Kick Off Meeting: Importancia en la Gestión de Proyectos

La reunión de inicio de proyecto, o Kick Off Meeting, es una oportunidad para darle al proyecto la energía inicial necesaria, motivar al equipo y generar la sinergia que conducirá al éxito.

Dicen que la primera impresión es la que cuenta, por eso no querrás descuidar ningún aspetco de la reunión inicial. Si se ha organizado de forma correcta, será el primer empuje para llegar a la meta.

En este artículo, conocerás los elementos fundamentales de una Kick Off Meeting, y aprenderás los pasos y consejos para lograr una gestión exitosa.

¿Qué es Kick Off Meeting?

La Kick Off Meeting es la reunión que da inicio formal a un proyecto; por ende, es un evento frecuente en la administración de proyectos.

Podría decirse que es el momento de presentar los objetivos, las dinámicas, y de asegurarse de que se ha transmitido la esencia y motivación necesaria.

El significado de kick off neeting es “reunión de la patada inicial”. La idea de la patada puede sonar algo violenta, pero no es lo que parece. Se trata de una comparación con el momento del primer golpe que se le da al balón al inicio de un encuentro deportivo.

Esta es una idea muy provechosa para imaginarnos cómo debe ser esta reunión.

El momento de iniciar un partido es fundamental y puede ser clave para el desarrollo del proyecto. Ya hemos evaluado al rival, analizado las estrategias y los distintos escenarios posibles, pero ¿qué pasaría si recibimos un gol al primer minuto?

Los riesgos de que todo vaya en picada son más altos.

Por esto, es importante seguir una estructura apropiada para asegurarte de que la kickoff meeting incluirá todos los aspectos que el equipo, los colaboradores y los clientes deben conocer.

Si bien cada inicio de proyecto será diferente según el alcance, lograr la motivación inicial para entusiasmar a los participantes es beneficioso siempre.

Estructura de una reunión Kick Off

Una reunión de kick off debe contar con una serie de puntos indispensables, los cuales el director del proyecto debe asegurarse de transmitir para que el encuentro sea exitoso:

1. Introducción

Una introducción impactante y con buen gancho le dará la energía necesaria al resto de la reunión. Para empezar, nombra tu nombre y cargo, si es que eres nuevo. Puedes buscar un título atractivo para tu reunión, que genere intriga y ganas de saber más.

Demuestra que el proyecto es atractivo y especial. Esto puede motivar al equipo. Utiliza imágenes o gráficos, y menciona los errores de la competencia y cómo tu modelo evitará repetirlos.

En cuanto a la empresa, si es necesario, narra sintéticamente su historia y logros alcanzados. Si el negocio ya está en marcha, debes explicar la situación actual y el propósito final del proyecto (expansión, crecimiento de base de datos, implementación de nuevas tecnologías, etc.).

2. Presentación de objetivos

Toma los objetivos y preséntalos de forma clara. Un objetivo bien formulado será comunicable a todos los participantes del proyecto.

Es importante, también, que cada sector comprenda qué objetivos son los que les corresponden, particularmente.

Debe quedar claro por qué estamos haciendo este proyecto, en primer lugar y qué necesidades satisface.

3. Desarrollo

Ya hemos definido qué queremos lograr con el proyecto. Ahora es momento de pasar al Cómo.

En este punto de la estructura, se definirán los flujos del trabajo:

• Actores del proyecto: Deberás definir con claridad quién hará qué. Si algunos miembros del equipo tienen tareas asignadas y serán los responsables de los resultados obtenidos, debe quedar muy claro desde el principio. También es importante que todos conozcan los parámetros y dinámica de trabajo, y si tendrán gente a su cargo.
  
  
• Medios de trabajo: Es una buena idea presentar tus herramientas de trabajo, por ejemplo, los Software de Gestión de Proyectos que utilizarás.
  
  
• Organigrama: presentar un esquema de la organización del equipo es importante, sobre todo en equipos grandes. Todos deben saber a quién dirigirse en caso de que lo necesiten. Saber quién es el líder y cuánto tiempo va a tomar aprobar resultados es una forma de anticipar y evitar problemas.
  
  
• Gestión de los tiempos: el calendario de actividades debe quedar al alcance de todos. Esto garantiza que todos tengan claro lo que está sucediendo y cuándo. Debes pensar en herramientas que te permitan generar alertas si el calendario se modifica. Existen aplicaciones profesionales que te permiten acceder a estas funciones, como Basecamp, Wrike u Oracle.
  
  
• Indicadores de gestión: es importante que cada miembro del equipo conozca cómo será evaluado, cuándo y con qué indicadores. Además, puedes introducir los Kpis (Key Perfomance Indicators), es decir, los instrumentos que brindarán la información necesaria sobre el desarrollo general del proyecto. Los participantes deberán comprender cómo se sabrá si el proyecto ha tenido éxito o no.
  
  
• Plan de Comunicación: no olvides introducir cuáles serán los canales de comunicación, cómo y con qué frecuencia comunicarás el estado del proyecto y cuáles son los límites horarios.
  
  
• Discute la Gestión de Riesgo, Problemas y Cambios: el equipo debe conocer cuáles son los riesgos esperados, y los posibles cambios de timón que pueden realizarse según la evaluación continua del proyecto.
  
