5 tipos de indicadores de proyectos que te ayudarán a optimizar tu iniciativa

Iniciar una nueva empresa sin implementar indicadores de un proyecto es como querer salir a navegar sin una brújula. Un dato más que preocupante si prestamos atención a nuestro contexto: la mayoría de los gerentes han fracasado al querer implementar su idea.

Según una encuesta del Project Management Institute en 2021, el 12% de los proyectos estuvieron destinados al fracaso en ese año.

Ahora bien, ¿qué si te dijera que estos fracasos podrían haberse previsto o incluso evitado?

A través de este artículo, no solo te presentaremos la relevancia de estos indicadores sino también cómo implementarlos adecuadamente. Si quieres transformar la manera en que gestionas tus proyectos y aumentar drásticamente tus probabilidades de éxito, continúa leyendo.

Establecer estos indicadores es como dotar a los gerentes de proyectos de un mapa. Con él, se traza la ruta para detectar cualquier posible desvío. Por lo tanto, si estos indicadores no se alinean con los objetivos específicos, se entiende como una señal de que es necesario recalibrar.

A su vez, al concluir un proyecto, revisar y analizar los indicadores de un proyecto se vuelve una herramienta inestimable. Esto se debe a que, de esta revisión, emergen lecciones y aprendizajes que pueden ser aplicados en futuras iniciativas.

Tipos de indicadores de proyecto

1 | Alcance

En la gestión de proyectos, el indicador de alcance es fundamental para definir claramente qué se quiere lograr y cómo se hará.

¿Qué significa exactamente? El alcance representa tanto los resultados que anticipas obtener de tu proyecto como las actividades y esfuerzos necesarios para alcanzarlos. Esto abarca desde los objetivos específicos, entregables y características hasta las tareas concretas, plazos y presupuestos asociados.

Imagina comenzar un proyecto sin un alcance bien definido. En tal escenario, la dirección se vuelve incierta. De hecho, si inicias un proyecto sin un alcance claramente delimitado, estás entrando en un terreno riesgoso.

¿Y qué pasa si, en medio del proceso, decides aumentar el alcance? Esto implicará, inevitablemente, un aumento en el presupuesto o en el tiempo necesario para la ejecución.

A menudo, las partes involucradas intentan añadir requisitos a mitad de camino, pero sin considerar ajustar otros recursos. Para ofrecer una perspectiva, el 52% de los proyectos enfrentaron este desafío, conocido como «síndrome de lavadero», según un informe de PMI en 2018.

Entonces, ¿cómo puedes manejar eficazmente el alcance? Durante la fase de planificación:

• Trabaja con todas las partes interesadas para identificar todos los requisitos del proyecto.
• Subdivide estos requisitos en entregables más manejables.
• Describe cada tarea esencial y determina los recursos clave necesarios.
• Estima el tiempo que tomará cada actividad.
• Y finalmente, establece el camino crítico del proyecto.

Indicadores de proyectos: Ejemplos de alcance

Si quieres mejorar el alcance de tu proyecto, puedes implementar algunos de estos ejemplos de indicadores de un proyecto para una correcta medición de su estado actual.

• Variación del alcance: Mide los cambios realizados en el alcance inicial del proyecto. Es la diferencia entre lo que se planificó originalmente y lo que finalmente se ejecuta.
• Porcentaje de requerimientos completados: Refleja qué porcentaje de los requerimientos o características especificadas inicialmente ha sido completado en un momento dado.
• Requerimientos modificados o eliminados: Indica cuántos de los requerimientos originales han sido alterados o eliminados durante la ejecución del proyecto.
• Porcentaje de hitos alcanzados: Mide el progreso en términos de hitos o entregables clave que se han logrado en relación con lo planificado.

2 | Calendario

Otro de los indicadores de un proyecto más importantes es el calendario. El calendario es la representación temporal de tu proyecto, señalando cada hito y plazo crítico que debe cumplirse para alcanzar el éxito.

