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Gestión de Proyectos

Introducción de un Proyecto Empresarial

La introducción de un proyecto empresarial es el día 1 de la puesta en marcha de una intervención.

Es el momento en el que lanzamos el velero al mar, para empezar a navegar.

En este peldaño, los involucrados en el proyecto conocen, por primera vez, los objetivos que se espera conseguir y las tareas que deberán asumir.

¿Emocionante, no?

¡Pero cuidado! No confundas la etapa de introducción de un proyecto empresarial con la presentación (de la que hablamos en otro artículo).

La introducción compete exclusivamente al equipo que trabajará activamente en el proyecto, mientras que la presentación suele estar dirigida a personas externas (inversionistas, socios, etc.).

Dicho esto, ponte cómodo para conocer las características de la introducción de un proyecto de empresa.

¿Qué debe tener la introducción de un proyecto empresarial?

Llegó el día de encender motores.

Si fuese un partido de fútbol, sería el momento de la “patada inicial”.

La introducción de un proyecto empresarial es el contacto inicial del equipo con el flujo de trabajo. En este primer acercamiento, debes lograr transmitirle a los miembros del proyecto una idea clara y sencilla de:

  • Los objetivos generales y específicos
  • Cómo se tiene planeado llegar al resultado final
  • Los plazos de tiempo estimados

A continuación, vamos a explicar las características fundamentales que debes considerar para que tu proyecto empiece de la mejor forma.

Elabora un documento

Para realizar la introducción de un proyecto empresarial, lo recomendable es redactar un documento que resuma los aspectos clave del proyecto.

  • Esfuérzate por expresar el contenido esencial en una sola frase.
  • En este documento, asegúrate de que los responsables de cada tarea tengan claridad respecto a los pasos a seguir y las herramientas que van a utilizar.
  • Si usarán un software de gestión de proyectos, no dejes de mencionarlo.
asana
En la imagen, verás las funciones que puedes obtener de un Software de Gestión de Proyectos. En este caso, Asana.
  • Incluye gráficas y elementos visuales que puedan apoyar la idea principal. La incorporación de un diagrama de Gantt puede ser muy útil para sintetizar las actividades y lapsos de tiempo estimados.
  • Incluye las tres interrogantes que mencionamos antes: objetivos, cómo van a alcanzarse y cuándo.
  • Durante la reunión inicial, comparte el documento y responde todas las dudas.
wrike
Un diagrama de Gantt es una forma muy sencilla de introducir el proyecto empresarial. Una herramienta como Wrike puede ayudarte a diseñarlo.

Escucha a tu equipo y toma notas

Puede suceder que el día de la introducción del proyecto, el equipo se vea por primera vez. En este caso, será importante presentar a los miembros y destinar un tiempo a generar un clima de camaradería.

Motiva a los integrantes del proyecto a compartir reflexiones, dudas e ideas que pudiesen generar un mejor ambiente de trabajo. Toma nota de los aspectos a modificar y valora las opiniones del equipo.

No dejes cabos sueltos

Una comunicación clara y ordenada de los procedimientos a seguir es imprescindible para el éxito de todo proyecto, así que no dejes de explicar todos los puntos fundamentales, incluso los que parezcan obvios.

No todos las personas involucradas en el proyecto conocen necesariamente la terminología y las definiciones técnicas. Asegúrate de que todos han comprendido y que están al tanto de los términos técnicos.

Genera entusiasmo

¿Has visto cómo los jugadores reciben una arenga antes de salir al partido?

Lo hacen para inspirar confianza y energía frente al desafío que se acerca. Así mismo debes tomarte la introducción de un proyecto empresarial, aunque tampoco hace falta que subas la voz para ser escuchado.

Si tu audiencia es grande y debes dar un discurso, este video con recursos de oratoria puede ser muy útil.

Conclusiones

Una adecuada introducción a tu proyecto tendrá una influencia tremenda en el desarrollo de todo el trabajo.

Prepárate para contagiar la energía de tus ideas a todo el personal involucrado. Considera que cada elemento humano del proyecto se relaciona directamente con el resto e incide en la productividad general.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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