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Gestión de Proyectos

¿Cómo Priorizar Tareas en un Proyecto?

A la hora de empezar a gestionar un proyecto, la lista de tareas que se requiere completar para el mismo puede ser abrumadora. Por eso, saber priorizar tareas es una habilidad codiciada.

El concepto es simple: enfocarte en las actividades que te acercan al objetivo y darle menos de tu tiempo a las tareas que poco aportan al proyecto.

En el siguiente artículo, se expondrán formas útiles en las que puedes aprender a priorizar tareas. Saber esto te ayudará a organizar a tu equipo y no ahogarte en un mar de pendientes.

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Métodos para priorizar tareas en la gestión de proyectos

Al priorizar tareas, uno debe ser diligente y tener suficiente conocimiento de la dinámica del proyecto para que no se pierda el tiempo en cosas que no son realmente importantes.

Por otro lado, el secreto para priorizar es conocer el proyecto que pretendemos liderar y saber anteponerse a las necesidades.

Puede requerir un poco de práctica hacerlo de manera eficiente, pero una vez que logres dominar la estrategia, te resultará más fácil administrar la carga de trabajo.

Priorizar tareas también te dará una perspectiva realista de todas las partes móviles del proyecto y cómo cumplir con los plazos pendientes.

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El Método ABCDE: bueno, bonito y barato

Un método para priorizar tareas que ha demostrado ser simple y fiable es el método ABCDE. Esta herramienta es útil para organizar el tiempo estableciendo niveles de prioridad para cada tarea.

  • Primero, se le da a cada tarea una letra de la A hasta la E, siendo A el nivel de prioridad más alto. Todas las tareas que arrastren consecuencias negativas si no se realizan, deben incluirse aquí y tener un número que indique en qué orden se harán.

  • En la lista B, se ubican las tareas de mediana importancia.

  • Con la letra C, se colocan las tareas sin consecuencias para el proyecto.

  • En la letra D, se ubican las tareas que pueden delegarse.

  • Por último, en la letra E se posicionan las tareas que pueden omitirse por completo.

No se deben realizar tareas de la lista B sin primero terminar todas las de la letra A, y así consecutivamente. El proceso se repite hasta que cada tarea de la lista A se haya cumplido.

Cuando cada tarea tiene un nivel de prioridad establecido, obtienes la claridad para entender cuáles son los pendientes esenciales para el proyecto.

Ventajas de la priorización de tareas

  • Nos ayuda a tener una visión clara de lo que queremos y necesitamos realizar.
  • Se pueden alcanzar los objetivos propuestos del proyecto optimizando recursos.
  • Se reduce a largo plazo el estrés que el amontonamiento de tareas puede ocasionar en los trabajadores.
  • Hay más tiempo disponible para redirigir el esfuerzo a otras actividades.

¿A quién le corresponde priorizar tareas?

Cuando las personas no cuentan con un esquema que les diga cómo priorizar tareas en el trabajo, es más fácil sentir que corren detrás de los pendientes.

Esto pone en riesgo el cumplimiento de las fechas de entrega y genera tanto estrés como desmotivación.

El método ABCDE, descrito antes, puede ser la solución para priorizar actividades sin perder la calma, aunque esto no quiere decir que no pueda haber libertad para introducir criterios de priorización, o crear un sistema propio.

Con la organización y las herramientas adecuadas, cualquiera puede tomar la delantera y tener los plazos de vencimientos bajo control. Estas herramientas incluyen los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Lista de Tareas.

Cuando tomas medidas para priorizar actividades, te conviertes en un gerente o trabajador proactivo. Es así como la productividad aumenta, lo que puede traer oportunidades de ascenso laboral o el cierre de negocios de mayor trascendencia.

Por Angel Patino

Ángel Patiño es Licenciado en Educación, Magíster en Lingüística y redactor freelancer. Le apasiona escribir sobre Software de Gestión de Mantenimiento.

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