¿Cómo implementar indicadores de desempeño? Guía básica

En artículos anteriores te contamos todo sobre los procesos de evaluación de un proyecto. Pero, en esta oportunidad, te explicamos cómo funcionan y qué son los indicadores de desempeño.

Qué son los indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño, o también llamados Key performance Indicator (KPI), son métricas cuantitativas. Estas permiten la medición objetiva del desempeño individual o colectivo en un grupo. 

Incorporando esta herramienta en tu proceso de evaluación, podrás definir si los resultados obtenidos se alinean a lo que estableciste al inicio de tu proyecto. 

Estos indicadores de evaluación pueden aplicarse en cualquier área de tu empresa o proyecto. Pero, quizás, quieras implementar más de una de estas métricas para tener una visión más general del estado de tu planificación. 

¿Por qué debería implementar los indicadores de desempeño?

Ya mencionamos los beneficios que le brinda a tu proyecto implementar evaluaciones y controles constantes. 

Una de ellas es evaluar el rendimiento de aquellos aspectos que podrían reportar más beneficios. Pero, ¿Cómo pueden serte de utilidad estos indicadores de desempeño? 

Entre los beneficios podemos nombrar: 

• Motivar a los miembros del equipo a mejorar su desempeño
• Aumentar el compromiso de cada integrante del proyecto con los objetivos establecidos
• Permitir identificar las áreas que requieren más trabajo. 
• Ayudar a los administradores a tomar decisiones.
• Generar más confianza y transparencia en el equipo
• Ayudan a identificar colaboradores y procesos menos efectivos.

4 Tipos de Indicadores de desempeños básicos

• De trabajo: Miden la calidad y la cantidad del proceso laboral de cada empleado.
• Financieros: Este indicador de desempeño mide el rendimiento laboral de acuerdo a la salud financiera del proyecto.
• De procesos: La métrica de procesos se encarga de medir una acción en concreta. Así puedes identificar cuellos de botella, y atascos en los procesos de tu planificación.
• De satisfacción al cliente: Con esta herramienta puedes medir el desempeño de tus colaboradores en función de la visión de tus clientes. 

Indicadores de desempeño: Ejemplos para colaboradores o empleados

Productividad

Los indicadores de desempeño de productividad permiten averiguar cómo se están utilizando los recursos. Para eso se los mide de acuerdo a lo estipulado en la planificación inicial.  Pero, recuerda que la productividad puede tener muchas variaciones por distintas circunstancias ajenas o propias al colaborador. 

Algunos ejemplos de indicadores de desempeño pueden ser:

• Tiempo necesario para concluir una venta.
• Tiempo dedicado a reuniones y llamadas con clientes potenciales.
• Número de oportunidades generadas en relación con el número de ventas concluidas.

Calidad

¿Hay un empleado que supera el objetivo de trabajos mensuales y no sabes cómo? Aunque estés satisfecho con él en el cuánto, tal vez tendrías que revisar el cómo.

Medir la calidad de los productos o servicios a través de un cliente, te permite corregir procesos productivos que no se realicen de la manera correcta. 

Eficacia

Este indicador de evaluación muestra si tus colaboradores o tus procesos llevan a cabo determinada acción específica para cumplir metas u objetivos.

Eficiencia

Puede parecer muy parecida a la anterior. Pero el indicador de desempeño de eficiencia mide si para ejecutar un determinado proceso se ponen en juego menos recursos. O, también, si se disminuye el tiempo empleado en el mismo. 

Nivel de Formación

El nivel de formación está estrechamente ligado con la productividad de los miembros del equipo. Por eso, tantas empresas utilizan parte de sus recursos en capacitaciones específicas para su equipo. 

Pero, ¿Cómo saber qué área necesita más capacitaciones si no aplico ninguna herramienta para medirlas? ¿Cómo las aplico? Para saber cómo empezar a trabajar con ellos, primero veamos cómo tiene que ser un buen indicador de desempeño.

¿Qué tiene que contener un buen indicador de desempeño?

Los indicadores de evaluación miden el desempeño del proceso. Pero un indicador mal seleccionado o implementado puede arrojar resultados confusos. Por eso, un buen indicador debe:

• Ser específico: Debe ser claro el objetivo del indicador. Esto ayudará a que sea más concreto y, por tanto, alcanzable.
• Ser medible: Los indicadores de desempeño son cuantificables por naturaleza.
• Ser alcanzable: Usa objetivos alcanzables y lógicos. No intentes alcanzar objetivos poco razonables.
• Ser relevante: No midas actividades o procesos que no le aportan información crucial a tu investigación. Desperdiciarás recursos y tiempos. 

¿Cómo elegir los indicadores adecuados para mi situación?

Ahora que ya sabes cómo debe ser tu indicador de desempeño, tenemos qué elegir el que más se adecúe a nuestro propósito. No te preocupes, te enseñamos cómo hacerlo a continuación. 

• Arma una lista con la meta de esta medición. Piensa en los objetivos y cómo te gustaría que fuesen los resultados de tu evaluación de desempeño. 
• Separa esos objetivos propuestos en los elementos que lo componen. Puedes utilizar varios indicadores de desempeño. No te preocupes. Los reduciremos luego. 
• Selecciona diez indicadores de evaluación. Aunque te parezca imposible, este paso te ayudará a seleccionar aquellos más prioritarios.  

4 Pasos para definir un indicador de desempeño 

Ahora que tenemos toda la información necesaria, podemos empezar. 

Comunica el proceso de evaluación a todo tu equipo 

Cualquier persona se siente incómoda o tensa cuando saben que están siendo evaluados. No hay necesidad de convertir este proceso en algo traumático. 

Por eso, Incorpora horarios, fechas, métodos y e indicadores que vas a emplear. También añade la forma en que comunicarás los resultados. Es muy importante para llevar tranquilidad y transparencia a tu equipo. 

Arma un equipo capacitado para llevar adelante la evaluación

Este equipo contará con las capacidades y libertades necesarias para implementar los indicadores. Además, se encontrará bajo las directrices del área de recursos humanos.

Incorpora tecnología

No hace falta que redirijas tu fuerza de trabajo en esta tarea. Existen software de gestión de proyectos que pueden ser muy útiles. Puedes revisar el listado que ofrece ComparaSoftware para ponerte al día sobre sus características.

Esta actividad se realiza con datos medibles. Herramientas como SmartSheet, Asana o Wrike pueden acelerar el proceso y potenciar los resultados. 

Conclusión 

En este artículo te hemos mostrado las razones para implementar indicadores de desempeño en tus procesos de evaluación. Son una herramienta sumamente objetiva y que aporta resultados fáciles de implementar. Con estos datos podrás mejorar aquellas aéreas de tu proyecto que no te resulten satisfactorias.