Funciones del Departamento de Mantenimiento

El departamento de mantenimiento se encarga de brindar todos los servicios de mantenimiento que requiera un centro para sus instalaciones, a la par que se encarga de las tareas de contratación de obra pública para fortalecer el desarrollo de los edificios.

Funciones del Departamento de Mantenimiento

Concretamente, se ocupa de once funciones principales:

• Asistir en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto para gasto corriente e inversión física y participar en los respectivos programas.
• Revisar que la contratación de la obra pública, junto con sus servicios relacionados, se desarrolle con un apego estricto a las normas.
• Supervisar los trabajos de los contratistas y que los servicios prestados se correspondan con las especificaciones y condiciones establecidas en los contratos.
• Armar el programa anual tanto de mantenimiento preventivo como correctivo para las instalaciones. Además de planificar la contratación de la obra pública que se considere importante para los inmuebles.
• Realizar visitas periódicas (o cada cierto lapso de tiempo) con el fin de detectar necesidades de mantenimiento que surjan con el transcurso de las semanas y los meses.
• Otorgar o contratar servicios de acondicionamiento de laboratorios, colocación de lugares centrales, cubiertas de trabajo, estacionamientos, espacios verdes, etc.
• Colocar nuevas instalaciones para alumbrado, tendido de líneas y servicio eléctrico con subestaciones y garantizar su funcionamiento y su reparación si fuese necesaria.
• Preparar la información mensual requerida para determinar la evolución de la obra pública contratada y, así, poder avanzar a la fase siguiente.
• Preparar la información trimestral para presentar al Comité de Control y Auditoría y los informes para las sesiones de la Junta Directiva.
• Realizar todas las actividades y tareas que la Subdirección de Servicios y Mantenimiento encomiende con sus respectivas funciones y responsabilidades.
• Coordinar y apoyar todas las actividades del personal, cualquiera que sea su área de competencia y desarrollo.

Organigrama del departamento de mantenimiento

Ahora que vimos las funciones del departamento de mantenimiento, toca saber cómo se dividen las tareas. Este departamentos poseen un organigrama, el cual resulta esencial para poder desarrollar todas sus tareas de manera correcta y eficaz.
En este contexto, las áreas del departamento de mantenimiento con sus respectivas funciones son las siguientes:

• Jefe de mantenimiento, oficiales y ayudantes del departamento de calidad, del departamento de medio ambiente y del departamento de seguridad.
• Tres jefes de equipo con sus ayudantes oficiales.
• Responsable del almacén con labores de control.
• Encargado administrativo.
• Director de mantenimiento.

Cabe destacar que la cantidad de áreas, sub-áreas y personas varía según la complejidad de lo que se requiera, la dificultad general para trabajar y otros factores de gran importancia.
De hecho, puede haber también sub-departamentos junto con la administración, la oficina técnica y el almacén, los cuales se encargan de dar seguimiento a los procesos de mantenimiento.

Si bien son muchas áreas, personas y funciones involucradas, todas son necesarias para alcanzar los resultados anhelados trabajando en las mejores condiciones y, fundamentalmente, cumpliendo los plazos solicitados.

Además, dentro de la estructura organizacional del departamento de mantenimiento, se utilizan herramientas que resultan esenciales para que todos los involucrados cumplan sus funciones.

La más importante son los Software de Mantenimiento, programas especiales que permiten programar planes de mantenimiento, evaluar el ciclo de vida de los activos, designar responsables, entre otras cosas.