Todo lo que necesitas saber sobre el Diagrama de PERT

A la hora de empezar cualquier proyecto, prevalece la necesidad de administrar el tiempo y los recursos de la mejor manera posible. Para hacer más llevadera la gestión, tenemos a nuestra disposición métodos y herramientas como el diagrama de PERT.

Hoy vamos a ver cómo se aplica e interpreta este modelo de diagrama, y en qué escenarios del mundo empresarial podemos aplicarlo.

¿Qué es un Diagrama de PERT?

En la gestión de proyectos suelen predominar las siglas. Pero raras veces sabemos qué significan. Vamos a aclarar este punto antes de ir a la definición de diagrama de PERT.

El significado de PERT alude al término en inglés Program Evaluation and Review Technique. O podemos nombrarlo en español, lo que significaría técnica de revisión y evaluación de programas.

Ahora sí. ¿Cuál es la definición de Diagrama de PERT? Este gráfico es una herramienta de administración de proyectos utilizada para programar, organizar y coordinar tareas de manera optimizada.

El primer ejemplo de diagrama de PERT se vio en la década de 1950, durante la Guerra Fría, en el proyecto submarino Polaris. La armada estadounidense fue quien desarrolló el método PERT para gestionar proyectos, el fin era optimizar el tiempo necesario para completar una tarea e identificar el lapso mínimo requerido para concluir el proyecto en su totalidad.

El cómo hacer un diagrama de PERT dependerá de tu proyecto en cuestión, pero en todos se siguen condiciones parecidas. Por ejemplo:

Imagina una flecha en la Tarea A que va hacia la Tarea B. La Tarea A debe completarse antes de comenzar a trabajar en la Tarea B; esta breve condición es una de las bases del método PERT.

¿Para qué sirve un Diagrama de PERT?

La gráfica de PERT es una representación visual de tu proyecto. Este te ayuda a crear un programa inicial, y gestionarlo hasta su finalización. También le permite a sus integrantes mantenerse actualizados sobre el progreso del mismo.

Pero, ¿Para qué sirve un diagrama de PERT en específico? Entre sus funciones podemos enumerar:

• Comunicar y pedir aprobación a los administradores del proyecto sobre el programa inicial y sus cambios.
• Sentar las bases de los objetivos a conseguir para que cualquier integrante, nuevo o actual, pueda conocerlos.
• Servir de soporte visual para proyectos complejos.
• Ayudar a estimar el tiempo que cada tarea tendrá en el gran orden del proyecto general.

Diagrama de PERT: Características

Las características más resaltantes del Diagrama de PERT son:

• Es una herramienta de gestión de proyectos que proporciona una representación gráfica de la línea de tiempo de un proyecto.
• Es un instrumento de cálculo que representa visualmente dependencias entre las tareas de un proyecto y funciona a su vez como cronograma del mismo.
• Funciona por una red de relaciones de procedencia de elementos que componen distintas actividades con respecto al orden en que se deben ejecutar.
• Todos los elementos que se encuentren en la misma etapa de producción, pero en diferentes líneas de tareas, se denominan tareas paralelas. Estos elementos son independientes entre sí, pero se prevé que ocurran al mismo tiempo. Las tareas dependientes son aquellas que deben realizarse de una forma específica para no afectar a las demás.
• Los gráficos PERT se consideran preferibles a los gráficos de Gantt porque pueden identificar dependencias entre tareas, aunque a veces son más difíciles de interpretar.

¿Cómo hacer un diagrama de PERT?

Para aprovechar al máximo el rendimiento del gráfico PERT primero debe saber cómo crearlo. Solo así conocerás los entresijos y puntos claves de esta herramienta.

Entonces, la gran pregunta es ¿Cómo hacer un Diagrama de PERT?

1° Paso: Identificar las tareas del proyecto

En este primer paso de tu gráfico de PERT empieza como cualquier otro: recopilando información en tu propia base de datos del proyecto.

Necesitarás todos los datos claves y los recursos de tu proyecto. Luego de gestionar la organización adecuada, podrás llevar a cabo una identificación exacta de las tareas necesarias.

Puedes utilizar distintos criterios. Puedes organizar de acuerdo a las áreas de tu proyecto, a los distintos momentos dentro del mismo. Este punto es libre, solo tú conoces tu proyecto y su naturaleza por lo que sabes qué necesita.

2° Paso: Establecer las dependencias entre las tareas

¿Qué quiere decir establecer dependencias? Para ser claro; se trata de que conectes las distintas actividades secuenciales de tu proyecto, y las órdenes.

Normalmente, cuando se inicia un proceso, se necesita que termine una tarea antes de que empiece otra. Cuando logres ordenar estos pasos en tu proyecto, te permitirá conocer cómo avanza el mismo. De esta forma, cuando tu proyecto ya esté en marcha, te será más fácil identificar cuellos de botella.

3° Paso: Vincular las distintas actividades del proyecto

Cuando ya hayas visualizado los nodos importantes en tu diagrama de PERT tendrás que conectarlos mediante flechas. Estas flechas serán indicativos de las dependencias. Es decir, qué tareas dependen de otras. Podríamos hablar de una especie de proyecto en cascada.

