Almacén de Mantenimiento: Funciones y Cómo Organizarlo

Un almacén de mantenimiento es un centro de operaciones y logística muy valioso para que las empresas cumplan con su estrategia de mantenimiento sin problemas.

Sin embargo, a pesar de su importancia, muchos negocios no saben cómo administrar y mantener sus almacenes. También hay empresas que nunca llegan a habilitar un almacén de mantenimiento, prefiriendo amontonar repuestos e insumos en áreas comunes para ahorrar costos.

Este artículo explica las funciones de los almacenes de mantenimiento y responde a algunas preguntas útiles relacionadas con el tema, como si realmente son imprescindibles los almacenes en una empresa y cómo pueden organizarse mejor.

¿Qué es un Almacén de Mantenimiento?

Dependiendo de su tamaño y actividad comercial, las empresas necesitan contar con un sitio donde almacenar:

• Repuestos.
• Utensilios de mantenimiento regular (como escobas y escaleras).
• Consumibles (papel higiénico, toallas, desinfectantes…).
• Instrumentos y herramientas (medidores de temperatura o presión, etc.).
• Otros artículos que no clasifican como productos de mantenimiento, pero son importantes en la cadena productiva de la empresa.

Aunque, en teoría, cualquier negocio ––por pequeño que sea–– debe realizar tareas de mantenimiento periódico, no todas las empresas tienen almacenes de mantenimiento.

Tampoco es que todas dependan de ellos, cada caso es único. Algunas PYMES (según el sector) no necesitan invertir en un almacén de mantenimiento, ya que, si tienen pocos activos industriales o mecánicos, bastará con un sitio donde puedan guardar utensilios de aseo y mantenimiento regular.

Esto quiere decir que los almacenes no siempre son indispensables, sino que funcionan «bajo demanda».

Funciones de un Almacén de Mantenimiento

Si un almacén es administrado correctamente, cumplirá con sus funciones aportando beneficios a la empresa. Estas funciones incluyen:

• Hacer más fácil al personal de mantenimiento la ubicación y selección de materiales para cumplir con tareas preventivas o correctivas, tanto planificadas como no planificadas.
• Apoyar en la gestión de materiales retornables (como escaleras y equipamiento de seguridad), ayudando a garantizar su buen estado.
• Evitar que las herramientas que los técnicos de mantenimiento necesitan se agoten (en otras palabras, gestionar el inventario de repuestos de la empresa y asegurar la disponibilidad de utensilios como llaves inglesas, martillos, destornilladores, etc.).
• A veces, en los almacenes de mantenimiento se guardan las piezas de maquinaria que necesitan ser reparadas, por lo que cumplen un rol centralizador.
• Otra función importante es administrar el stock que lleva demasiado tiempo en los escaparates sin haber sido utilizado nunca. En estos casos, el almacén de mantenimiento se encarga de investigar el motivo de la obsolescencia o desperdicio, y dar recomendaciones al departamento de mantenimiento para que esto no siga ocurriendo.

Tipos de Almacenes de Mantenimiento

Las empresas pueden decidir entre almacenar insumos de forma:

• Centralizada
• Descentralizada
• Departamental

No hay un método idóneo para hacerlo, pues todo depende de las necesidades específicas de la organización, el número de artículos o ítems que deben almacenarse, la complejidad de la línea productiva, etc.

Echemos un vistazo a cómo funciona cada tipo de almacenaje.

1. Almacenamiento Centralizado

Son espacios destinados a almacenar productos, herramientas, repuestos y otros artículos que encajan en más de una categoría. Por ejemplo:

• Consumibles.
• Desinfectantes.
• Herramientas de mantenimiento mecánico.

El principio, en estos casos, es acumular todo en el mismo sitio para no tener que habilitar más de un espacio.

2. Almacenamiento Descentralizado

Las grandes compañías prefieren, a veces, tener más de un almacén de mantenimiento, cada uno especializado en un tipo de insumo particular.

