ERP ¿Qué es? | Definición 

El crecimiento empresarial solo tolera una pequeña dosis de procesos analógicos. En cuanto la expansión de la organización se haga presente, el volumen de trabajo requerirá que se implemente un ERP. Pero, ¿qué es? ¿Cómo puede ayudar a mi empresa? En este artículo te lo explicaremos. 

¿Qué es un ERP? Definición

El concepto de ERP hace alusión a una aplicación que se encarga de automatizar los procesos comerciales. Para ello proporciona información y diversos controles mediante la utilización de una base de datos central. La cual se encarga de recopilar los datos de los distintos departamentos de una empresa. 

De forma resumida, la definición de ERP alude a un software capaz de unificar a las personas, los procesos comerciales y la tecnología de una empresa. 

Módulos

Entre sus módulos más importantes podemos nombrar: 

¿Por qué es tan importante un ERP para las empresas?

Es poco común que los equipos de una empresa funcionen de manera totalmente autónoma. La regla es que estos se encuentren imbricados en un proceso mucho más general y complejo. Donde, sus aportes, son vitales para la consecución del objetivo empresarial y la finalización de un proceso productivo. 

Si se implementan sistemas independientes y desconectados para cada área de la empresa, la comunicación se verá totalmente afectada. Sin mencionar los riesgos que implica para la toma de decisiones rápida en momentos críticos. 

También es cierto, que esta desconexión de los sistemas lleva a múltiples problemas en cuanto a acceso ágil a documentación importante, o incluso pueden darse casos donde haya una inconsistencia de los datos. 

A largo plazo, la comunicación se tornará obsoleta y será imposible para los administradores analizar la causa y efecto de los acontecimientos que afectan a su empresa. 

Los ERP suplen esta necesidad al crear una base de datos general que le permite a los líderes reasignar el capital humano y financiero de la manera más óptima. Además, se trata de un importante activo para la planificación y coordinación de los procesos comerciales centrales. Facilitando la planificación de mejoras y cambios sin poner en riesgo la calidad o el rendimiento. 

De esta forma, el software ERP se convierte en una herramienta indispensable para la productividad y la comunicación entre las distintas áreas. Lo que permitirá una toma de decisiones basada en información integral y actualizada. 

¿Qué significan las siglas ERP en español?

Pero, ¿qué significan las siglas ERP? El significado de esta palabra proviene desde 1990, donde la firma de investigación Gartner la acuñó para hacer alusión al término “Enterprise Resource Planning”. 

Aunque también es común el uso del significado de ERP en español; Software de Planificación de Recursos Empresariales. 

Lo cierto, es que el concepto puede generar algunas confusiones. Ya que este no fue diseñado para ser una aplicación independiente, sino una categoría de software completa. La cual adhiere diversos módulos que atienden a necesidades comerciales específicas. 

¿Cómo funcionan los Sistemas de Información Empresarial (ERP)?

Entonces, ¿cómo funcionan los ERP? Estos software basan su funcionamiento en una estructura de datos estándar previamente definida. Así, el sistema asegura que la información ingresada por un área esté disponible al instante para toda la empresa. Lo que contribuirá a mantener en la misma página a cada usuario de la empresa. 

Una vez que los datos son incorporados al ERP, estos se entrelazan con los procesos comerciales y los flujos de trabajo. De esta manera, los líderes pueden comparar la situación de dos instalaciones en una misma ubicación e investigar por qué presentan distintos rendimientos. 

Por ello, se recomienda que se integren los módulos de cada función comercial importante según la naturaleza de la empresa. Combinado con los niveles de acceso correctos se garantizará una entrada de datos precisa y oportuna. 

Esto también implicará realizar las integraciones correspondientes con las demás soluciones de otros proveedores de software. Así los datos fluirán automáticamente hacia la herramienta. 

Sistema ERP ¿Para qué sirve?

Ahora ya sabemos qué es un ERP y por qué es tan importante para las empresas. Incluso hemos repasado brevemente cómo se desglosa el flujo de información. Pero, ¿qué diferencia hay entre este software y cualquier otra solución, quizás, más específicas?

Analicemos las características comunes de los sistemas ERP que construyen el verdadero valor crítico de la herramienta:

1 | Base de datos común

Cuando repasamos la definición de ERP mencionamos que este software incluía una base de datos común. La cual se convierte en una clara ventaja cuando repasamos las oportunidades que puede brindar la centralización de la información de múltiples departamentos. 

No solo elimina la necesidad de fusionar manualmente una base de datos separada, sino que también permite una visión coherente y transversal de la empresa. 

