Recursos de un proyecto: planeación, clasificación, procesos y claves para manejarlos con éxito

Saber gestionar los recursos de un proyecto es tan importante como contar con una buena planificación y una cabal ejecución. Sin importar su naturaleza, dichos recursos deben ser seleccionados de la manera correcta. Eso, si se quiere estar a la altura de la calidad que requieren los procesos a desarrollar. Además, su empleo debe atender a una estrategia precisa.

Primeramente, al abordar este tema es fundamental responder de forma adecuada a las preguntas:

  • ¿Qué son los recursos en un proyecto?
  • ¿Qué tipos de recursos en un proyecto deben ser considerados?
  • ¿Cómo debe ponerse en marcha la determinación de los recursos para un proyecto?

Al estar claras las respuestas a esas interrogantes, sí es posible visualizar qué se requiere como recursos para un proyecto. Es decir, para ese proyecto que se tiene entre manos.

El reto es exigente cuando se refiere a gestionar este asunto dentro de una organización. Afortunadamente, la tecnología está allí como la mejor colaboradora para alcanzar las metas propuestas.

Puntualmente, en este caso, existen herramientas para la administración de recursos y proyectos. Se trata de metodologías y softwares que contribuyen a obtener la eficiencia y rapidez exigidas.

De estos y otros aspectos se trata el presente artículo. Ha sido hecho para ti, que te enfocas en lograr la excelencia en tu organización. ¡Te invitamos a seguir leyendo!

¿Qué son los recursos en un proyecto? ¿De qué se trata el plan de recursos de un proyecto?

tipos de recursos en un proyecto

Al plantearse la pregunta: ¿qué son los recursos en un proyecto?, es común que se piense que son aquellos referidos solo a lo monetario y a lo humano. Esto es correcto. Pero no son los únicos. Se debe ir más allá.

¿Qué son los recursos en un proyecto? Pues,  los recursos de un proyecto son todos aquellos que influyen en la capacidad de la organización para realizar y materializar las tareas que sustentan un objetivo mayor.

Al responder a la interrogante: ¿qué son los recursos en un proyecto?, es preciso tener en cuenta que también son aquellos referidos a la investigación, desarrollo de procesos, creación de productos, procesos de producción, almacenamiento y compras. Todo lo que se necesita para hacer que el engranaje de la organización se mueva, en función del objetivo a alcanzar, debe visualizarse como recursos.

Ahora bien, ¿qué es una estrategia de recursos? Tiene origen en el plan de recursos de un proyecto. Este debe constar de una lista que refleje los principales grupos de recursos que requiere cada tarea del proceso de ejecución. La lista puede dividirse en tres categorías: mano de obra, equipos y materiales.

En el plan de recursos de un proyecto es preciso determinar los recursos y componentes individuales necesarios en cada categoría. Además, es recomendable cuantificar los requerimientos asociados a esos recursos especificados.

Asimismo, el plan de recursos de un proyecto debe tener un cronograma. Se trata de una lista en la que se visualizan los recursos dentro de las categorías (mano de obra, equipos, materiales y otros). A la par, se identifican los periodos de tiempo en los que se necesitan, ya sea por día, semana o mes.

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Tipos de recursos en un proyecto: ¿Cuáles son los indispensables para el proceso de ejecución?

tipos de recursos en un proyecto

Las categorías presentadas en la sección anterior permiten desarrollar el plan de recursos. Pero existe una clasificación que sirve para definir los tipos de recursos en un proyecto de acuerdo a su naturaleza.

Generalmente, los tipos de recursos en un proyecto suelen responder a cinco diferentes denominaciones: físicos; humanos; know how; relaciones y contactos; así como financieros.

Específicamente, cada una de estas definiciones de los diferentes tipos de recursos en un proyecto responde a:

  1. Físicos:también llamados tangibles. Esta denominación abarca: instalaciones, oficinas, almacenes, terrenos, centros de distribución, maquinaria, equipos y herramientas. Algunos de estos recursos exigen una importante inversión y su vida es prolongada. Mientras, otros significan una inversión inferior, pero su permanencia en el tiempo es menor.
  2. Humanos: se refiere al capital humano al servicio del proyecto. Cada integrante del equipo posee conocimientos, talentos y tareas específicos que en suma impulsan el logro de la meta trazada.
  3. Know howesta categoría de recursos abarca la propiedad intelectual y el conocimiento que emplea la organización para llevar adelante sus procesos. Además, abarca patentes, información confidencial y general de la organización, procesos, metodologías, técnicas y softwares utilizados.
  4. Relaciones y contactos: se trata de los vínculos y conexiones que posee la organización. Se cuentan los que tiene sus proveedores, distribuidores, socios, colaboradores y clientes.
  5. Financieros: corresponde al capital financiero de la empresa, es decir, fondos bancarios, dinero en efectivo y aquel proveniente de operaciones. Si el proyecto no pertenece a la empresa directamente, sino que se desarrolla para un cliente, igualmente se trata de recursos que pueden apoyar o no el alcance una meta determinada.

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Determinación de los recursos necesarios para un proyecto

tipos de recursos en un proyecto

En este punto, cabe hacerse la pregunta: ¿cómo se llega a la determinación de los recursos necesarios para un proyecto?

