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¿Por qué tu Empresa Necesita un Inventario de Repuestos?

Los inventarios de repuestos, en más de una caso, suelen ser sinónimo de desorden y descontrol. Pero cada vez más los encargados de los almacenes entienden que no administrar de manera sistemática las piezas puede ser un problema.

En este artículo, ahondaremos en cómo administrar correctamente un inventario de repuestos y los beneficios de hacerlo para la gestión de mantenimiento en tu empresa.

¿Qué es un Inventario de Repuestos?

Un inventario de repuestos es una lista detallada, ordenada y actualizada de los componentes disponibles para mantener la continuidad operativa de los activos productivos en una organización.

Se trata de llevar un documento confiable y detallado de las partes, herramientas y piezas que hemos almacenado, y que están destinadas al mantenimiento de nuestros equipos.

Administrar el inventario no es una tarea que debas tomarte a la ligera. Una buena gestión del inventario de repuestos será crucial para lograr los objetivos del plan de mantenimiento que has programado.

Por el contrario, si el inventario no responde a las demandas a corto, medio y largo plazo, hay riesgo de fracasar en las tareas de mantenimiento.

Beneficios de un Inventario de Repuestos

Un inventario de repuestos, para que sea efectivo, debe organizarse conforme el plan de mantenimiento, contemplando indicadores específicos para el recambio de piezas. Cuando esto ocurre, el departamento de mantenimiento obtendrá una serie de beneficios:

  • Mantener la continuidad operativa, evitando paradas del sistema.
  • Realizar proyecciones y pronósticos para futuras reparaciones, según los flujos de ingreso y salida de ciertos repuestos.
  • Reducir los tiempos de mantenibilidad de cada equipo.
  • Ahorrar en costos, al protegerse la empresa del aumento de precios.
  • Mejor gestión del tiempo para cumplir con las órdenes de trabajo preventivo, predictivo, basado en la condición o correctivo.
  • Facilitar la tarea de los técnicos, disponiendo de las herramientas y piezas que soliciten.

Consejos para Hacer un Inventario de Repuestos

La disponibilidad de recursos en el almacén es crucial para el buen funcionamiento de la cadena productiva, pero muchos gerentes no lo toman en serio.

Los almacenes de repuestos no generan ingresos para las empresas, así que esperan que sea fácil administrarlos.

Una vez que comprendas que esto es un error, podrás aprovechas las ventajas de una buena gestión de repuestos. Será importante que sigas algunos consejos para hacerlo bien:

1. Aplica un método para clasificar componentes

Una forma muy utilizada es etiquetar los artículos en función de su consumo: el método ABC.

El análisis ABC se suscribe al principio de Pareto, o la regla 80/20, en el sentido de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas.

  • Las partes A tienen el valor de consumo más alto, suelen ser entre el 15% y 20% de los ítems inventariados y representan el 70% – 80% del consumo (en $).
  • Las etiquetas B responden a un valor de consumo intermedio, suelen ser del 35% al 30% de ítems y representan del 15% al 25% del consumo (en $).
  • Las piezas C tienen el valor de consumo más bajo, suelen ser alrededor del 50% de los ítems y representan el 5% del consumo ($).

Como resultado, las piezas A son el tipo de repuestos más utilizados, pero el porcentaje más bajo de stock de inventario, mientras que las piezas C representan el porcentaje más pequeño de piezas utilizadas, pero el porcentaje más alto de stock de inventario.

2. Actualiza tu lista de materiales

Revisar periódicamente la lista de materiales es fundamental para evitar imprecisiones en el inventario. No hay nada peor que creer que se cuenta con repuestos que en realidad no existen.

Determinar la escasez de repuestos te permitirá planificar mejor el mantenimiento preventivo.

3. Calcula la cantidad óptima de pedidos para el inventario de repuestos

Según la planificación y la filosofía de gestión de mantenimiento de tu empresa, definirás una cantidad exacta de stock.

Esta cantidad ideal de pedidos responderá al presupuesto establecido y la tasa de demanda. El objetivo es tener disponibilidad de repuestos sin caer en almacenamiento irracional, gastos de almacén y riesgos de obsolescencia.

4. Desarrolla un proceso de solicitudes y gestión estándar

Un error común es que los técnicos olviden presentar una orden de trabajo formal antes de retirar un artículo del inventario. Otra situación frecuente es que los encargados del inventario almacenen el exceso de piezas sin registrarlas.

Estos descuidos pueden dan lugar a problemas más graves y gastos innecesarios. Por lo tanto, es importante implementar y hacer cumplir un proceso de orden de trabajo estándar para una mayor precisión. La disciplina de trabajo en el almacén debe ser estricta.

Usar un Software de Mantenimiento será vital para reducir el papeleo manual y simplificar el proceso.

5. Organiza un inventario de repuestos que facilite el acceso a las piezas

El orden y la clasificación efectiva te dará una idea clara de dónde se encuentra todo dentro del almacén.

La gestión de órdenes de trabajo y la extracción de piezas será mucho más fluida y permitirá llevar un inventario ordenado.

6. Define un Plan de Mantenimiento acorde al presupuesto, los objetivos y los recursos

Una distribución desordenada de las tareas de mantenimiento es causa importante de intermitencia en la demanda de repuestos. Estas variaciones complican el control del inventario; por eso, es importante que el plan de mantenimiento sea respetado y bien gestionado.

¿Cómo Llevar un Inventario de Repuestos?

La manera más efectiva y controlada de llevar un inventario de repuestos es con la implementación de un Software de Mantenimiento profesional o CMMS.

Un sistema CMMS facilita las prácticas de gestión de inventario de repuestos que vimos anteriormente. Una de las opciones más completas es el software MP Versión 10.

Con la función de inventarios, dentro de este y otros software de calidad podrás:

  • Mejorar el tiempo de respuesta frente a solicitudes en el inventario de repuestos.
  • Gestionar los procesos de control de stocks.
  • Clasificar detalladamente cada pieza, con la posibilidad de agregar imágenes y actualizaciones en tiempo real.
  • Filtrar y localizar rápidamente las piezas que necesitas.

Estas soluciones, además, cuentan con funciones para gestionar todo el proceso de mantenimiento.

En el siguiente video, encontrarás las funciones que herramientas como MP Versión 10 sumarán a tu inventario.

Conclusiones

  • La buena gestión del inventario de repuestos es imprescindible para el éxito de cualquier fabricante o equipo de mantenimiento.
  • Un control y planificación deficiente de piezas puede llevar a un almacenamiento costoso e inefectivo, con tiempos de inactividad no planificados.
  • Los elementos en el inventario deben estar disponibles cuando se necesiten, pero tampoco es cuestión de adquirir piezas de forma irracional. Debe seguirse el plan de mantenimiento para no cometer errores, y apoyarse en los datos que aporta un Software de Mantenimiento.

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Referencias:

Tips for Managing and Optimizing Spare Parts Inventory. Disponible en: https://global.hitachi-solutions.com/blog/spare-parts-inventory-management

Spare Parts Inventory Management Best Practices. Disponible en: https://www.fcbco.com/blog/spare-parts-inventory-management-best-practices

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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