Si descuidas la gestión del tiempo te enfrentas a serias consecuencias. La más evidente es el retraso en la entrega del proyecto, lo que puede traducirse en costos adicionales, pérdida de confianza de tus stakeholders y, en casos extremos, la posible cancelación del proyecto.

Además, la sobrecarga de trabajo de los recursos humanos puede resultar en la disminución de la productividad y la calidad del trabajo.

Según Gartner, cuando los empleados están sobrecargados, solo pueden comprometer alrededor del 33% de su tiempo real a un proyecto, reduciendo la eficiencia.

Para optimizar y mejorar la gestión del calendario, puedes:

• Establecer hitos claros: Define objetivos específicos a lo largo del proyecto que te permitan medir el progreso y ajustar según sea necesario.
• Monitorear la capacidad de tus recursos: No sobrecargues a tu equipo. Asegúrate de que tengan un equilibrio entre las tareas del proyecto y otros compromisos.
• Revisar y ajustar: Si ves que el proyecto se está desviando del calendario, toma decisiones para ajustar el presupuesto, reasignar recursos o incluso replantear el alcance del proyecto.

Ejemplos de indicadores de proyectos: Tiempo

Para monitorear el rendimiento del tiempo, puedes aplicar algunos de estos indicadores de un proyecto:

• Variación del Tiempo (VT): Mide la diferencia entre el tiempo planeado para realizar una tarea y el tiempo real que se ha tomado.
• Índice de Desempeño del Tiempo (SPI): Relación entre el valor ganado y el valor planeado. Un SPI de menos de 1 indica que el proyecto está retrasado.
• Estimado de tiempo para la terminación (ETT): Proyección de cuánto tiempo adicional se requerirá para completar el proyecto.
• Retrasos acumulados: Total de días u horas que un proyecto se ha retrasado con respecto al plan inicial.

3 | Presupuesto

Por otro lado, el presupuesto es una representación detallada de lo que se espera gastar para llevar a cabo todos los objetivos específicos de tu proyecto. Es, en esencia, la previsión de inversión que determinará la viabilidad financiera de tus esfuerzos.

Descuidar o no prestar suficiente atención a este crucial indicador de un proyecto puede tener consecuencias graves. Una mala gestión del presupuesto puede desencadenar en sobrecostos, lo que a menudo se traduce en la necesidad de solicitar más fondos.

Para optimizar la gestión del presupuesto, es esencial:

1. Identificar y estimar todos los gastos posibles, incluyendo salarios, materiales y otros costos operativos.
2. Incluir un margen de contingencia, idealmente entre un 10% y 30%, para abordar imprevistos o errores en las estimaciones.
3. Constantemente revisar y comparar los gastos reales con las estimaciones, y ajustar el presupuesto cuando sea necesario.

Algunos indicadores de proyecto de ejemplo: Presupuesto

• Variación del Costo (VC): Calcula la diferencia entre el costo real del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo realizado hasta el momento.
• Índice de Desempeño del Costo (CPI): Es una medida de eficiencia del costo. Se obtiene dividiendo el valor ganado (valor del trabajo realizado) por el costo real del trabajo.
• Porcentaje del presupuesto gastado: Refleja cuánto del presupuesto total se ha gastado hasta la fecha.
• Costos no presupuestados: Costos que no estaban previstos en el presupuesto original pero que surgieron durante la ejecución del proyecto.

4 | Objetivos

En el mundo de la gestión de proyectos, el indicador de logro de objetivos de negocio es un termómetro que mide cómo se desempeña tu proyecto en relación con el plan de negocio original o «business case».

En términos simples, te permite saber si estás obteniendo los beneficios esperados y si tu inversión está generando el rendimiento proyectado.

No prestar atención a este indicador de proyectos puede acarrear errores significativos. Como, por ejemplo, la pérdida significativa de tiempo, dinero y recursos humanos.