Cuando se realiza la planificación en pro de alcanzar un objetivo, es importante llevar adelante la determinación de los recursos necesarios para un proyecto.   Y es que se precisa saber con qué se cuenta y qué se necesita para la ejecución de tareas.

Para lograr la determinación de los recursos necesarios para un proyecto es preciso mirar dentro y fuera de la organización. En este caso se recomienda:

  1. Examinar la base de recursos disponibles.
  2. Determinar cómo se gestionan y se relacionan esos recursos disponibles dentro de la organización. Esto servirá luego para tomar decisiones de integración de esos recursos.
  3. Comprobar cuáles de los recursos faltan o están carentes para la puesta en marcha del proyecto.
  4. Evaluar cuáles estrategias se asumirán para completar los recursos necesarios para materializar el proyecto. Esto siembra las bases para los planes de adquisición, procesos de innovación y desarrollos.
  5. Demostrar que es posible la aplicación de las estrategias y cambios para contar con todos los recursos exigidos por el proyecto.
  6. Evaluar que el esfuerzo asumido para obtener los recursos requeridos no desestabiliza ni pone en riesgo a la organización. Es decir, que el proyecto es verdaderamente viable en este sentido.
  7. Si las evaluaciones son positivas, lo siguiente es confirmar al resto de los involucrados que los recursos no serán restricciones para el proyecto que se desea desarrollar.

La determinación de los recursos necesarios para un proyecto debe contemplar un margen de flexibilidad que considere la evolución del proyecto, el comportamiento del entorno y, de ser el caso, las decisiones del cliente.

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¿De qué se trata la optimización de los recursos para un proyecto?

tipos de recursos en un proyecto

Lograr el mejor rendimiento de los recursos para un proyecto pasa por asumir mejores prácticas. Esto debe hacerse desde la etapa de la planificación hasta la culminación de la ejecución del proyecto.

Pueden aplicarse las siguientes recomendaciones a fin de lograr la optimización de los recursos para un proyecto:

  1. Presentar el costo real de los recursos desde el principio y tener claro que puede haber variaciones a lo largo del proyecto.
  2. Asumir, evaluar y calcular los costos de los recursos materiales y humanos por separado. El costo del recurso humano suele ser más variable y, hasta desde el punto de vista ético, no puede verse como el material.
  3. Evaluar, compensar y premiar el esfuerzo del recurso humano.
  4. Contrastar continuamente el consumo planificado de los recursos materiales con el real.
  5. Analizar los gastos que se tienen en esta materia a lo largo del proceso de ejecución del proyecto.
  6. Examinar y determinar los cambios que exige la planificación con respecto a los recursos para adoptar las decisiones y acciones que permitan corregir cualquier desequilibrio.
  7. Realizar simulaciones con posibles variaciones en lo referente a los recursos, para visualizar posibles escenarios y prever procedimientos que permitan mantener el ritmo de ejecución adecuado a fin de lograr el proyecto.
  8. Contar con informes regulares sobre los recursos que reflejen su uso, cantidades, requerimientos y costos, para efectos de la necesaria supervisión.
  9. Mantener al tanto al equipo sobre los datos arrojados en estos reportes para promover la consciencia sobre la importancia y el uso cabal de los mismos.

Afortunadamente, hoy es posible adquirir y utilizar herramientas tecnológicas que hacen del cálculo, estimación, supervisión y control de los recursos de un proyecto un procedimiento más preciso, simplificado y amigable.

Efectividad de las herramientas para la administración de recursos y proyectos

tipos de recursos en un proyecto

En la actualidad, efectuar listas de tareas al gestionar un proyecto con ánimos de ser “productivos” es un asunto que ha quedado en el pasado. Y es que las exigencias del mercado y el aporte de la tecnología han hecho que eso no sea ya ni suficiente ni necesario.

Lo que dictan los escenarios actuales del mercado para las empresas en este campo es contar con herramientas para la administración de recursos y proyectos que sean potentes, así como capaces de gestionar todo aquello que se necesita y hasta las más complejas de las planificaciones.

Estas herramientas para la administración de recursos y proyectos también permiten al equipo de trabajo estar informado sobre cada evento referente a estos asuntos a cualquier hora.

Asimismo, estas herramientas para la administración de recursos y proyectos resultan ser tan eficientes que hacen posible determinar cuánto presupuesto se ha utilizado y para qué.

Sumado a eso, las herramientas para la administración de recursos y proyectos son capaces de efectuar una relación de las actividades con  respecto a los plazos de tiempo. Esto, además de priorizar tareas y minimizar posibles errores.

Con una herramienta para la administración de recursos y proyectos se logra automatizar la administración, gestión, seguimiento, control y documentación de todos los planes desarrollados en la empresa de una manera más fácil, eficiente y segura.

Ciertamente, el éxito de un proyecto está determinado por el logro de los objetivos de extensión, tiempos, costos, calidad y excelencia. No obstante, alcanzar la meta con respecto a la administración de los recursos depende de la herramienta que se utilice.

Es fundamental que la organización cuente con una herramienta que se alinee con su estructura, dimensiones, carácter, objetivos y los fondos que tenga destinados para adquirirla.

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