¿Cuál es la mejor manera de realizar el proceso de ejecución de un proyecto?

Ejecución de un proyecto es una fase del proceso que no debe tomarse a la ligera. Es fundamental que la organización encuentre la mejor manera para llevarla a cabo. Primeramente, esto implica conocer en detalle sus etapas.

Por supuesto, quienes anhelan materializar la fase de ejecución de una forma más que satisfactoria, también deben saber cómo determinar la probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto.

Vale decir que en todo esto la estimación de tiempos y costos de un proyecto son verdaderamente claves. Y es que marcan la diferencia entre desperdiciar o no recursos.

Saber desarrollar la gestión de costos de un proyecto correctamente garantiza apegarse al presupuesto estimado. Por ende, no desperdiciar ni un centavo.

Asimismo, una gestión del tiempo del proyecto que sea cabal se alinea con la planificación de actividades, lo que a la vez significa evitar incumplir los plazos estimados. Esto también significa salvarse de gastos imprevistos.

En suma, lograr llevar adelante la fase de ejecución de proyecto no es fácil. Afortunadamente, en la actualidad existen herramientas de control y seguimiento de proyectos que resultan ser verdaderos aliados para salir airosos de este reto. Especialmente, los software de gestión de proyectos contribuyen en gran medida a lograr con éxito tareas fundamentales como el control y el seguimiento.

Pensando en todo esto, hemos realizado el presente artículo, que esperamos brinde orientaciones que puedan servirte para llevar a tu equipo de trabajo por el camino del éxito al gestionar un proyecto. Sin más adelantos, ¡te invitamos a seguir leyendo!

Proceso de ejecución de un proyecto: ejecución, control y cierre

Gestión de proyectos

¿De qué se trata la ejecución de un proyecto? Aunque parezca obvio, no lo es. Sí, consiste en materializar cada una de las actividades programadas en la matriz de planificación acordada una vez que se definen los objetivos a realizar. Pero no es lo único a lo que se refiere.

Primeramente, la ejecución de un proyecto es la fase más importante del ciclo de gestión de un objetivo. Significa la puesta en acción del equipo involucrado directa o indirectamente con el proyecto. Es el momento de la verdad.

Asimismo, la ejecución de un proyecto está vinculada con el seguimiento. No existe monitoreo sin la puesta en marcha de acciones. No es posible la realización de actividades con calidad sin supervisión. Igualmente, contempla un cierre que se debe hacer con precisión.

La ejecución de un proyecto representa el correcto manejo de la comunicación para la toma de decisiones y la resolución de problemas. Además, exige tomar las riendas del equipo del proyecto a través de la organización de reuniones. A la par, esto último permite evaluar el desarrollo de las acciones y marcar prioridades. También contribuye a calcular los recursos requeridos para lograr los objetivos en el proceso.

El control significa lograr los objetivos en el tiempo y con la calidad estimada. También es sinónimo de supervisión y medición de resultados, sopesando planificación y cumplimiento real. Consiste en el manejo oportuno de la información para corregir lo necesario. Esto se consigue aplicando métodos de trabajo realizado, medición de rendimiento, hitos de pago, etc.

El cierre marca la culminación de la ejecución de un proyecto. Es la afirmación del cumplimiento de toda la planificación. Consta de un documento que describe la realización de acciones, problemas detectados, metodología aplicada, descripción de la organización, experiencia obtenida y conclusiones.

↪¿Cuáles son las fases de un proyecto? Importancia de las etapas y claves para su desarrollo

Probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto: gráficas y métodos para conseguirlo

Gestión de proyectos

Conocer la probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto pasa por visualizarla con exactitud.

Manejar la probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto puede ser más sencillo, al elegirse la forma correcta de presentar la información. La más usada es el cronograma, resumido o detallado, que comúnmente se presenta como tabla. Pero, existen formatos de gráficos que también pueden aplicarse:

  • Gráficos de barras: o diagramas de Gantt, presentan fechas de inicio y de cierre de las actividades, así como su duración.
  • Gráficos de hitos: señalan el inicio o fin de las entregas y las interfaces externas más importantes.
  • Diagramas de red: muestran la lógica del proyecto y las actividades de su ruta crítica.
  • Diagramas de red en escalas de tiempo: presentan la lógica del proyecto, la duración de las actividades y la información de la programación.

