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Gestión de Proyectos

¿Qué es un Plan de Dirección de Proyecto y Cómo Hacer Uno?

Un plan de dirección de proyecto es un documento creado por el Director de Proyectos y su equipo.

Esta guía reúne los aportes y expectativas de las partes involucradas o stakeholders en el proyecto, de modo que se puede considerar un manual formal donde se especifica:

  • Cómo se ejecutará el proyecto
  • Qué protocolos o herramientas se utilizarán para supervisar los resultados
  • Cómo se piensa monitorear / controlar el proyecto

El plan de dirección de proyecto tiene que ser una hoja de ruta detallada, por lo que normalmente se incluyen anexos como guías de uso para el Software de Gestión de Proyectos que el equipo de trabajo usará.

Estructura de un plan de dirección de proyecto

Los planes de dirección incluyen líneas base de medición del desempeño, también llamadas líneas base de rendimiento.

Estos márgenes orientan al equipo durante las fases de la administración de proyectos y ayudan al Project Manager a mantenerse enfocado.

Las líneas base de medición incluyen tres dimensiones (las más importantes para garantizar el éxito de un proyecto):

Ahora bien, ya que el contenido de un plan de dirección debe servir para guiar al equipo de principio a fin, a menudo se estila estructurar el plan pensando en las fases del proyecto. Es decir que el plan incluye actividades relacionadas con:

  1. La planificación
  2. El desarrollo
  3. La implementación
  4. El control y monitoreo
  5. El cierre

Un ejemplo de plan de dirección de proyecto simple puede basarse en la fórmula de las preguntas clave en el periodismo:

Qué

Descripción de las actividades a realizar.

Quién

Encargados de cada tarea.

Cuándo

Momento preciso en el que debe completarse un pendiente.

Cómo

Métodos o software que va a usarse para cumplir con los entregables.

También es conveniente haber establecido el por qué.

¿Cuáles serían las implicaciones de no seguir las instrucciones establecidas en el plan de dirección de proyecto?

¿Cómo afectaría esto a los inversores o la relación entre los stakeholders?

Igual de importante es incluir un plan de gestión de cambios que nos ayude a maniobrar si llega a ser inevitable introducir modificaciones.

🧠 Clave:

Puedes crear un plan de dirección de proyecto en pocos pasos usando un Software de Gestión de Proyectos. En nuestro listado hay, incluso, opciones gratuitas que puedes comenzar a usar hoy mismo para listar actividades, asignar encargados e intercambiar documentos con los involucrados en el proyecto.
plan de dirección de proyecto
Ejemplo de plan de dirección de proyecto en formato tablero usando un software de gestión. Las etiquetas de colores se utilizan para brindar información adicionales sobre niveles de prioridad, categorías y encargados.
plan de dirección de proyecto
Cada tarjeta puede incluir listas de pendientes por separado.
plan de dirección de proyecto
Identificar a los stakeholders es fácil y rápido.

¿Por qué es importante contar con un plan de dirección de proyecto?

A medida que el proyecto avanza, el trabajo del director es contrastar los resultados obtenidos con las líneas base de rendimiento y hacer ajustes para corregir posibles desviaciones.

¿El proyecto está consumiendo más del presupuesto estimado para la etapa en la que se encuentra?

¿El tiempo que le ha tomado al equipo cumplir con el primer entregable ha sido mayor al pactado?

Cuando los ajustes que el Project Manager introduce no corrigen el problema, el plan B es procesar solicitudes formales de cambio en las líneas base.

Este es un procedimiento delicado que demanda mucho tiempo al director de proyectos para que las partes involucradas no se vean perjudicadas.

Aún así, la idea siempre será que el plan de dirección de proyecto evite tener que realizar cambios drásticos en la organización del trabajo. De ahí la importancia de tener un documento base a mano, y hacerlo accesible para todos los miembros del equipo.

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Por Rita Arosemena

Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.

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