Imagina invertir en un proyecto que, al final, no aporta valor o, peor aún, se vuelve obsoleto debido a cambios en el entorno empresarial. Según datos de PMI de 2018, el 31% de los proyectos no alcanzaron sus objetivos comerciales iniciales, lo que subraya la importancia de este indicador.

Para optimizar y garantizar el alineamiento con los objetivos empresariales:

1. Evalúa antes de comenzar: Antes de dar luz verde a un proyecto, asegúrate de que esté en sintonía con las metas actuales de la empresa. Un comité interdepartamental puede ser útil para revisar y validar el «business case».
2. Prioriza y clasifica: No todos los proyectos tienen la misma importancia. Clasifícalos según su relevancia para los objetivos del negocio y asigna recursos en consecuencia.

5 | Satisfacción del cliente

En el ámbito de la gestión de proyectos, uno de los indicadores de un proyecto más esenciales es el de la satisfacción del cliente. Esta métrica refleja el grado en que tu proyecto cumple o incluso supera las expectativas del cliente en aspectos como la calidad de las entregas, la experiencia general y la comunicación durante todo el proceso.

Debes entender que la satisfacción del cliente es un reflejo directo de la eficacia de tus esfuerzos y del valor que estás proporcionando. No subestimes este indicador: según un estudio de Accenture, el 52% de los clientes han cambiado de proveedor debido a un mal servicio y, una vez que se van, el 68% no regresa.

Las repercusiones de pasar por alto este indicador de proyectos son claras. Si los clientes no están satisfechos, no solo puedes perder negocios actuales, sino también futuras oportunidades.

Indicadores de un proyecto: Ejemplos de satisfacción al cliente

• Indice Net Promoter Score (NPS): Mide la probabilidad de que los clientes recomienden el producto, servicio o proyecto a otros.
• Tasa de Retención de Clientes: Porcentaje de clientes que continúan con el servicio o que repiten la compra después de la finalización del proyecto.
• Tasa de Quejas o Reclamaciones: Número de quejas o reclamaciones recibidas en relación con el total de clientes o proyectos entregados.
• Resoluciones en el Primer Contacto: Porcentaje de problemas o consultas de clientes resueltas en la primera interacción.

¿Cómo aplicar los indicadores de un proyecto?

En la gestión de proyectos, es esencial anticipar y prepararse para futuras eventualidades. Para ello, aplicar correctamente los indicadores de un proyecto es crucial. Toma nota sobre estos pasos para implementarlos en tu proyecto:

• Definición temprana: No esperes hasta mitad de camino. Define los indicadores de un proyecto y cómo medirán desde el inicio.
• Colaboración: La gestión es un esfuerzo de equipo. Trabaja en conjunto con todas las partes interesadas para definir y acordar los indicadores, garantizando una interpretación y objetivos unificados.
• Monitoreo constante: Establece sistemas que te permitan rastrear los indicadores de manera regular. Esto puede ser a través de informes periódicos o herramientas digitales como paneles de control.
• Comunicación transparente: Asegúrate de que todos los involucrados comprendan los componentes de los indicadores, cómo se miden y cómo se recopilan los datos.
• Calidad sobre cantidad: No te pierdas en un mar de indicadores. Elige los más relevantes para tu tipo de proyecto. Deben ser significativos y reflejar la realidad del estado del proyecto.

Conclusión

Comprender la importancia de los indicadores de proyectos es fundamental. No solo nos ofrecen cifras, sino que actúan como guías vitales en nuestra toma de decisiones.

A medida que la tecnología avanza, plataformas como Monday.com y Zoho Projects están demostrando ser indispensables, permitiéndonos rastrear esos indicadores de forma efectiva.

Para aquellos interesados en potenciar aún más su gestión, visitar la categoria de Gestión de Proyectos, de ComparaSoftware puede ser el próximo paso lógico. Con las herramientas adecuadas a tu alcance, estás mejor preparado para llevar tus proyectos al siguiente nivel.