Protocolo de Auditoría de Mantenimiento

Una auditoría de mantenimiento es la mejor forma de conocer el estado de nuestros equipos y realizar acciones para lograr mejores rendimientos.

Muchas empresas sienten que la gestión de mantenimiento es uno de los últimos sectores donde deben invertir. Esto es lógico, ya que no es una inversión que ofrezca retornos en el corto plazo.

Pero, para quienes han entendido la importancia fundamental de esta área, realizar auditorías periódicas les ayudará a entender cómo las inversiones se están rentabilizando. También permitirá conocer dónde debe ponerse más atención y qué tareas necesitan mejorar.

En este artículo, abordaremos qué son y cuáles son las diferentes auditorías que existen para el sector de mantenimiento.

¿Qué es la Auditoría de Mantenimiento de Equipos?

Una auditoría de mantenimiento de equipos consiste en un análisis de las prácticas de mantenimiento de una organización.

El fin es comparar la situación actual con el escenario ideal y determinar, así, qué cosas deben mantenerse, eliminarse o mejorarse.

Las evaluaciones suelen ser efectuadas por empresas externas, especializadas en las mejores prácticas de mantenimiento.

Bien ejecutada, concluirá con una serie de datos que facilitarán revisar la efectividad del sistema de gestión de mantenimiento de nuestro negocio.

Lo que se busca es:

• Confiabilidad, fiabilidad y mantenibilidad.
• Mejorar los indicadores clave de mantenimiento (KPIs).
• Aumentar la productividad de toda la organización.
• Disminuir los costos y las tareas de mantenimiento correctivo, priorizando el mantenimiento preventivo, basado en condición, proactivo y predictivo.
• Definir las prácticas adecuadas para los objetivos y las necesidades de la empresa.

Cada plan de auditoria de mantenimiento será diferente para cada empresa, y para el momento particular que se esté atravesando.

El tiempo habitual para realizar estas tareas dependerá del tamaño y alcance de la industria, pero, en promedio, suele ser de una semana para una instalación de complejidad media.

Una vez aplicado este análisis, los resultados te permitirán identificar aquellas áreas de potencial optimización y proponer cambios organizativos y de gestión.

El informe final describirá la situación actual de los equipos, personal y procesos, con especial atención en los puntos en los que se detectan fallas y bajo rendimiento.

Finalmente, la empresa auditora propone los cambios necesarios para alcanzar las metas, detallando incluso plazos y responsables.

Tipos de Auditorías de Mantenimiento

Auditoría Técnica de Mantenimiento

En este tipo de auditoría de mantenimiento industrial, las evaluaciones identifican el estado técnico en el que se encuentran los activos.

Se trata de una radiografía de cada uno de los equipos, tanto individualmente como funcionando en conjunto.

Los expertos visitan la planta y realizan:

• El estudio de documentación y los datos que se pueden obtener en sala de control.
• Entrevistas con los técnicos.
• Inspecciones sensoriales.
• Pruebas en campo, con herramientas profesionales.

Con todos los datos recolectados, el auditor puede hacer un informe del estado técnico de la instalación y proponer puntos de mejora.

Este tipo de auditorías no ahonda mucho más en las prácticas gerenciales o la filosofía aplicada a las tareas de mantenimiento. Simplemente, es una fotografía del estado de los activos de la planta.

Un proceso de auditoría completo incluiría una evaluación técnica como primer paso para una auditoría de gestión.

Es decir, las empresas que determinan cierta degradación en sus equipos también están interesadas en saber si los problemas se deben a deficiencias en el diseño o manejo inadecuado del mantenimiento.

Auditoría de Gestión en Mantenimiento

La auditoría de gestión incluye aspectos más profundos y ahondan en las causas por las que se ha llegado a una situación técnica determinada.

Con una evaluación técnica podemos determinar la condición de las máquinas y, con los resultados, aplicaremos las acciones correctivas necesarias.

Pero atención: aunque se identifiquen los puntos a reparar, al cabo de un tiempo volverán a haber fallas si no se analiza la calidad de la gestión de mantenimiento en la instalación.

