecto debe ser capaz de identificar, analizar, responder monitorizar y planificar errores y obstáculos.

Los riesgos deben identificarse desde el momento que se comienza a hacer la planificación del proyecto. La idea es planificar acciones de respuesta o elementos de control, ante esos posibles conflictos. Por eso, un plan de gestión del riesgo de un proyecto debe poder brindar luces sobre:

  • Los posibles inconvenientes.
  • Las acciones a seguir frente a los riesgos.
  • El análisis cualitativo de los riesgos.
  • El análisis cuantitativo de los riesgos.

Debes considerar que los riesgos:

  • Pueden estar interrelacionados.
  • Comúnmente afectan distintas áreas del proyecto al mismo tiempo.
  • Exigen trabajo en equipo.
  • Pueden generar otros riesgos, si no se enfrentan a tiempo.
  • Son capaces de mutar a lo largo del proceso. Se hacen más fuertes o se debilitan.

Para desarrollar un plan de gestión del riesgo de un proyecto debes:

  • Definir el alcance del plan.
  • Recopilar información sobre posibles riegos en torno al proyecto.
  • Identificar con precisión los riesgos.
  • Asignar una probabilidad para cada riesgo.
  • Valorar el impacto de cada riesgo.
  • Ordenar los riesgos de acuerdo a la evaluación previa.
  • Planificar estrategias de respuesta para cada riesgo.
  • Analizar la eficacia de las estrategias.
  • Calcular el riesgo secundario en cada caso.
  • Supervisar continuamente los riesgos.

Criterios de éxito de un proyecto: factores fundamentales a considerar

Gestión de proyectos

Cuando una organización enfoca esfuerzos en conseguir un objetivo necesita entender que se trata de una inversión, en diferentes aspectos, que debe tener retorno. Por eso, la prioridad debe ser que esa meta se consiga. Es en este punto que resulta pertinente hablar de criterios de éxito de un proyecto.

Los criterios de éxito de un proyecto son un grupo de factores claves que deben cuidarse desde el mismo momento que la idea de alcanzar un objetivo comienza a gestarse.

Alguno de los criterios de éxito de un proyecto que no puede pasarse por alto son los siguientes:

  • Planificación efectiva. Los cronogramas son esenciales. En esto cabe también prever las limitaciones, dificultades y riesgos. A la par de los posibles escenarios, también deben considerarse las repuestas.
  • Administración de recursos eficiente. Los humanos, materiales y monetarios, todos son importantes por igual. Por eso, el presupuesto no puede perderse de vista.
  • Líderes a la medida de los retos. Responsables, talentosos y apasionados. Esos son los que se necesitan para motivar al equipo y mantenerlo enfocado.
  • Equipo humano dispuesto y entrenado. Todos deben estar bien preparados. Además, todos deben estar comprometido con las responsabilidades que asumirán.
  • Objetivos claros y constantes en el tiempo. Todos deben estar bien definidos. Esto es lo que garantiza la concordancia del equipo y su eficacia.
  • Experticia como meta. Todos deben convertirse en conocedores de la materia que abordará el proyecto. Así surgen nuevas ideas, soluciones e innovación. Esto exige investigar y no conformarse.
  • Recursos tecnológicos bien seleccionados. Es una herramienta que reduce costos y tiempos, y agiliza procesos. Pero es primordial saber qué se seleccionará. Un error en la adquisición se traduce en pérdidas.

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Beneficios que se adquieren con un software de gestión de proyectos

Gestión de proyectos

Uno de los mayores retos de las empresas en la actualidad es poner en práctica la planeación estratégica. A la par, lo es conseguir alinear los recursos con los objetivos. También, asegurarse una adecuada posición competitiva. En este escenario, el software de gestión de proyectos es un aliado indiscutible.

Algunos software de gestión de proyectos funcionan en base al concepto PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar). Estos son compatibles con los procesos estratégicos MEG (modelo de excelencia de gestión). Por esto, también focalizan a la organización a la obtención de ventajas competitivas. Además, manejan los recursos de cualquier sistema: humanos, tecnológicos, informativos y de calidad, entre otros.

Asimismo, están esos software de gestión de proyectos que permiten el seguimiento simultáneo de más de una estrategia. Esto ayuda a desestimar el desarrollo de las estrategias basadas en condiciones no sostenibles a largo plazo.

Otros software de este tipo gestionan todos los recursos de maneras diferentes e igualmente efectivas. Centralizan la información crucial en una página. Se adaptan a la estructura Agile o Scrum. También aseguran el alcance de los objetivos. Y es que suministran todo tipo de herramientas necesarias para completar el ciclo de vida de ejecución de los proyectos.

Por lo general, gracias a sus recursos de visualización de KPIs o mediante presentaciones, estos software de gestión de proyectos garantizan un mejor entendimiento sobre el manejo de los recursos y el desarrollo e impacto de uno o varios proyectos.

Indudablemente, hacer uso de un software de gestión de proyectos asegura el desarrollo eficiente y rentable. Esto está dado porque hace posible mantener la atención en el desarrollo y alcance de las metas, en lugar de permanecer sumergido en el constante papeleo.

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