5 Tipos de Recursos en un Proyecto

Hay dos formas de referirse a los recursos de un proyecto:

  1. Como ingredientes.
  2. Como procedimientos. 

En este artículo, abordamos los tipos de recursos en un proyecto, su importancia y cómo determinar los recursos necesarios para emprender un negocio, planificar una intervención social y cumplir metas en el día a día.

Aunque el objetivo cambie, el propósito es el mismo: no quedarte sin combustible en carretera. Sigue leyendo, te conviene saber esto.

Recursos como ingredientes 

Por un lado, está la concepción de recursos como:

Elementos físicos e intangibles que influyen en la capacidad de una empresa u organización para materializar las tareas que sustentan un objetivo mayor. 

Algunos ejemplos son: 

  • Tecnología (computadores, redes informáticas, teléfonos, impresoras, escáneres…).
  • Presupuesto (capital disponible).
  • Habilidades del personal (competencias como el liderazgo, la comunicación y la organización).

Recursos como procesos

Por otro lado, también hacen parte de los recursos de un proyecto:

El conjunto de procedimientos necesarios para que los participantes desempeñen eficazmente sus labores. 

Visto así, son ejemplos de recursos:

  • La investigación
  • El diseño de productos
  • La compra y almacenamiento de insumos
  • La producción

Tipos de recursos

Como dijimos antes, hay dos formas de referirse a los recursos de un proyecto: como elementos y como procesos. Sin embargo, hay una clasificación adicional que sirve para definir los tipos de recursos de acuerdo con su naturaleza:

  1. Físicos. También llamados tangibles. Esta denominación abarca: instalaciones, oficinas, almacenes, terrenos, centros de distribución, maquinaria, equipos y herramientas. Algunos recursos físicos exigen una importante inversión, pero su vida útil es prolongada, mientras que otros representan una inversión pequeña y su permanencia en el tiempo es menor.
  2. Humanos. En pocas palabras, es el capital humano al servicio del proyecto. Después de todo, cada miembro del equipo posee conocimientos y talentos que, en suma, impulsan el logro de metas.
  3. Know how. Categoría de recursos que abarca la propiedad intelectual y el conocimiento que usa la organización para ejecutar procesos. Además, el know how incluye patentes, información confidencial y general de la empresa, metodologías, técnicas y software.
  4. Relaciones y contactos. Vínculos y conexiones que posee la organización y que, de una u otra forma, contribuyen al logro de objetivos, como proveedores, distribuidores, socios, colaboradores y clientes.
  5. Financieros. Capital financiero de la empresa. Es decir, fondos bancarios, dinero en efectivo y aquel proveniente de operaciones.

Cómo determinar recursos para un proyecto

¿Cómo saber qué recursos son necesarios para un proyecto?

Es una buena pregunta. No querrás invertir en insumos innecesarios o descubrir que te falta algo a mitad de camino. 

Para lograr la determinación de los recursos necesarios, observa las condiciones dentro y fuera de la organización:  

  1. Examina la base de recursos disponibles.
  2. Determina cómo se gestionan y relacionan esos recursos dentro de la organización. Esto servirá luego para tomar decisiones de integración de esos recursos.
  3. Comprueba qué recursos faltan para la puesta en marcha del proyecto.
  4. Evalúa qué estrategias se asumirán para terminar de dotar a la empresa con los recursos necesarios. Esto siembra las bases para los planes de adquisición, procesos de innovación y desarrollo.
  5. Si la decisión de adquirir los recursos que faltan debe ser tomada por un supervisor, demuestra que es posible la aplicación de las estrategias y cambios para contar con todos los recursos exigidos por el proyecto. También tendrás que evidenciar (generalmente, elaborando un informe de proyección), que los esfuerzos requeridos para obtener los recursos faltantes no desestabiliza ni pone en riesgo a la organización. 

Considera que la determinación de los recursos necesarios para un proyecto debe contemplar cierto margen de flexibilidad y evolucionar a la par de la intervención, el comportamiento del entorno y las decisiones del cliente.

