Sprint Planning: Definición | Ejemplos

El sprint planning es un momento vital dentro de la metodología Scrum. De su efectividad dependerá el resto del trabajo necesario para cumplir con las etapas de un proyecto de metodología ágil.

En este artículo abordaremos puntualmente sobre esta etapa particular de las fases de un proyecto Scrum. Si crees que necesitas actualizarte con algunos términos, dejaremos los vínculos a otras notas para que puedas profundizar sobre el tema.

¿Qué es el Sprint Planning?

El sprint Planning es el proceso de planificación del sprint, que coincide con el primer momento de un proyecto gestionado con la metodología Scrum, una de las metodologías ágiles más populares.

Un sprint, dentro de las metodologías ágiles, es un período de tiempo determinado en el que se realiza todo el trabajo necesario par alcanzar las metas propuestas.

Un proyecto gestionado con metodología ágil, tendrá diferentes sprints, hasta alcanzar el producto que el cliente necesita. Por lo tanto, cada vez que comience uno nuevo, se deberá realizar un sprint planning.

El spint puede entenderse como un mini proyecto, con objetivos particulares. Su duración es siempre menor a un mes y se vincula con otros mini-proyectos, que pueden trabajarse antes o después del sprint en cuestión.

Cada sprint es necesario, para alcanzar los objetivos generales del proyecto.

En pocas palabras, en el sprint planning el equipo decide y selecciona los requisitos que quiere cumplir durante esas 4 semanas. También crea un plan del sprint, que consta de las funciones y tareas programadas para ese sprint de menos de un mes.

season 9 meeting GIF
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¿Qué es un Sprint Planning Meeting?

El sprint planning meeting es la reunión de todo el equipo Scrum, donde participarán las personas que cumplan con todos los roles necesarios en esta metodología. En esta reunión se realizará la planificación propiamente dicha.

A la hora de comenzar un sprint planning meeting, el Product Owner debe estar preparado. Debe considerar los avances y comentarios de sprint anterior y estar actualizado con todos los cambios del backlog.

Si desde el último sprint ha habido cambios sustanciales, entonces es mejor que el product owner reúna al equipo para comentar estas actualizaciones, antes de lanzar la reunión de planificación del próximo sprint.

La planificación del sprint debe limitarse a no más de dos horas por cada semana del sprint. Entonces, si el sprint será de 4 semanas, su marco temporal será de máximo 8 horas. Esto se llama “timeboxing”, y también se aplicará para otras tareas dentro del trabajo general.

El scrum master es responsable de asegurarse de que la reunión se lleve a cabo en el plazo previsto, aunque si el equipo ya está listo, la reunión puede terminar antes.

Un consejo para el sprint planning meeting, es evaluar que los objetivos sean metas alcanzables. Por eso es importante definir lo que se puede o no se puede hacer en el sprint: esfuerzo estimado vs. capacidad.

¿Cuál es el objetivo del Sprint Planning?

El objetivo del Sprint Plannning es definir:

  • Qué se puede entregar en ese sprint particular, partiendo de lo aprendido en el sprint anterior(si es que hubo uno antes).
  • Cómo se logrará el trabajo.
  • Quienes serán los encargados de ejecutar cada tarea.

Además durante esta etapa, se debe poder motivar al equipo y dejar en claro las lecciones aprendidas, para continuar progresando, atentos a los cambios constantes.

Un elemento de ayuda para la planificación, es contar con un software de gestión de proyectos, que permita establecer un plan claro, dentro de una plataforma donde todos los miembros puedan acceder, comunicarse y compartir documentos y entregas, a medida que suceden.

Estas herramientas, como Monday, Kendis u Oracle Primavera, ofrecen plantillas predefinidas que puedes usar en sprint planning, para dar un marco de orden.

Paso a paso para aplicar el Sprint Planning

Antes de comenzar la reunión, es importante realizar un evento donde se informa de los cambios, si los hay, en el backlog del producto. Todos estos datos pueden actualizarse dentro del software para scrum, que el equipo esté utilizando.

Dentro de la reunión, deberán establecerse las siguientes etapas:

  • Objetivos (el qué): se define el objetivo del sprint, definiendo los elementos del backlog que se han seleccionado para trabajar. El Product Owner, es quien presenta el conjunto de características que le gustaría ver completadas en el sprint. A estos objetivos se los conoce como sprint backlogs.
  • El desglose de tareas (el cómo): el equipo determina las tareas necesarias para implementar estas características del objetivo.
  • Designación de actividades: durante el sprint planning meeting, también deben quedar claras las asignaciones de cada miembro del equipo.
  • El plan de Sprint: se definen los tiempos de cada tarea, y se acuerda el plan de sprint. Este suele ser el resultante de una negociación entre el equipo de desarrollo y Product Owner en función del valor y el esfuerzo necesario en cada tarea.
  • Conclusión y compromiso: un buen momento para dar por cerrada la reunión es cuando los miembros del equipo pueden describir el objetivo del sprint y cómo comenzarán a trabajar hacia ese objetivo. Se trata del compromiso del equipo de que está de acuerdo con el tiempo para completar todas las funciones solicitadas y que las comprende profundamente.

Ejemplos de Sprint Planning

La metodología Scrum, al igual que otras metodologías ágiles, son comunes en los proyectos de desarrollo de software. Pero también pueden aplicarse a otros ámbitos. Sea donde sea que se esté desarrollando un trabajo en modo Scrum, nos encontraremos con ejemplos de Sprint Planning. Veamos algunos casos.

Un ejemplo de trabajo en metodología Scrum, con sprint planning puede ser el Blog de ComparaSoftware. En esta metodología el product backlog es la producción de artículos de interés, para equipos de gestión de proyectos.

Nuestros sprint backlogs, u objetivos del sprint, se van desglosando según las necesidades de los lectores. Si llegan muchas consultas sobre metodologías ágiles, uno de nuestros primeros sprints tendrá como objetivo la elaboración de artículos para esta categoría.

Así es entonces, que organizaremos un sprint planning meeting, para establecer la cantidad de artículos que seremos capaces de redactar, para la categoría de metodologías ágiles, en el transcurso de 4 semanas.

Negociamos la cantidad exacta que podríamos cubrir, a partir de las exigencias del Product Owner, y al llegar a un estimado de 30 artículos especializados, nos comprometimos con el plan.

Otro ejemplo de sprint planning, puede darse durante el desarrollo de una aplicación de servicio para el hogar. El cliente desea ofrecer diferentes categorías de trabajo, como plomería y electricidad, para ser contratado mediante una aplicación.

Esto conformará el Product backlog que se dividirá en los sprint backlogs. En el primer Sprint Planning elq equipo de srcum evaluó las diferentes tareas, y determinó como prioritaria para el sprint de dos semanas, un estudio de mercado sobre la región donde se ofrecerá el servicio.

Se acordaron las funciones específicas, como el diseño y lanzamiento de encuestas, y el equipo se comprometió con las tareas prioritarias para ese sprint.

El proceso de Scrum continuará hasta que sea necesario otro sprint, y, por lo tanto, un nuevo sprint planning.

Referencias:

“Sprint Planning | Atlassian”. 2021. Atlassian. https://www.atlassian.com/agile/scrum/sprint-planning.

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Gabriel Mancuzo
Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.
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