Proceso de Almacén: 6 funciones básicas que tienes que conocer


En artículos anteriores hemos hablado de qué es la gestión de almacenes. También vimos las consecuencias de no implementarlo en nuestra nota sobre el robo hormiga. Por lo tanto, ahora toca preguntarnos, ¿Cuáles son las funciones del proceso de almacén

Las funciones de un proceso de almacén pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la organización a la que pertenece. También varían de acuerdo al tamaño y los procesos de logística que utilicen. 

Sin embargo, existe un consenso más o menos general de acuerdo en las funciones más básicas de este proceso. Revisemos algunas:

1 | Proceso de recepción de mercaderías en el almacén

La función de recepción de mercaderías incluye una gran tarea logística previa. Para que este proceso se lleve a cabo correctamente primero habrá que determinar cuáles son los requerimientos de los medios mecánicos, humanos e informáticos. Así nos aseguraremos que todo funcione correctamente en la zona de recepción.

Entonces, el primer paso es un análisis fundamental de la mercancía recibida. Se revisarán las dimensiones y el peso de cada mercancía o producto. También habrá que registrar las cantidades que llegan. 

En la imagen se ve a un camión luego de ser descargado  en un proceso de almacén.
En el proceso de almacén es importante analizar la naturaleza de la mercadería para optimizar su guardado.

¿Por qué es importante esto? Porque permitirá decidir adecuadamente sobre cuál maquinaria utilizaremos para descargar la mercancía. Priorizando el uso de aquellas que sean óptimas tanto para recibir como para despachar los recursos.  

2 | Proceso de almacén: Función de control de calidad

Sigamos respondiendo a nuestra duda inicial. ¿Qué se hace en un almacén? Para eso veamos el segundo proceso de almacén. Puntualmente la función primordial de esta; el control de calidad

Este debe acotarse a la tarea de corroborar que el contenido de los empaques, coincida con la descripción de los productos. ¿Cómo verificaremos esto? Mediante el uso de los albaranes de entrega que acompañan a la mercadería. 

Estos formularios resumen las características del producto, y toda la información relativa a su entrega como, por ejemplo, la cantidad de unidades. Un encargado, realizará un análisis selectivo de un producto al azar.

En la imagen se ve a un operario controlando la mercaderia en un proceso de almacén.
Verificar si los embalajes son correctos para su posterior guardado, evitará el desgaste o la pérdida de recursos.

Aquí también se verificará la resistencia de los embalajes para su posterior guardado en la zona de expedición o en el almacén central. Luego de su revisión se procederá a modificar el empaque en caso de que se considere que el producto requiere condiciones especiales de guardado. 

3 | Actividades que se realizan en el almacén: Función de control de inventario

La tercera actividad que se realiza en el almacén corresponde al control de inventario. Luego del control de calidad, se realizará un conteo de la cantidad de productos. Una vez contrastada con la información del albarán o nota de entrega, y se verifique que es correcta, se procederá a cargar los datos en el sistema. 

Esta carga en el sistema del proceso de almacén, tendrá que contener información clara, precisa y actualizada sobre la ubicación de la misma. Cuando se proceda a extraer la mercancía de su ubicación habrá que marcar la salida del producto de esta ubicación. 

En la imagen se ve a un operario preparando pedidos en un proceso de almacén.
El control de inventario en el proceso de almacén nos ayuda a mantener actualizado los inventarios.

Solo en este momento se considerará este sector de almacenaje como vacío. Para evitar confusiones y demoras en el almacenamiento. 

4 | Proceso de almacén: función de almacenamiento

Dentro del proceso de almacén se encuentra la función guardado de los productos. 

En la imagen se ve a un operario guardando mercaderías con una máquina en un proceso de almacén.
El proceso de almacén también implica optimizar los espacios físicos.

Antes de proceder a realizar esta actividad, debe corroborarse que el almacén central está preparado para esto. Esto implica poseer los sistemas de traslado y movimientos adecuados a la naturaleza y propiedades de los productos que se manejan habitualmente. 

5 | ¿Cómo funciona un almacén en una empresa? Función de preparación de pedidos 

En los almacenes centrales suelen llevarse a cabo la preparación de pedidos destinados a otras sucursales regionales. Es importante que se habiliten espacios para este fin. 

En la imagen se ve a una mujer preparando pedidos en un proceso de almacén.
Es importante contar con un software de gestión de almacén para coordinar los pedidos eficientemente.

Habrá que considerar la posibilidad de realizar este proceso de almacén al nivel del suelo y con herramientas automatizadas. Esto reducirá los tiempos de preparación y brindará más comodidad a los empleados involucrados en el sistema de almacenaje

6 | Función de despacho de pedidos en el proceso de Almacén

Es importante mantener rápido y eficaz el flujo de la cadena de suministro. Y esta será una de las funciones centrales del proceso de almacén

En la imagen se ve a un operario preparando pedidos en un proceso de almacén.
Los despachos rápidos y correctos son indicador de un correcto proceso de almacén.

Esto será posible únicamente si se realizan adecuadamente las funciones anteriores. 

Conclusión

En este artículo vimos cuáles son las funciones de los procesos de almacén. Analizamos, además, cada una a detalle. Sin embargo, es oportuno recordar los beneficios de implementar un software de gestión de almacenes que refuerce estos resultados. Puedes revisar los productos de Rosmiman IWSM, Dynamic Bussiness Central ERP, o Blue Yonder.


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