GTD | Getting Things Done: El Método que te Hará Más Productivo

Al momento de iniciar un nuevo proyecto, uno de los principales obstáculos es la organización de las ideas y lograr construir un plan de trabajo que permita materializar dicho proyecto de la manera más eficaz, rápida y segura.

Existe un método de trabajo diseñado para que cada idea pueda ser cristalizada de manera eficiente, y lo mejor es que puede ser aplicado por cualquier persona.

Solo es necesario adoptar una serie principios basados en un sistema organizativo central: GTD o Getting This Done (Logrando que las cosas se hagan, en español).

¿Qué es GTD?

El Método GTD proviene del libro homónimo escrito por el especialista en productividad David Allen.

La premisa que quiso plasmar Allen en su libro es que el cerebro es una potente máquina creadora de ideas. Sin embargo, la memoria muchas veces no cumple con su rol de recordarnos las cosas importantes cuando lo necesitamos.

Siguiendo esta línea, el método GTD consiste en anotar y organizar la lluvia de ideas que pudiera surgir en un determinado momento para tener siempre a mano alternativas y enfocar toda la actividad cerebral en materializar, no en recordar.

GTD es, hoy en día, una de las mejores formas de llevar a cabo la gestión de proyectos y poner en práctica las metodologías ágiles.

¿Cómo funciona?

El método GTD se basa en la organización de ideas. Consiste en crear un sistema de almacenamiento personalizado de ideas e información donde se pueda realizar un chequeo y seguimiento de los planes puestos en marcha de forma fácil y rápida.

Así, se logra alcanzar un cierto nivel de bienestar y paz organizacional. Además, el cerebro percibe alivio al saber que no está pasando ninguna idea por alto y puede centrar todo su potencial en hacerlas realidad.

Principios de GTD según David Allen

Allen platea el método GTD como una filosofía de vida donde el principio más importante es mantener “la mente como el agua”.

En otras palabras, hay que mantener el cerebro lo más calmado y limpio posible para poder enfocarse en lo realmente importante.

Ahora, para lograr conseguir dicho estado de calma, Allen plantea una serie de acciones para ayudarnos a tener más control sobre las ideas:

  • Recopilar: Lograr descargar toda la lluvia de ideas en un sistema personalizado, manual o digital, y no en la memoria.
  • Procesar: Convertir esas ideas en acciones que, progresivamente, conduzcan a su materialización.
  • Organizar: Ordenar las acciones de acuerdo con su prioridad para el proyecto. Establecer un diagrama GTD de acción.
  • Evaluar: Hacer una revisión de todo el plan de trabajo y asegurarse de que esté optimizado.
  • Hacer: El objetivo final del método es lograr concretar una idea o proyecto de la manera más eficiente y segura posible.

Herramientas compatibles

En la actualidad, existen numerosas aplicaciones y herramientas digitales que promueven las aplicaciones del método GTD de una forma más efectiva y con los mejores resultados.

Solo por mencionar algunos ejemplos: Trello permite organizar una bandeja de entrada personalizada, algo vital para poder cumplir con los principios de “Recopilar”, “Procesar” y “Organizar”.

Gracias al método GTD Trello, se puede tener a la mano en todo momento una bandeja de entrada donde ingresar toda la cantidad de ideas e información que podrían ser, eventualmente, útiles para un proyecto.

Otra aplicación muy útil es Asana, que permite organizar, a manera de lista, las acciones que se deben realizar para cumplir con una tarea o proyecto.

El método Asana GTD permite cumplir de forma más eficiente con el principio de “Hacer”.

Revisa nuestro listado de Software de Gestión de Proyectos para poner en marcha el método GTD a partir de hoy. También puedes elegir un Software de Gestión Ágil.

Programación Extrema: Pros y Contras

La programación extrema XP es una metodología para desarrollar proyectos de desarrollo de software. Es una forma ágil, rápida y efectiva de administrar proyectos ––anteriormente, escribimos un artículo donde hablamos de ella––.

En esta oportunidad, ahondaremos en las ventajas y desventajas de la programación extrema. El objetivo es que descubras si es la práctica de gestión de proyectos que necesitas.

Ventajas de la programación extrema

  • Fomenta la comunicación entre los clientes y los desarrolladores: cuando el cliente pasa a ser un elemento clave en el proceso de construcción del software, su opinión es fundamental. Esto evita malentendidos y permite diseñar productos a la medida. El cliente termina el proceso conociendo en profundidad la herramienta que ha sido creada para él.
  • Permite ahorrar mucho tiempo y, por lo tanto, dinero: como este método fomenta la prueba y el error, es muy difícil que se siga avanzando si no se está seguro ya de que el camino es el indicado. Si hay que volver atrás, no serán demasiados pasos. Esto hace que el proceso sea más efectivo y, por lo tanto, más rápido y económico para el cliente.
  • Mejora continua de los procesos y el equipo de desarrollo: el ciclo de vida XP se asegura de resolver los errores las veces que sea necesario, es un proceso de “bucle” que permite corregir fallas periódicamente.

Desventajas de la programación extrema

  • Dificultad para documentar: como esta metodología trabaja de forma rápida y con cambios constantes, es difícil llevar un registro e historial de lo que se ha hecho. Si un proyecto fracasa, no hay documentación que explique el motivo. La conclusión de lo que salió mal pasa a ser una hipótesis en la mente de los desarrolladores.
  • Es recomendable emplear XP solo en proyectos a corto plazo y simples: no todos los proyectos se adaptan a esta metodología. Si son diseños muy complejos, la programación extrema puede fallar, ya que no fomenta el uso de estructuras formales y evita la documentación, así como los diseños convencionales. Estos últimos elementos son importantes en proyectos largos o complejos.
  • Fuerte dependencia de las personas: la metodología XP evita decisiones burocráticas y actúa de forma dinámica. Por lo tanto, los procesos muchas veces se modifican sin que haya registro, solo los involucrados conocen bien el desarrollo y esto puede suponer una desventaja si más adelante hay que pedir explicaciones. No obstante, este punto en contra se puede manejar con un Software de Gestión de Proyectos para registro y colaboración.
  • Posibles “roces” con el cliente: el hecho de involucrar al cliente en decisiones técnicas cuando no es un experto en el proceso puede ser contraproducente y demorar el ciclo de desarrollo del software. A veces, los cambios que el cliente propone no son posibles o viables, ya que ciertos códigos no pueden cambiarse tan fácilmente.

Conclusiones

Si llegaste hasta aquí, ya puedes concluir si las ventajas de XP pesan más para tu proyecto que las desventajas. No se puede negar que el método es efectivo y aporta rapidez / mayores probabilidades de satisfacción para el cliente.

Existen muchas herramientas digitales que harán el proceso aún más efectivo. Los Software de Gestión Ágil pueden ser la herramienta ideal para complementar un plan de trabajo basado en Programación Extrema XP.

¿Cuáles son los Factores de Éxito de un Proyecto?

Todos quieren hacer las cosas bien cuando se trata de iniciar un emprendimiento, pero pocos saben cuáles son los factores de éxito de un proyecto, o cómo medirlos.

El concepto, al que originalmente se le llama CSFs (Critical Success Factors, o Factores Críticos de Éxito), describe el grupo de circunstancias que deben alinearse para que la implementación de un proyecto marche bien.

La relevancia de los factores ha cambiado con los años. El primer acercamiento se ve ilustrado en el triángulo de la gestión de proyectos: tiempo/costo/calidad. Sin embargo, hoy en día hay más elementos en el listado de factores de éxito.

Además, cada organización es libre de añadir sus propios componentes, pues se entiende que los factores vinculados al éxito en la filmación de una película no serán iguales a los factores de éxito en una panadería.

Para que tu equipo marche en la dirección correcta, tómate unos minutos y sigue leyendo.

El 54% de los proyectos empresariales con una tecnológica de gestión de proyectos inadecuada se sale de presupuesto (PMI, 2020).

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¿Cuáles son los factores de éxito de un proyecto?

La administración de proyectos es un campo adaptativo. Esto significa que los factores de éxito, como mencionamos antes, pueden variar de un proyecto a otro.

Aun así, hay modelos que nos pueden servir de guía para saber con qué contamos y con qué no. El modelo de Slevin y Pinto (1987), por ejemplo, resume bastante bien los factores básicos:

  • Una misión de proyecto clara y realista
  • Soporte permanente para brindar apoyo a los involucrados en caso de necesitarlo
  • Cronogramas y planes de trabajo coherentes
  • Consulta con el cliente (es decir, contar con la opinión del usuario)
  • Personal (mano de obra calificada)
  • Tareas técnicas (se refiere a tener cubiertos los aspectos relacionados con el uso de maquinaria o tecnología)
  • Aceptación del cliente (el usuario debe estar de acuerdo con el plan de acción que se concluya)
  • Monitoreo y feedback (debe darse seguimiento a los avances y aportar observaciones constructivas cuando haga falta)
  • Resolución de problemas (los errores tienen que ser atendidos a tiempo para evitar el derroche de recursos y el incumplimiento de fechas)
  • Comunicación (las interacciones entre los miembros del equipo deben ser de buena calidad. Para conseguirlo, los líderes de proyecto utilizan Software de Gestión de Proyectos).

¿Cómo se mide el éxito de un proyecto?

Para determinar si un proyecto ha cumplido o no con las expectativas iniciales, o si ha habido factores de éxito incumplidos, Slevin y Pinto sugieren revisar un listado de 13 lineamientos o “sentencias”.

  • ¿El proyecto se terminó según lo planeado, a tiempo?
  • ¿El proyecto fue completado dentro del presupuesto / costo estimado?
  • ¿El producto final funciona?
  • ¿Los usuarios están usando el producto satisfactoriamente?
  • ¿El resultado del proyecto ha significado un beneficio para los usuarios?
  • ¿El desenlace del proyecto materializó la mejor solución posible a los problemas de los clientes?
  • ¿Hay clientes importantes usando el producto?
  • ¿El resultado del proyecto influye en mejorar la efectividad en la toma de decisiones de los usuarios?
  • ¿El resultado mejora las operaciones o procesos (estilo de vida, negocios, etc.) del público objetivo?
  • ¿Hay una percepción de éxito entre los participantes y usuarios?

Para simplificar la revisión de los factores de éxito de un proyecto, puedes tomar las preguntas sugeridas por Slevin y Pinto e imprimirlas en un formato checklist o lista de comprobación.

Luego, reúnete con los miembros del equipo (y las partes involucradas, de ser posible / apropiado) para intercambiar impresiones.

¿Cómo Hacer la Gestión de los Costos del Proyecto?

Al igual que ocurre con la administración de costos en la cadena productiva de una empresa, sin una buena gestión de los costos del proyecto ––cuando se planea un emprendimiento––, habrá dificultades para complir con las metas establecidas.

Una forma de saber si la gestión de costos está siendo buena en el presente inmediato es hacerse unas cuantas preguntas:

  • ¿Tenemos la información necesaria, en este momento, para reducir costos sin afectar el desarrollo del proyecto?
  • ¿Hay claridad absoluta respecto a los elementos, maquinaria y demás recursos que la empresa o proyecto necesita, y los que no?

Hoy ahondaremos en la importancia de saber gestionar costos y cómo adoptar un sistema inteligente que nos ayude a ahorrar dinero mientras optimizamos recursos.

Tipos de costos en un proyecto

El concepto gestión de los costos del proyecto generalmente se refiere a cuánto va a costarnos adquirir los recursos necesarios para hacer realidad lo que tenemos en mente:

  • Maquinaria
  • Permisos de uso
  • Trámites legales
  • Personal
  • Insumos

Sin embargo, también pueden considerarse parte de los costos de un proyecto el costo de uso, el costo de mantenimiento y el costo de soporte (es decir, cuánto nos costará sostener en el mercado el producto / servicio lanzado en las mismas condiciones, y siendo funcional para el usuario).

Saber esto es importante, porque desmiente la teoría de que la gestión de costos es un tema del que solo debemos preocuparnos en el transcurso de un proyecto.

En realidad, sigue siendo un asunto vital siempre que el resultado del proyecto deba mantenerse en el tiempo (como cuando se fabrica un automóvil con una media de vida útil de 10 años).

Técnicas para la gestión de los costos del proyecto

Los Project Managers usan técnicas para determinar cuál es la mejor estrategia de gestión de costos en un proyecto. Las más usadas son:

  • Evaluación comparativa: Consiste en identificar los factores de éxito más importantes y estudiar las prácticas que otras organizaciones (o la empresa, en el pasado) han utilizado con resultados positivos.

  • Gestión de la Calidad Total: Se trata de establecer buenas prácticas y políticas internas que faciliten a la organización desarrollar productos funcionales, confiables y con una durabilidad extendida.

    Como parte de la estrategia, la gestión de costos se usa para analizar las consecuencias financieras de elecciones de diseño distintas; luego, se miden y reportan las implicaciones del análisis sobre la calidad de la producción y se busca desperdicio de recursos. Al final, se obtiene el mejor diseño posible y la gestión de costos más conveniente.

  • Mejora continua: Basada en el método Kaizen, la mejora continua consiste en hacer que directores, supervisores y empleados se comprometan con un programa de optimización permanente para corregir fallas (el derroche de insumos es una de las más importantes) y aumentar los factores de éxito. A menudo, se usa este método en conjunto con los anteriores.

  • Análisis de la cadena de valor: Aquí, los encargados de la administración del proyecto identifican aquellas actividades dentro del plan de acción que no están siendo productivas, con el fin de reducir o eliminar la asignación de recursos.

  • Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral: Se trata de usar los factores de éxito provistos por el Balanced Scorecard o CMI de la empresa para establecer una relación entre el logro de metas y los elementos financieros / no financieros que influyen en el resultado final.

¿Cómo crear un plan estratégico de gestión de costos?

Los mejores planes de gestión de costos cumplen con ciertas características (además de especificar el presupuesto disponible, claro está).

Procura incluir estos atributos y, así, estarás un paso por delante en la carrera por la austeridad:

  • El plan debe incluir información financiera y no financiera.
  • Los indicadores de desempeño financiero deben ser especificados: crecimiento en ventas / ganancias, flujo de efectivo, relación calidad / precio, participación de mercado, satisfacción del cliente, oportunidades de crecimiento, etc.
  • Claridad en la dirección del proyecto y los objetivos planteados.
  • Debe incluirse información con respecto a la elección de productos y mercados, procesos de fabricación, etc.
  • El plan tiene que tomar en cuenta la variación de costos.
  • Línea de base de costos

Si necesitas comenzar a trabajar en un plan para la gestión de los costos del proyecto, usa un Software de Gestión de Proyectos. Ganarás tiempo, planificarás con inteligencia y podrás colaborar en tiempo real con tu equipo.

Recuerda elegir una herramienta compatible con las plataformas que tú o tu equipo utilizan para la estimación de costos, ya se trate de Excel u otro programa contable.

Program Manager: Responsabilidades e Importancia

Los objetivos importantes necesitan de una estructura acorde, con un líder que pueda gestionar cada uno de los proyectos necesarios para lograr la meta. Esa persona es el Program Manager.

El estratega detrás de la concreción de una meta organizacional es el Director de Programas. Muchas veces, esta función es efectuada por el mismo director de la empresa, ya que su visión corporativa debe ser muy amplia.

Veamos las funciones y características que cumple un Program Manager, así como sus diferencias con el Project Manager.

¿Qué es un Program Manager?


El  Program Manager o Director de programa es la persona responsable de gestionar proyectos diversos que se relacionan entre sí, pues persiguen una meta general en común.

El Program Manager tiene un rol superior en la organización. Es, realmente, un estratega que tiene una visión general y a largo plazo del destino de la empresa.

Además, administra varios equipos, que realizan proyectos dentro del programa acordado, y genera vínculos con otros proyectos y organizaciones relacionadas para expandir oportunidades.

Por ejemplo, con el programa Artemis, la NASA llevaría a la primera mujer y al próximo hombre a la Luna en 2024. Este programa incluye decenas de micro-proyectos puntuales, con recursos y tiempos específicos, que permitirán la concreción de la meta.

Diferencias entre Program Manager y Project Manager

Una forma simple de entender las diferencias entre el director de un programa o Program Manager y el Director del proyecto o Project Manager, es observar la diferencia entre un Programa y un Proyecto:

  • Un proyecto es una sucesión de actividades con un principio y un fin, y con objetivos específicos limitados por: el tiempo, los recursos y los resultados esperados.
  • Un programa es una instancia superior que agrupa proyectos y los relaciona.

Es decir, mientras que los proyectos son estructuras que se plantean de forma temporal, con restricciones de costes, fechas y recursos, los programas tienen límites más amplios y agrupan proyectos.

Cada proyecto establece objetivos necesarios para cumplir con el objetivo general del programa. En el ejemplo de Artemis, con el objetivo de llevar a la luna a la primera astronauta mujer, se requiere concretar primero varios proyectos:

  • Capacitar a los astronautas
  • Construir el sistema de lanzamiento
  • Construir la cápsula para la misión lunar, etc.

La primera etapa del Programa Artemis consta de 3 proyectos diferentes, cada uno será un paso más en la carrera.

El siguiente cuadro presenta detalladamente las principales diferencias:

Program ManagerProject Manager
Gestiona diversos proyectosGestiona un solo proyecto
Posee un rango superior al Project ManagerResponde al Program Manager
Sus tiempos responden a metas a largo plazoResponde a un cronograma limitado
Maneja recursos de forma ilimitadaFunciones limitadas por el tiempo, coste y recursos
Tiene capacidad para generar vínculos con otros proyectos y organizacionesSu capacidad se limita a los objetivos del proyecto

Funciones de un Program Manager

El Program Manager posee funciones estratégicas, si bien cada organización tendrá Directores de Programa con más o menos capacidades.

En general, sus responsabilidades son:

  • Planificar y definir la lista de proyectos que se necesitarán para poder alcanzar el objetivo general del programa.
  • Analizar y evaluar cada proyecto y su relación para tomar decisiones estratégicas dentro de programa. Por ejemplo, si un proyecto fracasa o se demora, ¿cómo afectará esto al Programa y qué decisiones deben tomarse?
  • Gestionar la implementación de los proyectos, definir equipos y delegar de manera apropiada.
  • Evaluar los alcances y resultados luego de la finalización de cada proyecto individual.
  • El Program Manager analiza los beneficios a largo plazo de todo el programa.
  • Vincular el programa con otras organizaciones, generar conexiones estratégicas con otros programas y proyectos.
  • Evaluar, conocer y definir las herramientas de trabajo. El Program Manager no debe desvincularse de las prácticas y herramientas con las que los equipos cuentan, entre ellos, los Software de Gestión de Proyectos.