  
  
• Presenta al equipo y sus habilidades: es probable que los integrantes del equipo no se conozcan. Busca un momento durante la reunión para presentarlos.
  
  
• Sesión de Preguntas y Respuestas: bríndale a las personas la oportunidad de plantear cualquier cosa que aún no haya sido cubierta.
  
  

4. Despedida

Luego de asegurarte de que todas las dudas fueron resueltas, es momento de comenzar el trabajo. Para concluir la reunión, no olvides retomar los aspectos fundamentales si es necesario.

Vuelve a resumir los objetivos, simplemente para retomar la motivación inicial del proyecto, y muéstrate accesible si surge alguna duda o problema que tú puedas resolver durante la ejecución.

Objetivos del Kick Off

Los objetivos de la kick off meeting pueden ser diferentes según el alcance y las metas puntuales del proyecto. Principalmente, la finalidad es:

• Presentar al equipo y tener un primer contacto.
• Comprender los objetivos y alcances del proyecto.
• Conocer cómo se medirá el rendimiento y qué responsabilidades, deberes y libertades de trabajo tendrá cada persona.
• Acordar prácticas de trabajo, horarios, y reuniones para hacer más efectivo el flujo de tareas.
• Establecer el nivel esperado, los parámetros de calidad y lograr que el equipo y los demás participantes del proyecto estén en la misma página. 
• Facilitar la información clave para tener éxito en la concreción de las metas.
• Infundir confianza en tanto en los miembros del equipo como en todos los involucrados que han sido invitados a participar en la reunión, como clientes, proveedores y accionistas.

¿Cómo organizar una Kickoff Meeting?

Veamos una serie de recomendaciones para evitar riesgos en la organización de una Kickoff Meeting:

1. Considera el espacio para la reunión y la cantidad de personas que invitarás

Al momento de pensar en la reunión inicial, es importante considerar a los actores que quieres que estén allí. De la misma forma, las personas que serán importantes en la reunión deben saberlo. Los oradores deben estar advertidos.

Existen varios riesgos al no limitar la cantidad de personas. El orden y el silencio se pueden ver afectados, también puedes terminar haciéndole perder el tiempo a quienes no necesariamente deben estar ahí.

Cuando nadie está muy seguro de quién se supone que debe hablar, se pierde tiempo y se confunden los puntos relevantes de la reunión.

Las personas relevantes deben estar presentas, por lo que, si no pueden asisitir, reprograma la reunión hasta llegar a un punto de asistencia del total de los actores fundamentales. No quieres que queden cabos sueltos o que haya malentendidos.

2. No olvides practicar y tener un discurso para la reunión

Si eres tú quién organiza la reunión y serás el orador principal, la forma en que presentes tu idea variará según el ambiente, el tiempo disponible y las características de tu audiencia. Por eso es importante estar bien preparado.

El poder de síntesis es clave. No abuses de tu posición de orador, ni hables de más.Considera el tiempo disponible de los asistentes, y si necesitarás agasajarlos con comida y bebida. Todos estos detalles deben estar cubiertos.

Asegúrate de tener bien claro el objetivo de la kickoff meeting para no dar vueltas en asuntos innecesarios.

3. Ten una reunión antes del kickoff meeting

Si es la primera vez que se encontrarán los miembros del equipo, considera tener pequeñas conversaciones con ellos antes del gran evento. Ir conociendo a los participantes generará un clima de confianza y camaradería para que la reunión fluya mejor.

4. Envía invitaciones con tiempo prudencial de anticipación y consulta las agendas de los participantes

Envía por adelantado las invitaciones con un pequeño resumen de la estructura de la reunión. Así podrás obtener comentarios, preguntar a los participantes qué más quieren discutir y comenzar un diálogo sobre el contenido de la kickoff meeting.

Si el proyecto requiere informar al cliente e inversionistas, trata de hablar sobre el contenido de la reunión y ofrece un espacio por si desean agregar algo.

No olvides también dar detalles de la reunión al equipo de trabajo, para que puedan ir pensando consultas, dudas y otras ideas. Hacer esto también te ayudará a dar forma a la kickoff meeting.

5. No descuides los detalles que harán más amena la reunión

Si eres el Project Manager, no querrás dejar al azar ningún detalle. Asegúrate de que todo en la sala está en su lugar y realiza pruebas técnicas antes de la kick off meeting. No te confíes de los equipos de proyección, porque pueden fallar a último momento.

Arregla la sala correctamente, realiza una lista de asisitentes para que nadie se confunda de sala y ten los datos importantes impresos, y los refrigerios listos.

En cuanto a los elementos de la sala, no estaría mal agregar objetos o máquinas llamativas que puedan estar relacionadas con el proyecto, así como fichas, carteles e infografías.

Conclusiones

La reunión inicial de un proyecto puede marcar el rumbo y el tono del camino. No querrás tomar a la ligera la “patada inicial”, pues el resto del partido podría depender de ella.

Si se hace bien, la reunión inicial del proyecto puede contribuir enormemente al éxito del proyecto. Pero, si falla, puede destruir cualquier posibilidad de éxito, incluso antes de que el proyecto haya comenzado.

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