2 | UX/UI consistente

El ERP mantiene la misma interfaz de usuario (UI) con la misma experiencia de usuario (UX) para cada módulo. Lo que permite que la tasa de adopción sea considerablemente más baja, y facilitando la migración de empleados a distintos departamentos.  

También brinda una importante cuota de eficiencia, ya que los usuarios podrán encontrar y comprender la información de cualquier rincón de la compañía.

3 | Integración de procesos de negocio

Parte del concepto de ERP es su capacidad de integrar los distintos procesos que aseguran el éxito de su planificación. Logrando conectar distintos flujos de trabajo, mientras aumenta la productividad y la visibilidad sin alterar exageradamente los costos. 

4 | Automatización

La automatización también es una de las características más importantes cuando nos preguntamos “¿para qué sirve un ERP?”. 

Ya que la misma permite automatizar tareas repetitivas y reducir la entrada de datos manual para ahorrar tiempo y disminuir la tasa de errores. De esta forma, se consigue un personal más liberado y enfocado en tareas realmente importantes donde puedan demostrar sus conocimientos y habilidades. 

5 | Análisis de datos

También debemos hacer hincapié en una de las características más importantes de los ERP. Se trata de la posibilidad de romper con los silos de información, para permitir la combinación y mezcla de datos que permitan un análisis mucho más enriquecido. Hasta incluso personalizado de acuerdo a las necesidades inmediatas de información.

¿Quién utiliza los ERP?

Ahora que hemos echado un vistazo a la definición de ERP y su funcionamiento, toca preguntarnos ¿quién puede beneficiarse de los atributos de esta herramienta?

Existen dos formas de considerar a los usuarios de los ERP. Por un lado, pueden ser las empresas de distintas industrias, y por el otro pueden ser los departamentos de cada área. 

En cuanto al sector empresarial, las industrias que pueden encontrar un sólido aliado en los ERP son:

• Publicidad. 
• Indumentario. 
• Educación. 
• Energía. 
• Instituciones financieras.
• Alimentación. 
• Salud y belleza. 
• Tecnología de la Información. 
• Fabricación. 
• Turismo y hostelería. 
• Software. 
• Transporte y logística. 
• Gestión de proyectos.

A su vez, dentro de cada una de estas empresas, los usuarios de los siguientes departamentos pueden encontrar de gran utilidad las funciones del ERP.

Finanzas y Contabilidad

En un orden lógica, el departamento de Contabilidad es el primero en capturar las bondades de este software. Ya que le permitirá rastrear e informar sobre cualquier transacción que ocurra en el sistema. Además de permitirles generar informes personalizados con datos financieros completos. 

Incluso muchos ERP tienen excelentes modelos de predicción de datos futuros complejos. 

Cadena de Suministros

El siguiente grupo que puede encontrar un gran aporte en lo que es un ERP son los encargados de gestionar la cadena de suministros. Debido a que el mismo les permitirá garantizar un flujo fluido de mercancías desde los proveedores hasta el cliente. 

Para ello echarán mano de los datos en tiempo real de los inventarios, para optimizar las órdenes de pedidos sin presentar problemas en los tiempos de envío. Además, también les será posible identificar rápidamente cualquier interrupción en la cadena de suministros para solucionarlo rápidamente. 

Ventas y Marketing

De la misma forma, el departamento de Ventas y Marketing pueden comenzar a colaborar estrechamente. Ya que se estrecharán los vínculos entre ambas áreas para monitorear los resultados de los esfuerzos de marketing con cifras concretas de venta. A su vez, el departamento de ventas podrá comunicar la situación de las áreas o productos que necesiten mayor refuerzo publicitario. 

Recursos Humanos

En el caso del departamento de Recursos Humanos, el programa ERP le permitirá analizar los principales aspectos de la fuerza laboral. Este programa le permitirá acceder fácilmente a información de contacto, detalles de compensación y otros datos relevantes. 

También podrá monitorear métricas importantes para el departamento como, retención por departamentos, tasa de promoción, entre otras. La cual le permitirá asignar de forma correcta al personal. 

¿Cómo saber si necesito un ERP?

Ya has aprendido qué es un ERP. Pero, ¿cómo saber si es momento de adquirir esta herramienta en tu organización? Presta atención a los siguientes indicios: 

• ¿La tecnología que usas actualmente potencia los resultados o contribuye a frenarlos? 
• ¿Has presentado problemas en tu gestión debido a datos inexactos? 
• ¿Tus clientes han manifestado su desconformidad por envío de artículos incorrectos o desajustes entre la demanda y los niveles de inventario?
• ¿Tus procesos están fuertemente ligados al uso del correo electrónico y las hojas de cálculo? Aun considerando el gasto excesivo de tiempo que requiere las actualizaciones en hojas de cálculo y el riesgo para la seguridad que implica el correo electrónico. 
• ¿Tus integraciones presentan una gran falta de flexibilidad y entorpecen el flujo de comunicación?

