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Gestión de Proyectos

Lectura de 7 minutosImportancia del desarrollo de proyectos

Organizar las ideas es clave si realmente se desea lograr un resultado final exitoso.

Para poder llevar un objetivo adelante es necesario que se realice una serie de pasos que permitan poner en orden las ideas. Se trata de una suerte de pre-producción.

En primer lugar, en el desarrollo de proyectos está el diseño y la formulación, que no se quedan solo en hacer un diagnóstico o análisis de las necesidades. Estas tareas precisan de imaginación, creatividad y agilidad.

Otro aspecto clave del desarrollo del proyecto es la programación del proceso general de planeación. También contempla la formulación de objetivos y metas. No puede dejarse de lado la definición de prioridades, la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos. Luego de esto, es que se procede a pensar en la programación.

Todo esto quiere decir que materializar un objetivo significa para las empresas estudiar la situación, llevar el análisis al papel y, especialmente, planear. Y es que debe hacerse una inversión de tiempo, esfuerzo y dinero. Además, se apuesta a ganar sobre seguro.

Indudablemente, proyectar es fundamental porque es lo que permite prever posibles resultados, incluso, los riesgos u obstáculos que podrían salir en el camino.

Sobre este tema se trata el presente artículo, que esperamos sea de tu interés. Sin más adelantos, ¡te invitamos a seguir leyendo!

Importancia del desarrollo de proyectos: partir de bases sólidas

Importancia del desarrollo de proyectos

¿Cuál es la importancia del desarrollo de proyectos? La idea que da origen a cualquier emprendimiento, negocio o producto debe ser compatible con la realidad. Esto se mide con el diseño de un proyecto.

Al diseñar el proyecto pueden trazarse caminos claros a seguir para concretar lo que será el producto final. El desarrollo del proyecto surge así como la oportunidad de sentarse a analizar las posibilidades reales y a poner sobre la mesa todos los obstáculos. De ahí su importancia.

La importancia del desarrollo de proyectos está dada por permitir visualizar posibles inconvenientes. Estas dificultades, detectadas a tiempo, evitarán que el logro del objetivo final se vea entorpecido.

Asimismo, es la oportunidad de determinar cuáles son las capacidades necesarias para llevar a término una idea y hasta cuáles recursos materiales y humanos se requerirán.

El desarrollo del proyecto implica delimitar el presupuesto. También abarca el comienzo de la búsqueda de financiamiento. De por sí que esto es clave para la ejecución de proyectos. Desde un inicio deben contemplarse las expectativas de recuperación del capital y la posibilidad de obtener ganancias.

Está claro que la importancia del desarrollo de proyectos parte de la capacidad de visualizar lo que puede ser el producto final. Es poder determinar cómo se llegará a la meta y si realmente existe tal meta.

Innegablemente, cuando no se comienza por un proyecto lo más probable es que se hagan esfuerzos innecesarios, inversiones desproporcionadas o se pierda fácilmente el control. De ser así, podría significar el despilfarro de la inversión de tiempo, energía y dinero.

↪Superar las restricciones de un proyecto: ¿Como una organización puede salir airosa de este desafío?

¿Cuáles son los atributos de un proyecto? ¿Cuáles son sus factores de éxito?

Se entiende por atributos de un proyecto a un conjunto de los factores que contribuyen a precisar la meta principal que se desea alcanzar. Su correcta definición se ve reflejada en la ejecución de proyectos. Así, podemos mencionar:

  • El objetivo: este es uno de los atributos de un proyecto más importante. Se define en función del alcance, programa y costos. Es fundamental que esté bien definido.
  • Las tareas independientes: corresponde a las tareas que deben realizarse en secuencia para lograr el objetivo.
  • Recursos: se refiere a todos aquellos de tipo material y humano que se necesitan para llevar adelante las tareas.
  • Marco de tiempo específico: se trata del periodo de tiempo en el que se debe realizar el proyecto.
  • El cliente: corresponde a la persona, individuos u organización para la que se realiza el proyecto.
  • Tarea única: se refiere a los proyectos sin precedentes o aquellos que por ser tan personalizados no pueden seguir un patrón ya antes utilizado.
  • Incertidumbre: entre los atributos de un proyecto está este aspecto, que parte de las suposiciones y estimaciones hechas durante la elaboración del plan inicial.