Dicho de otro modo, lo que no parece indispensable en un principio puede serlo más adelante. Es por esto que registrar los avances es muy importante, así como verificar constantemente que las necesidades del proyecto se vean cubiertas.

Para esto es importante utilizar una herramienta de gestión de proyectos profesional. Monday es uno de los software más populares en el mercado de la gestión de proyectos, ya que te permite crear grupos de trabajo y planificar tareas con funciones como la asignación de responsables y el intercambio de archivos. También puedes ir revisando la distribución de recursos para asegurarte de que todo marcha según lo planeado.

Puedes probar Monday gratis durante 14 días y decidir si es el software que necesitas.

Cómo optimizar recursos 

Nadie compra un auto con la intención de conducirlo solo 10 días. Se espera que las grandes inversiones sean también duraderas. 

En el ámbito de la gestión de proyectos, los mejores resultados se obtienen cuando se garantiza el rendimiento de los recursos. Lograr el mejor rendimiento pasa por asumir mejores prácticas. 

Estas son algunas recomendaciones:

  1. Presentar el costo real de los recursos desde el principio y tener claro que puede haber variaciones a lo largo del proyecto.
  2. Asumir, evaluar y calcular los costos de los recursos materiales y humanos por separado. El costo de los recursos humanos suele ser más variable que el de los recursos materiales.
  3. Evaluar, compensar y premiar el esfuerzo de las personas. 
  4. Contrastar continuamente el consumo planificado de los recursos materiales con el real.
  5. Analizar los gastos progresivos (es decir, los que surgen durante el proceso de ejecución del proyecto).
  6. Examinar y determinar los cambios que exige la planificación con respecto a los recursos para adoptar decisiones y acciones que permitan corregir cualquier desequilibrio.
  7. Realizar simulaciones con posibles variaciones en lo referente a los recursos, para visualizar escenarios y prever procedimientos.
  8. Contar con informes regulares que reflejen el uso de los recursos, cantidades, requerimientos y costos, para efectos de la necesaria supervisión.
  9. Mantener al tanto al equipo de los datos arrojados en estos reportes para promover el uso cabal.

Afortunadamente, hoy es posible apoyarse en herramientas tecnológicas que se ocupan del cálculo, estimación, supervisión y control de los recursos de un proyecto. 

Es la mejor alternativa si buscas un procedimiento preciso, simplificado y amigable.

Conclusiones

El éxito de un proyecto depende del logro de objetivos, pero además tiene que haber correspondencia con los tiempos y costos previstos. 

La buena administración de los recursos asegura la calidad del producto final y la estabilidad financiera durante el proceso, así que repasa muy bien los tipos de recursos necesarios para sacar adelante un proyecto y asegúrate de utilizar un software que te permita gestionarlos de manera inteligente.

Unos cuantos minutos de previsión pueden evitar días de amargura.  

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Rita Arosemena
Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.
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10 comentarios

  1. Buenísima la información, tanto del artículo como de los artículos relacionados que he leído de este blog.
    Aquí he encontrado todo lo relacionado a gestión de proyectos, metodologías, recursos, fases, todo!!!
    Gracias por compartir esta información!
    Continúen así!!!

  2. Buenas tardes, me gustaría que me contactaran para cotizar un software que adapte a nuestra empresa. Gracias.

  3. Hola feliz tarde, que software me recomiendan para un pyme de equipos industriales? Gracias!!

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  4. Gracias por la información, voy a tener que implementar un software de gestión de proyectos en mi empresa y con este artículo me ha quedado todo mucho más claro.

  5. Buenos dias equipo de ComparaSoftware, me gustaría su ayuda. Requiero un software que maneje especialmente el control del inventario y control de gastos. No se si Monday se adapte a esto, que sugieren ustedes?

  6. Hola me pueden contactar a mi correo, ahí lo tienen me urge adquirir una herramienta de administración de recursos para un proyecto.

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