Evaluación de proyectos: que es y porque es importante

Imagina que le dedicas horas y horas frente a tu computadora a afinar hasta el más mínimo detalle de tu proyecto. Pero no solo dedicas tiempo, también involucras tus ingresos en esta nueva idea. Sin embargo, al terminar la planificación decides no incluir la evaluación de proyectos a tu programa. 

Te parece algo meramente burocrático. Porque no tiene sentido estar realizando controles todo el tiempo. ¿O sí? 

Según el estudio de CB Insights, el 70% de los planes no supera la primera etapa, que es la del proyecto de inversión.

¿Por qué sucede esto? Existen muchas causas que pueden llevar a esta situación. Pero, las veremos un poco más adelante. Aunque si te podemos adelantar que muchos de estos problemas pueden solucionarse con una correcta y exhaustiva evaluación de proyectos. 

¿Qué es la evaluación de proyectos?

La evaluación de proyectos es un instrumento de gestión dentro del proceso de planificación. Este proceso tiene una duración predeterminada y establecida dentro del marco general del programa. 

Su objetivo es evaluar sistemática y objetivamente los avances a través de las distintas fases de un proyecto. Se aplica tanto para actividades y procesos en curso o ya finalizados. 

Además, la formulación y evaluación de proyectos es acotada. Es decir, se aplica solo a determinadas áreas, mediante determinadas herramientas. 

Se realiza con base a determinados objetivos que buscan información en concreto sobre el proyecto. 

¿Por qué es tan importante la evaluación de proyectos?

La evaluación de proyectos es un proceso clave dentro de la planificación de cualquier programa. 

Ofrece información certera y objetiva sobre el rendimiento de la planificación. La importancia central se centra en la gestión de los errores y las oportunidades. Estos seguimientos y controles implementados te permiten comparar la situación de los distintos momentos del proyecto. Además, te advierten de las desviaciones o los imprevistos que surgieron en el camino. 

De hecho, con esta información, puedes corregir lo que está saliendo mal antes de que sea demasiado tarde. O también aprovechar oportunidades que no habías contemplado en un principio.  Es que el cambio y los imprevistos son una realidad de cualquier proyecto. Saber identificarlos y adaptarse a ellos es el objetivo de cualquier evaluación de proyectos.

Otra ventaja es que las fundaciones interesadas en invertir ven con buen ojo que tu proyecto incluya un robusto plan de evaluación en sus programas. Esto es indicativo de que tu organización toma en serio sus objetivos y planificaciones. 

Riesgos de no evaluar el proyecto

¿Qué sucede si no incluyes la evaluación de proyectos en tu planificación?. 

El principal riesgo es no identificar un problema a tiempo. Estos problemas pudieron solucionarse con evaluaciones constantes. Muchos motivos de fracasos podrían haber sido un mero contratiempo para algunas compañías.

Algunas de las causas de fracaso que podemos solventar con la evaluación de proyectos son:

• Mala definición del alcance de tu proyecto
• Objetivos inalcanzables o poco realistas. 
• Falta de contemplación de los riesgos previsibles e imprevisibles del proyecto. 
• Poca o nula adaptación al cambio.
• Comunicación estratégica inexistente entre los miembros del proyecto. 
• Inexistencia de la formulación y evaluación del proyecto. 

Antes de empezar a evaluar un proyecto, ¿Qué necesito?

• Definir Métodos de Evaluación.
• Seleccionar los Indicadores de Desempeño.
• Establecer los objetivos de la evaluación.
• Crear un plan cronológico de implementación.

Métodos de Evaluación 

Antes de empezar tu evaluación tienes que definir cuál es el método que más se adecua a tu proyecto y sus objetivos. Veamos cuáles son:

Los Métodos Cuantitativos se basan en datos medibles y cuantificables visibilizados en estadísticas. Se recogen y miden mediante procesos estructurados y objetivos. Se orientan a los resultados medibles. 

Algunos de ellos pueden ser:

• Revisiones de desempeño
• Análisis de tendencia
• Análisis del Valor Acumulado

Los Métodos Cualitativos se basan en una técnica descriptiva con fuertes componentes narrativos. Se usan para describir un fenómeno y tiene un carácter más subjetivo. Está orientado a los procesos. 

Te dejamos algunos ejemplos que puedes utilizar: 

• Entrevistas
• Reuniones
• Reportes

Indicadores de evaluación

Los indicadores de evaluación son una medida de información que te permite saber cómo está funcionando tu proyecto. Estos se establecen desde el primer momento del planeamiento. Existen tres tipos.

• Indicador de Diagnóstico: Permite comparar la información real y actual con lo previsto en la planificación.
• Indicadores Retrospectivos: Recopilan datos desde el inicio de tu programa para visualizar el nivel de avance.
• Indicadores de Predicción: Parten desde la información de la situación actual para anticipar problemas futuros. 

Plan Cronológico

Establecer un límite de tiempo y definir la periodicidad de las evaluaciones te permite aislar otros factores que entorpezcan tu medición. 

Pero lo más importante de este punto, es que este hábito te coloca en un estado de vigilancia y corrección constante. 

Objetivos de la evaluación de proyectos

No empieces el proceso de evaluación a ojos cerrados. 

Identifica qué área quieres controlar y establece quiénes y cómo recogerán esta información. Evita la contaminación de datos. 

Etapas de la evaluación de proyectos 

Cada ciclo dentro de la evaluación de proyectos tiene características propias. Veamos un pequeño desglose.

1. Etapa de la evaluación | Preinversión 

También conocida como ex ante. En esta etapa, analizas las probabilidades de éxito del proyecto con base en dos grandes perspectivas: 

• Evaluación económica.
• Evaluación social.

Aquí planteas el problema, y analizas las opciones de solución. El control te permite verificar la rentabilidad del proyecto.

2. Etapa de la evaluación | Implantación del proyecto

Durante esta etapa, examinas el comportamiento del proyecto en la realidad. Analiza el cumplimiento de actividades, tiempos previstos, asignación de recursos y la calidad. 

3. Etapa de la evaluación | Funcionamiento del proyecto

Se la conoce como evaluación ex post. Aquí evalúas si el proyecto cumple con las filosofías y los objetivos bajo los cuales fue concebido. 

Conclusión

En este artículo te contamos sobre los beneficios de implementar la evaluación de proyectos a tu programa. Si piensas que no tienes tiempo o personas capacitadas para gestionarla, puedes implementar un software de gestión de proyectos. Herramientas como: Procore Proyectos, Oracle Primavera o Monday.com son buenas opciones para comenzar.