Análisis de un proyecto | Un enfoque integral a la hora de abordarlo: Por etapa, por área y por madurez de los datos

¿Piensas que el análisis de un proyecto es una etapa innecesaria y tediosa? ¿Qué nada tiene que ver con el alcance de los objetivos? Pues, si no quieres formar parte del 80% de los proyectos que fracasan deberías prestarle un poco más de atención. 

Pero, ¿de qué sirve el análisis continuo de un proyecto? En este artículo te lo contamos. 

Al realizar un análisis de un proyecto, examinas cada componente, desde los recursos disponibles hasta los riesgos potenciales, pasando por las expectativas de los stakeholders. Esto no solo te ayuda a determinar la viabilidad y los puntos fuertes del proyecto, sino también a identificar áreas de mejora y posibles desafíos. 

Esta metodología se basa en la aplicación de modelos estadísticos y técnicas analíticas para interpretar los datos del proyecto. Al hacerlo, no solo comprendes el rendimiento actual del proyecto, sino que también puedes predecir tendencias y resultados futuros. Esta capacidad predictiva es crucial en la gestión de proyectos moderna, ya que te permite anticiparte a los problemas y adaptar tus estrategias de manera proactiva.

¿En qué casos se usa el análisis de un proyecto?

¿Pensaba que el análisis de un proyecto se utiliza solo en momentos iniciales del mismo? Lo cierto es que son una constante a lo largo de todo el proceso. Al menos idealmente. 

¿Por qué? Porque estos te permitirán medir el nivel de adecuación a la planificación inicial, y así, evitar los tan temibles errores por arrastre. 

Veamos cómo se usan en cada etapa:

1. Análisis de un proyecto en la investigación

Al definir el objetivo del proyecto, el análisis de viabilidad te permite evaluar si tus metas son realistas y alcanzables. Analizas los datos existentes para comprender la factibilidad del proyecto en términos de recursos, tiempo y tecnología disponibles.

2. Análisis de un proyecto en la planificación

El plan del proyecto se beneficia enormemente del análisis de datos. Utilizas la información disponible para establecer cronogramas realistas, asignar recursos de manera eficiente y anticipar posibles obstáculos.

3. Análisis de un proyecto en la ejecución

La ejecución del proyecto se fortalece con un análisis continuo. Este te ayuda a tomar decisiones informadas sobre ajustes en tiempo real, garantizando que el proyecto se mantenga en el camino correcto y se adapte a las circunstancias cambiantes.

4. Análisis de un proyecto en el monitoreo

El análisis de un proyecto te permite identificar y mitigar riesgos a tiempo. A través de un monitoreo constante y la evaluación de KPIs, puedes asegurarte de que el proyecto avance según lo planeado, y hacer ajustes cuando sea necesario.

5. Análisis del proyecto en el cierre

Al finalizar un proyecto, el análisis te ayuda a evaluar el éxito y los aprendizajes. Esta revisión te permite identificar puntos fuertes y áreas de mejora para futuros proyectos.

Tipos de análisis de un proyecto según el área de impacto

Cuando te enfrentas al análisis de un proyecto, es crucial comprender los diferentes tipos de análisis que puedes utilizar para evaluar su viabilidad y éxito. Estos análisis abarcan diversas áreas, desde el estudio comercial hasta el análisis de impacto ambiental, cada uno aportando una pieza vital en la comprensión integral del proyecto.

Veamos cuáles son:

Estudio comercial

Se centra en el mercado para el producto o servicio que tu proyecto desarrollará. Este análisis examina:

• La demanda del mercado
• La competencia
• Los tipos de proveedores
• El precio
• Los posibles sustitutos.

Su objetivo es determinar la sensibilidad del mercado y la aceptación potencial del producto o servicio.

El estudio técnico 

Es esencial para entender la inversión necesaria y los costos operativos del proyecto.

Se ocupa de definir una función de producción que optimice los recursos y determinar el tamaño adecuado del proyecto.

Estudio organizacional y administrativo 

Define la estructura organizativa requerida y considera las necesidades del personal y los costos indirectos de la mano de obra.

Este estudio es fundamental, ya que una gestión inadecuada de los empleados puede llevar al fracaso del proyecto. De hecho, una mala gestión de los recursos humanos, según Esan, fue la causa del fracaso de la mitad de los proyectos.