Conclusiones

Los Programas se organizan en estructuras complejas. Es realmente mucha la información a gestionar y, para poder hacerlo de forma exitosa, es necesario contar con herramientas digitales adecuadas.

Un buen Program Manager debe estar al tanto de las soluciones de software que existen para gestionar equipos oportunamente. En ComparaSoftware, un Director de Programa puede acceder a comparativas de los software que mejor se adaptan a los objetivos propuestos.

¿Qué son las Competencias Organizativas?

En el ámbito empresarial, es muy común que se requiera, de los empleados, formación pertinente o especializaciones en su área de trabajo. No obstante, igual de importantes son las aptitudes y competencias organizativas.

Hoy abordaremos la definición y utilidad de este tipo de competencias, y cómo influyen en que la empresa logre alcanzar sus objetivos.

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 ¿Qué son las competencias organizativas?

Las competencias organizativas son habilidades que un trabajador necesita para planificar, organizar y ejecutar actividades o tareas en una empresa de forma profesional y eficiente.  

Un trabajador competente podrá ofrecer un rendimiento más alto y servir de apoyo a la compañía en la consecución de las metas establecidas, especialmente en funciones relacionadas con la administración de proyectos.

Desde luego, en todo esto también es importante hacer buen uso de herramientas como los Software de Gestión Ágil para tener mejores resultados.

Perfil de un profesional con competencias organizativas

  • Concentración. Estar concentrado en la tarea que se realiza es vital. En caso contrario, detalles muy importantes pueden pasar por alto, lo que derivaría en un lapso mayor para cumplir con las asignaciones o errores críticos en la cadena de producción.

    Es necesario que el profesional que desea validar sus competencias organizativas haya dominado este aspecto, y sea una persona atenta a lo detalles.

  • Atención dividida. En una empresa, no siempre es indispensable que la atención sea sostenida. Muchas veces, el profesional ha de ser capaz de pasar de una tarea a otra en cuestión de segundos y, luego, regresar a la primera.

    Por ejemplo, un empleado debe, casi al unísono, enviar o leer un correo electrónico, redactar un informe, atender una llamada telefónica, imprimir un documento, etc.

  • Poder anticipar acontecimientos. Esta capacidad es la que le permite a un profesional predecir lo que puede suceder y, con base en esas predicciones lógicas, adecuar su trabajo.

  • Capacidad de planificación. Esta cualidad es vital, en especial en lo que concierne a la gestión de proyectos. Está muy vinculada con la capacidad para anticipar acontecimientos, ya que, una vez anticipado el evento, conduce a elaborar un plan de acción. Así se mantiene en orden la ejecución de las tareas y el alcance de los objetivos.

  • Tiene que ser capaz de adaptarse a los cambios. Si bien la planificación que realiza un profesional es una guía para mantener el orden, no siempre las cosas saldrán según lo planificado.

    El profesional debe ser consciente de que hacer cambios es fundamental, y estar dispuesto a adaptarse a las nuevas condiciones del entorno.  

Otras habilidades importantes

No menos importante es la capacidad de aprendizaje continuo, y la apertura a nuevas experiencias en el contexto organizacional.

En este sentido, una de las competencias organizativas más trascendentales incluye dominar los Software de Gestión de Proyectos. La empresa suele poner estas herramientas a disposición del trabajador para hacer más llevadero su trabajo.  

Por último, ––aunque todas las competencias organizativas son importantes––, si tuviéramos que seleccionar las más buscadas por las empresas, la lista sería:

Estas habilidades, de alguna manera, encierran todas las demás aptitudes y competencias organizativas.

Orientación a Resultados: La Filosofía de los Ganadores

Actuar con rapidez ¿es la nueva regla para el mercado digitalizado y global?, hay razones para creer que es así, ya que las grandes compañías están aplicando metodologías con orientación a resultados para no quedarse atrás.

Cada día es más evidente que las empresas, al igual que las personas, deben adaptarse a los cambios constantes. Hoy la información está al alcance de todos y esto genera una competencia cada vez más feroz.

En esta entrega, explicaremos en qué consiste la metodología de gestión orientada a resultados.

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¿Qué es la orientación a resultados?

La orientación a resultados es, primeramente, una forma de actuar ante los problemas y metas que se nos presentan en el día a día, y en especial durante la administración de un proyecto.

Esta filosofía consiste en reaccionar con velocidad y efectividad, aprovechando al máximo los recursos.

La orientación a resultados busca reaccionar con inteligencia en entornos dinámicos. En otras palabras, se trata de no dar vueltas al problema y actuar.

Incorporar esta filosofía a una empresa exige tener empleados capacitados para ejercerla. Hoy, los líderes deben ser cada vez más prácticos y menos burocráticos.

El quipo de fórmula 1 de Mercedes, por ejemplo, trabaja de esta forma. Si un problema estructural se presenta en el auto y deben solucionarlo para la siguiente carrera, no esperan a que la dirigencia apruebe los cambios. Simplemente actúan, y eso los ha llevado a despegar de su competencia.

¿Hay atajos para la Obtención de Resultados?

¿Su secreto? El mejoramiento constante y decisiones sin burocracia.

Pero todo esto no sería posible si no contasen con herramientas e instrumentos profesionales para trabajar en equipo. Los directores del proyecto deben estar al tanto de los Software de Gestión de Proyectos para implementar con acierto la dinámica orientada a resultados.

Características de una estrategia orientada a resultados

  • Busca el máximo rendimiento: para esto, hay que estudiar los procesos para identificar los elementos inútiles y los recursos desperdiciados.
  • Propone trabajar superando los propios estándares: esta premisa permite colocar la vara bien alta, para no descuidarse en ningún instante.
  • La idea es trabajar en equipo para un fin común: sin el sentido de la colaboración y el bien general, ninguna mejora será efectiva.
  • Hay que adaptarse al entorno dinámico: el mercado actual cambia continuamente y exige a los profesionales nuevas competencias.
  • Invita a aceptar los errores e identificar la forma más rápida de solucionarlos.
  • Todo se trata de enfocarse de manera rápida en las metas fijadas: para ello, es necesario que sepas cómo formular objetivos correctamente.

¿Cómo desarrollar la orientación a resultados?

Se han formulado tres grandes tácticas que los administradores pueden ejecutar para que un equipo se adapte a una metodología con orientación a resultados: la intensidad, la autodirección y la persistencia.

  • Intensidad: resume la fuerza productiva de una empresa. Así que es necesario tener recursos tanto técnicos como humanos para aplicar la orientación a resultados. Sin la cantidad de energía que requiere la consecución de una meta específica, no hay manera de lograr resultados productivos.

  • Autodirección: es la capacidad de los líderes de una empresa. La autodirección es la habilidad de los líderes para gestionar cada tarea del proyecto hacia los resultados esperados.

    Teniendo éstos factores en cuenta, podemos considerar que estar mentalizado hacia los objetivos te ayudará a, por ejemplo, definir qué tareas son primarias, secundarias o terciarias, cuáles no están dando resultados y deben eliminarse o modificarse.

    La autodirección se enfoca en evitar los enredos en decisiones verticales y burocráticas, que generan demoras en procesos que necesitan reacciones rápidas.

  • Persistencia: actitud positiva frente a los errores y cambios en el flujo de trabajo de la empresa.

    La persistencia significa tener la perseverancia, la decisión y las ganas para trabajar en la búsqueda de objetivos concretos. Por tanto, una organización con su dirigencia comprometida aporta la energía y la motivación para que el resto de los miembros de la empresa se contagien.

Una Filosofía Orientada a Resultados

A partir de estos principios básicos, se han establecido otras medidas que pueden aplicarse para desarrollar la filosofía orientada a resultados.

  • Tener claros los objetivos de la empresa: una meta alcanzable, medible y comunicable es el primer paso. Todos los miembros de la empresa, transversalmente, deben conocer los objetivos generales y específicos que aplican a su área.
  • Enfocarse en prácticas de mejora continua: se trata de sumar constantemente nuevas prácticas orientadas a sumar valor a nuestros procesos.
  • Conocer y aplicar herramientas digitales profesionales que faciliten una administración exitosa del proyecto.
  • Evaluar la conexión entre resultados obtenidos y recursos utilizados.
  • Contar con indicadores de medición: cada empresa debe alistar instrumentos que puedan ofrecer información de cómo se están gestionando los procesos. 

Conclusiones

Ciertamente se requiere una estructura organizacional resistente antes de hacer que una empresa adopte el modelo de orientación a resultados.

El cambio constante en un mundo globalizado resulta positivo. Es recomendable tener bases sólidas y soluciones digitales para evitar resistencia, fallas y riesgos.

Para hallar un Software de Gestión de Proyectos que te ayude a planificar la migración a una nueva metodología, visita ComparaSoftware.

Kick Off Meeting: Importancia en la Gestión de Proyectos

La reunión de inicio de proyecto, o Kick Off Meeting, es una oportunidad para darle al proyecto la energía inicial necesaria, motivar al equipo y generar la sinergia que conducirá al éxito.

Dicen que la primera impresión es la que cuenta, por eso no querrás descuidar ningún aspetco de la reunión inicial. Si se ha organizado de forma correcta, será el primer empuje para llegar a la meta.

En este artículo, conocerás los elementos fundamentales de una Kick Off Meeting, y aprenderás los pasos y consejos para lograr una gestión exitosa.

¿Qué es Kick Off Meeting?

La Kick Off Meeting es la reunión que da inicio formal a un proyecto; por ende, es un evento frecuente en la administración de proyectos.

Podría decirse que es el momento de presentar los objetivos, las dinámicas, y de asegurarse de que se ha transmitido la esencia y motivación necesaria.

El significado de kick off neeting es “reunión de la patada inicial”. La idea de la patada puede sonar algo violenta, pero no es lo que parece. Se trata de una comparación con el momento del primer golpe que se le da al balón al inicio de un encuentro deportivo.

Esta es una idea muy provechosa para imaginarnos cómo debe ser esta reunión.

El momento de iniciar un partido es fundamental y puede ser clave para el desarrollo del proyecto. Ya hemos evaluado al rival, analizado las estrategias y los distintos escenarios posibles, pero ¿qué pasaría si recibimos un gol al primer minuto?

Los riesgos de que todo vaya en picada son más altos.

Por esto, es importante seguir una estructura apropiada para asegurarte de que la kickoff meeting incluirá todos los aspectos que el equipo, los colaboradores y los clientes deben conocer.

Si bien cada inicio de proyecto será diferente según el alcance, lograr la motivación inicial para entusiasmar a los participantes es beneficioso siempre.

Estructura de una reunión Kick Off

Una reunión de kick off debe contar con una serie de puntos indispensables, los cuales el director del proyecto debe asegurarse de transmitir para que el encuentro sea exitoso:

1. Introducción

Una introducción impactante y con buen gancho le dará la energía necesaria al resto de la reunión. Para empezar, nombra tu nombre y cargo, si es que eres nuevo. Puedes buscar un título atractivo para tu reunión, que genere intriga y ganas de saber más.

Demuestra que el proyecto es atractivo y especial. Esto puede motivar al equipo. Utiliza imágenes o gráficos, y menciona los errores de la competencia y cómo tu modelo evitará repetirlos.

En cuanto a la empresa, si es necesario, narra sintéticamente su historia y logros alcanzados. Si el negocio ya está en marcha, debes explicar la situación actual y el propósito final del proyecto (expansión, crecimiento de base de datos, implementación de nuevas tecnologías, etc.).

2. Presentación de objetivos

Toma los objetivos y preséntalos de forma clara. Un objetivo bien formulado será comunicable a todos los participantes del proyecto.

Es importante, también, que cada sector comprenda qué objetivos son los que les corresponden, particularmente.

Debe quedar claro por qué estamos haciendo este proyecto, en primer lugar y qué necesidades satisface.

3. Desarrollo

Ya hemos definido qué queremos lograr con el proyecto. Ahora es momento de pasar al Cómo.

En este punto de la estructura, se definirán los flujos del trabajo:

  • Actores del proyecto: Deberás definir con claridad quién hará qué. Si algunos miembros del equipo tienen tareas asignadas y serán los responsables de los resultados obtenidos, debe quedar muy claro desde el principio. También es importante que todos conozcan los parámetros y dinámica de trabajo, y si tendrán gente a su cargo.

  • Medios de trabajo: Es una buena idea presentar tus herramientas de trabajo, por ejemplo, los Software de Gestión de Proyectos que utilizarás.

  • Organigrama: presentar un esquema de la organización del equipo es importante, sobre todo en equipos grandes. Todos deben saber a quién dirigirse en caso de que lo necesiten. Saber quién es el líder y cuánto tiempo va a tomar aprobar resultados es una forma de anticipar y evitar problemas.

  • Gestión de los tiempos: el calendario de actividades debe quedar al alcance de todos. Esto garantiza que todos tengan claro lo que está sucediendo y cuándo. Debes pensar en herramientas que te permitan generar alertas si el calendario se modifica. Existen aplicaciones profesionales que te permiten acceder a estas funciones, como Basecamp, Wrike u Oracle.

  • Indicadores de gestión: es importante que cada miembro del equipo conozca cómo será evaluado, cuándo y con qué indicadores. Además, puedes introducir los Kpis (Key Perfomance Indicators), es decir, los instrumentos que brindarán la información necesaria sobre el desarrollo general del proyecto. Los participantes deberán comprender cómo se sabrá si el proyecto ha tenido éxito o no.

  • Plan de Comunicación: no olvides introducir cuáles serán los canales de comunicación, cómo y con qué frecuencia comunicarás el estado del proyecto y cuáles son los límites horarios.

  • Discute la Gestión de Riesgo, Problemas y Cambios: el equipo debe conocer cuáles son los riesgos esperados, y los posibles cambios de timón que pueden realizarse según la evaluación continua del proyecto.


  • Presenta al equipo y sus habilidades: es probable que los integrantes del equipo no se conozcan. Busca un momento durante la reunión para presentarlos.

  • Sesión de Preguntas y Respuestas: bríndale a las personas la oportunidad de plantear cualquier cosa que aún no haya sido cubierta.

4. Despedida

Luego de asegurarte de que todas las dudas fueron resueltas, es momento de comenzar el trabajo. Para concluir la reunión, no olvides retomar los aspectos fundamentales si es necesario.

Vuelve a resumir los objetivos, simplemente para retomar la motivación inicial del proyecto, y muéstrate accesible si surge alguna duda o problema que tú puedas resolver durante la ejecución.

Objetivos del Kick Off

Los objetivos de la kick off meeting pueden ser diferentes según el alcance y las metas puntuales del proyecto. Principalmente, la finalidad es:

  • Presentar al equipo y tener un primer contacto.
  • Comprender los objetivos y alcances del proyecto.
  • Conocer cómo se medirá el rendimiento y qué responsabilidades, deberes y libertades de trabajo tendrá cada persona.
  • Acordar prácticas de trabajo, horarios, y reuniones para hacer más efectivo el flujo de tareas.
  • Establecer el nivel esperado, los parámetros de calidad y lograr que el equipo y los demás participantes del proyecto estén en la misma página. 
  • Facilitar la información clave para tener éxito en la concreción de las metas.
  • Infundir confianza en tanto en los miembros del equipo como en todos los involucrados que han sido invitados a participar en la reunión, como clientes, proveedores y accionistas.

¿Cómo organizar una Kickoff Meeting?

Veamos una serie de recomendaciones para evitar riesgos en la organización de una Kickoff Meeting:

1. Considera el espacio para la reunión y la cantidad de personas que invitarás

Al momento de pensar en la reunión inicial, es importante considerar a los actores que quieres que estén allí. De la misma forma, las personas que serán importantes en la reunión deben saberlo. Los oradores deben estar advertidos.

Existen varios riesgos al no limitar la cantidad de personas. El orden y el silencio se pueden ver afectados, también puedes terminar haciéndole perder el tiempo a quienes no necesariamente deben estar ahí.

Cuando nadie está muy seguro de quién se supone que debe hablar, se pierde tiempo y se confunden los puntos relevantes de la reunión.

Las personas relevantes deben estar presentas, por lo que, si no pueden asisitir, reprograma la reunión hasta llegar a un punto de asistencia del total de los actores fundamentales. No quieres que queden cabos sueltos o que haya malentendidos.

2. No olvides practicar y tener un discurso para la reunión

Si eres tú quién organiza la reunión y serás el orador principal, la forma en que presentes tu idea variará según el ambiente, el tiempo disponible y las características de tu audiencia. Por eso es importante estar bien preparado.

El poder de síntesis es clave. No abuses de tu posición de orador, ni hables de más.Considera el tiempo disponible de los asistentes, y si necesitarás agasajarlos con comida y bebida. Todos estos detalles deben estar cubiertos.

Asegúrate de tener bien claro el objetivo de la kickoff meeting para no dar vueltas en asuntos innecesarios.

3. Ten una reunión antes del kickoff meeting

Si es la primera vez que se encontrarán los miembros del equipo, considera tener pequeñas conversaciones con ellos antes del gran evento. Ir conociendo a los participantes generará un clima de confianza y camaradería para que la reunión fluya mejor.

4. Envía invitaciones con tiempo prudencial de anticipación y consulta las agendas de los participantes

Envía por adelantado las invitaciones con un pequeño resumen de la estructura de la reunión. Así podrás obtener comentarios, preguntar a los participantes qué más quieren discutir y comenzar un diálogo sobre el contenido de la kickoff meeting.

Si el proyecto requiere informar al cliente e inversionistas, trata de hablar sobre el contenido de la reunión y ofrece un espacio por si desean agregar algo.

No olvides también dar detalles de la reunión al equipo de trabajo, para que puedan ir pensando consultas, dudas y otras ideas. Hacer esto también te ayudará a dar forma a la kickoff meeting.

5. No descuides los detalles que harán más amena la reunión

Si eres el Project Manager, no querrás dejar al azar ningún detalle. Asegúrate de que todo en la sala está en su lugar y realiza pruebas técnicas antes de la kick off meeting. No te confíes de los equipos de proyección, porque pueden fallar a último momento.

