¿Cómo Hacer la Gestión de los Costos del Proyecto?

Al igual que ocurre con la administración de costos en la cadena productiva de una empresa, sin una buena gestión de los costos del proyecto ––cuando se planea un emprendimiento––, habrá dificultades para complir con las metas establecidas.

Una forma de saber si la gestión de costos está siendo buena en el presente inmediato es hacerse unas cuantas preguntas:

• ¿Tenemos la información necesaria, en este momento, para reducir costos sin afectar el desarrollo del proyecto?
• ¿Hay claridad absoluta respecto a los elementos, maquinaria y demás recursos que la empresa o proyecto necesita, y los que no?

Hoy ahondaremos en la importancia de saber gestionar costos y cómo adoptar un sistema inteligente que nos ayude a ahorrar dinero mientras optimizamos recursos.

Tipos de costos en un proyecto

El concepto gestión de los costos del proyecto generalmente se refiere a cuánto va a costarnos adquirir los recursos necesarios para hacer realidad lo que tenemos en mente:

• Maquinaria
• Permisos de uso
• Trámites legales
• Personal
• Insumos

Sin embargo, también pueden considerarse parte de los costos de un proyecto el costo de uso, el costo de mantenimiento y el costo de soporte (es decir, cuánto nos costará sostener en el mercado el producto / servicio lanzado en las mismas condiciones, y siendo funcional para el usuario).

Saber esto es importante, porque desmiente la teoría de que la gestión de costos es un tema del que solo debemos preocuparnos en el transcurso de un proyecto.

En realidad, sigue siendo un asunto vital siempre que el resultado del proyecto deba mantenerse en el tiempo (como cuando se fabrica un automóvil con una media de vida útil de 10 años).

Técnicas para la gestión de los costos del proyecto

Los Project Managers usan técnicas para determinar cuál es la mejor estrategia de gestión de costos en un proyecto. Las más usadas son:

• Evaluación comparativa: Consiste en identificar los factores de éxito más importantes y estudiar las prácticas que otras organizaciones (o la empresa, en el pasado) han utilizado con resultados positivos.
  
  
• Gestión de la Calidad Total: Se trata de establecer buenas prácticas y políticas internas que faciliten a la organización desarrollar productos funcionales, confiables y con una durabilidad extendida.
  
  Como parte de la estrategia, la gestión de costos se usa para analizar las consecuencias financieras de elecciones de diseño distintas; luego, se miden y reportan las implicaciones del análisis sobre la calidad de la producción y se busca desperdicio de recursos. Al final, se obtiene el mejor diseño posible y la gestión de costos más conveniente.
  
  
• Mejora continua: Basada en el método Kaizen, la mejora continua consiste en hacer que directores, supervisores y empleados se comprometan con un programa de optimización permanente para corregir fallas (el derroche de insumos es una de las más importantes) y aumentar los factores de éxito. A menudo, se usa este método en conjunto con los anteriores.
  
  
• Análisis de la cadena de valor: Aquí, los encargados de la administración del proyecto identifican aquellas actividades dentro del plan de acción que no están siendo productivas, con el fin de reducir o eliminar la asignación de recursos.
  
  
• Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral: Se trata de usar los factores de éxito provistos por el Balanced Scorecard o CMI de la empresa para establecer una relación entre el logro de metas y los elementos financieros / no financieros que influyen en el resultado final.
  

¿Cómo crear un plan estratégico de gestión de costos?

Los mejores planes de gestión de costos cumplen con ciertas características (además de especificar el presupuesto disponible, claro está).

Procura incluir estos atributos y, así, estarás un paso por delante en la carrera por la austeridad:

• El plan debe incluir información financiera y no financiera.
• Los indicadores de desempeño financiero deben ser especificados: crecimiento en ventas / ganancias, flujo de efectivo, relación calidad / precio, participación de mercado, satisfacción del cliente, oportunidades de crecimiento, etc.
• Claridad en la dirección del proyecto y los objetivos planteados.
• Debe incluirse información con respecto a la elección de productos y mercados, procesos de fabricación, etc.
• El plan tiene que tomar en cuenta la variación de costos.
• Línea de base de costos

Si necesitas comenzar a trabajar en un plan para la gestión de los costos del proyecto, usa un Software de Gestión de Proyectos. Ganarás tiempo, planificarás con inteligencia y podrás colaborar en tiempo real con tu equipo.

Recuerda elegir una herramienta compatible con las plataformas que tú o tu equipo utilizan para la estimación de costos, ya se trate de Excel u otro programa contable.