Estudio legal 

Este análisis de un proyecto evalúa las restricciones legales que podrían afectar la ejecución del proyecto. Incluye

• Costos asociados con contratos.
• Gastos notariales.
• Registros de patentes, entre otros.

Estudio de impacto ambiental 

Se centra en los efectos ambientales del proyecto. Busca cuantificar el impacto ambiental, ya sea negativo o positivo, y promover un proceso productivo, sostenible y rentable.

Estudio financiero

El análisis financiero sistematiza la información monetaria de los demás estudios para determinar la rentabilidad del proyecto a través de un flujo de caja detallado. Este estudio es crucial para tomar decisiones sobre la viabilidad financiera del proyecto.

Estudio de evaluación social

Por último, el Estudio de Evaluación Social analiza los efectos indirectos y externalidades del proyecto en la sociedad. Este estudio es vital para comprender el impacto social del proyecto y su aceptación en la comunidad.

Análisis de un proyecto según el nivel de madurez de los datos 

Ahora bien, casi todas las empresas utilizan datos. Y, ¿por qué no usarlos para enriquecer los análisis de un proyecto? 

Entonces, en cada etapa y en cada tipo, se puede aplicar algunas de las siguientes etapas teniendo en cuenta el nivel de madurez de los datos. 

1 | Análisis descriptivo

Con el análisis de un proyecto descriptivo nos enfocaremos en el ahora. Pero, también añadiremos conexiones hacia el pasado para entender cómo se desglosó ese “aquí” y “ahora”. 

Esta etapa suele ser la más sencilla, ya que esta información ha sido generada previamente para las operaciones diarias de la empresa. 

Pero, también es un buen punto de inicio echar un vistazo a los datos “duros” que tenemos a disposición. Quizás, allí, hay información que hemos desaprovechado por enfocarnos meramente en los informes más reactivos a las necesidades operativas normales. 

Con este análisis podremos responder a las preguntas:

• ¿Qué pasó?
• ¿Cómo debería ser?
• ¿En qué áreas ocurrió?
• ¿Desde cuándo sucede?

2 | Análisis de diagnóstico

Con la información de los antecedentes podremos ponerlos en la mesa y trabajar en descubrir la causa del problema actual. 

En este punto es clave identificar cuál es objetivo de funcionamiento, y cuáles son las anomalías que se están produciendo. A partir de allí podremos investigar la cadena de funcionamiento del error hasta poder definir un patrón de comportamiento. 

Para este momento podrás responder a la pregunta:

• ¿Por qué sucedió?
• ¿Cuáles son los errores clave y por arrastre? 
• ¿Cuál es el sistema de relaciones entre las áreas y actores que participan en el proceso dónde se dió el error?

3 | Análisis predictivo 

Para el análisis de un proyecto predictivo empezaremos a mirar este problema con una vista a futuro. 

Será clave, entonces, aplicar modelos predictivos con los análisis de diagnóstico de la etapa anterior. Esto nos permitirá fijar señales de alerta temprana que nos notifiquen cuándo un aspecto puede entrar en un comportamiento problemático. 

Con ellos podrás responder a las preguntas:

• ¿Qué sucederá con este problema si se mantiene? 
• ¿En qué otros aspectos afectará si la situación continua? 
• ¿En qué momentos o etapas del problema se los puede catalogar como leve, moderado o grave? 
• ¿Cuáles son las señales o efectos que nos marcarán cada etapa?

4 | Análisis prescriptivo

Mediante el análisis prescriptivo podremos establecer una guía de respuesta ante el problema. Debemos tener en cuenta que para esta etapa se requiere un enfoque de mejora continua. 

Es decir, a medida que se corrige un área, se deben medir los resultados e iniciar el proceso nuevamente. Con ellos estableceremos los mejores caminos a seguir. 

En esta etapa podrás saber:

• ¿Qué acciones correctivas deben tomarse?
• ¿Cómo medir el desempeño y los resultados de las mismas?

5 | Análisis cognitivo

La mejor parte de la aplicación de los modelos de análisis anteriores, es que aumenta el nivel de conocimiento sobre el proyecto. Llegando a un grado integral que permita responder a preguntas complejas como:

• ¿Qué no sabemos sobre el proyecto?
• ¿Qué información nos falta? 
• ¿Qué áreas no arrojan datos de calidad o no los ofrecen en absoluto?