Para gestionar la probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto también se utilizan recursos como:

  • Plan de manejo del alcance: abarca los procesos que garantizan que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo correctamente. Define y controla qué se contempla y qué no en el proyecto.
  • Detalle de soporte: se documenta y organiza en la medida que facilite su uso por otros procesos de administración del proyecto. Incluye las suposiciones y limitaciones identificadas. Su grado de detalle depende del área de aplicación.
  • Control de la programación: permite conducir los factores que crean cambios en la planificación para convertirlos en beneficios. Debe estar ligado con los otros procesos de control.
  • Histograma de recursos: es un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recurso será empleado durante una serie de periodos.

Estimación de tiempos y costos de un proyecto: su relación con el manejo de recursos

Gestión de proyectos

La estimación de tiempos y costos de un proyecto es un asunto que tampoco debe subestimarse. Por un lado, influye en la utilización de los recursos. Por otro, los recursos disponibles determinan también el calendario y el presupuesto. Es decir, existe cierta bidireccionalidad que debe considerarse y armonizarse en el proceso.

Puede decirse que la estimación de tiempos y costos de un proyecto considerando los recursos tiene su ciencia.

Existen ciertas claves para ajustarse al calendario:

  • Hacer una lista detallada de actividades a ejecutarse.
  • Definir los factores que podrían limitar las acciones del equipo del proyecto.
  • Establecer suposiciones con respecto a situaciones que podrían presentarse en el proceso.
  • Determinar la duración de las actividades en función del número y capacidades de los recursos humanos y materiales asignados para efectuarlas.
  • Reunir la información histórica de la duración más probable de las actividades.
  • Contar con la opinión experta de profesionales u organizaciones, ya sean internos o foráneos, con conocimiento o entrenamiento especializado.

Para la estimación de costos se recomienda:

  • Especificar la estructura de la división del trabajo.
  • Definir el requerimiento de recursos para las actividades.
  • Determinar las tasas unitarias para cada recurso para calcular los costos totales.
  • Tener en cuenta que la duración de las actividades tiene impacto en los costos del proyecto.
  • Recurrir a archivos, bases de datos y conocimientos de los miembros del equipo para estimar costos de los recursos necesarios para la ejecución de actividades.

Está visto que en la estimación de tiempos y costos de un proyecto el calendario, el presupuesto y los recursos a los que pueda accederse en pro del objetivo van de la mano por más que se intente llevarlos por separado. Por eso, deben alinearse y valorarse en su justa medida.

Plan de gestión de costos de un proyecto: cálculo, control y diferentes tipos de costos

Gestión de proyectos

Llevar cabalmente la gestión de costos de un proyecto es entender que no es un proceso concluyente en la etapa de planificación. Si bien la idea es apegarse lo más posible al presupuesto acordado, es preciso tener presente que puede experimentar ciertas variaciones, a favor o en contra, en el proceso. La habilidad está en hacer que esos cambios sean mínimos o, mejor aún, beneficiosos para el proyecto y para la organización.

La gestión de costos de un proyecto exige saber estimar el valor aproximado de los recursos financieros necesarios para realizar las actividades planificadas. Esto abarca dos etapas distintas:

  • Desarrollar el presupuesto en la fase de planificación: consiste en establecer y sumar los costos de actividades individuales para determinar un presupuesto inicial formal.
  • Controlar los costos durante la ejecución: significa supervisar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto establecido y gestionar los cambios que sean necesarios.

