Las principales características de un ERP a tener en cuenta

Cuando estás en la búsqueda de soluciones integrales para tu empresa, es crucial entender las características de un ERP ideales que se alinean con tus necesidades. El uso de un sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) se ha convertido en una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y fortalecer su competitividad.

De hecho, según datos de las investigaciones de Panorama Consulting, un 40% de las empresas que adquieren un ERP nota un aumento significativo de su productividad. Desde esta perspectiva, un software ERP es un aliado en la generación de un cambio operativo dentro de cualquier empresa.

En este artículo vamos a proporcionarte una visión clara y detallada de las 10 características de ERP ideal.

10 características que debe tener un ERP

Como ya hemos visto en otros artículos, un sistema Enterprise Resource Planning (ERP) es una herramienta que automatiza procesos comerciales, brindando información y diversos controles mediante la utilización de una base de datos central. 

Podrás observar que estas aplicaciones traen múltiples beneficios, como optimizar los procesos de gestión, proteger los datos de la empresa, otorgar mayor control y trazabilidad, entre otos.

Una vez que tomas la decisión de adquirir e implementar este tipo de software de gestión en tu empresa, es momento de comenzar a mirar opciones, precios y funciones de los mejores software ERP para tu zona. 

Sin embargo, antes de llegar a ese punto, debes considerar determinados aspectos clave que te servirán para elegir un ERP que se adapte mejor a tus necesidades. Por eso, a continuación exploraremos las 10 características de un ERP esenciales a considerar:

1. Centralización

La centralización es fundamental en un ERP. Este sistema reúne todos los datos y operaciones de la empresa en una base de datos común, permitiendo que distintos departamentos accedan a información actualizada y coherente. 

Esto mejora la comunicación interna y facilita la gestión de proyectos, ya que todos los sectores de la empresa trabajan con la misma información, reduciendo errores y duplicaciones.

2. Automatización de Procesos

La automatización de procesos es una de las características más importantes de un ERP. Esta característica transforma operaciones repetitivas en procesos automáticos, como la generación de informes financieros, la gestión de inventarios y la administración de la cadena de suministro.

Al reducir la carga de trabajo manual, los empleados pueden enfocarse en tareas más estratégicas y creativas.

3. Analítica y Business Intelligence

Un sistema ERP con capacidades de analítica y business intelligence brinda herramientas avanzadas para el análisis de datos. Estas herramientas ayudan a la toma de decisiones basadas en datos, permitiendo entender tendencias, identificar oportunidades y predecir futuros escenarios. 

Los informes detallados y las visualizaciones de datos son cruciales para una planificación efectiva y un mejor control de los procesos empresariales.

4. Interfaz Intuitiva

La interfaz intuitiva es una de las características de un ERP claves para su adopción exitosa. Una interfaz fácil de usar minimiza la resistencia del personal al cambio y reduce el tiempo de formación. 

Además, u buen diseño de UX/UI asegura que las funciones del sistema sean accesibles y entendibles, facilitando la adopción del sistema en las distintas áreas de la organización. Mientras más intuitivo sea un sistema ERP, menor será la curva de aprendizaje.

5. Modularidad

La modularidad de un ERP ofrece una personalización sin precedentes. Las empresas pueden elegir específicamente los módulos que necesitan, adaptando el software a sus necesidades únicas. Desde la gestión financiera hasta la administración de recursos humanos, cada módulo puede ser seleccionado y configurado para ajustarse a los requerimientos específicos del negocio.

Suele ocurrir que en el caso de las PYMES, al estar más limitadas financieramente, tiendan a optar por soluciones modulares que les ofrecen ventajas económicas. Si bien no es necesariamente malo, la elección de un paquete de software global puede proporcionar más ventajas que distintas soluciones separadas. 

Aquí es donde observamos la importancia de la modularidad del ERP, ya que debe ser flexible, pero a la vez contar con una instalación eficaz que permita aprovechar al máximo todas las funciones.

6. Escalabilidad

La escalabilidad es esencial para un ERP, especialmente en un entorno empresarial en constante cambio. Un sistema ERP escalable puede expandirse para acomodar el crecimiento de la empresa, añadiendo nuevos usuarios, módulos o funcionalidades según sea necesario. Esto asegura que el software continúe satisfaciendo las necesidades de la empresa a medida que evoluciona.

7. Integración

La integración con otros sistemas informáticos es una característica vital de un ERP. Esto incluye la capacidad de integrarse con otras plataformas, como soluciones de comercio electrónico, herramientas de CRM, y aplicaciones de productividad. Una integración exitosa permite una visión unificada del negocio y facilita la automatización entre sistemas.

8. Portabilidad

La portabilidad se refiere a la capacidad del software para adaptarse a una variedad de dispositivos y sistemas operativos. Esto es crucial en la era del trabajo remoto y móvil, ya que permite a los empleados acceder al sistema desde cualquier lugar, manteniendo la continuidad y eficiencia del negocio.

9. Adaptabilidad

Un ERP debe ser adaptable para mantenerse relevante en un entorno tecnológico en constante cambio. Esto incluye la capacidad de actualizarse fácilmente, adaptarse a nuevos dispositivos y sistemas operativos, y evolucionar con las tendencias tecnológicas. 

Si nos remontamos a los orígenes del ERP, algunos sistemas de planificación de recursos empresariales de hace dos décadas ya quedaron obsoletos. Eran ERP que estaban hechos para ordenadores de Windows 95, por ejemplo. Actualmente, a adaptabilidad debe asegurar que el programa siga siendo compatible y continúe apoyando las operaciones del negocio de manera efectiva.

10. Fácil Mantenimiento

Finalmente, el fácil mantenimiento de un ERP es crucial para asegurar su funcionamiento a largo plazo. Esto incluye actualizaciones regulares, soporte técnico accesible y una estructura de costos clara. 

De esta manera, un ERP con mantenimiento sencillo reduce los costos a largo plazo y asegura que el sistema permanezca operativo y eficiente. En este punto te recomendamos poner en la balanza el coste inicial de contratarlo, implementarlo y formar al personal, además del coste de mantenimiento para decidir por uno u otro programa.

Conclusión

Finalmente, podemos decir, la elección de un sistema ERP adecuado representa uno de los desafíos más significativos para las empresas en la actualidad. Este proceso implica identificar todas aquellas características de un ERP que permita a la organización crecer y evolucionar libremente. De allí se desprende la importancia de elegir un ERP que sea integral, modular, adaptable, automatizado, intuitivo y de fácil mantenimiento.

Un ERP integral asegura una visión cohesiva de todos los aspectos de tu negocio, facilitando la toma de decisiones informadas, brindando personalización y adaptabilidad, a la vez que se ajusta a tus necesidades específicas. 
Al considerar las características de un ERP, te encuentras en una mejor posición para optar por la solución que te acompañe en los desafíos actuales para el crecimiento y éxito futuro de tu empresa.