Tareas que se Auditarán en la Gestión de Mantenimiento

• El desempeño del personal de mantenimiento: sus prácticas rutinarias y el rendimiento a la hora de cumplir con las tareas asignadas.
• El plan de mantenimiento: cómo se ha diseñado, desarrollado e implementado. Se entrevista a los responsables y se analiza la filosofía a largo plazo.
• La gestión del mantenimiento correctivo: siempre entendiendo que no debe significar el mayor porcentaje de tareas en un plan de mantenimiento.
• Las herramientas utilizadas: su estado, mantenimiento, calidad y técnica.
• La gestión de inventario: las piezas deben calificarse y estar disponibles rápidamente cuando se necesitan para el mantenimiento o las reparaciones de rutina. De otra forma, el tiempo de inactividad se prolonga.
• La generación de información: los informes deben ser periódicos y comunicables a todas las áreas críticas vinculadas con el equipo en cuestión.
• La implementación de un Software de Mantenimiento: será indispensable para la organización de todo el sistema de mantenimiento.
• El nivel de organización, estructura y profesionalismo del equipo de mantenimiento: los operarios deben conocer sus herramientas y estar actualizados en cuanto a las normas de seguridad e higiene, así como las últimas tecnologías incorporadas.
• Control de órdenes de trabajo y tecnologías de mantenimiento preventivo / predictivo: este aspecto puede gestionarse a través de un CMMS, ya que cubrirá todas las necesidades de comunicación entre los operarios y gerencia.
• Los niveles de seguridad e higiene: muchas veces se implementa una auditoría especial para esto, ya que existen normas rigurosas según el sector industrial que se audite.
• La integridad medioambiental y la eficiencia energética: la normativa ambiental es particularmente crítica para las auditorías. Las empresas deben cumplir con protocolos de no contaminación, y las auditorías ambientales serán fundamentales para esto.
• Análisis de criticidad: para poder generar una jerarquía sobre las máquinas más importantes para el proceso.

Auditoría de Mantenimiento Cuantitativas

Las auditorías por indicadores o cuantitativas se alejan de toda interpretación subjetiva. Ya que se limitan a tomar los indicadores o KPI (indicadores) que la instalación ofrece, son mucho más exactas.

Los indicadores de mantenimiento son datos numéricos que pueden relacionarse. Estos permiten una comprensión profunda de lo que ocurre en una planta industrial, lo que ha ocurrido y lo que posiblemente ocurrirá.

Las auditorías cuantitativas pueden ayudarte a definir cuáles son los indicadores clave que debes monitorear para lograr una gestión exitosa.

Existen diferentes Software de Mantenimiento que cuentan con monitoreo de KPI. Estas opciones, te darán una idea del rendimiento de tus activos industriales.

Auditoría de Mantenimiento: Ejemplo

Una organización con particular atención al mantenimiento es un hospital. En este ejemplo, veremos cómo es el proceso de auditar una institución de este tipo:

1. Estudio y familiarización de la organización: el proceso comienza con una visita a las instalaciones. Los especialistas podrán conocer in situ la instalación y su situación real de los equipos. Luego, determinarán un plan de trabajo para la auditoría.
2. Obtención de la información: a través de herramientas de medición como manómetros, testers y otras tecnologías, se definen las condiciones de los equipos.
3. Evaluación cuantitativa y cualitativa: después, se aplica una evaluación de la gestión, los planes y procesos, así como los datos duros.
4. Análisis de resultados: los especialistas obtienen y exponen los datos con los encargados del hospital y el área de mantenimiento. El informe final resulta en los siguientes problemas y recomendaciones:

• No están establecidas las competencias laborales del personal.
• No existe sistemas digitales de gestión de mantenimiento.
• La lista del inventario está incompleta, desordenada y con artículos en falta.
• No se realiza mantenimiento preventivo

Y luego, el equipo hace las recomendaciones detalladas:

• Desarrollar una estrategia de cambio aplicando tareas proactivas y preventivas.
• Implementar de forma urgente un Software de Mantenimiento, que permitirá gestionar el inventario, medir el desempeño de los empleados y registrar las fallas comunes.

Conclusiones

• Las auditorías periódicas de mantenimiento te ayudarán a ajustar los procesos a los niveles óptimos.
• Existen muchos niveles de profundidad en las auditorías, cada empresa tendrá diferentes evaluaciones según sus necesidades y el estado actual de sus elementos técnicos.
• Contar con un Software de Mantenimiento te permitirá ejecutar mejor las recomendaciones que realice el equipo auditor.