Ahora bien, los factores de éxito de la ejecución de proyectos son:

  • Ámbito: también denominado alcance de un proyecto o alcance de trabajo. Abarca la definición de las características del producto final.
  • Costo: lo que el cliente pagará por los productos entregables en las condiciones acordadas.
  • Programa: es el cronograma que define los tiempos de cada actividad.
  • Satisfacción del cliente: en esto influye cumplir con los tiempos, el presupuesto y que el producto final no cumpla, sino que supere las expectativas del cliente.

↪¿Cuál es la mejor manera de realizar el proceso de ejecución de proyectos?

Pasos para la elaboración del plan de Gestión de Proyectos

Importancia del desarrollo de proyectos

El plan de Gestión del Proyecto es la columna vertebral del desempeño. Es un elemento indispensable para ejecución de proyectos. Se trata de que se convierta en una guía para tomar un rumbo adecuado y, de esta manera, evitar tropiezos.

Los pasos de un plan de Gestión del Proyecto hay que conocerlos. Vamos a ver:

  • Definición del proyecto: toda la información necesaria sobre el objetivo planteado y las expectativas.
  • Estrategia de ejecución: explicación detallada de cómo se llevarán a cabo los objetivos.
  • Delimitación: definición de los límites del proyecto.
  • Cronograma: se recomienda la realización de diagrama de Gantt que permita visualizar las tareas y los tiempos de ejecución.
  • Organigrama: funciones de cada miembro del equipo que se ensamble.
  • Matriz RACI: contiene todas las actividades que se realizarán como parte del proyecto, así como las personas y funciones relacionadas.
  • Plan de gestión de riesgos: visualizar obstáculos y problemas, así como las posibles salidas y soluciones.
  • Detalles de presupuesto: debe incluir los costos especificados en el plan original, como aquellos que sean respuesta a los riesgos o eventualidades.
  • Plan de comunicaciones: es importante definir cuándo, de qué manera y entre quienes será indispensable.
  • Plan de adquisición: plan para tomar las decisiones con respecto a las compras.

↪¿Cuáles son las fases de un proyecto? Importancia de las etapas y claves para su desarrollo

Importancia de un software de Gestión del Proyecto

Importancia del desarrollo de proyectos

La planificación requiere solidez. De esto depende una ejecución cabal y poder responder a las dificultades o eventualidades a tiempo y de forma adecuada. Sin duda, es un gran reto.

Afortunadamente, existe los software de Gestión del Proyecto. Estas herramientas informáticas ofrecen diferentes maneras de plantear el objetivo que se desea alcanzar.

Estos software permiten organizar más claramente las tareas, distribuirlas entre los miembros del equipo, delimitar roles, definir el tiempo para cada asignación, supervisar los progresos y hacer comentarios.

Software como estos suelen ofrecer interfaces amigables. Por eso, se toma poco tiempo en lograr familiarizarse con ellos y hacerlos parte de la dinámica del equipo de trabajo.

Del mismo modo, el empleo de estas soluciones informáticas empleo refleja un aumento en la eficacia del equipo humano, gracias al tiempo ahorrado en tareas de planificación.

El software de gestión de proyectos puede ofrecer diferentes tipos de gráficos, que van desde diagrama de Gantt, pastel, barra, líneas, dispersión, de área, de líneas de chispas perdidas, e, incluso, de rosquilla.

Punto aparte merece su compatibilidad con diferentes dispositivos y sistemas operativos. Se puede trabajar con ellos desde plataformas Apple y Android, pasando por Windows e IE 6.

Definitivamente, el apoyo de un software de gestión de proyectos ya no es un lujo es indispensable para lograr una correcta planificación y ejecución.

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