Arregla la sala correctamente, realiza una lista de asisitentes para que nadie se confunda de sala y ten los datos importantes impresos, y los refrigerios listos.

En cuanto a los elementos de la sala, no estaría mal agregar objetos o máquinas llamativas que puedan estar relacionadas con el proyecto, así como fichas, carteles e infografías.

Conclusiones

La reunión inicial de un proyecto puede marcar el rumbo y el tono del camino. No querrás tomar a la ligera la “patada inicial”, pues el resto del partido podría depender de ella.

Si se hace bien, la reunión inicial del proyecto puede contribuir enormemente al éxito del proyecto. Pero, si falla, puede destruir cualquier posibilidad de éxito, incluso antes de que el proyecto haya comenzado.

Método Kaizen: El Arte de Estar Mejor Hoy que Ayer

La idea del beneficio colectivo, con la acción de todas las pequeñas partes, es una filosofía que puede aplicarse a las empresas. De hecho, así lo hicieron en Japón durante la década de los 50 y lo llamaron el método Kaizen.

Si bien esta idea puede trascender los límites de la filosofía empresarial, sus resultados en la gestión de proyectos están más que comprobados.

En este artículo, conocerás la antigua filosofía Kaizen, que puede cambiar la forma en que administras tus proyectos, y ¿por qué no? Tu rutina diaria.

¿Qué es el Método Kaizen?

El método Kaizen es un sistema de administración basado en una filosofía de evolución constante y mejora continua de procesos.

El corazón de Kaizen puede resumirse en una pregunta: ¿Qué pequeña acción podemos hacer hoy que nos hará mejores que ayer? Y así cada día.

La traducción de “kai”, que significa “cambio”, y “zen”, que quiere decir “beneficioso”, nos da una idea de hacia dónde se dirige el sistema. Aplicado a una empresa, podemos resumir sus principales características del siguiente modo:

  1. Mejoramiento continuo. El método Kaizen es una filosofía que aspira a llegar a un sistema perfecto. Despertar con la idea Kaizen en nuestra mente nos lleva a pensar en cómo ser más competitivos, nos obliga a ofrecer productos y servicios de la máxima calidad y a mejorar nuestra productividad. De otra forma, no es posible evolucionar.

    El mejoramiento continuo es hoy indispensable para competir en el mercado global. Cualquier proyecto debe partir de la idea de que todo es efímero y los cambios sucederán. Para gestionar exitosamente un proyecto, debes entender esta dinámica.
  2. Cultura de involucración. La óptica Kaizen implica a todos. Toda la empresa debe trabajar en una misma dirección y realmente involucrarse con la idea de que el beneficio de uno es para el bien de todos. Los miembros de la organización trabajan bajo el mismo concepto y tienen la misma forma de entender las cosas, acorde con la estrategia de la empresa.

    Cada una de las partes, cada empleado, es responsable de identificar los vacíos e ineficiencias y puede proponer mejoras. De este modo, todos los niveles de la organización pueden mejorar transversalmente.
  3. Pequeñas mejoras todos los días. Cada día debe ser posible una acción de mejora. El método Kaizen no busca cambios estructurales instantáneos: el factor más poderoso de esta filosofía es que los cambios deben ser pequeños, pero constantes.

    Si bien la acción concreta no es de grandes dimensiones, su impacto sí es susceptible de impulsar repercusiones significativas, en especial cuando se orienta a transformaciones de gran alcance.

¿Cómo se aplica el Método Kaizen en una empresa?

Necesitaremos un Software de Gestión de Proyectos para trabajar con todos los miembros de la organización y administrar los cambios necesarios.

Con herramientas profesionales como Basecamp, Asana u Oracle podrás recopilar información del negocio, analizar datos cuantificables, generar un flujo de comunicación con los empleados, asignar tareas y evaluar el flujo del proyecto.

En definitiva, para poder gestionar un sistema que implique tantas mejoras continuas, es imprescindible contar con las herramientas profesionales que te ayuden a tomar decisiones y que permitan replanificaciones constantes.

Las grandes compañías que aplican esta metodología acceden a beneficios generales y específicos, pero hay que tener en cuenta que nunca se debe frenar, la mejora es constante. Algunos de los cambios que pueden percibirse son:

  • Aprovechamiento de los recursos: Kaizen busca que nada en el proceso se pierda. Hay una búsqueda constante de optimización de los recursos.
  • Mayor satisfacción: los empleados que son escuchados se sienten más motivados para trabajar en equipo.
  • Mayor grado de compromiso: los miembros del equipo presentan un mayor interés en su trabajo y suelen comprometerse con los objetivos, porque se les ha inculcado la importancia de cada parte en el todo.
  • Generación de empleados leales: cuando los integrantes del proceso están motivados, son más propensos a quedarse en la empresa.
  • Mejores índices de competitividad: un proceso en continua mejora contribuye a lograr costos más bajos y más producción, haciendo que la empresa se proyecte mejor en el mercado y tenga viabilidad a largo plazo.
  • Mejoras de calidad: la aplicación del método Kaizen en una empresa lleva a un mejor servicio, productos de mayor calidad y con menos defectos.
  • Optimización: los problemas tardan menos en resolverse, ya que los empleados están acostumbrados a la dinámica de reforma constante, y los cambios no los paralizan.
  • Generación de equipos más unidos: se construyen vínculos más fuertes y equipos mejores.

Las 5S del Método Kaizen

 Las empresas que utilizan el método Kaizen se basan en cinco principios. Las 5 S se llaman así por la primera letra del nombre de cada fase en japonés:

  1. Seiri: significa distinguir entre lo útil y lo inútil. Se trata de identificar los procesos que ralentizan todo el flujo laboral, por ejemplo: las materias primas obsoletas o, en las oficinas, los papeles y formularios que demoran las decisiones y generan acumulamiento.
  2. Seiton: una vez identificamos lo útil de lo inútil, es momento de ordenar lo útil y decidir qué haremos con lo inútil. Hay que listar todos los elementos que nos han quedado tras el Seiri; todo lo que sí nos sirva debe estar a mano y bien ordenado. El Seiton lleva a organizar los elementos necesarios para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
  3. Seiso: este principio hace referencia a poder identificar nuevos elementos que entorpecen el libre flujo del trabajo. La palabra remite al concepto de “limpieza”: una vez se identifica lo que ensucia, se procede a ponerle remedio.

    Para aplicar este principio es necesario sumergirse en la organización, en todos sus niveles para conocer las prácticas utilizadas y el flujo habitual de trabajo. El seiso también consiste en verificar el orden y asegurarse de que sea parte del trabajo diario.
  4. Seiketsu: este principio nos indica que, una vez se encuentra un flujo estable de trabajo, y nos hemos “limpiado” de los elementos que estorban, es necesario estandarizar. Esto nos servirá para no perder lo ganado en las etapas anteriores. De esta forma, los tiempos de intervención mejorarán y también la productividad.
  5. Shitsuke: el último principio nos habla de incorporar el hábito de la disciplina. Para poder aplicar el método Kaizen, es necesario fomentar el compromiso con “las cinco S”, ya que el método no funcionará sin el compromiso del equipo.

Pasos para implementar el Método Kaizen

Su aplicación se puede administrar a través de un plan PDCA (Plan, Do, Check y Act: planificar, hacer, comprobar y actuar).

  1. Planifica con base en objetivos claros, alcanzables y medibles. Esto parte de una evaluación profunda de los cambios que podrían ser viables y, luego, se presenta un calendario para aplicarlos.
  2. Revisa y monitorea constantemente el desarrollo del plan, con indicadores específicos. De los datos, métricas e informes obtenidos durante la aplicación de los cambios se realiza un análisis, donde se redacta una lista completa de actividades y se revisan los flujos de trabajo durante su desarrollo.
  3. Sé flexible. Es importante considerar los cambios de marcha inesperados, por eso la adaptación al cambio constante debe ser una premisa.
  4. Elabora un informe final de resultados y almacena un historial para referencias futuras. Analiza los errores cometidos más adelante.

Mejor hoy que ayer

El método Kaizen es un proceso de cambio, y el cambio por sí solo genera resistencia en cualquier persona. Al iniciar con esta metodología encontrarás resistencia, sobre todo de las personas que están acostumbradas a repetir el mismo proceso durante mucho tiempo.

Sí, el cambio asusta, por eso no puedes esperar resultados instantáneos. Pero una vez que el equipo se acostumbre, tendrán una valiosa lección para su trabajo y para su día a día.

La dinámica de los procesos de cambio te dará la pauta para ir avanzando en esta efectiva metodología de calidad, no obstante, será necesario contar con soluciones profesionales.

En ComparaSoftware encontrarás asesoramiento gratuito, de calidad y en español para elegir herramientas que te ayuden a acortar la distancia entre el plan y el resultado.

Gestión de Crisis | Cómo Evitar el Hundimiento

Una crisis se puede definir como un evento de naturaleza humana o no-humana que afecta las operaciones habituales de una empresa o un sistema.

Generalmente, nadie espera que ocurra lo peor; por ende, la gestión de crisis es la última esperanza de las organizaciones en momentos de dificultad.

En el contexto de la organización (que puede verse como un ser viviente, donde cada miembro es una célula), la gestión de crisis sirve para proteger a los trabajadores, a los clientes, la imagen del negocio y todo lo que comprende la definición del concepto “marca”.

En las compañías mejor estructuradas, la gestión de crisis no es “una lotería” o una habilidad que repentinamente cobra importancia cuando surgen imprevistos.

Al contrario: se acostumbra a tener bajo el brazo un plan de gestión de crisis donde se resumen algunas de las acciones para disminuir el impacto negativo de lo que sea que esté pasando sobre el ecosistema de la organización.

Desde luego, los planes cambian según la gravedad del caso, pero tener un marco de referencia ––y, en especial, uno que tome en cuenta las leyes y los movimientos de las agencias del gobierno–– es muy importante.

El 54% de los proyectos empresariales con una tecnológica de gestión de proyectos inadecuada se sale de presupuesto (PMI, 2020).

Encuentra un lista completa con los mejores Software de Gestión de Proyectos del mercado en ComparaSoftware.

Tipos de crisis

Una crisis puede tomar muchas formas, pero refiriéndonos específicamente al mundo de los negocios, las más comunes son:

  • Huelgas. Tipo de crisis capaz de paralizar las operaciones de una empresa y acercarla a la quiebra. Una huelga no necesariamente frena del todo la cadena productiva, pero a menudo significa que la empresa deberá invertir en gastos legales y, a veces, indemnizar a los trabajadores (dependiendo de cuál haya sido la causa de la huelga).
  • Desastres naturales. Hacen parte de esta categoría los terremotos y las inundaciones, pues impactan directamente en la cadena de suministros, afectando la productividad, la reputación y los ingresos.
  • Fallas en un producto o servicio. Se trata de problemas serios en torno a un equipo de uso personal o un servicio que, implícitamente, supone riesgos para el usuario (como viajar en avión o montar en paracaídas).

    Un ejemplo de crisis por falla en un producto sería una línea de teléfonos celulares defectuosos que estallan mientras el cliente habla o envía un mensaje de texto, generando daños físicos.

    La empresa tendría que asumir la responsabilidad e indemnizar a los clientes, lo que podría generar una crisis financiera y de reputación.

Desde luego, hay otro tipo de crisis como las guerras, las emergencias sanitarias y la pérdida drástica de clientes.

Causas comunes que llevan a la gestión de crisis

Las causas de una crisis pueden dividirse en internas y externas. Las externas provienen de fuerzas externas a la organización y, las internas, del ecosistema de la empresa.

Esto no quiere decir que las causas externas sean imposibles de pivotar o que la administración no sea responsable de ellas. Las crisis originadas por causas externas evolucionan a medida que las organizaciones fallan en la tarea de situarlas y reaccionar a tiempo.

Causas externas

  • Cambios inesperados en la economía
  • Factores ecológicos
  • Cambios regulatorios

Causas internas

  • Falta de competitividad de cara al mercado
  • Mala gestión de recursos humanos
  • Sobrecostos
  • Ineficiencia en los procesos
  • Una mala estrategia de marketing
  • Errores en la administración de proyectos

Cómo evitar crisis en una empresa

Una buena gestión de riesgos guarda relación directa con una disminución en las probabilidades de sufrir una crisis, simplemente porque los factores detonantes se neutralizan antes de pasar a mayores.

Otras formas de evitar crisis en una organización son:

Recomendaciones para la gestión de crisis

  • A menudo, gestionar una crisis implica crear nuevas políticas u ofrecer mejores incentivos a los trabajadores. La estrategia ha demostrado funcionar históricamente, pero los líderes de la organización deberán asegurarse primero de que la calma ha vuelto, o podría desencadenarse un problema mayor.
  • Cuando la crisis ha demostrado estar relacionada con la directiva actual, los líderes o supervisores en curso, un cambio de administración puede ayudar a que los empleados, clientes y proveedores recuperen la confianza en la organización.
  • Establecer y dar seguimiento a los indicadores de gestión es muy importante, ya que muchos administradores no son capaces de reconocer las señales de alerta de una crisis.

PMO o Portfolio Management Office: Definición y Funciones

Una empresa es un sistema donde todas sus partes se encuentran en sintonía y trabajando para un fin común: el crecimiento. Para optimizar el trabajo, las grandes empresas dividen su organización en departamentos, donde la columna vertebral es la Oficina de Gestión de Portafolio o PMO.

PMO significa Portfolio Management Office y, como unidad, facilita la gestión de proyectos en una organización. Sin embargo, existen diferentes tipos de PMO, como se explicará a continuación.

¿Qué es un PMO?

El PMO es el departamento o grupo de trabajo que se encarga, como su nombre lo indica, de gestionar la ejecución de los proyectos de una empresa. Existe una figura importante dentro de este departamento, y es el PMO Manager.

Un PMO Manager es el encargado de dirigir la unidad, velando por la buena aplicación de la estrategia de la empresa en sus proyectos y su exitosa ejecución, apegada siempre a los estándares de la organización.

Funciones

Sin importar la variante, las funciones de este departamento giran en torno a brindar los siguientes beneficios a la empresa:

  • Ejercer un rol de soporte administrativo a cada proyecto basado en metodologías, formatos o políticas de acción estudiadas cuidadosamente.
  • Brindar asesoría y capacitación y fungir como mentor de los diferentes directores o gerentes de proyectos.
  • Apoyar directamente el proyecto, optimizando el uso de herramientas y personal.
  • Servir como central de comunicación entre los gerentes de proyectos o entre gerentes y patrocinadores (si los hubiese).
  • Mantener actualizada ––y optimizar con frecuencia–– la metodología de ejecución de proyectos.

Tipos y características

Existen diferentes tipos de PMO, con una estructura jerárquica específica dentro de la empresa y que desempeñan ciertos roles diferenciadores, según corresponda.

  • Project Management Office: Es el primer nivel de PMO. Se encarga de brindar apoyo a los equipos de trabajo destinados a cada proyecto. Su función es puramente de consulta.
  • Program Management Office: Corresponde al nivel dos de PMO. Cumple con las funciones del nivel uno y, además, establece las bases del proceso: estándares, metodología PMO de proyectos, y reparte responsabilidades. Puede asignar o cambiar a los gerentes de proyectos y cumple un papel de mediador entre las comunicaciones de los directores de proyectos.
  • Portfolio Management Office: Nivel tres de PMO, es decir, departamento de mayor jerarquía. Por supuesto, cumple con las funciones de los niveles uno y dos, y posee autonomía para controlar cualquier aspecto del proyecto.

Un error común ocurre en empresas que ponen en marcha, al mismo tiempo, varios proyectos ambiciosos y tienden a crear más de un departamento PMO.

Esto, aunque puede aligerar la carga, contribuye a sesgar la metodología de ejecución.

Sectorizar las labores de una empresa, sin duda, es una estrategia efectiva para optimizar su funcionamiento, pero todo debe estar en marcha bajo las directrices del mismo PMO Manager, encargado de velar por su correcto desenvolvimiento.

Proyectos en la Nube: Ventajas para las Empresas

Cada vez más son los proyectos en la nube.

La tecnología está en constante evolución, por ello, más empresas actualmente están adoptando tecnologías de alojamiento en línea dentro de sus planes, y no es de extrañar.

Los proyectos de computación gestionados en la nube ofrecen escalabilidad, rentabilidad y muchos otros beneficios. En este artículo, expondremos cómo funciona un proyecto en la nube y algunas herramientas gratuitas para migrar fácilmente al entorno digital.

¿Cómo funcionan los proyectos en la nube?

Gestionar proyectos en la nube funciona virtualizando los recursos y equipos disponibles.

Las aplicaciones, archivos y datos no tienen que estar instalados o almacenados físicamente. Todos los recursos y herramientas se manejen de forma online, pues son parte de componentes de un proyecto en la nube.

Cada proyecto en la nube debe planificarse y organizarse adaptándose a los requisitos de los usuarios. De esta manera, se garantiza que se aplique un control eficiente de los procesos.

Los proyectos en la nube influirán ampliamente en las operaciones futuras de una empresa. El probar elementos vitales, como la funcionalidad y la escalabilidad antes de la implementación, es una excelente estrategia para asegurar el éxito.

Ventajas de gestionar proyectos en la nube

Sin duda alguna, las principales ventajas de gestionar un proyecto en la nube son:

  • El aumento de la productividad
  • El ahorro considerable de costes
  • La coordinación de equipos en remoto
  • Se evita la duplicidad de datos (los miembros del equipo pueden trabajar sobre el mismo documento y consultar el historial de modificaciones, por lo que no hace falta guardar 10 versiones del mismo archivo)
  • Protección contra ransomware y malware (cortesía del servidor)
  • Sincronización automática entre dispositivos

El entorno virtual de la nube centraliza los procesos, aumentando su velocidad y volviéndolos cada vez más rentables.

Por ende, un atributo destacado en el uso de servicios en la nube es que se permite a los usuarios una mayor automatización y los volúmenes de almacenamiento son “casi” ilimitados (según el plan de almacenamiento que contrate la empresa).

Por otro lado, la globalización y la pandemia mundial por Covid-19 han impulsado el teletrabajo, que se ha convertido en un aspecto clave en el presente de muchas empresas y, además, guarda relación directa con el modo en que aprovechamos (o dejamos de aprovechar) las tecnologías en la nube.