Si has respondido positivamente a las preguntas anteriores, entonces es momento de incluir un sistema ERP en tu empresa. 

Beneficios de un ERP 

¿Qué cambios positivos concretos encontrarás al implementar un ERP? Veamos algunos de los más destacados.

1 | Disminuyes los costos

Los sistemas ERP representan una gran disminución de costos en los períodos de crecimiento de las empresas. Debido a que minimizan los errores y las tareas manuales, por lo que no deberás contratar a nuevo personal para mantener el ritmo de trabajo. 

2 | Le da visibilidad al flujo de trabajo

Con la información centralizada y disponible en cualquier momento o lugar, los empleados pueden corroborar el estado de un proyecto o planificación en pocos minutos. Lo que permitirá corregir el rumbo mucho más rápidamente, sin la necesidad de solicitar continuos informes. 

¿En resumen? Mayor flexibilidad, eficiencia y productividad en los procesos. 

3 | Puedes implementar la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial es una parte fundamental del concepto de ERP. Ya que estos brindan las herramientas que permiten el descubrimiento de tendencias futuras. Eso permite una apertura de la visión comercial que impactará en una mejora de la toma de decisiones. 

4 | Los ERP en una empresa ayudan a cumplir con las normativas y seguridad de datos

Con los estándares de informes financieros y las regulaciones de seguridad de datos cambiando periódicamente, el ERP puede ayudarte a mantenerte al día. Puesto que ofrecen una suerte de auditoría sobre la situación actual de tu empresa en estas áreas. 

5 | Gestionas los riesgos

Cuando nos preguntamos ¿qué es un ERP?, debemos mencionar su facilidad para gestionar los riesgos. Por un lado, el control de acceso granular y los flujos de trabajo de aprobación fortalecen los controles financieros evitando el fraude. 

Por el otro, la precisión de datos que ofrece la herramienta se evitan las pérdidas monetarias debido a multas. 

Historia del ERP

Tenemos claro qué es un ERP, cómo funciona y cómo puede ayudarnos. Pero, ¿cómo llegamos hasta acá? Para responder esa pregunta debemos volver un poco atrás en el tiempo. 

Específicamente a la década de 1960. En ese tiempo surgió el antecesor del ERP, el cual se había llamado Sistema de Planificación de Requisitos de Materiales (MRP). Pero, estos estaban fuertemente relacionados con las necesidades propias de los procesos de producción y los fabricantes. 

No fue hasta los 90´ que se amplió el alcance de la herramienta y se convirtió en la actual plataforma de gestión empresarial unificada. La cual permitió reunir a todo el negocio en una sola herramienta, haciendo uso de la misma base de datos común.

Sin embargo, tal herramienta significaba un alto costo monetario. Ya que se debía incurrir en costos operativos como la contratación de un equipo de TI y servidores, además la licencia del software y su implementación. 

Pero los costos no terminaban allí, puesto que también se debía invertir regularmente en mantenimiento y actualizaciones. 

A finales de la década, Netsuite innovó con el primer ERP en la nube. Su nuevo modelo operativo presentó un gran cambio y permitió predecir los costos operativos. Tampoco era necesario contratar a personal y herramientas específicas. 

Gracias a esto, las empresas pequeñas también pudieron hacer uso del sistema ERP experimentando un gran cambio en su crecimiento. 

Futuro del ERP

Pero, ¿qué sucederá ahora con los sistemas ERP? ¿Qué nuevas tecnologías moldearon los que es el ERP actualmente? Antes de elegir el ERP que ordenará tus procesos es preciso saber cuáles serán las tendencias que vendrán para evitar elegir una herramienta que se vuelva obsoleta rápidamente.

La inteligencia artificial, la cadena de bloques, la realidad aumentada y el internet de las cosas ya comienzan a aunar sus esfuerzos para revolucionar la tecnología de los ERP. Estas herramientas pueden presentar una gran ventaja para la automatización de tareas, la predicción de escenarios, la experiencia del cliente y la seguridad de los datos. 

Conclusión

En este artículo hemos repasado qué es un ERP y cómo puede ayudar a las empresas a repensar sus procesos con el punto de mira puesta en la optimización, la productividad y la eficiencia. Las características de los sistemas ERP prometen un salto cualitativo en los procesos y un mejor aprovechamiento de los recursos dentro de la empresa.