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Gestión de Proyectos

¿Qué es el Cierre del Proyecto?

El cierre del proyecto es, en pocas palabras, la conclusión de un proyecto una vez culminado el ciclo de vida del emprendimiento o desarrollo.

Cuando se decide cerrar el proyecto o fase, significa que el producto / servicio en desarrollo ya atravesó etapas de planificación y armado, con el fin de lograr la máxima satisfacción por parte del cliente.

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¿Qué implica poner fin a un proyecto?

El cierre del proyecto supone poner punto final a todos los procesos involucrados en el plan de trabajo.

Se trata de un proceso formal que incluye acciones determinadas y que, a veces, tiene un plazo de duración específico que varía según la complejidad del proyecto y la dedicación que se le otorgue.

Por lo general, las empresas establecen plazos determinados para cerrar proyectos debido a la importancia que tiene alcanzar los resultados deseados en el menor tiempo posible.

Cabe destacar que cerrar un proyecto o fase de manera definitiva no implica que el mismo no pueda abrirse nuevamente en el futuro, o que no puedan incorporarse mejoras. Todo depende principalmente de los resultados obtenidos, la satisfacción del cliente y cómo se proyecta la empresa a sí misma.

A su vez, un proyecto con sus respectivos cierres está compuesto por procesos que sirven para finalizar todas las actividades correspondientes. De este modo, el proyecto puede culminar tanto en su totalidad como en una sola fase.

Tipos de cierre

Hay dos tipos de cierre en la gestión de proyectos: contractual y administrativo. Prácticamente todas las empresas hacen uso de ambos sistemas, independientemente del rubro o producto / servicio ofrecido.

Hay al menos cinco diferencias principales entre un cierre contractual y uno administrativo:

  • El cierre contractual se realiza una sola vez por cada proyecto, mientras que, el administrativo, dos o más veces.
  • El cierre administrativo se hace una sola vez por fase.
  • El cierre contractual puede hacerse más de una vez por cada contrato.
  • El cierre contractual se realiza antes del cierre del proyecto.
  • El cierre administrativo puede realizarse antes del cierre definitivo del proyecto, pero también después.

Acciones para cerrar proyectos o fases

Por norma general, se requiere de la aprobación previa del Project Manager y de haber cumplido con los requisitos de los clientes para dar por terminado oficialmente un proyecto.

Podría decirse que las condiciones son:

  • Confirmar que el trabajo ya está completo y con todo lo requerido.
  • Revisar que todas las compras se han completado de manera correcta.
  • Contar con la aceptación formal de los principales involucrados.
  • Completar el cierre financiero o facturación.
  • Transferir el producto o servicio a quien corresponda (en caso de que el cliente sea externo a la organización).
  • Contar con un buen feedback por parte del cliente o usuario final.
  • Emitir un informe final claro y completo de los resultados del proyecto.
  • Indexar y archivar toda la información pertinente.
  • Actualizar el repositorio de conocimiento.
  • Liberar los recursos innecesarios o que no fueron utilizados.
  • Liberar al equipo.

Las acciones para cerrar una fase o proyecto son obligatorias y responden a un proceso formal que suele ser bastante similar en la mayoría de las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Aunque puede pasar inadvertido para muchos empleados, el desarrollo y cierre de proyectos (tanto contractuales como administrativos) es un procedimiento básico para el funcionamiento y progreso de las organizaciones, como también lo es recapitular las lecciones aprendidas.

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