Herramientas para la administración de proyectos en la nube

Las herramientas de administración de proyectos son ideales para gestionar tareas en tiempo real desde la nube, ya sea que se cuente con un equipo profesional o el plan sea para uso personal.

Poder optimizar el tiempo y los recursos distribuyendo las tareas de forma eficiente hace que el uso de estas herramientas sea muy atractivo para las empresas.

Entre las herramientas para la administración de proyectos en la nube tenemos:

  • Google Drive: servicio gratuito para alojar archivos en línea ofrecido por Google, y que cuenta con una capacidad de 15 GB.
  • OneDrive: servicio de almacenamiento de Microsoft, con 5 GB gratuitos.
  • Dropbox: uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares, con 2 GB de almacenamiento gratuito y GB de obsequio al participar en el programa de referidos.

Vale la pena comentar que existen otro tipo de servidores de almacenamiento, salvo que no incluyen su propio editor de texto o presentaciones en línea.

Estas opciones funcionan de forma muy similar al explorar de archivos de tu PC, salvo que podrás disponer de la información desde dispositivos distintos y no tendrás que adquirir un disco duro físico.

  • Mediafire (10 GB gratis)
  • Box (10 GB gratis)
  • Yandex (10 GB gratis)

Antes de elegir un servicio de almacenamiento en la nube para tus proyectos, considera la compatibilidad del servidor con el Software de Gestión de Proyectos que tu equipo utiliza.

La mayoría se integra a la perfección con Google Drive y OneDrive.

Team Building: La Técnica para Mejorar el Ambiente Laboral

En muchas empresas, es fácil ver cómo la compenetración y la cooperación entre empleados no es buena. Situaciones de este tipo generan descensos en la productividad y conflictos interpersonales.

Por ello, cada vez son más las organizaciones que destinan parte de su tiempo y presupuesto al team building. Esta práctica ha demostrado ser muy eficaz para el reforzamiento motivacional de los empleados de una empresa.

En el siguiente artículo, expondremos qué es team Building y qué beneficios puede aportar a una compañía.

¿Qué es Team Building?

Traducido al español como “formación de equipos”, se trata de un proceso con el que se busca convertir un grupo de empleados en un equipo cohesionado para fomentar el trabajo en equipo dentro de la empresa.

No solo se busca que la confianza en el equipo y el compañerismo entre colegas se potencie, sino también que haya un crecimiento individual personal y profesional, donde el empleado vea un espacio para demostrar dotes de liderazgo o resolución de conflictos.

Cuando el team building implica actividades estructuradas o ejercicios dirigidos, todos esos eventos y reuniones deben de llevarse a cabo en espacios alejados de la vida laboral cotidiana, en un entorno diferente al habitual.

Esto, con el objetivo de permitir al trabajador liberarse de las tensiones de oficina y relacionarse con sus colegas de forma “auténtica”.

Habitualmente, el team building se realiza en forma de competiciones deportivas entre subgrupos de empleados, aunque existe todo tipo de actividades y no necesariamente debe haber un carácter competitivo de por medio, como:

  • Reuniones para comer
  • Viajes en grupo
  • Asistencia a eventos o conferencias
  • Exposiciones

Beneficios del Team Building

  • Se crean lazos más fuertes entre los miembros de un grupo.
  • Las diferencias entre pares se hacen menos evidentes al compartir objetivos simples y concretos en común.
  • Se potencian los dotes de liderazgo entre algunos de los miembros participantes.
  • Se mejora la comunicación interpersonal entre los empleados.
  • Hay un incremento en el sentido de pertenencia a la empresa.
  • Se fomenta una actitud positiva entre los empleados.

Actividades de Team Building para empresas

Las actividades que promueven el team building pueden ser tan informales y casuales como una comida compartida, o tan formalmente estructuradas como una sesión dirigida por un facilitador experto.

Ejemplos comunes de actividades de team building incluyen:

  • Partidas de fútbol o de cualquier otro deporte.
  • Deportes poco ortodoxos como el remo o incluso lanzarse en paracaídas.
  • Prácticas de senderismo o escalada.
  • Actividades al aire libre como, por ejemplo, paseos y excursiones.

En el team building para empresas, lo más importante es fortalecer los lazos entre los miembros de un grupo de trabajo con el propósito de lograr de manera más eficiente las metas y hacer el ambiente laboral más ameno.

Pensando en esto, es importante revisar primero que los miembros del equipo de trabajo se sientan cómodos con las actividades a realizar, e incluso es buena idea realizar un sondeo previo para hacerlos partícipes de la elección de una actividad atractiva para todos.

Productividad Empresarial: ¿Cómo Saber si vas por Buen Camino?

La productividad empresarial es un objetivo que sin duda todos quieren alcanzar, pero no siempre es claro cómo hacerlo.

Optimizar el uso de los recursos en una empresa no es tarea fácil y requerirá de técnicas y procesos que demandarán liderazgo.

Es importante, por ejemplo, saber cómo le ha ido a tu empresa durante un período específico, y para eso deberás conocer cómo medir la productividad y que herramientas te permitirán hacerlo.

¿Qué significa “Productividad” en una empresa?

Toda actividad empresarial está integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, e implica un proceso que parte de factores productivos: trabajo, tierra y capital, para obtener bienes y servicios.

Este proceso debe gestionarse con técnicas que nos dirán qué tan bien se aprovechan los factores productivos para llegar al resultado final con el menor desperdicio de:

  • Tiempo
  • Dinero
  • Recursos: maquinaria, energía, materia prima, conocimientos, etc.

La productividad es la relación entre el resultado de la gestión del proceso (las salidas) y los factores productivos que han sido necesarios para obtener dicha producción (las entradas).

Un ejemplo sencillo podría aplicarse a la redacción de estos artículos. Podemos conocer nuestra productividad con diferentes indicadores: cantidad de palabras escritas/ horas, cantidad de artículos entregados/objetivos mensuales o cantidad de artículos terminados/semana.

Cada una de estas divisiones nos dará factores de productividad para la redacción de artículos. Y podremos sacar conclusiones sobre cómo mejorar nuestros procesos.

Ahora bien, la productividad es una medida relativa. Solo podemos sacar conclusiones si la comparamos con la productividad medida previamente, o con las de otras organizaciones.

Así podremos decir so la productividad mejoró o empeoró respecto al período del mes anterior, o si la productividad superó a la de la competencia.

Las técnicas de gestión incluyen prácticas y herramientas para mejorar la productividad, garantizando la viabilidad de la empresa. Entre esas herramientas se encuentran los Software de Gestión de Proyectos, que hoy son fundamentales para analizar y mejorar la productividad de cualquier organización.

Cada vez son más los datos y la información que las empresas deben considerar para tener competitividad. Las soluciones digitales de gestión ofrecen técnicas para poder analizar y administrar mejor los procesos productivos.

Señales de una buena productividad empresarial

Existen distintos factores que podemos considerar para medir y mejorar la productividad de nuestra organización.

Trabajar en estos factores nos permitirá aumentar nuestra efectividad laboral.

  •  Formular objetivos generales y específicos

    Las metas nos ordenan, nos permiten dar un sentido a cualquier proyecto y una dirección al trabajo. Asimismo, los objetivos son el resultado de arrojar claridad sobre lo que queremos obtener en un momento dado y qué actividades llevaremos a cabo para conseguirlo.

    La mayoría de los empleados trabajan muchas horas, pero no siempre consiguen finalizar las tareas. Tener objetivos generales que orienten las metas a largo plazo y objetivos específicos para cada fase del proceso puede ser el punto de partida para mejorar la productividad.


  • Alentar el trabajo en equipo

    Se conoce que el trabajo en equipo es clave para la competitividad de cualquier organización. Cuando se colabora, se comparten las virtudes de cada miembro del equipo. El todo, en este caso, es más que la suma de las partes.

    El equipo puede nutrirse y generar una sinergia y motivación difícil de alcanzar con el trabajo individual.


  • Fomentar la creatividad

    La productividad, más allá de las estadísticas y los números, puede generarse desde lugares inesperados. Las ideas pueden encontrar fuerza en ambientes de trabajo creativos, generando soluciones para aprovechar los recursos.

    El ambiente flexible y desestructurado puede ayudar a motivar al equipo para aportar soluciones creativas a problemas del día a día.


  • Integración Digital

    En un mundo interconectado, con bastas cantidades de información para analizar, contar con herramientas digitales es una ventaja competitiva.

    Desde ventas y marketing hasta recursos humanos y operaciones, los equipos pueden acudir a software de administración de proyectos que se ajusten a sus necesidades y estilos de trabajo.

    La integración de soluciones y aplicaciones digitales no solo permitirá una mejor colaboración entre equipos, también te dará datos, estadísticas e informes para tomar decisiones precisas y mejorar la productividad.


  • Considerar la opción de teletrabajo

    Las herramientas tecnológicas son fundamentales para aquellas empresas que poseen un modelo de teletrabajo. 

    Por un lado, los índices de bienestar del equipo suelen aumentar con el teletrabajo y esto genera empleados más motivados y felices, con una mayor productividad general.

    Por otro lado, los software de gestión de proyectos traen herramientas que hacen que monitorear a la plantilla de empleados sea muy sencillo a distancia. En muchos casos, el control que se puede aplicar con programas de manejo R.R.H.H. es mucho más efectivo de lo que sería presencialmente.


  • Delegar y distribuir equitativamente

    Existen unidades de carga laboral adecuadas para que el equipo sea productivo sin caer en los riesgos de la sobrecarga.

    Los líderes de proyectos y otros miembros del equipo que acaparan funciones porque no saben delegar atentan contra la productividad general. Muchas empresas tienen en cuenta la carga laboral para diseñar un plan de prevención de riesgos, y así es como debería ser siempre.


  • Planificar el cronograma de actividades

    Administrar el tiempo correctamente es parte de una gestión exitosa, y por lo tanto es una forma de mejorar la productividad empresarial. El tiempo que no se aprovecha, representa un gasto.

    Es esencial planificarse las tareas y asignarlas a los diferentes sectores con anticipación. Un cronograma bien organizado, que permita cambios flexibles y facilite la comunicación, es un factor que sin duda servirá para la productividad.


  • Alentar ambientes flexibles

    Mantener la motivación es un desafío constante. Un empleado descontento es un empleado poco productivo.

    Los equipos trabajan mejor en ambientes relajados, e incluso hay entornos laborales que permiten a los empleados gestionar sus tareas por metas y objetivos a cumplir, sin tener una carga horaria específica.

    Esto le da al trabajador la autonomía de organizar su día. Además, la integración de la vida laboral y familiar, al aumentar la motivación de los trabajadores, también fomenta su productividad.


¿Cómo se mide la productividad empresarial?

Existen infinidad de termómetros para poder medir la productividad en una organización. Esto dependerá de los procesos que quieres auditar.

Así, por ejemplo, si vemos que una etapa del proceso está muy lenta y hay demoras en la producción, buscaremos indicadores para poder medir ese sector, pero también puede que tengamos diferentes objetivos para los cuales es necesario obtener estadísticas.

Para desarrollar este tipo de medición, primero debemos tener claro para qué la utilizaremos. Uno de los usos más comunes es para saber cómo le fue a la organización en determinado momento.

Si bien existen momentos donde deberás auditar un proceso específico, para lo cual puedes desarrollar indicadores exclusivos para ese proyecto, debes considerar un sistema general, ya que es importante medir todas las áreas al mismo tiempo.

También deberías establecer reglas que todo el equipo entienda para que la información sea analizable.

Muchas veces deberás considerar que la información obtenida deberá traducirse, porque algunos sectores no sabrán interpretar los datos y la idea siempre es que la información sea transversal.

Los Software de Gestión de Proyectos, de los que hablamos anteriormente, nos ofrecen estadísticas que podemos usar para medir la productividad. Las soluciones más populares cuentan con funciones para ayudarte a generar informes y estadísticas.

Si no sabes a ciencia cierta qué herramienta elegir, cualquier plataforma de gestión de proyectos para trabajo en equipo almacena información conjunta de documentos, emails, chat o reuniones, así que no será tan difícil tomar una decisión.

Algunas opciones son:

  • Trello
  • Asana
  • Microsoft Project
  • Basecamp

Indicadores de Productividad: El Termómetro de una Empresa

Todo el esfuerzo y el tiempo que aplicamos en nuestras organizaciones no serviría de nada si no pudiéramos evaluar el resultado de estas acciones. Los indicadores de productividad nos ayudarán en esta tarea.

Para conocer la situación real y hacer un diagnóstico del desempeño que tiene nuestra organización, necesitamos instrumentos que arrojen información acertada.

Hasta los líderes más experimentados tienen dificultades para medir correctamente el desempeño de una organización. Por eso, es importante conocer los tipos de indicadores que existen y las herramientas que nos permiten recolectar y analizar información, como los Software de Gestión de Proyectos.

¿Qué son los indicadores de productividad?

Los indicadores de productividad son cada uno de los instrumentos que aplicamos en nuestra organización para poder medir el desempeño.

Si bien existen indicadores generales, cada empresa deberá conocer cuáles son las fases críticas de sus procesos para que los indicadores elegidos puedan aplicarse correctamente.

Todos los indicadores están basados en una sencilla fórmula que relaciona dos variables: un beneficio y un coste, pero dependerá de cada empresa definirlos.

  • El beneficio: se trata de la producción alcanzada, “las salidas” o el resultado final del proceso.
  • El coste: se trata de un recurso consumido o lo que la organización invierte, ya sea en materiales, salarios, tiempo, etc.

Cada empresa debe diagnosticar sus costes fundamentales (materia prima, personal, coste del suelo, etc.) y sus mayores beneficios (calidad, marca, precio). Conociendo esto, podrán ejecutar indicadores globales e independientes para cada fase o sector productivo.

Estos indicadores pueden ser de dos tipos: cuantitativos y cualitativos.

  • Hablamos de indicadores cuantitativos cuando medimos, por ejemplo, el índice de productividad de materiales: se puede calcular cuánto material se compra y cuánto sale de venta, qué cantidad de ese material queda almacenado, cuánto se desperdicia, el coste de su almacenamiento, etc.
  • Por otro lado, si buscamos conocer nuestro rendimiento en cuanto a la calidad de determinado producto, estamos hablando de indicadores cualitativos.

Si analizamos una planta de fabricación de automóviles, aplicaríamos indicadores cuantitativos para conocer la cantidad de autos fabricados en cierto periodo, e indicadores cualitativos para determinar la calidad de pintura, la solidez del chasis y el rendimiento del motor.

¿Para qué sirven los indicadores de desempeño y medición de la productividad?

Los indicadores son termómetros que nos permiten conocer el estado real en el que se encuentra nuestra empresa. Medir correctamente el desempeño de una organización solo puede lograrse a través de estos instrumentos, y con la información resultante podremos tomar decisiones estratégicas.

¿Invertimos demasiado tiempo en una fase poco productiva? ¿Necesitamos reforzar las inversiones en una etapa crítica?

Son solo un par de las muchas interrogantes que podemos develar con los indicadores de productividad.

La información que podamos recabar, si es que aplicamos los indicadores en los sectores críticos, será fundamental para tomar decisiones respecto a la estrategia.

Los indicadores deben estar correctamente formulados y justificados. No todos son instrumentos que nos aportarán la información relevante, pero si el diagnóstico de procesos críticos fue efectivo, los indicadores servirán, principalmente, para mejorar la productividad de una empresa.

Este es su objetivo final, aunque hay otros beneficios:

  • Recopilar información del negocio.
  • Analizar datos cuantificables.
  • Sacar conclusiones sobre el rendimiento.
  •  Reducir gastos.
  • Aumentar inversiones en sectores estratégicos.
  • Tomar decisiones a corto y largo plazo.

Indicadores de productividad: ejemplos

Ya hemos dicho que los indicadores de desempeño y medición de la productividad deben definirse según cada empresa, pero algunas categorías básicas de indicadores nos servirán como ejemplo para conocer qué tipos se aplican de forma general:

1. Indicadores de eficacia

Estos instrumentos son utilizados para conocer si los objetivos propuestos para la empresa están siendo o no alcanzados. Pueden basarse en variables de tiempo, cantidad de elementos o recursos, etc.

Solo miden la concreción de la meta, no la calidad del trabajo.

Estos indicadores suelen no incluir valores intermedios, es decir que lo ideal es ubicarse entre dos estados posibles: sí o no.

Además, estos indicadores nos permiten evaluar si se están formulando objetivos alcanzables o si hay que analizar su factibilidad. Los objetivos son el primer paso para poder formular y aplicar indicadores de productividad.

2. Indicadores de calidad del trabajo

Los indicadores de calidad nos darán información sobre la forma en que se llegó al objetivo. En este caso, las variables pueden encontrar diferentes calificaciones, es decir, no se trata de un sí o no, sino de cómo se ha logrado el objetivo.

Si el objetivo ha sido alcanzado de forma holgada, con resultados sobresalientes en la calidad y contribuyendo a alcanzar otros objetivos relacionados, podremos otorgarle una calificación máxima y pasaremos a pensar si podemos invertir más en los sectores determinantes.

En cambio, si las metas se lograron sobre los límites máximos, sin destacar nada, a pesar de haber obtenido un “sí” en el indicador de eficacia su calificación será más baja.

Los indicadores de calidad dependerán de las exigencias de cada compañía, algunas tienen límites amplios para aceptar márgenes mínimos, mientras se cumpla con el número de unidades. Dependerá del sector del mercado que se haya seleccionado para competir.


3. Indicadores de eficiencia

El instrumento de productividad para medir eficiencia no solo nos dice si el objetivo se cumple, sino que indica cuánto nos costó llegar a él.

Si se han empleado los recursos indispensables para alcanzar el objetivo, evidentemente nuestra eficiencia es buena y, por lo tanto, podemos analizar una inversión en este sector para aumentar la productividad.

En cambio, si se emplean más recursos de los necesarios, el costo sobrepasa lo esperado o se han malgastado los elementos, la eficiencia será calificada como mala, aunque hayamos alcanzado el objetivo.

