¿Qué es la Reingeniería de Mantenimiento?

La reingeniería de mantenimiento no es solo implementar mejoras al proceso de arreglar o reparar algo. Se trata de aplicar cambios profundos tanto en los recursos físicos como en la mentalidad de la organización.

Una reingeniería está muy vinculada con los objetivos de la empresa, y debe ir de la mano de la decisión de mejorar por parte de la gerencia, cuando se han evidenciado problemas de base.

Se trata de repensar estrategias minimizando costos. Además, debe existir coherencia en la definición de políticas, procedimientos y estructuras organizacionales. 

En este artículo, sabrás cuáles son los cambios que vienen con la reingeniería, así como el proceso de planificación, programación, asignación de tareas y ejecución correspondiente para completar este proceso de forma exitosa.

Reingeniería de Mantenimiento: definición

Podríamos comenzar con la definición que encontramos en el libro “Reingeniería” de M. Hammer.

Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño.

Hammer, 1994

En otras palabras, consiste en “comenzar de nuevo”.

En el caso de la reingeniería de mantenimiento, hablamos de replantear prácticas bajo un concepto diferente, abarcando un cambio en la cultura organizacional.

Todas las definiciones coinciden en la profundidad del cambio. Puede parecer una tarea compleja, y realmente lo es, pues no es nada fácil modificar las prácticas y la mentalidad de los operarios, sobre todo si la empresa lleva muchos años haciendo las cosas de la misma forma.

¿Cuándo es necesario realizar una reestructura de mantenimiento?

La reingeniería en el mantenimiento debe aplicarse cuando el departamento de mantenimiento ha llegado a una situación de estancamiento en alguno de los siguientes parámetros:

• Confiabilidad: cuando comprobamos de forma constante que un equipo o proceso no está en condiciones de ofrecer el rendimiento o función que se espera de él. En otras palabras, el tiempo que hay entre una falla y otra es nocivo y no puede mejorarse.
• Disponibilidad: necesitamos una reingeniería cuando la frecuencia con la que los dispositivos operan arroja un promedio negativo. Es decir, el equipo está programado para la producción, pero no está funcionando.
• Mantenibilidad: esta métrica indica que necesitamos reformar procesos cuando el equipo falla y no podemos repararlo de forma simple y segura.

Muchas organizaciones caen en el estancamiento o, simplemente, no mejoran. Esto, en ciertos contextos, tal vez no significaba una crisis terminal en el pasado, pero los tiempos han cambiado.

La competencia, el deseo de una mayor eficiencia, de obtener mayor rentabilidad y, por consiguiente, mayores ingresos, ha dado lugar a la ponderación de sectores antes olvidados dentro de una empresa. Uno de los más importantes es la gestión de mantenimiento.

Por eso, la reingeniería es fundamental para los tiempos que corren. Es una perspectiva transversal que modifica la mentalidad con base en la satisfacción del cliente.

Hoy, es fundamental un enfoque hacia el cliente y no hacia el jefe, el departamento o la empresa.

La reingeniería también significa el abandono de viejos procedimientos y la búsqueda de trabajo que agregue valor al consumidor, orientando la empresa en torno a procesos específicos.

Objetivos de la Reingeniería de Mantenimiento

El objetivo primordial de la reingeniería de procesos de mantenimiento es lograr un desempeño superior. En la actualidad, es necesario igualar o superar la rapidez con la que surgen cambios en el mundo.

La reingeniería pretende:

• Eliminar el desperdicio de recursos, como tiempo, materiales y capital.
• Agregar valor al proceso.
• Optimizar todos los procesos en dirección a la ganancia de productividad.
• Incorporar la idea del mejoramiento continuo en la búsqueda de un alto desempeño.
• Mejorar la posición de la empresa en el mercado en lugar de sostener el status quo.

Procesos de Reingeniería de Mantenimiento

Un proceso de reingeniería de mantenimiento permite ejecutar exitosamente los cambios o modificaciones identificados. Dicho esto, obviamente su éxito dependerá de la información con la que se cuente.