Asimismo, la correcta gestión de costos de un proyecto también significa conocer la naturaleza de aquello en lo que se deben utilizar los recursos financieros. Existen distintos tipos de costos:

  • Variables: dependientes del volumen de producción.
  • Fijos: no varían con el volumen de producción.
  • Directos: repercutibles directamente en las acciones del proyecto.
  • Indirectos: necesarios para llevar a cabo el proyecto, pero que no repercuten directamente en ninguna actividad.
  • De oportunidad: los de la mejor opción no realizada.
  • Hundidos: aquellos en los que ya se ha incurrido, independientemente de si se realiza o no el proyecto.

Plan de gestión del tiempo del proyecto: errores que pueden generar el incumplimiento de los plazos

Gestión de proyectos

La gestión del tiempo del proyecto no es una tarea sencilla. Y es que controlar los plazos no se trata de llevar solamente el cronograma. Por el contrario, depende de hacer coincidir diversos factores y armonizarlos para lograr los objetivos propuestos.

Lo que sí es posible a la hora de llevar adelante la gestión de tiempo del proyecto es prever esas situaciones que pueden provocar que el reloj se convierta en enemigo.

Puntualmente, ya han sido precisados algunos errores que pueden hacer que el cumplimiento del cronograma se convierta en una pesadilla y no se consigan los objetivos:

  • Mala planificación: si los objetivos no están claros desde el principio no sólo no se conseguirá cumplir con los plazos, no se llegará a ninguna parte.
  • Débil liderazgo: un líder de proyecto que no sabe dirigir no unifica al equipo y no lo armoniza. Esto se traduce en malestar, desorientación, retardos y pérdida de tiempo.
  • Supervisión insuficiente: no se puede dejar al equipo y a los procesos por su cuenta. La revisión continua no sólo recuerda responsabilidades, también incide en la motivación y el cumplimiento de las acciones en el tiempo estimado.
  • Comunicación carente: se presta para la confusión y la desmotivación. Por lo tanto, para el incumplimiento de los tiempos.
  • Equipo poco o nada integrado: un grupo que no está comprometido, que no conoce su trabajo y no está capacitado no cumplirá con sus tareas en el tiempo acordado. Mucho menos si no está unificado o experimenta enfrentamientos. Aunque suene a lugar común, en la unión está la fuerza y el logro de los objetivos a tiempo.

Herramientas de control y seguimiento de proyectos: aliadas para conseguir valor

Gestión de proyectos

La ejecución de un proyecto exige establecer el orden como norma a lo largo del proceso. ¿Cómo lograrlo? Se pueden utilizar herramientas de control y seguimiento de proyectos. Se trata de recursos que la tecnología ha logrado colocar al alcance hasta del gerente más inexperto en materia de software y aplicaciones.

Usar herramientas de control y seguimiento de proyectos permite:

  • Lograr una visión completa del funcionamiento del proyecto en tiempo real.
  • Realizar seguimiento continuo.
  • Obtener informes sobre el seguimiento.
  • Responder a imprevistos más hábilmente.
  • Testear el impacto de los cambios requeridos a través de simulaciones.
  • Incrementar la productividad.
  • Conseguir resultados más acertados.
  • Lograr una comunicación más eficaz y directa con los involucrados.
  • Reducir las complicaciones comunicacionales gracias a su uso amigable.
  • Integrar todo en una misma aplicación, lo que contribuye al orden y al control.

Asimismo, en este asunto de emplear herramientas de control y seguimiento de proyectos de la mano con la tecnología, es recomendable aplicar lo que se conoce como El Valor Ganado (EVG). Esta técnica permite, a través de un conjunto de métricas, controlar la ejecución de un proyecto tomando como referencia su presupuesto y su calendario.

Indudablemente, las herramientas de control y seguimiento de proyectos resultan ser de gran apoyo a la hora de implementar la planificación, organización, ejecución y control. Como si fuera poco, brindan una estructura adecuada al equipo para que pueda desempeñarse eficientemente.

Ahora bien, elegir herramientas de control y seguimiento de proyectos es algo que debe hacer con prudencia. Siempre es recomendable escuchar a los que saben y a quienes estén dispuestos a compartir sus experiencias.

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