En este sector, deberemos analizar qué es lo que está fallando para corregir la eficiencia. Igualmente, cuando invertimos en personal, esfuerzos, capacitación y tiempo, debemos controlar la eficiencia para conocer si es necesario hacer un recorte, perfeccionar los procesos o directamente eliminarlos.

4. Indicadores de rentabilidad

La rentabilidad es uno de los indicadores que ninguna empresa debe desestimar. La rentabilidad es, a fin de cuentas, lo que nos permitirá proyectar la empresa a futuro, conseguir inversiones y crecer.

El beneficio se calcula a partir del porcentaje de rentabilidad, excluyendo del valor los gastos fijos y variables.

Si no somos rentables, la proyección a futuro no será muy optimista.


5. Indicadores de competitividad

Si se trata de conocer nuestros índices de productividad respecto a la competencia y al mercado en general, deberemos buscar indicadores de competitividad. Estos son esenciales para conocer la porción del mercado que tenemos y a la que podemos aspirar.

Podremos saber, además, qué tan bien estamos haciendo las cosas respecto a nuestra competencia, y de encontrar resultados negativos, tendremos un desafío para nuestros próximos proyectos.

6. Indicadores de gestión de tiempo

Con estos instrumentos, nuestro objetivo será saber qué parte del tiempo invertido se ha dedicado realmente a trabajar en actividades productivas.

Este indicador es clave para conocer:

  • Cuánto tiempo productivo tenemos del total invertido.
  • Las actividades que consumen más tiempo del que deberían.
  • Los sectores que comparativamente son menos productivos, y los que mejor rendimiento tienen.

Indicadores de productividad: ¿cómo aplicarlos?

Para poder medir indicadores de productividad, necesitarás trabajar con KPIS, que son instrumentos genéricos para realizar cualquier tipo de medición, ya sea con fines de aumentar o no la productividad.

Puedes encontrar estos indicadores en Software de Gestión de Proyectos, además de cuadros de mando y otras herramientas digitales.

Una excelente opción es el software Oracle Primavera, que permite proyectar estadísticas muy precisas con base en indicadores de productividad.

¿Qué es la Comunicación Externa en una Empresa?

La imagen que el público se hace de tu empresa dependerá de cómo gestiones tu comunicación externa.

Los equipos de comunicación pueden construir una imagen de marca seleccionando y administrando los atributos que definan mejor las características de tu negocio. Es como crear una identidad personal.

Ahora, la importancia de la comunicación externa está en que puede potenciar o dificultar la percepción que intentas construir alrededor de tu marca. Por eso hoy, más que nunca, es importante repensar estrategias de comunicación externa que puedan adaptarse al cambio constante en los canales digitales, y que sean fáciles de dirigir, como lo pide el usuario moderno.

Entendiendo qué es la Comunicación Externa

La comunicación que se desarrolla en una empresa tiene dos grandes dimensiones: la comunicación interna y la comunicación externa.

La comunicación externa abarca la totalidad de los mensajes emitidos por una compañía con la intención de ser atendidos por el entorno fuera de la empresa:

  • Clientes o target (objetivo definido)
  • Competidores
  • Proveedores
  • Beneficiarios
  • Otras organizaciones

La comunicación externa debe responder a una estrategia global de comunicación, esto quiere decir que no podemos hacer entender a nuestros clientes un mensaje tipo A si la estrategia publicitaria en curso nos muestra al público con un mensaje tipo B.

Una estrategia de comunicación externa se define pensando en el público objetivo al que pretendemos llegar.

Esta información la podemos recolectar, analizar y almacenar con ayuda de un Software de Gestión de Proyectos, una herramienta que facilita al equipo de comunicación trabajar de forma colaborativa e incluir en el proceso otras áreas de la empresa relacionadas (como el departamento de Marketing).

Cuando tengamos suficiente información sobre el público objetivo (características y preferencias), podremos elegir si necesitamos, por ejemplo, una estrategia de marketing masivo o focalizado, one to one (que pone el foco en la personalización), etc.

Los canales de comunicación externa incluyen medios de comunicación y acciones de promoción:

  • Prensa, radio y TV
  • Redes sociales
  • Sitios de internet, aplicaciones y plataformas
  • Eventos
  • Patrocinios
  • Vía pública
  • Charlas, debates y conferencias

Funciones de la comunicación externa en una empresa

La comunicación externa puede generar capital inesperado, pero muchas veces es difícil de dimensionar, justamente porque es algo intangible.

En pocas palabras, tiene que ver con la imagen, y cuando hablamos de imagen nos referimos a cómo el público ve en su cabeza a nuestra organización.

La función principal de la comunicación externa es promover, modificar y conservar la idea que el público tiene de una empresa. Una estrategia bien gestionada, entendida como un proyecto a administrar, nos permitirá comunicar y construir los puntos fuertes de la marca en la mente de la audiencia.

Los beneficios a largo plazo de la comunicación externa son:

  • Transmisión de los atributos de una marca.
  • Formación, construcción o modificación de nuestra identidad frente al público.
  • Definición de los aspectos estructurales de la empresa.

A mediano y corto plazo, las ventajas de la comunicación externa incluyen:

  • Diseñar estrategias de marketing y publicidad específicas para un producto o servicio.
  • Ganar socios estratégicos.
  • Lograr mayor difusión y publicitar nuevos productos.
  • Aumentar las ganancias.

¿Cómo diseñar una estrategia de comunicación externa?

A la hora de desarrollar una estrategia de comunicación, podemos acudir a las 5 R de la comunicación estratégica. Esta es una fórmula fácil de recordar y muy práctica.

  • Relevar: debemos buscar todo el material posible que dé cuenta de las definiciones de la organización a lo largo de su trayectoria. Podemos apelar a archivos viejos o productos y publicidades antiguas.
  • Recuperar: el relevamiento debe partir del hecho de que ningún material es inútil. Conceptos publicitarios usados en otras etapas pueden resultarnos útiles para pensar nuevas estrategias creativas. Además, tendremos una idea de los atributos de marca que se vienen desarrollando históricamente.
  • Repensar: cuando ya tenemos todo el material de base, el próximo paso es comenzar a analizar a la organización. En esta etapa, conceptualizamos con claridad la historia, la misión y los valores que definen a la marca para idear un discurso institucional.
  • Reordenar: aquí es cuando la nueva estrategia comienza a tomar forma. Se arma una maqueta o borrador con los principales elementos del proyecto.
  • Reescribir: durante el proceso de redacción de las acciones, es importante considerar las competencias del público objetivo (su lenguaje, conocimientos, gustos y pasatiempos). Deberemos desarrollar los contenidos de forma piramidal, es decir, los estructurales primero y luego los específicos.

Existen herramientas digitales que nos pueden ayudar a gestionar el proceso, como Trello, Asana O Basecamp. Así podremos:

  • Trabajar en equipo de forma remota.
  • Desarrollar organigramas y calendarios con fechas para realizar las actividades.
  • Gestionar alertas de trabajo.
  • Llevar un control y seguimiento del flujo de trabajo.
  • Monitorear campañas y ver estadísticas.

Elementos de un plan de comunicación externa

Estos son los elementos básicos para diseñar una estrategia de comunicación factible:

  1. Definir el quiénes somos de la organización: se trata de identificar bien al emisor, sus características y personalidad, como si de una persona se tratase.
  2. Formular objetivos generales y específicos: teniendo en cuenta que sean alcanzables y medibles.
  3. Establecer el público objetivo.
  4. Explicitar el contexto.
  5. Definir obstáculos y oportunidades.
  6. Definir los recursos de los que disponemos.
  7. Planificación de medios: se trata del proceso de elección de los mejores canales para implementar el mensaje. ¿Redes sociales, radio, medios gráficos?
  8. Definir las acciones y limitarlas en el tiempo.
  9. Redactar el discurso básico: se trata de reflejar el mensaje fundamental que se compartirá, y que será coherente con los objetivos planteados.
  10. Evaluación: vamos a tener que definir instrumentos de medición y KPIS, o no habrá forma de saber si estamos en la tierra o en las nubes. Muchas herramientas en redes sociales permiten realizar un seguimiento a las campañas pagas.

Comunicación externa: ejemplos

Los planes de comunicación varían constantemente, y muchas veces el trabajo que se venía haciendo resulta obsoleto, pues el mercado mundial puede verse afectado de un día para el otro.

Un ejemplo de esto es la pandemia mundial por COVID-19, que obligó a repensar las estrategias de comunicación externa de muchas empresas. Una constante fue la difusión de programas de ayuda, como acciones de colaboración con gobiernos, hospitales y asociaciones benéficas.

Las compañías necesitaban que la audiencia supiera que estaban involucrados, donando dinero y aportando productos para ayudar a mantener en pie el sistema sanitario y asistir a los contagiados.

Algunas empresas incluso decidieron modificar su logo, conservando los atributos más importantes de la marca, pero dándole un giro simbólico a las cosas. Mercado Libre, la plataforma de compras de Latinoamérica, lo hizo modificando su logotipo (el viejo apretón fuerte de manos) por dos codos que se tocan (haciendo referencia al distanciamiento social).

Para anclar el mensaje, Mercado Libre usó la consigna: “Codo con codo, hasta que llegue lo mejor”.

Algo similar hizo Coca Cola separando las letras en su logotipo:

Las estrategias de comunicación actuales apuntan a despertar ese “algo” en la audiencia por lo cual una empresa será recordada años después:

  • Empatía
  • Seguridad
  • Conciencia global
  • Disminución del riesgo
  • Demostración de serenidad y liderazgo
  • Aporte social y ayuda económica
  • Sinceridad

¿Cómo rediseñar la comunicación externa en momentos de crisis?

  • Realiza un nuevo diagnóstico: involucra a todos los departamentos y define estrategias globales. Un diagnóstico acertado será el primer paso para adaptarse a los cambios.
  • Aplica una gestión de crisis: no pierdas tiempo, asume los nuevos elementos culturales y busca cohesionarlos con los atributos históricos de tu imagen empresarial.
  • Resigna los análisis previos: será importante rever las acciones que tenías programadas y suspenderlas en momentos de crisis, ya que tu público objetivo ha visto modificada su rutina.
  • Reconsidera tus objetivos: las grandes organizaciones buscan generar calma, responsabilidad y compromiso en época de “vacas flacas”. Aplica de forma creativa estos valores a tu marca, comunica lo que eres capaz de aportar para ayudar.
  • Estar al tanto de las noticias: mantén informado a tu equipo para que las estrategias se actualicen constantemente. Habla con ellos de forma periódica, incluso si es para darles malas noticias.
  • Busca empatizar: hazle saber el público que conoces sus inquietudes y que estás al tanto de sus dolores y preocupaciones.
  • No descartes asociaciones estratégicas: las alianzas con organismos sin fines de lucro y también con otras empresas pueden ser un gesto de nobleza, unión y solidaridad (al menos para el público).
  • Genera un acercamiento: la voz del líder es necesaria en momentos críticos. Un mensaje directo y sincero del presidente, CEO o gerente de la organización puede hacer más en la mente del público que toda la publicidad paga del mundo.
  • Considera realizar promociones especiales: muchas compañías liberan contenido gratuito en situaciones difíciles, como libros digitales, películas y documentales, cursos a distancia, videojuegos, etc. Es un mensaje de empatía muy fuerte.

La identidad de una empresa no se construye de un día para otro, hay atributos que se edifican con el tiempo y que necesitan planificarse y evaluarse constantemente. Lograr es sinónimo de repensar la comunicación externa periódicamente y ver nuevas maneras de hacer las cosas.

Matriz RACI: Alternativa para la Asignación de Tareas

En el día a día de la práctica empresarial, uno de los momentos más difíciles es darle forma y sentido a una nueva idea, transformarla en un proyecto y concretarlo. La matriz RACI es una herramienta que facilitará la ejecución armoniosa de ese nuevo plan y sentará las bases para un mejor ambiente de trabajo.

¿Qué es una Matriz RACI?

El modelo Matriz RACI es un sistema de asignación de tareas que permite organizar un equipo de trabajo con base en los objetivos del proyecto.

El fin es “cumplir con lo dicho” de forma rápida, ordenada e impecable, asegurando que todos saben muy bien lo que les corresponde (y no) hacer.

El término RACI incluye las siglas que describen la asignación de responsabilidades al administrar un proyecto:

  • R (Reponsible): la persona encargada de dar la cara, dividir las tareas y asignarlas al equipo de trabajo.
  • A (Accountable): encargado de velar por el buen cumplimiento de una tarea determinada dentro del lapso de tiempo estipulado.
  • C (Consulted): rol ejercido por una persona experta en una tarea determinada, a quien se le consulta durante el desarrollo para obtener información que garantice hacerlo bien.
  • I (Informed): es la persona a la cual se le reportan los avances del proyecto.

Para efectos de la aplicación de la Matriz RACI en gestión de proyectos, una misma persona puede hacerse cargo de más de un rol, aunque no se recomienda hacerlo para “repeler” los colapsos.

Beneficios

  • Comunicación efectiva: al aplicar la Matriz RACI, cada uno de los miembros del equipo conocerá su rol en el proyecto, facilitando el desenvolvimiento y la cooperación entre todos.
  • Disminuye el estrés laboral: dividir un proyecto en pequeñas tareas a realizar por diferentes personas reduce la sobrecarga de trabajo que pudiera experimentar una sola persona encargada de todo.
  • Trabajo eficaz: la Matriz RACI permite optimizar el trabajo en equipo, logrando resultados de calidad y reduciendo los tiempos de ejecución.
  • Optimización de la TI: la Matriz RACI ITIL es una herramienta cada vez más usada para mejorar servicios y procesos de información.

¿Cómo hacer una Matriz RACI para gestión de proyectos?

La base de una buena Matriz RACI es que todo el equipo de trabajo esté en sintonía con el propósito del proyecto. Lo más importante es plasmar la idea principal claramente, de modo que el equipo la conozca y se sienta parte de ella.

Después, hay que elegir un entorno de trabajo en común para todos. Hacer una matriz RACI es muy sencillo usando Software de Gestión de Proyectos como Instagantt, SmartSheet y EDraw, por ejemplo, esto asegura que:

  1. Podrás hacer una matriz personalizada rápidamente, sin complicarte la vida.
  2. Todo el equipo podrá verla.
  3. El ecosistema digital será limpio y fácil de usar, con funciones adicionales que tal vez consideres no necesitar, pero que con el tiempo tendrán un impacto positivo en la división del trabajo y el seguimiento de tareas asignadas.

Carga de Trabajo | ¿Qué es y cómo Organizarla?

El equilibrio es importante, tanto en la vida personal como en el día a día profesional, es por eso que la carga de trabajo debe ser gestionada con el fin de preservar el buen rendimiento y la satisfacción general.

Hoy conocerás cómo gestionar la distribución de tareas para poder aprovechar toda la experiencia y talento de tus empleados, pero sin volverlos locos.

¿Qué es la carga de trabajo o carga laboral?

La carga de trabajo es el volumen de actividades o funciones que se le pueden asignar a una persona sin correr el riesgo de que los pendientes superen sus competencias profesionales.

Manejar una carga de trabajo equilibrada no solo nos puede servir como líderes de quipo, para reportar mejores resultados, también es beneficioso para los empleados y otros miembros de la organización porque pone límites a la hora de asignar responsabilidades.

Cuando la carga laboral es muy alta, se corren diferentes riesgos que pueden entorpecer el flujo de trabajo y salirle muy caro a las empresas. En cambio, una repartición balanceada del trabajo:

  • Motiva
  • Evita conflictos internos
  • Reduce el cansancio
  • Ayuda en la gestión del estrés
  • Hace más fácil y realista la medición del rendimiento y la productividad
  • Permite a la gerencia saber qué tan productivo es realmente un trabajador

La carga de trabajo se compone de unidades de trabajo (es decir, cualquier tipo de actividad, objetivo o meta incluida en el proyecto a realizar).

Para saber cuántas unidades de trabajo tienen que asignarse a cada persona, se toma en cuenta las horas que el personal tiene disponibles, las actividades a realizar y el tiempo estimado para las tareas.

El Project Managerdebe estar al tanto de las cargas asignadas a cada miembro, para lo cual se apoya en un Software de Gestión de Proyectos. Las herramientas de administración de proyectos permiten llevar un registro automático de funciones, repartir actividades equilibradamente, y mucho más.

Factores de riesgo asociados a la carga laboral

Muchas empresas tienen en cuenta la carga laboral para diseñar un plan de prevención de riesgos. De esta forma, pueden evitar problemas que repercutan en la salud física o emocional de los empleados.

Los riesgos que se corren cuando la distribución del trabajo no es la mejor son:

  • Problemas físicos por esfuerzos posturales.
  • Disminución de la capacidad de atención.
  • Sentimientos de frustración y fracaso al no conseguir los resultados deseados a pesar del esfuerzo invertido.
  • Incapacidad para concentrarse en el trabajo y para relajarse. 
  • Enfermedades psicosomáticas: fatiga visual, dolores de cabeza y musculares, mareos, etc.
  • Síndrome de Burnout (patología laboral que se genera como respuesta al estrés en el organismo, e incluye fatiga crónica, ineficacia y negación).

Herramientas para repartir la carga de trabajo en una empresa

El éxito de la efectividad laboral dependerá de administrar mejor los proyectos, considerando siempre el ambiente laboral y la carga de trabajo.

Para organizar mejor la carga laboral, lo mejor es utilizar un software que te permita visualizar el trabajo de tu equipo y el plan a seguir.

Que todos estén en la misma página es el primer paso; necesitas, además, tener una comunicación fluida para alertar cuando el trabajo cambie y las fechas de entrega se modifiquen.

Con herramientas como Asana puedes organizar un tablero con las tareas que tu proyecto requiere y asignar un encargado. Los responsables de la tarea recibirán notificaciones útiles, como recordatorios cuando la fecha de entrega de la tarea se acerque o cuando la tarea sea modificada.

De esta forma, puedes visualizar fácilmente si una misma persona tiene asignado demasiado trabajo, y corregir a tiempo posibles sobrecargas.

Será fácil también identificar los llamados “cuellos de botella”. Esto es cuando mucho trabajo se acumula en una parte del ciclo productivo. Entonces, será claro saber dónde hay demasiado trabajo por hacer y qué miembro del equipo necesita oxigenación.

Otra herramienta muy popular para organizar equipos de trabajo es Trello, una solución basada en Kanban que facilita mucho la asignación de tareas y el seguimiento del flujo de trabajo.

