¿Cuáles son los Factores de Éxito de un Proyecto?

Todos quieren hacer las cosas bien cuando se trata de iniciar un emprendimiento, pero pocos saben cuáles son los factores de éxito de un proyecto, o cómo medirlos.

El concepto, al que originalmente se le llama CSFs (Critical Success Factors, o Factores Críticos de Éxito), describe el grupo de circunstancias que deben alinearse para que la implementación de un proyecto marche bien.

La relevancia de los factores ha cambiado con los años. El primer acercamiento se ve ilustrado en el triángulo de la gestión de proyectos: tiempo/costo/calidad. Sin embargo, hoy en día hay más elementos en el listado de factores de éxito.

Además, cada organización es libre de añadir sus propios componentes, pues se entiende que los factores vinculados al éxito en la filmación de una película no serán iguales a los factores de éxito en una panadería.

Para que tu equipo marche en la dirección correcta, tómate unos minutos y sigue leyendo.

¿Cuáles son los factores de éxito de un proyecto?

La administración de proyectos es un campo adaptativo. Esto significa que los factores de éxito, como mencionamos antes, pueden variar de un proyecto a otro.

Aun así, hay modelos que nos pueden servir de guía para saber con qué contamos y con qué no. El modelo de Slevin y Pinto (1987), por ejemplo, resume bastante bien los factores básicos:

• Una misión de proyecto clara y realista
• Soporte permanente para brindar apoyo a los involucrados en caso de necesitarlo
• Cronogramas y planes de trabajo coherentes
• Consulta con el cliente (es decir, contar con la opinión del usuario)
• Personal (mano de obra calificada)
• Tareas técnicas (se refiere a tener cubiertos los aspectos relacionados con el uso de maquinaria o tecnología)
• Aceptación del cliente (el usuario debe estar de acuerdo con el plan de acción que se concluya)
• Monitoreo y feedback (debe darse seguimiento a los avances y aportar observaciones constructivas cuando haga falta)
• Resolución de problemas (los errores tienen que ser atendidos a tiempo para evitar el derroche de recursos y el incumplimiento de fechas)
• Comunicación (las interacciones entre los miembros del equipo deben ser de buena calidad. Para conseguirlo, los líderes de proyecto utilizan Software de Gestión de Proyectos).

¿Cómo se mide el éxito de un proyecto?

Para determinar si un proyecto ha cumplido o no con las expectativas iniciales, o si ha habido factores de éxito incumplidos, Slevin y Pinto sugieren revisar un listado de 13 lineamientos o «sentencias».

• ¿El proyecto se terminó según lo planeado, a tiempo?
• ¿El proyecto fue completado dentro del presupuesto / costo estimado?
• ¿El producto final funciona?
• ¿Los usuarios están usando el producto satisfactoriamente?
• ¿El resultado del proyecto ha significado un beneficio para los usuarios?
• ¿El desenlace del proyecto materializó la mejor solución posible a los problemas de los clientes?
• ¿Hay clientes importantes usando el producto?
• ¿El resultado del proyecto influye en mejorar la efectividad en la toma de decisiones de los usuarios?
• ¿El resultado mejora las operaciones o procesos (estilo de vida, negocios, etc.) del público objetivo?
• ¿Hay una percepción de éxito entre los participantes y usuarios?

Para simplificar la revisión de los factores de éxito de un proyecto, puedes tomar las preguntas sugeridas por Slevin y Pinto e imprimirlas en un formato checklist o lista de comprobación.

Luego, reúnete con los miembros del equipo (y las partes involucradas, de ser posible / apropiado) para intercambiar impresiones.

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