Diagrama de Pareto: qué es y cómo puedes aplicarlo

Cuando estás frente a un problema con muchas variables y no sabes identificar cuál es más urgente, tal vez lo que necesitas es hacer un diagrama de Pareto. Esta herramienta organiza los datos y permite establecer prioridades a partir de la regla 80/20. 

Si nunca has hecho uno o escuchado sobre el diagrama de Pareto, aquí te explicamos de qué se trata y cómo puedes implementarlo. 

Qué es y para qué sirve un diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una herramienta gráfica donde los datos obtenidos se ordenan de izquierda a derecha. De esta manera, a simple vista puede verse cuáles son los aspectos que deben resolverse primero.

También se conoce como curva cerrada o distribución A-B-C porque, como decíamos anteriormente, permite asignar un orden de prioridades. 

Se apoya en el Principio de Pareto, el cual establece la regla 80/20, donde el 80 % de las consecuencias son el resultado del 20 % de las causas. De hecho, tanto el diagrama como el principio llevan el nombre del intelectual italiano Vilfredo Pareto (economista, ingeniero y filósofo), que además contribuyó en gran medida a la estadística, probabilidad y distribución. 

A diferencia de otras herramientas como el diagrama de flujo o el diagrama de red, que generalmente se utilizan para proyectos, el diagrama de Pareto sirve para visualizar los aspectos a mejorar más comunes en un negocio, procesos, desempeño de los equipos y otros puntos relacionados con la colaboración y la productividad.

Por lo tanto, el principio de Pareto también puede aplicarse a diversos casos de la rutina diaria de una empresa. Desde por qué el 80% de las ventas las realiza el 20 % de los clientes, o que el 80 % de las quejas provienen del 20 % de los errores más comunes. De esta forma, es más sencillo identificar los detalles que tendrán mejores resultados y evitar los aspectos menos relevantes que no te ayudarán a alcanzar tus objetivos.

Cómo hacer el diagrama de Pareto

Si nunca has hecho un diagrama de Pareto, te explicamos en pocos pasos cómo puedes implementarlo de la mejor manera. 

1. Identifica el problema que deseas analizar

Lo más importante es determinar cuál es el problema que está presente en tu departamento, tu empresa o en la etapa de una estrategia. 

Por supuesto, debes comunicarte con tus colaboradores de todas las áreas. Al estar en contacto directo con los procesos específicos, es más sencillo que tus colegas te señalen exactamente lo que no funciona como debería. 

2. Recopila los datos

Una vez que ya tienes claro el aspecto o problema a resolver (por ejemplo, las bajas ventas de un producto en lanzamiento), es momento de buscar los datos de tus departamentos para que identifiques lo que debe solucionarse.

Aquí te vas a hacer algunas preguntas ¿Se han presentado quejas sobre la calidad del producto? ¿Se ha entregado a tiempo y en buenas condiciones cada producto? ¿Los vendedores hacen el seguimiento adecuado? ¿Su uso ha traído problemas hacia algún cliente? 

Cada una de estas preguntas dependerá de lo que quieras resolver. Por eso, es fundamental que conozcas a fondo el aspecto que estás investigando, prestando atención a todo lo que lo rodea. 

Otra recomendación es establecer un periodo significativo, pues un lapso muy corto tal vez no te proporcione datos confiables. Sin embargo, si el proceso que analizas es inestable, los problemas pueden cambiar de un momento a otro. 

Así te aconsejamos que apliques el diagrama de Pareto a procesos bien establecidos, con datos claros y problemas que se puedan identificar durante una etapa considerable de tiempo. 

3. Construye una tabla con los datos recabados

Ahora es momento de hacer una tabla en la que puedas organizar los datos recabados. En pocas palabras, colocar, por ejemplo, todos los motivos de las quejas de tus clientes: qué expresan, cuáles se repiten con frecuencia. 

Un aspecto clave será contabilizar la frecuencia de cada uno de los rubros, porque esto será clave para que el diagrama de Pareto te ofrezca una gráfica esclarecedora.

4. Ordena los datos y calcula sus porcentajes

Teniendo en cuenta que la idea es representar lo más frecuente para resolverlo primero, tu tabla deberá estar ordenada de mayor a menor, como indicamos al comienzo.

