Niveles de Planificación para Escalar Agilidad

Escalar agilidad es poder contagiar a diferentes equipos dentro de una empresa, o a diferentes sectores o áreas de la misma, con los beneficios de la metodología y mentalidad ágil.

Muchas veces cuando se evidencian los beneficios de, por ejemplo, la metodología Scrum en un equipo, la gerencia querrá llevar esa metodología a otros equipos o sectores de la empresa.

En este artículo conocerás qué es escalar agilidad y cuáles son los niveles de planificación en donde se puede aplicar esta estrategia de trasponer metodologías ágiles a marcos más amplios.

Qué es escalar agilidad y cómo se hace

Los métodos ágiles de gestión de proyectos, se idearon para equipos pequeños, que estén en contacto cercano y puedan asistir a reuniones constantes, para mantenerse en la misma página. Ahora bien, con el aumento de popularidad de marcos de gestión como Agile, Scrum, XP, Kanban o, incluso Scrumban, la necesidad de adaptar estas técnicas a equipos más grandes y proyectos de largo alcance, se hizo fundamental.

Allí es cuando se comenzaron a estudiar las formas de escalar agilidad en los proyectos. Entre las estrategias para escalar agilidad más efectivas, se han popularizado los métodos DAD, SAFe y Less. Son los llamados marcos de escalamiento ágil, que ya hemos abordado en otro artículo.

Pero en esta ocasión, conoceremos cuáles son los niveles de planificación para implementar alguna de las formas de escalar agilidad con estos sistemas. Es decir, es necesario tener en claro cuáles son los niveles fundamentales donde la estrategia de escalabilidad tendrá una implicancia esencial.

A la hora de escalar agilidad, el objetivo puede tomar dos posibles caminos, según sea el objetivo el producto, o la organización.

Para escalar agilidad, es necesario considerar el objetivo. Si lo que se desea es escalar con base en el producto, las estrategias deberán tomar dos posibles caminos, que implican escalar las prácticas ágiles a más equipos:

• Múltiples equipos trabajando en una misma “solución”.
• Múltiples equipos trabajando en varios “soluciones”.

Por otro lado, si lo que se quiere es aplicar formas de escalar agilidad en la organización, se debe considerar dos maneras de hacerlo:

•  A través de la organización (horizontal).
• Hacia arriba de la organización (vertical).

Cuáles son los niveles de planificación

Cada marco de escalamiento ágil tendrá una particular forma de pensar los niveles de planificación. Hay diferentes niveles de planificación, según sean las necesidades. 

Existen diferentes planes de los alcances de planificación, que van desde el nivel más general y abstracto a uno más detallado:

– Planificación ágil en el Porfolio. Supone escalar agilidad a un nivel general de la cartera de productos, con los productos y proyectos potenciales.
– Escalar agilidad en el plan de soluciones. Este nivel de planificación se enfoca en los procesos que ya están en producción o ya están aprobados para comenzar el plan de pasos para su producción.
– El plan de proyectos. En este nivel, se aplica el escalamiento en las diferentes partes del ciclo de vida de un proyecto incluida la idea, la creación y las modificaciones. Se trata de un nivel que puede explicarse con el proyecto principal de un método Scrum, dividido en diferentes Sprints.
– Plan de Sprint. En Scrum sería el Sprint Planning específico.
– El plan diario. Ya a más nivel de detalle, es el que se corresponde con un Daily Scrum, una forma de mantener la agilidad de forma diaria.

Estos son niveles de planificación que pueden aplicarse en una organización, más allá de los objetivos para escalar agilidad tanto a nivel de producto como de organización.

Estrategias para escalar agilidad

Como mencionamos, según las necesidades, el foco puede estar puesto en el producto o en la organización, en el caso de que sea el producto, se busca diseminar la práctica en los equipos.

Elegir las formas de escalar agilidad, con DAD, Scaled Agile Framework (SAFe), LeSS (Large-Scale Scrum), o cualquier otro marco, le dará al equipo una forma de hace el trabajo correcto, de forma adecuada y que los equipos trabajen de manera integrada, esto se logra mediante la definición de roles y responsabilidades, artefactos, eventos, técnicas, etc.

Esto es especialmente útil en los múltiples equipos que estén abocados a lograr la misma solución.

En el caso de que se busque escalar agilidad a nivel organización las estrategias para hacerlo deben centrarse en el nivel horizontal y vertical.

Las formas de escalar agilidad horizontalmente, buscan que diferentes áreas de la organización apliquen la metodología ágil.

En estos casos se presenta la dificultad de que cada área deberá implementar una propia metodología, según su forma de trabajo. No se puede simplemente aplicar las prácticas y conceptos de la Agilidad y Scrum.

Aunque más allá de la práctica, existen conceptos en estas metodologías, que tiene que ver con una mentalidad Ágil y el pensamiento Lean, que refieren a la mejora constante, eficaz, efectiva, centrada en el cliente y con flexibilidad y tolerancia al cambio.

Escalar la Agilidad verticalmente en la organización, implica establecer metodologías ágiles en los diferentes cuadros de mando del organigrama. En esta caso, cada aplicación deberá considerarse según los objetivos de cada cuadro. Ya que es ciertos niveles, se deberá coordinar grupos diferentes, como los accionistas, stakeholders y directivos.

Formas de escalar agilidad

Cualquiera que sean los marcos y niveles de planificación elegidos, los proyectos de la empresa que tengan que escalar agilidad deben poder coordinarse con herramientas que faciliten cada momento del proceso.

Existen software que te permitirán gestionar los métodos ágiles que decidas implementar, es el caso de Monday, Wrike o Trello.

Un software de gestión ágil, te permitirá:

• Mantener un flujo de comunicación constante con todos los equipos, áreas, sectores o participantes del proyecto que están vinculados con la empresa.
• Medir el rendimiento parcial y total de los diferentes equipos.
• Actualizar cambios de forma automática.
• Establecer un cronograma y realizarle seguimiento.
• Organizar grandes equipos, desde un mismo lugar, para gestionar su progreso.

Conclusión

A la hora de escalar agilidad es necesario conocer los objetivos, marcos de escalamiento existentes, y niveles de planificación en donde será necesario aplicar el método ágil.

Las herramientas indispensables incluyen software de gestión de proyectos.