Obtendrás así un bosquejo visual, quizás no tan específico como en otros modelos, pero sí muy fácil de comprender. Los integrantes del proyecto podrán saber cómo funciona la dinámica de planificación de tu proyecto con un solo vistazo.

4° Paso: Establecer el cronograma de tu proyecto

¿Cómo saber cuánto dura mi proyecto si todavía no se pone en marcha? No te preocupes. Existen fórmulas para ayudarte a delimitar tu cronograma de actividades. En este caso usaremos el método de la ruta crítica (CPM), y la fórmula PERT.

El método CPM te ayuda a pensar en tres escenarios de duración posibles:

• Cantidad de tiempo siendo pesimista
• Cantidad de tiempo siendo positivos
• Y la opción más probable y realista

Ahora bien, tomaremos la fórmula PERT: (O + (4 x MP) + P) ÷ 6.

Pero ¿Qué hago con esto? Veamos:

Por ejemplo, si tu cálculo optimista es que tardarás 30 días y tu visión pesimista te dice que en realidad podrías tardar 60 días, puedes llegar a un pronóstico razonable de 45 días. Con la fórmula de PERT aplicada, (30 + (4 x 45 + 60) ÷ 6 = quedaría en 45 días.

5° Paso: Revisar el progreso de las tareas.

La aplicación del gráfico PERT no acaba hasta que finalizas tu proyecto. Para que esta herramienta sea verdaderamente útil tendrás que mantenerla actualizada.

A medida que un proyecto avanza, es necesario implementar cambios y realizar ajustes. Que tendrás que contemplar en tu nueva planificación. Para ello te servirán herramientas como los indicadores de desempeño.

En artículos recientes, hemos hablado de los beneficios que implica realizar constantes evaluaciones a tus proyectos.

Además, deberás tomar en cuenta que:

• Se utilizan círculos o rectángulos denominados nodos para representar eventos o hitos.
• Todos los nodos están unidos a su vez por vectores o flechas, que representan las tareas a ejecutar.
• La dirección de las flechas indica el flujo y la secuencia de eventos necesarios para la finalización del proyecto.
• Todas las asignaciones de tiempo se fijan y muestran dentro de cada vector.

Diagrama de PERT: Ventajas y Desventajas

¿Todavía no sabes si realmente te conviene utilizar esta herramienta? Lo cierto es que una herramienta puede ser muy útil y efectiva para algunos, y no serlo para otros.

Esto es porque no hay dos proyectos iguales, ni dos equipos que funcionen con la misma dinámica y los mismos recursos. Chequea las ventajas y desventajas del diagrama PERT que siguen a continuación para saber si se ajustan a tu planificación

Ventajas	Permite a los gerentes evaluar el tiempo y los recursos necesarios para la correcta administración de un proyecto. Se establece un orden fijo para completar las tareas. Las dependencias entre tareas se hacen muy evidentes. Los plazos poco claros se vuelven más predecibles. El diagrama PERT es muy útil en análisis hipotéticos para elegir la ruta más eficiente y beneficiosa.
Desventajas	El gráfico PERT requiere de mucha mano de obra como también de tiempo y recursos adicionales. Carece de la flexibilidad necesaria para adaptarse a cambios que puedan surgir de manera imprevista. El éxito del diagrama dependerá de la experiencia de la gerencia. Al estar centrado en fechas límite, es posible que PERT no comunique completamente el posicionamiento financiero de un proyecto.

Diagrama de PERT, Diagrama de Gantt, o Diagrama CPM: Diferencias

Suele existir mucha confusión entre estos métodos de gestión de proyectos. ¿Cuándo usar uno u otro? ¿Son lo mismo?

Aunque a simple vista parezcan iguales, no lo son. Tienen diferentes objetivos, y distintas formas de llegar a un resultado. Veremos a continuación las diferencias entre PERT, GANTT y CPM.

Característica	PERT	GANTT	CPM
Diseño	Diagramas de flujo, más personalizable.	Gráficos de barra, más estructurados.	Algoritmo fijo, para actividades fijas y ciertas.
Objetivo	Personalización del proyecto.	Organización de la planificación.	Control del gasto y del tiempo.
Momento de la aplicación	Planificación del proyecto.	Ejecución del proyecto.	Planificación del proyecto
Indicado para	Actividades inciertas	Tareas predeterminadas	Tareas repetitivas
Prioridad	Duración de tareas.	Fechas límite establecidas.	Estimación de tiempos razonables.

Ejemplos de diagrama de Pert

¿Necesitas un modelo para guiarte en la confección de tu diagrama de PERT? A continuación te dejamos algunos ejemplos de gráficos PERT que pueden serte útiles para crear el tuyo.

Ejemplo de Diagrama PERT simple.

Gráfico PERT vertical.

Los gráficos PERT hacen un excelente trabajo al mostrar cuándo y cómo se va a ejecutar una actividad, y cómo se relaciona esta con otras áreas de alcance en el proyecto.

Esta combinación de datos fomenta el compromiso de los involucrados y permite identificar fácilmente a todas las partes responsables.