3 Métodos para Hacer un Cronograma de Proyecto

Definir el cronograma de proyectos es un proceso diferente en cada organización. En algunos casos, será más o menos estandarizado, pero lo principal es responder a una pregunta básica: ¿Es éste, un cronograma que podemos cumplir?

Con lo anterior en claro, dos máximas rigen al cronograma de proyectos:

• De ser fácil de entender.
• Tiene que proporcionar suficientes detalles para que los experimentados puedan captar los requisitos utilizados.

En este artículo analizaremos para qué sirve y conoceremos las formas de elaborar un cronograma de proyectos.

¿Para qué sirve un cronograma de proyectos?

Un cronograma de proyectos sirve para organizar un proyecto en un marco de tiempo definido, con cierta flexibilidad justificada al cambio.

Dentro del proceso de elaboración y ejecución de un proyecto, un cronograma sirve para:

• Realizar pronósticos y definir diferentes escenarios posibles de variación.
• Realizar un listado de recursos necesarios, para cumplir con los objetivos en tiempo determinado.
• Dividir el proyecto e sus etapas, momentos críticos e hitos fundamentales. Con esta información se pueden programar reuniones y comunicados importantes.
• Dar un marco global que servirá para evaluar y monitorear el trabajo ejecutado, en comparación con el trabajo definido durante la planificación del cronograma de trabajo.

¿Cómo hacer un cronograma de un proyecto?

Según el Project Management Institute (PMI), para hacer un cronograma de proyectos se debe seguir 7 pasos indispensables:

1. Desglose del trabajo

Conocer qué es lo que se debe hacer y definir las actividades que llevarán a su concreción, es el paso principal si piensas en como elaborar un cronograma de un proyecto.

El trabajo se puede desglosar en los ‘entregables’ o en ‘funciones’.

Los entregables se refieren al producto, es desglosar el trabajo en los diferentes elementos que deben estar listos, antes de llegar al producto terminado.

Si se desglosa en funciones, el trabajo se dividirá en acciones como objetivos. Este tipo de cronogramas de proyectos, por ejemplo, suelen ejecutarse en departamentos de ingeniería de sistemas, ingeniería de software e ingeniería de hardware. Donde el desglose del proyecto no incluye entregables, sino que son, por ejemplo análisis, evaluaciones, controles eléctricos, monitoreos, etc.

2. Definir paquetes de trabajo

Este paso significa realizar un desglose más detallado. Será la división definitiva del trabajo, para que pueda asignarse a un miembro del equipo.

Los paquetes de trabajo se definen con la estructura verbo-sustantivo, es decir la acción y el elemento sobre el que recae. Un ejemplo dentro del cronograma de proyecto, sería: desarrollar (verbo), un prototipo funcional del diseño A.

3. Definir las actividades de cada paquete en el cronograma de proyectos

Las actividades deben ser definidas con cada miembro que las llevará a cabo. Ya que deberá detallar el paso a paso de sus tareas.

Se trata de las acciones reales tomadas por un individuo o grupo, que pueden medirse para determinar su estado actual.

Es fundamental que etas tareas puedan medirse en estados concretos de avance.

4. Elección de una lógica para el cronograma de proyectos

Existen cuatro tipos estándar de lógica, siendo ‘Terminado para Comenzar’ la más usada.

Cada actividad del programa tendrá al menos un predecesor y un sucesor, menos la primera y la última actividad. La lógica no indicará cuál será la relación entre estas actividades en el cronograma.

• Terminado para Comenzar: esta lógica simplemente establece que la actividad siguiente no puede comenzar hasta que se haya completado la actividad anterior.
• Terminado para terminar: esta lógica del cronograma de proyectos, indica que una actividad sucesora no puede finalizar, hasta que finalice la actividad predecesora. Aunque pueden trabajarse al mismo tiempo.
• Comenzado para comenzar: indica que para que comience una actividad posterior, primero debe comenzar una actividad anterior.
• Comenzado para terminar: esta lógica no es muy intuitiva, se utiliza cuando las actividades sucesoras deben comenzar, para que la actividad predecesora pueda finalizar.