Una auditoría de mantenimiento puede ser un buen comienzo para pensar en una reestructuración.

Un proceso de reingeniería lleva implícito una serie de riesgos, empezando con los que implican los cambios en:

• Las prácticas de trabajo.
• Activos (máquinas, dispositivos, instalaciones, etc.).
• Estructuras organizacionales.
• Creencias de la empresa.
• Un nuevo plan de mantenimiento.

Es por eso que los procesos de reingeniería deben enfocarse en las mejoras y no en los cambios.

Uno de los modelos que pueden ejecutarse para reformar el sistema de mantenimiento en una empresa es el UPtime de DuPont.

Esta es una métrica que mide la capacidad de una planta para operar al máximo, mientras produce un elemento de calidad. Es una medida de la confiabilidad del sistema, expresada como el porcentaje de tiempo que una máquina ha estado funcionando y disponible.

El modelo sugiere que si una empresa se enfoca solo en:

• La programación de mantenimiento, en un 0.8%.
• El mantenimiento preventivo y predictivo, en un 2.4%.

Podría mejorar su disponibilidad en un 5.1%. Por último, si a esto se añaden planes consistentes de perfeccionamiento para los procesos, el valor podría llegar a un 14.8%.

Pasos básicos para aplicar un proceso de reingeniería

Aplicar el modelo UPtime de DuPont u otro que busque mejoras integrales, como puede ser el Mantenimiento Productivo Total (TPM), suele seguir una serie de pasos generales:

• Organizar el equipo de trabajo de reingeniería. El cambio en los procesos debe gestionarse con una junta donde se vean representados todos los sectores afectados.
• Evaluar la información disponible y ejecutar un análisis en caso de no contar con información relevante. Se debe contemplar el estado actual de los activos y el análisis de los KPIs de mantenimiento.
• Tomar decisiones con base en los recursos de mantenimiento disponibles.
• Decidir y contagiar la ideología de mejora constante, para conformar un equipo de gente comprometida e identificada con la misión, visión, metas y objetivos de la organización.
• Planear y programar las actividades de reingeniería.
• Definir una estrategia de paro de planta, necesario para aplicar los nuevos cambios.
• Analizar las tareas de cada equipo de trabajo y designar responsables.
• Realizar un control de los inventarios de materiales, partes y repuestos.
• Validar las actividades ante los gerentes de planta y los sectores involucrados.
• Estudiar los Software de Mantenimiento que existen en el mercado y que tengan las propiedades exigidas por el proceso. Para este paso, puedes consultar un listado de herramientas en ComparaSoftware.
• Una vez que cuentes con el software adecuado, se pasa a la digitalización de la información de mantenimiento.
• Diseñar del plan general de mantenimiento en el software elegido.

• Implementación de la planeación y programación de mantenimientos preventivos y predictivos.
• Realizar un listado de protocolos con base en la experiencia y los manuales de fabricación.
• Generar las órdenes de trabajo de mantenimiento.
• Programar informes semanales  y mensuales de mantenimiento.
• Monitorear el comportamiento de la gestión de los activos, considerando una herramienta para evaluar el desempeño de los operarios.
• Analizar informes específicos de las inversiones en los equipos.
• Monitoreo y lectura constante del proceso, y revisión de la información digitalizada.
• Retroalimentación y mejoras constantes.

Conclusiones

• Aplicar un proceso de reingeniería es una decisión que no se toma a la ligera. Supone una serie de riesgos de base, pero es una apuesta que puede generar grandes beneficios.
• Uno de los aspectos determinantes para el rendimiento de este proceso es contar con un Software de Mantenimiento profesional, un asistente ideal para realizar el seguimiento de los cambios y programar toda las acciones.
• Una vez aplicada la reingeniería, se debe pasar a un estado de continua medición y mejoramiento de las prácticas para que los cambios futuros no deban ser tan drásticos y se apliquen con menos riesgos.