Para ello deberás utilizar herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial para gestión de proyectos. 

Algunos problemas a superar con el análisis de un proyecto basado en datos

Los análisis de un proyecto, sobre todo cuando hacemos uso de datos, suelen no salir bien “a la primera”. Y esto se debe principalmente a la propia naturaleza de los datos, sus formatos y sus formas de recolección. 

Te mostraremos cuáles son los principales conflictos para que ajuste tu proceso de recolección o los tengas en cuenta antes de iniciar con el proceso de análisis. Tener un panorama sincero con tu realidad te ayudará a mantenerte sobrio y realista sobre tus posibilidades. 

Datos en silo inexactos

¿Un área del proyecto utiliza Excel, otra prefiere los datos en físico, mientras qué otra utiliza un programa de gestión?

Si es así, tienes múltiples silos de información. Lo que quiere decir que existen muchos datos distintos, almacenados en diferentes lugares.

Resultado: un total caos para las tareas analíticas y predictivas. Y, en este caso, para el análisis de un proyecto 

Podrás notar esta etapa en el análisis descriptivo. Recomendamos encarecidamente, por el bien de tu proyecto, invertir en una herramienta o proceso mucho más centralizado. 

Datos no estructurados

Ahora nos enfocamos en la forma de los datos. Ocurre que quizás los mismos estén en una misma base de datos y estén categorizados, pero todos tienen un formato distinto. A esto se lo llama datos estructurados. 

El principal problema con esto es que los datos se vuelven muy difíciles de gestionar, lo que aumenta su costo tanto en recursos monetarios como en tiempo. 

Una forma de solucionarlo es mediante inteligencia artificial y aprendizaje automático.

Mala gestión y control de proyectos

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático llegaron a las empresas y se convirtieron en un faro en medio del océano. Pero, muchas empresas están dejando de lado las bases del control de proyecto para delegar absolutamente todo en estas herramientas. 

Obvian, que la IA son una herramienta operativa, de alto nivel sí, pero en ningún momento puede reemplazar completamente la lectura de situación y la programación del proyecto. Junto con las consecuentes actividades de control. 

El éxito del proyecto solo puede plantearse en un escenario donde las bases de datos, las personas y la tecnología trabajan integralmente. 

¿Cómo hacer un análisis de un proyecto?

Con la teoría en mano, es momento de llevar todo al campo de la acción. ¿Por dónde empezamos?

Propón un objetivo

No nos cansaremos de recordarlo. Iniciar un proyecto sin un objetivo es un error. Define a dónde quieres llegar. 

Busca un software de gestión de proyectos

Busca e implementa una solución centralizada que permita liberar los datos, conectarlos para luego capitalizarlos. 

Elige una muestra

No intentes abordar todo. Empieza por muestras pequeñas o problemas menores para amigarte con el proceso. Con el tiempo tendrás más soltura y expertise para escalar el proyecto sin desperdiciar recursos en errores de novatos.

Para ese punto, además, tendrás un conocimiento mucho más integral del proyecto. 

A la hora de elegir un enfoque, elige uno de rentabilidad rápida

No busques procesos defectuosos que apenas tengan impacto en los resultados u objetivos planteados. Si no, no podrás medir correctamente el rendimiento del análisis del proyecto. 

Piensa en los usuarios

Difícilmente los usuarios del programa consideran de tanta importancia o relevancia este nuevo proceso que planteas. 

Posiblemente, lo único que oigan es “más trabajo sin sentido”. Así que aprovecha a comentarles tus análisis e investigaciones y comparte por qué piensas que es de valor y cómo lo podrán aprovechar. 

Por otro lado, la capacitación de los usuarios es vital. Si no nunca lo usarán, ni le sacarán provecho. 

Conclusión 

Si has llegado hasta aquí, posiblemente ya hayas entendido la importancia del análisis de un proyecto y estás pensando en aplicarlo. ¡Felicitaciones!

Te damos un último consejo, opta por un sistema de gestión de proyectos para ayudarte a coordinar tu proceso. En la categoría de Gestión de Proyectos de ComparaSoftware tenemos muchas opciones que pueden ayudarte a mejorar o aplicar el análisis en tu proyecto. 

Si no sabes cuál elegir, tenemos un equipo de asesores que te guiarán en tu búsqueda de forma gratuita. ¡Contactalos!