Los indicadores de gestión miden la capacidad de un negocio u organización para conducir procesos efectivos y tomar mejores decisiones.
El objetivo principal de medir la calidad en la gestión usando indicadores es mejorar la planeación estratégica, la planeación de procesos y la planeación de productos / servicios.
Dicho de otro modo, se busca:
- Alinear el plan de trabajo con la misión y visión de la empresa.
- Optimizar la gestión de riesgos.
- Adoptar herramientas útiles, como los Software de Gestión de Proyectos, y mejores prácticas de administración.
- Reunir métricas para introducir cambios inteligentes en la fabricación o diseño de productos y servicios.
Indicadores de gestión: definición
Los indicadores de gestión son magnitudes que sirven para medir variables asociadas al desempeño en una tarea o proceso.
Al igual que otros KPIS, los indicadores de gestión basan su evaluación en resultados consecutivos en un periodo de tiempo particular.
Aunque generalmente se usan como sinónimos, los KPIS o Indicadores Clave de Desempeño no son lo mismo que los indicadores de gestión. Hay muchos tipos de KPIS, y dentro de ellos los indicadores de gestión se refieren específicamente a los recursos consumidos por unidad de producto (que medidos evidencian el desempeño real) y los resultados obtenidos en relación con los objetivos deseados.
Algunos ejemplos de indicadores de gestión son:
- Rentabilidad activo total
- Margen de utilidad
- Rotación de trabajadores
- Índice de participación
- Rentabilidad de los activos
- Rentabilidad sobre recursos propios
Características de un indicador de gestión
Los indicadores de gestión, como unidades de medida, poseen características particulares que los habilitan para evaluar el rendimiento de las organizaciones.
Sin estas características, sería imposible el uso de un indicador de gestión para extraer conclusiones útiles respecto a las metas, protocolos y objetivos en cuestión.
Dicho esto, los indicadores de gestión deben poseer los siguientes atributos:
- Exactitud: precisión en los datos arrojados.
- Frecuencia: la usabilidad de los indicadores debe ajustarse al periodo del cual se requiere extraer una medición.
- Extensión: deben brindar una cobertura completa a las necesidades de la organización.
- Origen: sea interno o externo, el responsable de proveer los indicadores ha de ser confiable.
- Temporalidad: debe poder ubicárseles en un contexto dado.
- Relevancia: se espera que puedan adaptarse a las condiciones o factores del entorno.
- Integridad: no deben admitir la imparcialidad, sino ofrecer una perspectiva integral de un evento o condición determinada.
- Oportunidad: siempre disponibles cuando se los necesite.
¿Cómo se miden los indicadores de gestión en una empresa?
Uno de los métodos más usados para medir los indicadores de gestión en una empresa es el ciclo PHVA:
- Planear
- Hacer
- Verificar
- Actuar
Aplicar el ciclo PHVA ayuda a las empresas a cuantificar qué tanto se ha avanzado hacia el cumplimiento de los objetivos generales y específicos, ya sea a corto, mediano o largo plazo.
La medición y análisis de indicadores de gestión también suele apoyarse en un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scoreboard, que simplifica a las organizaciones modernas la estructuración de procesos internos basados en metas realistas.
Veamos el proceso PHVA y cómo encajan en él los indicadores de gestión.
Planear
Consiste en fijar claramente los objetivos de la empresa y qué actividades o procedimientos tendrán que realizarse. En pocas palabras, la tarea en este punto es definir:
- Qué
- Cómo
- Quiénes
- Cuándo
- Dónde
- Con qué
Hacer
El segundo paso en el ciclo PHVA es hacer, que puede entenderse como «cocinar el pastel siguiendo las instrucciones».
Lo más importante en esta etapa es que las actividades que vayan a realizarse coincidan con lo que se proyectó durante la planeación.
Para cuidar esto, se lleva un registro (físico o digital) de los resultados de la planificación, que el equipo debe cotejar con el cronograma de trabajo.
Verificar
La fase de verificación incluye monitorear y examinar los resultados, evaluar si las actividades contribuyen o entorpecen el éxito sostenido de la empresa.
En esta etapa, lo común es que se hagan:
- Auditorías internas
- Inspecciones
- Revisiones
- Mediciones por medio de indicadores de gestión
Actuar
El desenlace del proceso es la intervención, donde se busca enmendar errores con base en los datos analizados en las etapas anteriores, pero también tomar acciones preventivas para anticiparse a los problemas.
¿Cómo se diseña un indicador de gestión?
Vale la pena comentar que no hay indicadores estandarizados, sino que cada empresa diseña los suyos a la medida.
Para diseñar un indicador de gestión el procedimiento consiste en:
- Definirlo
- Establecer variables
- Acordar una fórmula
- Evaluar los resultados
- Analizar los resultados
También es aconsejable seguir un proceso metodológico previo a la implementación de un sistema basado en indicadores (esto para las empresas que nunca han tenido uno). El procedimiento recomendado es:
- Realizar primero un diagnóstico de la institución
- Identificar los procesos internos más importantes a la fecha
- Diseñar un borrador de sistema de gestión
- Elegir los instrumentos o herramientas de control
- Evaluar el sistema
- Implementar el sistema