5. Definir recursos

En este paso se identifican los tipos de recursos necesarios para realizar la actividad. Se deben considerar todas las herramientas que pueden ser necesarias para realizar la actividad en cuestión.

Los recursos deben definirse con los encargados de cada actividad.

6. Definir la duración del cronograma de proyectos

La definición del tiempo, servirá para conocer cuántos recursos de los que definiste en el paso anterior serán necesarios.

Para la definición del cronograma, es necesario considerar que del total de horas trabajadas, no todas serán efectivas. Considerar 6 de las 8 horas trabajadas, como efectivas, te permitirán elaborar un cronograma de proyectos más real y ejecutable.

7. Análisis del cronograma de proyectos

Una vez terminado, es hora de mirar para atrás y ver el panorama completo. Con el cronograma en mano, debes preguntarte:

• ¿Este cronograma cumple con los objetivos contractuales?
• ¿El cronograma es válido en un escenario negativo?

Para realizar el análisis del cronograma se puede aplicar el método de la ruta crítica. Esto significa que se traza la «ruta más larga a través del proyecto». Llegaremos a la respuesta de ¿Qué holgura tiene este cronograma, si todas las actividades se demoran lo máximo que tienen permitido?

Es decir que se proyecta el escenario más negativo posible y se analiza si es tolerable o pone en riesgo todo el proyecto. Esto hará que se deba reestructurar el cronograma depende de la ‘holgura’ que revele el método de la ruta crítica.

Cronograma de proyectos en Word

Un cronograma de proyectos en Word, puede realizarse por ejemplo, utilizando un diagrama de Gantt. Pero no es la única forma de diseñar un cronograma de proyectos en Word.

Dentro del software, puedes acceder a plantillas, para visualizar un cronograma de proyectos.

Para acceder a ellas, debes:

• Abrir Microsoft Word.
• Ir a ‘Archivo’- ‘Nuevo’
• Dentro de esta pantalla escribir en: buscar plantillas en línea.
• Elige de entre decenas de opciones de calendarios, con la posibilidad de indexar actividades, por horas, semanas o meses.

Cronograma de proyectos en Excel

Al igual que con el programa Word, Excel permite diseñar un cronograma mediante el método Gantt. Y ofrece también plantillas de cronograma, los pasos para aplicarlas son:

• Abrir Microsoft Excel.
• Ir a ‘Archivo’- ‘Nuevo’
• Dentro de esta pantalla escribir en: buscar plantillas en línea.
• Elige de entre decenas de opciones de calendarios, con la posibilidad de indexar actividades, por horas, semanas o meses. Además Excel permite aplicar fórmulas lógicas para aplicar entre las actividades.

Cronograma de proyectos inteligente

Un cronograma de proyectos diseñado con Excel o Word, sin duda que te será funcional. Pero al utilizarlo encontrarás que tienes algunos límites.

Para esto existe un tercer método que es a través de un Software de Gestión de Proyectos. Estas herramientas permiten diseñar cronogramas con muchas más funciones, automatizados y que permiten un control y gestión fácil e intuitiva, con todos los miembros del equipo.

Un software como Monday, Gantt Pro u Oracle Primavera, será útil para:

• Diseñar un cronograma de proyecto con plantillas profesionales.
• Personalizar el flujo de tareas dentro del cronograma.
• Asignar miembros a cada actividad, con notificaciones y actualizaciones automáticas.
• Acceso al cronograma actualizado, desde cualquier dispositivo (ya que se encuentra en la nube).
• Agregar archivos y enlazar tableros, para facilitar el seguimiento.
• Acceder a métricas sobre el avance del cronograma y monitorear la efectividad de la ejecución. 

Sin duda que vale la pena evaluar estas opciones profesionales, para gestionar las tareas del cronograma de proyectos, de forma organizada, automática e intuitiva.

Encuentre el software de gestión de proyectos, la plataforma educativa o el sistema CRM que necesita y se adecua a sus necesidades.