Este software, como muchos otros, ofrece herramientas de automatización de tareas para sumar fluidez al proceso y hacer más en menos tiempo. Solo tendrás que activar Trello Butler.

Por suerte, ya quedó atrás la idea de que el trabajador es solo un activo más de la empresa. Hoy, las compañías saben que la producción tiene un límite, y es el bienestar.

En ComparaSoftware encontrarás un listado de los software más competitivos del mercado para mejorar el flujo de trabajo en tu empresa, y hacer que los empleados se motiven aún más.

¿Qué es una PDU? | Gestión de Proyectos

Qué es una PDU es lo que se preguntan casi todos los que van a comenzar una actividad importante, ya que es algo, por lo general, desconocido, aunque no por ello debe pasar inadvertido.

PDU, cuyas siglas significan Professional Development Unit (Unidad de Desarrollo Profesional) equivale a una hora invertida en tareas de aprendizaje y crecimiento laboral.

En el caso particular de los Project Managers titulados por el PMI (Project Management Institute), la normativa exige ganar un número específico de PDUs para mantener el certificado.

¿Qué es una PDU en gestión de proyectos?

Una PDU en gestión de proyectos implica una forma de medir las capacidades y formación de un Project Manager, que es el encargado de planificar, gestionar y desarrollar a los equipos vinculados a un proyecto en una empresa.

En muchos casos, recaudar PDUs es un requisito imprescindible para ejercer la función de Project Manager o para, simplemente, gestionar proyectos, principalmente en empresas o compañías de alto impacto local o internacional.

¿Cómo se clasifican los PDU?

Según la función o tarea que una persona pretenda realizar o proyectar, los PDU se clasifican en dos principales categorías:

  • PDUs para educación. Actividades vinculadas al aprendizaje de habilidades para afrontar, ampliar y mejorar aspectos técnicos, de liderazgo y gestión estratégica.
  • PDUs que contribuyen a la profesión. Por su parte, la segunda categoría, también llamada giving back to the profession, abarca las actividades que posibilitan compartir y emplear conocimientos y destrezas con el fin de contribuir, construir u optimizar una profesión (tal vez proponiendo nuevas metodologías o formas de organización del trabajo).

Ya que las empresas requieran profesionales capacitados tanto en PDUs para educación como en PDUs que contribuyan a su profesión, el PMI requiere que los Project Managers distribuyan equilibradamente el tiempo invertido en actividades de ambas áreas.

Estas son las actividades contempladas en cada tipo de PDU según el PMI:

PDus educativosPDUs giving back to the profession
Cursos ofrecidos por el PMI o sus representantesCreación de nuevos conocimientos en torno a la administración de proyectos
Educación continuaServicio voluntario
Aprendizaje autodirigidoTrabajar como un Project Manager en un proyecto

¿Cómo se obtiene una PDU para renovar el PMP?

Hay muchas formas de obtener una PDU. Entre las más comunes tenemos:

  • Tomar un PMI® Publication Quiz, que consiste en leer un artículo del Project Management Institute y responder acertadamente al menos el 70% de las preguntas.
  • Atendiendo seminarios, eventos y conferencias del PMI o sus oficinas comunitarias.
  • Trabajando con un gerente de proyectos en algo vinculado a la profesión personal.
  • Realizando trabajos como voluntario.
  • Generando contenido (por ejemplo, libros de textos) acerca de la dirección de proyectos.

Dependiendo de la intensidad del trabajo, se consigue una cantidad mayor o menor de PDUs. Para renovar el PMP, se necesitan en total 60 PDUs en un lapso máximo de tres años, pero deben tenerse en cuenta algunas normas:

  • En el caso de las PDUs educativas, 1 hora equivale a una PDU por regla general, pero es posible pedir la acreditación, en PDUs, del tiempo invertido en preparar y presentar un proyecto o evento.
  • Para las PDUs giving back to the profession, no puede ganar más de un total de 45 PDUs por ciclo de 3 años si poseen las credenciales PMP y PgMP. Además, tampoco se puede ganar más de un total de 20 PDUs si se cuenta con las credenciales PMI-SP y PMI-RMP.

Competencias Personales: Un Paso Más Cerca del Éxito

Si tienes que asistir a una entrevista de trabajo, siempre es mejor ir preparado. Conocer las competencias personales que se buscan en una determinada organización te facultará para sobresalir y quedarte con el puesto.

Las competencias personales suelen responder a variaciones globales en el mercado laboral, de ahí su importancia para las empresas, ya que vienen a ser listados de habilidades y capacidades que, a grandes rasgos, un negocio necesita para subsistir.

En este artículo conocerás las competencias personales más requeridas en las empresas modernas y por qué. La información que vas a recibir te servirá para prepararte mejor de cara a entrevistas en el futuro, o decidir en qué disciplina capacitarte.

¿Qué son las competencias personales?

Las competencias personales son las habilidades y aptitudes que el mercado laboral prefiere en un determinado contexto y momento histórico.

Las formas de producir y generar ingresos se modifican todo el tiempo. Cada innovación, cada nueva tecnología exige que estemos al día. Una máquina revolucionaria demanda gente que aprenda a manejarla y arreglarla si se avería, ¿no?

Las nuevas tecnologías y las herramientas de comunicación han transformado la forma de comunicarse y producir. En consecuencia, nuevos conocimientos son requeridos, pero hay que saber cuáles o la inserción laboral se puede convertir en un calvario.

Las empresas priorizan algunas habilidades en los procesos de selección. Muchas organizaciones especifican qué aptitudes serán valoradas al ofrecer un puesto, sin embargo, existen competencias personales y profesionales, y no siempre obtener una buena calificación en las profesionales significa que te irá bien las personas.

¿Cómo han cambiado las competencias personales con la globalización?

La cultura global se dirige inevitablemente hacia un futuro digital. Veamos algunas características del panorama global y cómo está influyendo en las competencias personales más buscadas:

  • Digitalización: la digitalización ejerce una presión adicional sobre el empleo y los protocolos rudimentarios. Los procesos de automatización reducen la demanda de trabajo manual, tanto para el manejo de maquinaria como en el sector servicios.


  • Nuevos medios de comunicación: nuevas tecnologías y herramientas de comunicación permiten conformar comunidades globales. La transmisión de la información y la generación de contenidos se hace de forma online desde cualquier parte del mundo, esto genera ambientes laborales que escapan a lo nacional y regional, y generan nuevos modos de producción y de creación de valor.


  • Mayor productividad cuando ocurrió la Revolución Industrial, el sector agrícola encontró un crecimiento exponencial con las maquinarias a motor y las redes ferroviarias.

    De la misma forma la llamada “Revolución Digital” también genera aumentos de la productividad. La posibilidad de ahorrar en costos por automatización, teletrabajo y robótica, permite generar más con menos recursos y optimizar
    el consumo.

Los especialistas estiman que a largo plazo estos aumentos en la productividad pueden tener dos posibles consecuencias: un aumento del desempleo crónico, o la reducción del horario de trabajo.

Por eso es importante que gobiernos, organismo y empresas tengan en claro las aptitudes que serán necesarias inculcar en las nuevas generaciones.

Competencias personales más importantes en una empresa

A partir de las características que vimos, y que se espera que definan el mercado laboral podemos entender las competencias personales que las organizaciones ponderan. Por eso si asistes a una entrevista de trabajo, es muy probable que debas demostrar habilidades en los siguientes campos:

  • Flexibilidad y adaptabilidad. Los cambios e imprevistos van de la mano con la tendencia global, donde los cambios tecnológicos son cada vez más continuos. Es por esto que las organizaciones valoran a quien pueda aportar soluciones de forma ágil y eficaz.

  • Capacidad de aprender rápido. Muchas organizaciones buscan personas que consideren el aprendizaje como la rutina diaria. Las ganas y la curiosidad por aprender y ampliar los conocimientos, más allá de un área de trabajo, pueden ser el factor que defina si obtienes o no el trabajo.

  • Colaboración y trabajo en equipo. Tener la capacidad de compartir, de colaborar y de ayudar a otros de manera coordinada es un elemento indispensable, y sin duda que te dará ventaja en cualquier entrevista.

    Los horizontes laborales llevan inevitablemente a una forma colaborativa, democrática y participativa, con el objetivo de alcanzar metas comunes. Será muy importante, además, tener la habilidad de trabajar en los diversos contextos culturales de un mundo globalizado.

  • Comunicación. Como vimos en el punto anterior, los vínculos son cada vez más transversales entre las diferentes áreas de una organización. Por eso una persona que cuente con habilidades comunicativas tendrá un plus en su currículo.

    Las habilidades para transmitir información de forma eficiente y efectiva te perfilarán como un verdadero líder. Esta competencia personal se verifica también en saber escuchar de forma activa y empática.   

  • Creatividad. Trabajar con una mente abierta, que no se limita, que propone ideas y que innova, es un valor que las empresas realmente ponderan. Los ambientes en constante evolución y cambio necesitarán personas que puedan adaptarse de forma creativa. Que puedan generar ideas, perspectivas y soluciones.

  • Gestión de la información. Hoy las empresas dependen cada vez más de la información. Gestionar datos, estadísticas y conocimiento, les permite competir globalmente y generar proyectos exitosos.

    Las empresas utilizan Software de gestión de proyectos para recopilar, analizar y almacenar la información. Conocer las herramientas y las diferentes soluciones será clave para tu empresa. 

  • Liderazgo. Ser un buen líder es un rasgo distintivo para conseguir puestos de trabajo importantes. Esta competencia personal implica la capacidad para gestionar un equipo de trabajo, en un contexto y tiempo determinado, y alcanzar las metas propuestas con la mayor efectividad posible. 

  • Motivación. Sentir curiosidad frente a nuevos desafíos y estar estimulado por una actividad, siempre en un buen signo para un jefe o para el encargado de buscar personal. La motivación va de la mano con el entusiasmo y con mantener una actitud positiva.

Conclusiones

Sin dudas que estamos en un mercado laboral cada vez más exigente. Si has llegado hasta aquí, vas un paso adelante, ya que será cuestión de evaluar cuál de estas habilidades necesitas desarrollar para adaptarte.

La lista que hemos desarrollado puede servirte para elegir las que más guarden relación con tu área laboral, y puedas generar un discurso profesional a partir de ellas.

BPM: ¿Qué es Business Process Management?

Cuando usamos el concepto BPM nos referimos a Business Process Management, que en español significa Gestión de Procesos de Negocio y es, en pocas palabras, una disciplina que compete a la administración de empresas.

Una estrategia BPM se basa en tres elementos:

  • Personas
  • Procesos
  • Tecnologías

Estableciendo una relación sincrónica entre ellos, BPM ayuda a las empresas a desarrollar mejores estrategias de negocios.

Ahora bien, aunque esta es la definición técnica del concepto, hoy se usa mucho el acrónimo BPM en el contexto de los Software de Gestión de Proyectos diseñados para mejorar la gestión de procesos, así que es posible que cuando escuches hablar de BPM se esté haciendo alusión a una herramienta profesional de Business Process Management.

Diferencias entre BPM, BPMM y BPMN

Es fácil confundir BPM, BPMM y BPMN cuando solo hay una sigla de diferencia. Sin embargo, la diferencia va mucho más allá:

  • BPM, como vimos antes, significa Business Process Management y describe todas las actividades que implica la evaluación y análisis de los procesos ejecutados por una empresa, con el fin de establecer si son útiles o no y cómo pueden mejorarse. También veremos mucho las siglas BPM cuando se habla de software especializados en gestión de procesos, sobre todo los que emplean una interfaz basada en agile.

  • BPMM equivale a Business Process Maturity Model, y se considera un modelo estándar de BPM que se utiliza para evaluar la madurez de una empresa.

  • BPMN significa Business Process Modelling Notation, y viene a ser una representación gráfica y estandarizada de los procesos de negocio de una organización, sean simples o complejos, a corto, mediano o largo plazo.

También suele usarse mucho el concepto BPR (Business Process Redesign), que hace referencia a las medidas de renovación que una compañía decir implementar para mejorar su retorno de inversión (ROI), reducir costos y ofrecer un mejor servicio al cliente

Para evitar confusiones, piensa en BPM como el conjunto de conocimientos y teorías que hacen posible el BPR. En el entretiempo, el BPMM y el BPMN sirven como recursos para hacer las cosas más sencillas a las empresas.

Características de un software para Business Process Management

Si estás considerando iniciar una estrategia de Business Process Management, vas a necesitar un software especial que integre módulos y funciones para la gestión de flujos de trabajo, el análisis de resultados y la optimización de procesos.

Las mejores herramientas BPM ofrecen:

  • Herramientas de colaboración en tiempo real.
  • Almacenamiento y gestión de contenidos (archivos, documentos, recursos audiovisuales, etc.).
  • Opciones para la automatización de procesos.
  • Gestión avanzada de proyectos, con funciones pensadas para la modificación de requerimientos sobre la marcha.
  • Notificaciones de cambio de status en el flujo de trabajo.
  • Integración con sistemas complementarios, como los ERP y CRM.
  • Analíticas de rendimiento (KPIS) y emisión de reportes personalizados.
  • Visualización de workflow, etc.

¿Quiénes necesitan una herramienta para BPM?

A ninguna empresa le sentaría mal tomar la decisión de optimizar sus procesos, pero sí es cierto que hay algunas señales de humo que indican la necesidad urgente de poner a funcionar un software BPM:

  • Diversificación innecesaria en las herramientas de uso interno (el equipo de ventas y el de marketing utilizan una suite completamente distinta para la misma tarea).
  • Repositorio de documentos o contenidos desorganizado, a falta de un sistema que haga más simple la centralización.
  • Dificultades para dar seguimiento a procesos fuera de la oficina.
  • Retrasos abismales en la entrega de proyectos.
  • Sistema empresarial limitante, que posiblemente el equipo ni siquiera sabe usar bien y que no admite acceso multiplataforma.

No es raro oír de gerentes y dueños de negocios que invierten una fortuna en 10 herramientas BPM distintas con la esperanza de que, usándolas al mismo tiempo, sus problemas se resuelvan.

Este es un error que te hace desperdigar recursos y empeora la confusión que ya había en la empresa; la buena nueva es que un solo software tiene la capacidad para ayudarte a poner las cosas en orden si eliges bien.

Estas son algunas plataformas que cumplen con las características de una herramienta para Business Process Management eficiente:

Diamante de Porter: Midiendo la Competitividad de Tu Empresa

El análisis de competitividad desarrollado por el ingeniero Michael Porter en 1990 le hace honor a su nombre. El Diamante de Porter es eso: un diamante, una joya que se puede aplicar a cualquier proyecto empresarial.

En este artículo, conoceremos los factores determinantes del esquema de Porter, que sirve para conocer las ventajas que hacen a una compañía competitiva.

¿Qué es el Diamante de Porter?

El Diamante de Porter es un modelo de análisis de competitividad que analiza los factores que generan ventajas competitivas a una empresa.

Se trata de una matriz de 4 factores con 2 agregados que nos permite conocer en detalle los elementos y fuerzas que definen el nivel de competitividad de nuestra empresa.

Usando el diamante de Michael Porter podemos identificar las causas de la alta o baja competitividad en un proyecto empresarial, y hasta se puede usar “antes de tiempo” para analizar los puntos fuertes y ciegos de un emprendimiento.

Lo que saquemos del Diamante de Porter podemos usarlo para definir un plan de mejora y estrategias de negocio “modo experto”.

Elementos de un Diamante de Porter

Los elementos que se analizan en la matriz de Porter son originalmente 4, pero con el tiempo se añadieron dos más, por su incidencia en el resto.

1. Condiciones de los factores (o contexto estratégico)

Es el entorno que abarca los elementos de producción de una empresa u organización. Algunos países son muy ricos en recursos naturales como el petróleo (Arabia Saudita, por ejemplo); sin embargo, no sería un tema irremediable si Arabia Saudita no tuviera acceso al capital humano y a la maquinaria para poder explotarlo.

En ese sentido, las condiciones o contexto estratégico incluyen la infraestructura y soluciones que podemos implementar como empresa para resolver un contratiempo.

El poder creativo de una organización es tan importante que, para Porter, los factores que dan verdadera competitividad en el mercado son los creados por las compañías mediante el ejercicio de la innovación.

Principalmente, existen dos condiciones para los factores que hacen parte del contexto estratégico de una empresa:

  • Condiciones naturales. Ya existían y no hizo falta hacer nada para consolidarlas (un lote baldío con agua subterránea, puede ser).
  • Condiciones creadas. No existían previamente, así que la organización tuvo que pensarlas, diseñarlas y desarrollarlas. Es importante que las condiciones creadas se actualicen continuamente mediante la adquisición de habilidades y conocimientos. Una fuerza laboral calificada, una buena infraestructura y una base de conocimiento científico son ejemplos de condiciones creadas que requieren una inversión de tiempo y esfuerzo constante para ser sostenidas.

La ventaja competitiva resulta de empresas que pueden crear factores codiciados por el mercado y, luego, trabajar continuamente para mantenerlos actualizarlos.

2. Condiciones de la demanda

Ahora analizaremos a nuestros clientes, sus capacidades y exigencias, así como el poder de negociación que tenemos frente a ellos.

Para hacerlo, debemos investigar a los posibles compradores. Si son exigentes, les gusta estar informados y mantienen una actitud crítica frente a lo que están considerando comprar, una compañía inteligente buscará perfeccionar al máximo sus estrategias de ventas.

Una ventaja competitiva en este aspecto será el poder de negociación. Este puede oscilar entre dos extremos: cuando el producto o servicio que estamos ofreciendo ya se encuentra disponible en el mercado, y lo ofrecen distintos proveedores, el poder de negociación del cliente es alto.

El cliente dispone de opciones para elegir y su patrón de pensamiento será: ¿Qué tiene este producto que no tiene el de la competencia? ¿Realmente vale lo que tengo que pagar por él?

Diferente escenario se despliega si el producto o servicio que ofrecemos es único. Entonces, el cliente verá reducido su poder de negociación, pues no hay otra alternativa que pueda suplir que tu compañía ofrece.

Un mercado más grande, con clientes que disponen de muchas opciones, significa más desafíos, pero también presenta oportunidades para crecer y mejorar como empresa.

