5 pasos básicos para elegir un ERP

Aún en el año 2022 hay empresas que creen que una solución ERP es demasiado compleja o costosa para implementar en su proceso. Sin embargo, los expertos insisten en su capacidad para reducir pérdidas y ganar oportunidades. Para ellos, la clave no está en si conviene o no implementar un Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), sino, en saber elegir un ERP. 

Si has comprendido que para competir en el mercado actual es necesario contar con soluciones digitales en tu empresa, en este artículo conocerás las claves y consejos fundamentales para elegir el mejor software ERP para tu empresa.

¿Por qué implementar un ERP?

Los software ERP ofrecen soluciones tanto para a PYMES como para grandes compañías. Empresas profesionales como Netsuite, además, cuentan con una suite unificada para poder escalar sus funciones, si es que la empresa lo requiere.

A pesar de lo anterior, una de las incógnitas que muchos gerentes aún tienen, es si realmente necesitan un ERP.  Los miedos para tomar la decisión estratégica están presentes, desde que estos sistemas existen.

El ERP, en inglés Enterprise Resource Planning, es un software de gestión empresarial, para poder administrar las áreas claves de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y costos). 

Al comienzo, estas soluciones estaban destinadas a grandes compañías, que ya no podían controlar efectivamente los grandes volúmenes de datos que manejaban en las áreas clave.

Este sistema de gestión, les permitía adaptarse a las necesidades de un mercado cada vez más masivo. En el origen de los ERP, los empresarios lo percibían como una solución compleja y difícil.

Pero el avance tecnológico abrió el abanico de posibilidades para procesos empresariales de pequeñas y medianas empresas. Por lo tanto, hoy los casos de éxito pueden encontrarse en cualquier nivel y rama de la industria. 

Por esta razón, ya no hay desventajas significativas para no implementar un proveedor de software, la única incógnita ahora es: cómo elegir un ERP adecuado.

¿Cómo elegir un ERP?

Las empresas que tienen una exitosa implementación del ERP, logran reducir pérdidas sustanciales. La diferencia para un mejor rendimiento, está en tomar la decisión siguiendo los pasos indicados para elegir un ERP sabiamente. Ahora bien, ¿cómo seleccionar un ERP?

Ahora, llegó el momento de conocer las claves y consejos para elegir un software ERP.

1. Define las necesidades antes de escoger un ERP

Competir en un mercado donde la tecnología ha diversificado los canales de venta, y las posibilidades de contacto han crecido exponencialmente, es cada vez más complejo.

Los beneficios de un ERP son indispensables para proyectarse en este nuevo mercado. Pero, para obtener las funciones exactas, es necesario analizar minuciosamente el proceso de nuestra empresa.

Es importante estudiar los procesos que pueden automatizarse dentro de las áreas que un ERP cubre, como:

• Ventas.
• Compras.
• Inventarios.
• Finanzas y Contabilidad.
• Producción.

Al conocer las necesidades, es posible diseñar un esquema de implementación, con los pasos necesarios para la implementación, sus prioridades y el impacto al negocio. 

2. Conoce los tipos existentes de sistema ERP

No se puede elegir ERP sin antes conocer los tipos de ERP que existen. La variedad es realmente amplia, las diferentes opciones se catalogan según: 

• Su diseño
• El tipo de alojamiento.
• Si es de estructura vertical u horizontal.
• Si es de código abierto o código privado.
• El público objetivo al cual está dirigido.

3. Involucra al equipo

Una vez que se tenga conocimiento de las herramientas y tipos de ERP, y la forma en que este puede ayudar a los recursos empresariales, es hora de comenzar el proyecto ERP dentro de la organización.

Antes de elegir el proveedor de software adecuado, se necesita involucrar a las personas que se verán impactadas directamente con su implementación. En este proceso, se escucharán sus ideas y propuestas para la contratación e implementación del sistema de gestión.

Es importante consultar con:

• Los usuarios finales y sus respectivos departamentos.
• El personal encargado de los sistemas informáticos.
• Los Gerentes y directivos.

4. Proyecta a largo plazo

Elegir un ERP no es una decisión que debe tomarse a la ligera, porque una vez encaminado, la empresa lo usará, en promedio, entre 5 y 10 años.

Por esta razón, a la hora de evaluar el sistema ERP, es necesario analizar si podrá acompañar el crecimiento de la compañía. Es decir, si contará con la capacidad de escalar sus herramientas, conforme los datos sean más grandes y complejos.

Contar con pronósticos a mediano y largo plazo de la compañía, permitirá realizar una elección más sabia del software de gestión de los recursos empresariales.  

Si se proyecta un crecimiento de la compañía, es importante que el software ERP pueda evolucionar.

5. Elige ERP pensando en un socio

Seleccionar un sistema ERP puede definir el proceso de la compañía por varios años. Por lo tanto, a la hora de seleccionarlo, piensa en un socio con el que tendrás experiencias más allá de lo estrictamente comercial.

Evalúa a los diferentes proveedores de ERP según:

• El Tipo de ERP.
• El plan de precios.
• Si cuenta con flexibilidad y personalización.
• Su escalabilidad.
• Su tipo de clientes y tamaño.
• Dónde está alojado.
• Cómo es su soporte técnico antes, durante y luego de la implementación.
• Si se actualiza frecuentemente.
• Si cuenta con presencia local.

El software elegido debe cumplir, idealmente, con todos los atributos anteriores. Una de las opciones que se destaca en el mercado, gracias a que cuenta con una estructura robusta e integral, es Netsuite ERP. Es una de las pocas opciones actuales que cumplen con estándares de calidad y actualización de primera línea.

A la hora de probar una opción, debes tener en claro estos datos:

• Cuántos usuarios tendrán acceso al software ERP.
• Qué presupuesto tienes para la inversión.
• Qué funciones necesitas cubrir con tu Sistema de planificación de recursos empresariales.
• El tiempo y los recursos que tienes a disposición para la implementación.

Conclusiones

Si bien todos los expertos coinciden en que contar con un ERP es necesario para gestionar recursos empresariales, lo cierto es que una mala elección podría acrecentar o mantener los aspectos más nocivos de la mala administración:

• Falta de control. 
• Imposibilidad de establecer pronósticos.
• Dificultad para organizar y encontrar información.

Afortunadamente, existen plataformas de asesoramiento gratuito, que ayudan en la búsqueda de software ERP, una de ellas es ComparaSoftware, donde se ofrecen análisis detallados de todas las opciones del mercado, con asesoramiento profesional para recomendar la herramienta ideal.