¿Qué es la gestión de almacenes? Objetivos y procesos

Desde hace tiempo el almacén ha dejado de ser un simple espacio de almacenamiento oscuro y con pisos de hormigón. La administración gerencial ha entendido la importancia intrínseca de este espacio para el correcto funcionamiento de la empresa. Y han empezado a implementar la gestión de almacenes. 

Pero, ¿De qué se trata la gestión de almacenes? En este artículo te contamos qué es, cuáles son sus objetivos y cómo se implementa.  

Anteriormente hemos hablado sobre la gestión de inventarios en Tiendas Online, pero sabemos que la situación puede complejizarse en metodologías más híbridas. Por eso vamos a plantear este temática desde la base para llevar a cabo una implementación adecuada.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es un planeamiento logístico, por el cual se organizan los procesos de recepción, almacenamiento y los movimientos dentro de un almacén. Para ello se encarga de optimizar el área logística y el espacio físico funcional permitiendo un correcto flujo de distribución y control de stock. 

La principal tarea de la administración de almacenes es asegurar que exista un abastecimiento seguro, continúo y confiable de los recursos de un proyecto necesarios para la cadena de suministro. También se encargará de llevar un registro exhaustivo y completo de cualquier entrada al almacén o su salida. 

Objetivos de un almacén en una empresa

El almacén es el centro de resguardo, control y distribución de las materias primas, los recursos procesados y los productos terminados. Una correcta gestión de estos elementos y de este espacio asegura el buen funcionamiento de la organización al completo. 

Por este motivo, es de vital importancia que la gestión de almacenes siga un lineamiento riguroso. Entre los objetivos de la gestión podemos nombrar:

• Velocidad en las entregas de recursos. 
• Fiabilidad en su funcionamiento constante. 
• Reducción de los costos.
• Aprovechamiento de los espacios disponibles. 
• Reducción de las actividades que conlleven la manipulación y el transporte de los materiales. 

Procesos de la administración de almacenes

En cuanto a la gestión de almacenes tienes que saber que existen tres procesos básicos. Estos aseguran el correcto tránsito de los recursos a través de todo el procedimiento. 

Planificación y organización en el manejo de almacenes

La planificación y organización de la administración de almacenes se relaciona directamente con actividades estratégicas y tácticas. De igual manera, es este el procedimiento que se encarga de: 

• Diseñar los flujos de distribución y almacenaje. 
• Elección de la ubicación, tipos de almacenamiento y tamaños de los almacenes.
• Planificación y ejecución de los modelos de organización física.  
• Diseñar la disposición de los almacenes. 

Dirección en la gestión de almacenes

Tan importante como diseñar y gestionar el futuro espacio dónde se reservarán los recursos, es administrar la forma en que estos serán distribuidos desde su recepción hasta su guardado. Esta etapa se encargará de:

• Recibir los materiales.
• Guardar el material dentro del almacén. 
• Gestionar el movimiento de los materiales cuando sea oportuno. 

Control en la administración de almacenes

El área de control de la gestión de almacenes, se encarga de administrar la información pertinente de cada movimiento que se realice en el espacio físico. De esta forma, cada procedimiento quedará debidamente registrado y asentado. 

Gestión de almacenes: Ejemplo.

Veamos el ejemplo de una empresa que no implementa un sistema de gestión de almacenes. 

Luego de un profundo análisis se detectó que el 50% de los problemas en la distribución y entrega de materiales se debía a una mala gestión de almacenes. Esto estaba repercutiendo negativamente en la relación con los clientes. Y llevaba al colapso de otras áreas como la de servicio al cliente.  

Los profesionales que estudiaron el caso descubrieron que el principal defecto del sistema actual se encontraba en la devolución de materiales a proveedores. 

El conflicto comenzaba en el etiquetado y la distribución de los materiales. Así al descubrir una falla en el producto que debía ser devuelto, tenían que reetiquetar el mismo con los códigos pertinentes que utilizaba el proveedor. Lo que causaba confusiones y terminaba provocando cuellos de botella. 

El otro problema clave, era una mala gestión del flujo de trabajo. En lugar de implementar un sistema de almacenaje por sector, se usaban áreas comunes. Esto provocaba que en medio del ajetreo de los horarios picos de producción la mercadería se desordenara. A su vez, esto provocaba un retraso en la preparación de pedidos y en los procesos de la cadena de suministro como consecuencia. 

Software de Gestión de Almacenamiento

Sin embargo, aunque estos problemas se solucionaran existía otra desventaja que impedía la optimización del sector. Este conflicto se debía a que no contaban con un software de gestión de almacenes. Por lo que cada registro y etiquetado tenía que realizarse de forma manual. 

Así luego de implementar la gestión de almacenes a través del software adecuado pudieron realizar devoluciones de productos a proveedores al instante. También se notó una mejora profunda en el tráfico de las áreas más congestionadas. Esto llevó a que se acelerara en un 32% la entrega de productos a clientes y otros sectores de la organización.

Conclusión

En este artículo te contamos qué es la gestión de almacenes y cómo se implementa. También mencionamos la importancia de contar con un software WMS en México que dinamice el proceso logístico habitual de registro y control de mercaderías y recursos. Si te interesa empezar a probar alguna de estas herramientas en tu organización puedes chequear los productos de Intelisis WMS, SAP EWM, Infor WMS y Bind ERP.