3. Sectores relacionados y de apoyo

La presencia de industrias relacionadas, la diversidad y calidad de proveedores y otras instituciones de apoyo, como universidades y centros de investigación, proporcionan la base sobre la cual una empresa o sector puede desarrollarse.

Especialmente los proveedores son fundamentales para mejorar la innovación. A través de líneas de distribución más eficientes y de mayor calidad, comunicación, logística eficaz y disminución de tiempo, los sectores industriales pueden crecer sustancialmente.

Otras fuerzas involucradas son las alianzas estratégicas. Muchas veces, las compañías dependen de vínculos y asociaciones con otras empresas para crear valor adicional y ser más competitivas.

Esto puede llevar años de trabajo, vinculación e inversiones, pero una vez que las alianzas se han desarrollado, se pueden transformar en un polo productivo nacional o regional.

Podemos ver esto, por ejemplo, en la industria textil china, donde se agrupan todo tipo de gigantes y nuevas empresas.

4. Estrategia, estructura y rivalidad de las empresas

El contexto general en el que se forman las empresas determina en gran medida cómo se organizan y administran.

La rivalidad local es muy importante para la competitividad internacional, ya que obliga a las empresas a desarrollar fortalezas y capacidades únicas y sostenibles. Un ejemplo de esto es la industria automotriz japonesa, donde ha habido una intensa e histórica rivalidad entre gigantes como Toyota, Nissan, Suzuki, Honda, Mitsubishi y Subaru.

5. Gobierno

Adicional a los 4 factores que se definieron en un inicio, el Diamante de Porter contempla hoy en día dos elementos más.

El papel del gobierno, para Michael Porter, no es menor. No cree en un mercado libre donde no haya regulaciones para el comercio, pero tampoco considera este un factor determinante para las industrias.

El actor definitivo para crear competitividad es siempre la empresa misma. Más bien, los gobiernos deberían alentar e impulsar a las empresas a elevar sus metas y avanzar a niveles aún más altos de competitividad.

Existen estrategias que un gobierno puede implementar para esto, una de ellas es el estímulo de la demanda temprana. Otro plan estratégico que el gobierno puede impulsar es la creación de factores como infraestructura, desarrollo científico y un sistema educativo que apoye el emprendimiento.

6. Azar

Siempre hay que considerar la probabilidad de que eventos externos como guerras y desastres naturales afecten o beneficien negativamente un país o industria.

Estos son riesgos que están fuera del control del gobierno y de empresas individuales. Por ejemplo, la caída en el precio de petróleo por la disminución en el uso de medios de transporte debido a una emergencia sanitaria.

Los eventos inesperados pueden significar oportunidades para algunas empresas, como las compañías de software, que ganan posiciones competitivas gracias al aumento del teletrabajo.

Si bien los eventos al azar no pueden modificarse, sí se pueden gestionar estratégicamente para adaptarnos a las condiciones cambiantes del mercado.

¿Cómo hacer un Diamante de Porter?

Para elaborar un Diamante de Porter, puedes acceder a herramientas de diseño gratuitas como Canva, aunque solo te permitirá proyectar una matriz estática (como un papel impreso).

Con la ayuda de un Software de Gestión de Proyectos como Asana, Basecamp o Trello el proceso será más sencillo, ya que vas a poder diseñar un Diamante de Porter escalable y aprovechar integraciones con herramientas de marketing para recabar información.

Una plataforma profesional también te permitirá analizar indicadores clave y obtener datos fundamentales para que todo el tiempo invertido en tu Diamante de Porter valga la pena.

Metodología DMAIC: ¿Cómo Usarla en Gestión de Proyectos?

Garantizar la calidad de los procesos será siempre uno de los objetivos de todo negocio, por lo que es importante aplicar mejoras en los estándares empleados en los procesos de producción. La metodología DMAIC es ideal para esto.

Hoy te explicaremos en qué consiste DMAIC, te daremos un ejemplo de su aplicación y de lo beneficioso que resulta para una empresa (cuando se hacen bien las cosas).

¿Qué es la Metodología DMAIC?

DMAIC es una estrategia que Motorola desarrolló para hallar, estructuradamente, solución a los problemas durante la administración de proyectos.

Se emplea muy seguido en proyectos de mejora dentro del método Six Sigma de optimización de procesos.

Como metodología, DMAIC se sirve de la disciplina y de un formato estructurado basado en una hipótesis (que posteriormente se rechaza o verifica usando procesos empíricos).  

DMAIC es la sigla que comprenden básicamente los cinco pasos o fases de los que consta la metodología: definir, medir, analizar, mejorar y controlar.

  • Definir. Esta es la parte en la que se documenta el proceso. Definir implica identificar los procesos más significativos, también se definen los clientes de mayor impacto y cuáles son sus requerimientos críticos. Es así cómo se establecen los objetivos, de acuerdo con las situaciones identificadas y con las metas que la compañía se haya propuesto alcanzar.
  • Medir. El primero paso es determinar qué necesita ser medido, para lo cual se desarrolla un sistema de validación que después se verifica. Con esto listo, el proceso se va midiendo y los datos se resguardan para futuras comparaciones.
  • Analizar. Esta fase brinda la base sobre la que se corregirán las fallas detectadas. Al analizar, se hace lo posible por concretar los objetivos y alcanzar el desempeño mínimo necesario. Hay que pensar en varios escenarios y hacer un análisis comparativo de ellos tratando de identificar qué causa los problemas.
  • Mejorar. En esta etapa es donde la metodología DMAIC encuentra su razón de ser. Aquí se buscan soluciones innovadoras a los problemas atacando sus causas. Las apreciaciones de todo el equipo son importantes para generar ideas.
  • Controlar. Fase en la que se trabaja para mantener “a raya” los indicadores del proceso, y también se hacen correcciones en las estrategias para futuros procesos. Si en esta fase no se consigue acabar con el problema detectado, se debe comenzar nuevamente y las veces que sea necesario hasta lograrlo.

Cómo se gestiona un proyecto usando DMAIC

Pensando en lo importante que es para DMAIC que las empresas interactúen de algún modo con las necesidades o exigencias del cliente, usar una herramienta especializada es un MUST DO.

No hay mejor forma de recopilar información, detectar errores y llevar un registro de medidas correctivas.

El método DMAIC puede gestionarse empleando un Software de Gestión de Proyectos, con el cual es sencillo definir, medir, analizar, mejorar y controlar procesos de producción.

Al momento de elegir un software para aplicar DMAIC, busca que ofrezcan al menos un par de las siguientes opciones de esquematización. Vas a necesitarlas en el proceso:

  • Diagrama de Pareto
  • Histograma
  • Diagrama de Ishikawa
  • Gráfica de corridas
  • Diagrama de Cajas

Modelo GROW: Así Puedes Aplicarlo en Tu Empresa

Una compañía, como una persona, puede tener momentos de mucho auge y otros de crisis severa. Es entonces cuando el Modelo GROW puede ser un salvavidas.

¿Qué es el Modelo GROW?

El Método GROW es una herramienta que puede ser aplicada de forma personal o en la gestión de proyectos de una organización, y que ayudará a solventar casi cualquier situación basándose en un profundo análisis introspectivo de la persona o, en su caso, de la empresa.

El método GROW es un sistema de análisis autocrítico empleado en el mundo empresarial para reconocer fallas, replantear metas, explorar nuevos métodos y, al final, obtener mejores resultados en el desempeño de una compañía.

El uso del Método GROW empresarial está basado en las siglas de Goal, Reality, Options y Will, y hace referencia a un proceso de análisis reflexivo muy profundo que, la mayoría de las veces, requiere de la orientación de un coach o motivador.

  • “G” de Goal o meta. En esta primera etapa, se deben formular o replantear los objetivos que se desee lograr. Es importante que estos objetivos sean realistas y estén dentro de las posibilidades de la organización.
  • R de “Reality” o realidad. Consiste en saber identificar la situación actual de la empresa, la cual debe ser analizada como un todo y también de forma desglosada, considerando por separado todas las partes involucradas.
  • O de “Options” u opciones. Se trata de poner sobre la mesa cada una de las alternativas que tiene la empresa para lograr sus “Goals”. Las opciones que vayan a considerarse deben ser igualmente realistas y estar dentro del alcance del accionar de la empresa.
  • W de “Will” o voluntad. Es el compromiso adquirido por cada uno de los miembros del equipo o la empresa para cumplir con las metas planteadas en un periodo determinado.

Características del Método GROW empresarial

  • Método sencillo: sus cuatro pilares suponen una metodología bastante sencilla de aplicar, pero con resultados realmente buenos.
  • Variedad de aplicaciones: el modelo GROW, aunque su mayor aplicación es en el ámbito empresarial, se puede extrapolar a cualquier situación de la vida diaria.
  • El éxito depende de la disposición individual: en la medida en que se invierta el tiempo y dedicación necesaria para poner en práctica el método, se verán mejores resultados en menos tiempo.
  • Actual: debido a su eficacia demostrada, GROW se mantiene actualizado.

¿Cómo aplicar el Modelo GROW?

Si se quiere aplicar un Método GROW de ejemplo, lo primero que se debe conocer y manejar es una serie de preguntas enfocadas en el análisis introspectivo que ha de realizarse en cada etapa del proceso.

Por ejemplo, en la etapa G se deben plantear preguntas como:

  • ¿Qué necesita la empresa para mejorar?
  • ¿En cuánto tiempo se deberían ver mejoras?

En la fase R, encajan preguntas como:

  • ¿Cuál ha sido la esencia de la empresa hasta ahora?
  • ¿Con qué recursos contamos para mejorar?

En la etapa O, se realizan preguntas de tipo comparativo:

  • ¿Qué ventajas tiene X opción sobre la opción Y?

La etapa W no se basa en preguntas autocríticas, sino en la asunción de un rol y compromiso para la causa común del equipo de trabajo: el bienestar de la empresa.

El éxito de una empresa es el reflejo de su bienestar interno. El método GROW no solo ofrece mejores resultados empresariales, sino que potencia el desempeño individual y mejora la complicidad entre organización y trabajadores.

Competencias Sociales: ¿Qué son y por qué se Necesitan?

Dentro de la gestión empresarial, es innegable que abunda la competitividad, por lo que es importante contar con las competencias sociales pertinentes para gestionar un equipo de trabajo de forma práctica.

Las competencias sociales permiten a un individuo establecer relaciones interpersonales efectivas para aplicar estrategias en el trabajo grupal y la evaluación que de este se hace, en especial en materia de rendimiento y productividad.

Veamos en qué consisten las competencias sociales y cómo fortalecerlas.

¿Qué son las competencias sociales?

Hablar de competencias sociales es referirnos a todas aquellas habilidades que nos habilitan para interactuar inteligentemente con nuestros pares.

Son las competencias sociales las que nos capacitan para ver a una empresa como una sociedad, y actuar en consecuencia. Como tal, cuando se evalúa el desempeño social de los equipos se revisan aspectos cualitativos y no solo cuantitativos (esto significa: características individuales, valores y principios).

Aptitudes y competencias sociales más importantes en una empresa

  • Iniciativa. Concebir una idea es importante, como también tomar la decisión de ejecutarla. Esta es una aptitud muy valora en un trabajador y en especial cuando se aspira a ocupar cargos donde es vital la toma de decisiones, ya que se demuestra que se es capaz de liderar, tomar riesgos y asumir retos.
  • Empatía. El trabajador y el empresario no buscan imponer sus ideas o criterios, y utilizan todos los recursos disponibles a su alcance para mejorar su capacidad de entendimiento y de comunicación. Un individuo con competencias sociales debe ser empático, esto es: ser capaz de ponerse en el lugar del otro. Es así cómo pueden evitarse frustraciones para todos los involucrados.
  • Escucha activa a través de la comunicación. La esencia del proceso comunicativo está en la transmisión y recepción del mensaje, así que tanto el emisor como el destinatario tienen una innegable relevancia.

    El emisor debe transmitir una idea de forma coherente y clara, mientras que el receptor ha de estar dispuesto y capacitado para recibir el mensaje y decodificarlo. Esto no pasa solo por tener la capacidad biológica para escuchar y entender, también hay que estar abierto a entender los sentimientos y preocupaciones del otro, sin atacar ni juzgar.
  • Asertividad. Se dice que una persona es asertiva cuando expresa lo que siente o piensa sin temor, pero respetando a quienes escuchan. Los asertivos también aceptan y hacen críticas constructivas.
  • Flexibilidad. Se trata de asimilar cambios repentinos en las actividades o tareas diarias cuando surge la necesidad. La flexibilidad hace que un empleado mantenga una actitud optimista ante cualquier tipo de imprevisto.
  • Capacidad para trabajar en equipo. Se deben compartir responsabilidades de forma equitativa y saber llevar metas en común.

¿Cómo desarrollar competencias sociales en una organización?

  • Plan de aprendizaje y desarrollo. Es la formación o capacitación constante de los que hacen vida en la organización. En este proceso son importantes tres aspectos: que se aumente el rendimiento, que cada persona sienta que tiene control sobre su aprendizaje y que haya niveles de eficacia.
  • Hora de rotar puestos. Todos los miembros de la compañía aprenderán nuevas habilidades y tendrán la oportunidad de observar qué otras competencias poseen o necesitan aprender fuera de sus actividades rutinarias.
  • Conformar equipos multidisciplinarios. La parcialización individual o grupal no siempre es conveniente. Es importante que los grupos interactúen entre sí para enriquecerse mutuamente y aprender de otras formas de trabajo.
  • Coaching. Implementar el coaching empresarial ayuda a solventar y prevenir inconvenientes. Además, la cantidad, calidad y alcance del trabajo realizado se ven beneficiados.  

Las competencias sociales son habilidades esenciales en una empresa. Con su aplicación, hay beneficios para todos los involucrados y, por ende, para la organización.

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Optimización de Recursos: La Diferencia entre Vivir y Morir

Cuando en una empresa se está hablando sobre la optimización de los recursos, no solo se está haciendo alusión al ahorro o al recorte de personal.

Lo que se busca con la optimización de recursos es encontrar, mediante el uso de estrategias y herramientas adecuadas, el mejor camino posible para llevar a cabo los procesos vitales de la empresa.

En el siguiente artículo, expondremos el concepto de optimización de recursos y cómo las empresas, conforme van creciendo, necesitan cada vez más optimizar adecuadamente sus recursos para seguir siendo rentables.

¿Qué es la optimización de recursos?

La optimización de recursos es un conjunto de procesos y métodos cuyo fin es hacer que los recursos disponibles coincidan con las necesidades de la empresa, con la meta principal de alcanzar unos objetivos preestablecidos.

La necesidad de optimizar los recursos es particularmente necesaria cuando las demandas de la propia compañía tienden a exceder los recursos actualmente disponibles.

En el mundo competitivo de hoy, es bien sabido que las empresas más productivas no son las que pueden darse el lujo de derrochar más recursos, sino más bien las que mejor uso pueden hacer de ellos sin malgastarlos.

Lo que busca la optimización de recursos en una empresa es lograr resultados beneficiosos, pero dentro de un marco fijo de tiempo y presupuesto en el cual se intenta usar mínimamente todos los tipos de recursos disponibles, sean estos físicos, humanos, know how o financieros.

Técnicas para la optimización de recursos

En la gestión de procesos se utilizan técnicas para la optimización de recursos.

Estas técnicas no son más que herramientas utilizadas para ajustar fechas de implementación/finalización de proyectos, acordar cada tipo de recurso planificado/utilizado, y verificar la disponibilidad de los mismos.

  • Nivelación de recursos: es una técnica donde se busca ajustar las fechas de inicio y fin de un proyecto en función de las limitaciones detectadas. El objetivo es equilibrar la demanda de recursos utilizando cualquier oferta disponible. Este método se usa cuando los recursos necesarios solo pueden emplearse en un momento determinado y en cantidades precisas, o cuando se asignan en exceso.
  • El suavizado de recursos, por otro lado, es una técnica usada para ajustar las actividades en la programación o plan de trabajo de un proyecto. Así se garantiza que los requisitos no se vean incumplidos, y que tampoco se sobrepase la cuota en el uso de los recursos asignados. Al mismo tiempo, se logra que el proyecto siga su curso y la fecha de finalización no se extienda.

El objetivo es el éxito

Una buena optimización de recursos financieros en cualquier empresa tiene por objetivo sacar el máximo provecho con el mínimo de gastos.

Los objetivos y metas que tienen las empresas deben adecuarse a los recursos que son capaces de manejar. Cuando esto no es así, se planifican metas que serán luego imposibles de alcanzar.

Cuando gestionamos una empresa, hay que verla como una compleja red de proyectos en la que debemos ser capaces de asignar los recursos disponibles del modo más eficiente posible.

Tampoco debemos olvidar que no solo importa el procedimiento necesario para lograr el objetivo global, sino la subsistencia de la organización una vez las metas hayan sido cumplidas.

Indicadores de Gestión: ¿Qué son en una Empresa?

Los indicadores de gestión miden la capacidad de un negocio u organización para conducir procesos efectivos y tomar mejores decisiones.

El objetivo principal de medir la calidad en la gestión usando indicadores es mejorar la planeación estratégica, la planeación de procesos y la planeación de productos / servicios.

Dicho de otro modo, se busca:

Indicadores de gestión: definición

Los indicadores de gestión son magnitudes que sirven para medir variables asociadas al desempeño en una tarea o proceso.

Al igual que otros KPIS, los indicadores de gestión basan su evaluación en resultados consecutivos en un periodo de tiempo particular.

Aunque generalmente se usan como sinónimos, los KPIS o Indicadores Clave de Desempeño no son lo mismo que los indicadores de gestión. Hay muchos tipos de KPIS, y dentro de ellos los indicadores de gestión se refieren específicamente a los recursos consumidos por unidad de producto (que medidos evidencian el desempeño real) y los resultados obtenidos en relación con los objetivos deseados.

Algunos ejemplos de indicadores de gestión son:

  • Rentabilidad activo total
  • Margen de utilidad
  • Rotación de trabajadores
  • Índice de participación
  • Rentabilidad de los activos
  • Rentabilidad sobre recursos propios

Características de un indicador de gestión

Los indicadores de gestión, como unidades de medida, poseen características particulares que los habilitan para evaluar el rendimiento de las organizaciones.