También deberás incluir una columna para sus porcentajes y sus acumulados. Luego te mostraremos un par de ejemplos para visualizarlo.

5. Haz una gráfica de barras con estos datos

Ahora pasamos a graficar los datos. Puedes hacer el diagrama de Pareto en Excel o Google Sheets, dado que permiten diseñar gráficas de barras fácilmente y con porcentajes. 

No olvides que al colocar las opciones de la gráfica, debes elegir un gráfico combinado que te muestre las barras en orden descendente, junto con qué porcentaje de tus problemas representan. 

De esta forma, encontrarás fácilmente en qué debes concentrarte. Si el proceso se ejecuta bien, lo que está al otro extremo desaparecerá como consecuencia de las mejoras que apliques.

6. Analiza cada una de las causas

Ahora que cuentas con la información necesaria, será importante que analices detenidamente lo que causa los problemas más apremiantes. 

Invertir recursos o el talento de tus equipos puede ser una buena estrategia que abarque varios de esos problemas. Sobre todo si construyes una estrategia con ayuda de todos los involucrados, por medio de la colaboración y el trabajo en equipo.

7. Monitorea la solución elegida

Hacer un seguimiento el desempeño del plan que diseñaste para resolver tu problema, como sucede con las campañas, estrategias de marketing y de ventas. 

Si bien el diagrama de Pareto te indicará a qué darle prioridad, una evaluación continua de tus acciones para corregir el camino realmente te va a señalar si tomaste una buena decisión. 

Además de conocer este tipo de herramientas, contar con otras más especializadas al momento de pensar en la estrategia de marketing también te permitirá llevar un frente más ordenado y unificado. 

Un software de ventas concentra varios tipos de soluciones que pueden ser integradas y que se especializan en cada área para obtener el máximo rendimiento en su organización.

Programas como Data CRM, Bisnes, Freshsales y Bsale te pueden ayudar a gestionar clientes, realizar facturación, nutrir clientes potenciales, automatizando procesos de ventas.

Ejemplos de diagrama de Pareto

Ahora que conoces los pasos de cómo hacer el diagrama de Pareto, es probable que te pregunte cómo se ve, pero sobre todo, como leerlo para identificar los aspectos clave. Aquí te mostramos dos ejemplos del área de ventas. 

Quejas de los clientes

En este primer ejemplo, el problema son las quejas de los clientes. Hay cuatro causas identificables: desatención, falta de soluciones, tiempo excesivo y desinformación. De hecho, el mayor porcentaje se compone de la desatención y falta de soluciones, por lo tanto, estos son los factores a los que se les debe dar prioridad.

Aquí es necesario hacer un análisis exhaustivo de la dinámica del área de ventas, el comportamiento de los vendedores y las políticas con respecto a la solución de problemas. De este modo, podrás arribar a una solución más completa y que, al monitorearla, proporcione buenos resultados.

Productos defectuosos

En el segundo ejemplo, el problema son los productos defectuosos. También tenemos cuatro causas: falta de capacitación, materiales defectuosos, equipo inadecuado y procesos deficientes. 

Nuevamente, puedes ver que al ordenar la gráfica de barras, siempre aparecerán las causas más urgentes al inicio de la misma, en este caso, la falta de capacitación y los materiales defectuosos. 

Si procedemos a analizar hipotéticamente el problema, la solución más completa es invertir en capacitaciones para los trabajadores del área de producción, como así también buscar mejores materiales. Si bien en el corto plazo puede parecer mucho más costoso, en la etapa de monitoreo podrás observar si la decisión fue la correcta. Es probable que se ahorre más dinero al no desperdiciar piezas fabricadas. 

Conclusión

Asignar un orden de prioridades al tratar de resolver un problema puede ser frustrante si no cuentas con los datos precisos en lugar de guiarte por intuición. Por eso, conocer herramientas como el diagrama de Pareto, que permiten decidir con base en porcentajes y un orden establecido, son una gran manera de ahorrar tiempo y malas decisiones. 

No olvides que si bien este instrumento puede simplificar el proceso de tomar decisiones, es clave un análisis completo y profundo del problema que estás tratando de resolver, como así también la colaboración con otras áreas.