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Costos de Mantenimiento –– Tipos y Métodos de Cálculo

Los costos de mantenimiento y reparación resumen el dinero total destinado a procurar que un activo siga funcionando como debería.

En una empresa (e incluso en el día a día hogareño), siempre van a existir este tipo de costos sin importar que el bien en cuestión sea una casa, un auto o un electrodoméstico.

De hecho, puede que no lo hayas pensado antes, pero cuando decides comprar una moto o un microondas estás accediendo a costos de mantenimiento que, tarde o temprano, vas a tener que cubrir.

Por eso, cuando se evalúa el ciclo de vida de un activo, se revisan las proyecciones a corto, mediano y largo plazo de lo que puede llegar a costar mantenerlo en buen estado.

Costos Directos de Mantenimiento vs. Gastos de Capital

Los costos directos de mantenimiento y reparación se refieren a los gastos en los que tendrás que incurrir eventualmente para realizar tareas de mantenimiento preventivo o correctivo, como:

  • Reparar una máquina impresora
  • Resolver una falla eléctrica
  • Reemplazar un bombillo en mal estado

En cambio, los gastos de capital tienen que ver con reparaciones, sustitución de componentes o actualizaciones que buscan extender la vida útil de un activo, por ejemplo:

  • Reemplazar un techo
  • Pintar la fachada de tu oficina

La diferencia es que los costos directos de mantenimiento se dirigen a preservar un activo para que siga funcionando bien, mientras que los gastos de capital pretenden que sea operativo durante más tiempo.

Tipos de Costos de Mantenimiento en una Empresa

Saber cómo funciona la estimación de costos de mantenimiento es muy importante para hacer un uso controlado de las finanzas y tomar decisiones de compra inteligentes.

Dentro de la gestión de mantenimiento empresarial, se sabe que los costos de mantenimiento y reparación son inevitables (al menos que un negocio esté dispuesto a reemplazar maquinaria neuróticamente en lugar de repararla).

Ya que no puede hacerse nada al respecto, la única medida que los administradores y encargados del departamento de mantenimiento pueden tomar es hacer un cálculo de costos de mantenimiento preciso para adelantarse a los hechos.

Como todo en la vida, los números dependerán del tipo de mantenimiento que deba hacerse al equipo. Básicamente, pueden distinguirse cuatro categorías de costos de mantenimiento:

  • Costos de Reparación. Como lo indica su nombre, se trata de gastos que derivan de fallas técnicas o averías para las cuales se requiere de la participación de un técnico. Puede ser necesario el reemplazo de componentes.
  • Costos de Adaptación. Las adaptaciones introducen cambios a equipos, sistemas informáticos o instalaciones con el fin de percibir beneficios derivados o darle un uso distinto a un espacio para atender a las necesidades actuales de la empresa. Un ejemplo sería convertir un salón en desuso en un comedor para los trabajadores.
  • Costos de Restauración. Categoría de costos de mantenimiento donde el objetivo es hacer que objetos o bienes deteriorados retomen su condición normalmente eficiente. Un buen ejemplo es la reconstrucción de una propiedad que ha sido abandonada para dejarla como nueva o la adquisición de una máquina de segunda mano que la empresa planea restaurar (quizás porque es más económico que comprar una nueva).
  • Costos de mejora. Por último, los costos de mejora son similares a los costos de reparación, salvo que la meta es hacer que un activo funcione mejor que antes.

Cálculo de Costos de Mantenimiento

Hay dos enfoques populares para la estimación de costos de mantenimiento:

  1. El cálculo aproximado
  2. El cálculo específico o anual

Echemos un vistazo al mecanismo de acción de ambos métodos.

Estimación Aproximada de Costos de Mantenimiento

Este enfoque toma en cuenta el historial de los servicios de mantenimiento realizados a un equipo en el pasado. Para ello, se consultan las órdenes de trabajo, las check list de mantenimiento, la frecuencia de recambio de piezas y otros indicadores similares.

Por lo general, toda esta información se almacena en el Software de Mantenimiento de la empresa, que hace más fácil acceder a datos confiables y actualizados.

La estimación aproximada de costos de mantenimiento:

  • Usa la información disponible para calcular los posibles costos futuros que la empresa deberá cubrir.
  • Arroja proyecciones futuras basadas en el pasado.
  • Considera el estado actual del inventario de equipos para determinar qué porcentaje de los activos en mal estado pueden volver a funcionar, y cuántos puede permitirse la empresa rehabilitar.

Estimación Específica o Anual de Costos de Mantenimiento

El segundo método normalmente usado para calcular costos de mantenimiento consiste en una estimación específica o anual, lo que implica un proceso más complejo, pero también más exacto.

La principal diferencia es que hace falta un especialista en mantenimiento que pueda entregarle a la empresa estimaciones precisas.

Además, el encargado debe tener conocimientos de mantenimiento predictivo, estandarización de equipos y proyección de repuestos, pues lo que se busca es anticiparse a las averías.

Este modelo de estimación distingue entre dos tipos de presupuesto:

  • Uno para el trabajo planificado (en el ejemplo de abajo verás los factores que se toman en cuenta para esta presupuestación).
  • Y otro para contingencias

Los presupuestos de contingencia asignan fondos para trabajos de mantenimiento no planificados, como emergencias o averías repentinas que no se pueden predecir.

Costos de Mantenimiento: Ejemplos

1. Costos Directos de Mantenimiento vs. Gastos de Capital

Supongamos que el computador del gerente de tu empresa se avería.

En un principio, solo es necesario reemplazar la tarjeta gráfica (aquí se destinarían los costos de mantenimiento), pero decides invertir también en la expansión de la memoria RAM aprovechando la visita al taller (gastos de capital) para que tu gerente pueda elevar su productividad.

2. Estimación de Costos

Una empresa ensambladora necesita emitir un documento formal con una estimación de costos de mantenimiento para justificar sus gastos y distribuir la presupuestación anual.

Como carecen de un Software de Mantenimiento para simplificar la tarea, contratan a un especialista en contabilidad y proyección de mantenimiento industrial.

El experto elabora un presupuesto para trabajo planificado tomando en cuenta:

  • Piezas de repuesto que se requieren con regularidad, determinadas a partir de la experiencia previa y cualquier planificación actual de trabajos de reparación.
  • Piezas de repuesto que se necesitan de acuerdo con los cronogramas y horarios de mantenimiento preventivo planificado (PPM).
  • Materiales de mantenimiento que se requieran con regularidad, determinados por la experiencia previa y cualquier trabajo de reparación planificado.
  • Materiales de mantenimiento que se requieran de acuerdo con los programas y horarios de PPM.
  • Contratos de servicio.
  • Calibración de equipos.
  • Sustitución de herramientas al final de su vida útil.
  • Material de oficina.
  • Cualquier requisito de mantenimiento producto de las compras planificadas de nuevo equipo.
  • Otros aspectos administrativos.

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Con un programa informático especializado, calcular los costos de mantenimiento en tu empresa será mucho más sencillo y asequible. Además, podrás medir y controlar el desempeño de tu equipo de mantenimiento mientras evalúas el rendimiento de tus activos.

Referencias:

Maintenance Expenses. Disponible en: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/accounting/maintenance-expenses/

Tax Rules for Deductions for Repairs and Maintenance. Disponible en: https://www.thebalancesmb.com/deducting-repairs-and-maintenance-expenses-3192844

How to calculate maintenance costs. Disponible en: https://www.open.edu/openlearncreate/mod/oucontent/view.php?id=13237&section=1.6.3

Por Rita Arosemena

Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.

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