Sin estas características, sería imposible el uso de un indicador de gestión para extraer conclusiones útiles respecto a las metas, protocolos y objetivos en cuestión.

Dicho esto, los indicadores de gestión deben poseer los siguientes atributos:

  • Exactitud: precisión en los datos arrojados.
  • Frecuencia: la usabilidad de los indicadores debe ajustarse al periodo del cual se requiere extraer una medición.
  • Extensión: deben brindar una cobertura completa a las necesidades de la organización.
  • Origen: sea interno o externo, el responsable de proveer los indicadores ha de ser confiable.
  • Temporalidad: debe poder ubicárseles en un contexto dado.
  • Relevancia: se espera que puedan adaptarse a las condiciones o factores del entorno.
  • Integridad: no deben admitir la imparcialidad, sino ofrecer una perspectiva integral de un evento o condición determinada.
  • Oportunidad: siempre disponibles cuando se los necesite.

¿Cómo se miden los indicadores de gestión en una empresa?

Uno de los métodos más usados para medir los indicadores de gestión en una empresa es el ciclo PHVA:

  1. Planear
  2. Hacer
  3. Verificar
  4. Actuar

Aplicar el ciclo PHVA ayuda a las empresas a cuantificar qué tanto se ha avanzado hacia el cumplimiento de los objetivos generales y específicos, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

La medición y análisis de indicadores de gestión también suele apoyarse en un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scoreboard, que simplifica a las organizaciones modernas la estructuración de procesos internos basados en metas realistas.

Veamos el proceso PHVA y cómo encajan en él los indicadores de gestión.

Planear

Consiste en fijar claramente los objetivos de la empresa y qué actividades o procedimientos tendrán que realizarse. En pocas palabras, la tarea en este punto es definir:

  • Qué
  • Cómo
  • Quiénes
  • Cuándo
  • Dónde
  • Con qué

Hacer

El segundo paso en el ciclo PHVA es hacer, que puede entenderse como “cocinar el pastel siguiendo las instrucciones”.

Lo más importante en esta etapa es que las actividades que vayan a realizarse coincidan con lo que se proyectó durante la planeación.

Para cuidar esto, se lleva un registro (físico o digital) de los resultados de la planificación, que el equipo debe cotejar con el cronograma de trabajo.

Verificar

La fase de verificación incluye monitorear y examinar los resultados, evaluar si las actividades contribuyen o entorpecen el éxito sostenido de la empresa.

En esta etapa, lo común es que se hagan:

  • Auditorías internas
  • Inspecciones
  • Revisiones
  • Mediciones por medio de indicadores de gestión

Actuar

El desenlace del proceso es la intervención, donde se busca enmendar errores con base en los datos analizados en las etapas anteriores, pero también tomar acciones preventivas para anticiparse a los problemas.

¿Cómo se diseña un indicador de gestión?

Vale la pena comentar que no hay indicadores estandarizados, sino que cada empresa diseña los suyos a la medida.

Para diseñar un indicador de gestión el procedimiento consiste en:

  • Definirlo
  • Establecer variables
  • Acordar una fórmula
  • Evaluar los resultados
  • Analizar los resultados

También es aconsejable seguir un proceso metodológico previo a la implementación de un sistema basado en indicadores (esto para las empresas que nunca han tenido uno). El procedimiento recomendado es:

  • Realizar primero un diagnóstico de la institución
  • Identificar los procesos internos más importantes a la fecha
  • Diseñar un borrador de sistema de gestión
  • Elegir los instrumentos o herramientas de control
  • Evaluar el sistema
  • Implementar el sistema

Mapa de Riesgos: El Atajo para “Adivinar” los Problemas

Las empresas se enfrentan a riesgos constantemente y deben decidir cuál es la mejor manera de enfocar sus recursos de mitigación. En el mundo de los negocios, un mapa de riesgos muy a menudo se usa para clasificar la probabilidad de sufrir pérdidas.

Algunos ejemplos de posibles pérdidas incluyen daño de propiedad, renuncia inesperada de empleados o cambios abruptos en la demanda del consumidor, ciberataques, robos de información, etc.

El propósito de este artículo es explicar conceptualmente lo que es un mapa de riesgos y cómo, gracias esta herramienta, podemos anticiparlos a los riesgos efectivamente.

El 54% de los proyectos empresariales con una tecnológica de gestión de proyectos inadecuada se sale de presupuesto (PMI, 2020).

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¿Qué es un mapa de riesgos?

Un mapa de riesgos es una representación gráfica de los riesgos que enfrenta una organización.

El mapa completo puede considerarse el universo conjunto de todos los riesgos que amenazan una empresa, entendiéndose como riesgo toda aquella posibilidad de pérdida.

Esta herramienta ayuda a las organizaciones a identificar y priorizar riesgos asociado con los negocios. Dicho de manera más sencilla, el mapeo de riesgos es una forma de predecir riesgos que potencialmente vulnerarían a la empresa.

Debido a que un mapa de riesgos incorpora todos los riesgos identificados por la gerencia en un gráfico, discutir sobre ellos se torna más fácil.

Estructura de un mapa de riesgos

En el mapa de riesgos de una empresa, los riesgos individuales dependen de características visuales, como el color o el tamaño, que se usan para representar los elementos asociados al riesgo, incluyendo su tipo o el departamento responsable de gestionarlo.

En la estructuración de un mapa de riesgos, así como en la administración de proyectos, se pueden clasificar los riesgos, en términos generales, como:

  • Estratégicos
  • De cumplimiento
  • Operativos
  • Financieros

Pero cada empresa debería diseñar sus propias listas teniendo en cuenta factores internos y externos específicos que podrían afectar a la empresa.

Los llamados riesgos de reputación, a pesar de ser muy empleados en la simbología de mapas de riesgos, no existen como tal. La mala reputación es en realidad uno de los efectos de los posibles riesgos que afecten a la empresa.

Se debe estimar la frecuencia, el impacto potencial y, por último, los posibles procesos de control a realizar para compensar cada riesgo. Además, cada uno debe ser priorizado correctamente y los que mayor impacto pudiesen tener se deben gestionar mediante la aplicación de procesos de control, para así disminuir su posible ocurrencia.

A medida que las amenazas a la empresa evolucionan y las vulnerabilidades cambian, el mapa de riesgos debe ser reevaluado periódicamente.

Además, las empresas deben revisar sus mapas de riesgos regularmente para garantizar que los más relevantes se estén gestionando de forma efectiva.

¿Cómo hacer un mapa de riesgos?

Para entender cómo hacer un mapa de riesgos, se debe primero entender que, como cualquier gráfico, este mapa tiene dos ejes.

Estos ejes representan la probabilidad (eje x) y el impacto (eje y) de cada riesgo.

En la esquina inferior izquierda del gráfico se observa qué tan grande es la probabilidad de que ese riesgo ocurra y su impacto en la empresa. A medida que la probabilidad aumenta, el riesgo se desplaza más hacia la derecha, y mientras mayor pérdida represente para la empresa, más arriba estará.

Ejemplo de cómo se estructura un mapa de riesgos

Con una lista de riesgos debidamente calificados, el siguiente paso es ajustar cada riesgo en un cuadro, estos tienen colores diferentes que muestran la importancia relativa del riesgo en cuestión para la empresa.

Obviamente, estos colores solo son indicativos y pueden cambiar.

Ejemplo de mapa de riesgos

Como un ejemplo de mapa de riesgos sencillo de entender, se tiene esta situación hipotética:

Una empresa de seguridad de software especializada en seguridad cibernética, después de haber enlistado cada posible riesgo y clasificarlo en lotes por tipo, los distribuye en un mapa de manera que, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, se ve la posibilidad de que uno de sus clientes más antiguos, una pequeña empresa emergente de ventas online, se vaya con la competencia.

Ya que los ingresos de este cliente representan una mínima parte de las ganancias, los gerentes ven esto como un riesgo financiero bajo, además de poco probable.

En el mapa, en la esquina superior derecha, está el riesgo de sufrir una pérdida de datos debido a una mala gerencia en el departamento actual, por lo que se evalúa el completo cambio de personal y el despido del coordinador vigente.

El primer mapeo de riesgos siempre supone un hito en la empresa, ya que necesita de mucho trabajo y trae consigo varios descubrimientos reveladores en forma de riesgos que no se hubiesen tomado en cuenta de otra forma.

Tener un mapeo de riesgos es extremadamente importante para cualquier organización, ya que se obliga a sí misma a considerar amenazas que la mayoría de las veces otras empresas no consideran hasta que es demasiado tarde.

Se necesita de constantes actualizaciones para un mapeo de riesgos efectivo, sin embargo, es un proceso continuo y un ejercicio muy saludable de planificación estratégica.

¿Qué es un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard?

Antes, las empresas usaban sus estados financieros para medir las estrategias que empleaban, un procedimiento que hacía que los gerentes analizaran el pasado, pero no el presente o las posibilidades a futuro.

El Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard es un proceso sistemático de medición que requiere de un monitoreo constante. Es integrando este método como las empresas de hoy han logrado mejorar su desempeño.

El 54% de los proyectos empresariales con una tecnológica de gestión de proyectos inadecuada se sale de presupuesto (PMI, 2020).

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Definición de Balanced Scorecard o CMI

Es una herramienta bastante útil que hoy se utiliza dentro de la gestión empresarial con el firme de propósito de hacer una medición de los objetivos estratégicos, las actividades que pone en marcha la empresa y los resultados finales.

Los objetivos estratégicos deben estar relacionados entre sí y han de medirse por medio de indicadores de rendimiento, de modo que un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard tiene un gran valor para los empresarios, pues los ayuda a hacer mediciones y proyecciones a futuro.

Cómo hacer un Balanced Scorecard

Para hacer un cuadro de mando integral, hay que definir objetivos, indicadores, metas e iniciativas. Pero todo esto en función de la estrategia y su estructuración.

También hay que saber delegar responsabilidades, escoger métodos para reportar los datos y medir el desempeño, e implementar mejoras continuas.

  • Definir la estrategia. Así se define el camino para alcanzar la meta planteada en la planeación estratégica. Debes precisar la misión, la visión, cuáles son los valores de la corporación y qué estrategias e indicadores se han de implementar. Es el primer paso para poder hacer el cuadro de mando integral.

  • Estructurar la estrategia. Esta se compone, en primer lugar, de la perspectiva financiera, que es lo que genera el valor económico de una compañía, en otras palabras, hay que estar midiendo los beneficios monetarios.

    En segundo lugar, la perspectiva del cliente, así que se tiene en cuenta el grado de satisfacción del cliente con relación al producto o servicio recibido.

    En tercer lugar, la perspectiva de los procesos permitirá saber qué obstáculos aparecen mientras se ejecutan las estrategias y la solución que más corresponda. Y en cuarto lugar, la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, con lo que se mide cuánto sabe cada miembro de la empresa acerca de esta, qué hace cada empleado y también qué piensa.

     
  • Delegar responsabilidades. Cada departamento, cada trabajador ha de saber cuáles son sus responsabilidades en la ejecución de CMI. Todos han de participar consciente y activamente.

  • Precisar el método para reportar datos. La intención es hacer del cuadro de mando integral un proceso exitoso y que con los años siga siendo sostenible para la empresa.

    Hay que definir quién tiene la información acerca de los indicadores de desempeño de las estrategias, en qué intervalo se obtienen los datos y si estos se validan o se vuelven a calcular, quién se encarga de hacer el reporte en cada nivel o departamento, la frecuencia con la que se revisará cada información, cómo se han de tomar las decisiones en función de los datos que se obtengan y cómo se mejorará el desempeño de la organización y su cumplimiento.  

  • Medir el desempeño e implementar mejoras continuas. Para ello se ha de medir la estrategia haciendo una revisión frecuente, además de establecer la fecha de entrega o alcance.  

Cuadro de Mando Integral: Ejemplo

Como ejemplo de un cuadro de mando, podemos establecer como objetivo aumentar la capacidad de producción de una compañía.

Para eso, se han de determinar como indicadores el tiempo de producción, el rendimiento de la calidad y la eficiencia del equipo.

La visión, que se corresponde con la meta, será incrementar las ganancias mensuales de la empresa sin que se sacrifique la calidad del producto.

En síntesis, el cuadro de mando integral es una herramienta de suma importancia para las empresas, porque permite medir qué tanto funcionan las estrategias implementadas y hace más fácil alcanzar los objetivos propuestos.

Metodología XP: La Mejor Vía para el Desarrollo de Software

La Programación Extrema o Metodología XP se perfila como uno de los métodos ágiles que mejor funciona para que los equipos de programación de software obtengan mejores resultados en menos tiempo.

Se centra en tener un producto terminado que responda exitosamente a las necesidades del cliente.

En este artículo, abordaremos las principales características de este método de gestión de proyectos y sus etapas.

Qué es la Metodología XP

La Metodología XP (o Programación Extrema) de desarrollo Ágil o Agile sirve para gestionar proyectos en equipo, pactando entregas constantes y evitando así que los cambios del cliente nos obliguen a empezar de cero.

El ingeniero de software Kent Beck fue quien creó la Metodología XP en el año 1999. Desde entonces, este método orientado a proyectos digitales ha demostrado ser el más efectivo para desarrollos de software.

Características de la Programación Extrema

  • Basada en la prueba/error

Es una metodología de cambio constante que favorece e incentiva la retroalimentación, por lo que debes estar preparado para aplicar cambios constantes y tener la valentía para desechar y rehacer los códigos ya establecidos.

Además, la retroalimentación que pueda brindar el cliente es muy importante.

  • Participación del cliente

El cliente pasa a formar parte del equipo, junto con los programadores, analistas, desarrolladores y diseñadores. Se busca que sea un agente clave en el proceso de fundación y construcción, por lo que debe atenderse su opinión para obtener un producto a la medida.

  • La planificación es flexible y, el flujo de trabajo, sin presiones

La programación extrema XP define que la semana laboral no debe exceder las 40 horas, para tener siempre un equipo dedicado y entusiasmado.

La flexibilidad en el horario también es importante para lograr un ritmo de trabajo sostenido y efectivo. En la programación extrema se dejan fuera las presiones, pero se busca constancia y un ambiente creativo.

  • Hay una lista predeterminada de funciones para cada miembro del equipo

La metodología de programación extrema XP lista una serie de funciones que deben respetarse y ejecutarse:

  1. Programadores: encargados de definir las etapas, detallar las funciones y estimar tiempos. El desarrollador es la persona clave para definir la planificación del proyecto, basándose en los requisitos acordados con los clientes. La integración del equipo de programación con el cliente es fundamental.

  2. Cliente: como mencionamos antes, el cliente es un actor fundamental en XP y es preferible presentarle entregas por etapas, para que pueda definir estándares desde el principio.

  3. Testers: son los encargados de realizar pruebas constantes al software en desarrollo. Su comunicación con el cliente debe ser fluida.

  4. Trackers: es el encargado de dar seguimiento al proceso. Define qué indicadores medirán el rendimiento del equipo, se asegura de que en todo momento haya un control y orden, y está en constante comunicación con el cliente.

  5. Coach: es el encargado del proyecto. Se dedica a asesorar y vincular continuamente al equipo de trabajo con los clientes. Viene a ser, en otras palabras, el Project Manager.

    Para cumplir con su trabajo, el coach se asegura de integrar herramientas de comunicación y Software de Gestión Ágil.

Fases de la Metodología XP

1. Planificación

En esta etapa, se identificarán las historias de usuario. Estas son tarjetas donde se detallan las funcionalidades específicas del software a desarrollar.

A la misma ficha, asignaremos un número y un título para poder ubicarla fácilmente más adelante, y también especificaremos a las personas que se encargarán de su concreción.

Las historias de usuario se determinan basándonos en las necesidades del cliente. Cada función o historia de usuario se divide según su prioridad y se descompone en versiones.

La planificación se revisa cada dos semanas, aproximadamente, para completar las entregas que el cliente debe examinar.

2. Diseño

En esta fase, se realizan las programaciones. Se buscará que sea un código sencillo, con el flujo indispensable para hacer funcionar la historia del usuario y considerando siempre su experiencia.

El diseño incluye una planificación de programación colaborativa, flexible e integral, para luego pasar a la siguiente fase, donde se evaluará una versión de prueba.

Para un diseño de software orientado a objetos, se crearán tarjetas CRC (Clase-Responsabilidad-Colaboración). Estas tarjetas describen las clases utilizadas en la programación de una historia.

3.Codificación

Comienza la fase de programación. Este proceso de la metodología de programación extrema está pensado en para que sea universal.

De entrada, se trabaja en parejas frente al mismo ordenador. La meta es obtener un código de propiedad colectiva (recordemos que la metodología XP busca evitar la personalización de códigos a manos de un solo programador, así todo el equipo puede avanzar de forma simultánea y tener conocimiento del progreso).

4. Pruebas

Una de las características de la metodología XP es el cambio constante, por eso cuando el código de una función está listo se somete a una serie de pruebas unitarias continuas, con el objetivo de corregir fallas periódicamente.

XP trabaja con tiempos relativamente cortos, por lo que el control automatizado y constante es muy importante.

Muchas veces, es el propio cliente quien cumple las funciones de Tester cuando tiene conocimientos de programación (se recomienda que sea así para que sus apreciaciones sean realmente válidas para el equipo).

5. Lanzamiento

El lanzamiento es sin duda el momento más esperado. Si se han seguido de forma correcta las etapas anteriores, no deberíamos hallar sorpresas.

Se supone que hemos probado todas las historias de usuario, ajustándonos a los requerimientos del cliente, por ende se ha logrado estructurar un software que cumple con las expectativas, que ha superado las pruebas del tester y del resto del equipo.

Cómo aplicar la Metodología XP

Para administrar de forma efectiva y ágil un proyecto de desarrollo de software, deberás adaptarte a los cambios constantes y al ritmo de trabajo dinámico. Para eso existen muchas herramientas digitales que le permitirán al coach:

  • Organizar reuniones diarias.
  • Armar listados de tareas.
  • Realizar trabajos colaborativos de forma remota.
  • Controlar los avances.
  • Notificar a los miembros del equipo y mantener una comunicación efectiva.

Recuerda que la Programación Extrema es muy dinámica, y es necesario registrar todos los procesos. Los Software de Gestión de Proyectos te permitirán hacerlo y obtener, al final, un producto exitoso.