Esto es con el objetivo de localizar fácilmente piezas o materiales que se necesitan para actividades de mantenimiento muy específicas. También se busca evitar errores en la entrega de insumos para que no se retrase la labor de los técnicos.

3. Almacenamiento Departamental

Por último, en el almacenamiento departamental o por departamentos se organizan los insumos según el área de la empresa que los necesita. Por ejemplo:

• Repuestos eléctricos – Pasillo 1.
• Artículos de plomería – Pasillo 2.
• Consumibles de jardinería – Pasillo 3.

No hace falta elegir un tipo de almacenaje en especial. Si aplica al caso, un negocio puede tener un almacén centralizado ordenado por departamentos, por ejemplo.

¿Cómo Organizar un Almacén de Mantenimiento?

Cuando un almacén de mantenimiento no se ordena correctamente, pueden comenzar a surgir problemas como:

• Pérdida de materiales.
• Entrega equivocada de insumos.
• Aumento en los costos de mantenimiento.
• Incremento en los tiempos de mantenimiento.

Las empresas deben esforzarse por evitar que esto suceda aplicando medidas para organizar un almacén de mantenimiento. Las más importantes son:

1. Documentación

Las organizaciones necesitan de documentación actualizada y precisa para entender la situación actual de sus almacenes e introducir mejoras operativas.

Hoy en día, lo más conveniente es usar un Software de Mantenimiento para llevar un registro computarizado de:

• El inventario disponible en tu almacén (con el código de cada equipo o material, y la cantidad de ítems en existencia).
• Órdenes de compra de insumos, con fechas de ingreso y disposición.
• Gestión de repuestos.
• Obsolescencia de materiales.
• Los resultados de tareas de mantenimiento previamente realizadas para, de esta manera, proyectar posibles resultados en el futuro.

2. Toma de decisiones estratégica

¿Cómo decides qué artículos almacenar y cuáles no?

Justamente de esto se trata la toma de decisiones estratégica: de identificar los recursos que la empresa necesita para cumplir con el programa de mantenimiento acordado. Al mismo tiempo, se debe definir de qué artículos puede prescindir el almacén para ahorrar dinero y espacio.

Para que las decisiones sean precisas, lo aconsejable es tomarlas con base en la experiencia. Es decir, consultando la documentación disponible sobre jornadas de mantenimiento realizadas en el pasado.

3. Organización sistemática

Si organizas tu catálogo de materiales y repuestos de forma sistemática, será más fácil atender órdenes de trabajo rápidamente, ya que los encargados del almacén de mantenimiento podrán ubicar y despechar artículos con agilidad cuando los técnicos lo necesiten.

Este es uno de los muchos procesos que puedes delegar a un Software de Mantenimiento. De hecho, usando una herramienta digital puedes olvidarte de procedimientos rústicos y tediosos, porque inmediatamente accederás a:

• Un catálogo en formato listado de los repuestos y materiales que hay en tu almacén, incluyendo su ubicación exacta, el costo por unidad y el número de identificación de cada ítem.
• Vista 3D de insumos y repuestos para reconocerlos incluso sin conocimientos avanzados.
• Emparejamiento de piezas y tareas de mantenimiento preventivo para ayudar a los técnicos a saber qué tipo de herramientas necesitarán en cada caso.
• Escaneo de artículos por código de barras o QR para evitar productos duplicados.

Conclusiones

• Saber cómo organizar un almacén de mantenimiento ayuda a mejorar la productividad y a disminuir los tiempos de respuesta de solicitudes técnicas, gracias a que el personal puede ubicar insumos y repuestos más rápido.
• Al llevar un mejor control de lo que hay en nuestros almacenes, podemos racionar mucho dinero que, de otra forma, estaríamos en riesgo de perder por obsolescencia de productos.
• Usar un Software de Mantenimiento es la mejor alternativa para organizar sistemáticamente los altos volúmenes de datos que suele haber en un almacén de mantenimiento. Esta opción te libera de tener que llevar un registro manual de todo, y es un gran apoyo para tomar decisiones estratégicas.