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Gestión de Proyectos

Proceso de Planificación Estratégica | Pasos y Actividades

¿Baja Productividad?

El 77% de las empresas con proyectos de alto rendimiento usa un software de gestión para el logro de objetivos.

Generalmente, cuando hablamos de gestión de proyectos, las tareas que deben realizarse se pueden dividir en dos grupos: planeación y operación. Sin embargo, el proceso de planificación estratégica es lo que hace posible ejecutar y, por lo tanto, tener un proyecto operativo.

Ahora bien, ¿qué es exactamente el proceso de planificación estratégica y qué actividades involucra?

En palabras sencillas, la planificación estratégica comprende el desarrollo, definición y articulación de un plan a largo plazo con el propósito de asignar recursos inteligentemente (tiempo, dinero, energía, etc.) en un periodo de 1-3 años.

Además, el proceso de planificación estratégica requiere que las organizaciones tomen en cuenta cuatro aspectos importantes:

  • Su propósito (misión)
  • En qué desean convertirse (visión)
  • Qué guía sus decisiones y comportamientos (valores)
  • Qué quieren lograr (prioridades estratégicas)

Pasos y procesos de la planeación estratégica

Pasos

El método PDSA es el más práctico para conducir el proceso de planificación estratégica en una empresa. PDSA (por sus siglas en inglés) significa planear, hacer, estudiar y actuar.

Este modelo brinda un marco de referencia para poner a prueba políticas internas, nuevas prácticas y dinámicas, pero dando espacio al monitoreo y control posterior para, más adelante, corregir puntos ciegos.

Siendo así, el proceso de planificación estratégica puede condensarse en cuatro pasos:

  • Crear, revisar o actualizar. Dependiendo de la situación actual de la empresa, la organización necesitará un nuevo plan estratégico, o bien una revisión / actualización de un plan existente. Este procedimiento deberá tomar siempre en consideración la misión, visión y valores del negocio.
  • Evaluar el entorno en busca de riesgos o restricciones. Recapitulando: la razón de ser un proceso de planificación estratégica es saber con qué recursos se puede contar y cuál es la mejor forma de asignarlos.
  • Realizar un análisis FODA o DOFA para determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización.
  • Diseñar estrategias.

Por supuesto, luego de finalizar la planificación estratégica, debe darse seguimiento al resultado y determinar si hará falta hacer modificaciones, un peldaño común en las fases de la gestión de proyectos.

Procesos

Además de los pasos PDSA, el proceso de planificación estratégica consta de procesos. Veamos cuáles son:

  1. Capitular objetivos
  2. Desarrollar conceptos, ideas y planes para cumplir eficazmente con los objetivos
  3. Fijar metas (es decir, sub-objetivos)
  4. Acordar una filosofía corporativa (creencias, valores, actitudes)
  5. Definir políticas internas
  6. Planificar una hoja de ruta basada en la estructura organizacional para sintonizar al equipo en la misma dirección
  7. Reclutar al personal necesario
  8. Establecer procedimientos
  9. Proveer los equipos y mejoras de infraestructura necesarias
  10. Proveer capital
  11. Dejar por sentados los estándares o indicadores de rendimiento que serán usados para medir el desempeño
  12. Precisar qué planes o programas de gestión y operación serán desarrollados para alcanzar las metas indicadas
  13. Suministrar información de control (datos para ayudar a las personas a no desviarse de la estrategia, políticas, procedimientos y programas)
  14. Motivar, liderar y activar el plan estratégico

Características

Los planes estratégicos cumplen con ciertos requisitos ––con el objetivo de que las organizaciones los encuentres útiles––:

  • Están basados en objetivos SMART
  • Contemplan cambios inesperados en el camino y alternativas para responder a esos cambios
  • Aunque suelen diseñarse para cubrir un rango de 1 a 3 años, su estructura está pensada para adaptarse fácilmente a las condiciones externas y “reponer un año perdido” adicionando uno extra si hace falta
  • Están escritos en un lenguaje sencillo y pragmático (si se añaden tecnicismos, deben ser solo los propios de la industria o sector)
  • Son guías detalladas del proceder adecuado en una empresa, pero al mismo tiempo son breves, para que leerlos sea fácil
  • Está al alcance de todos los núcleos jerárquicos de la organización

Herramientas para el proceso de planificación estratégica

Además del conocimiento que un director de proyectos necesita para ejecutar con acierto el proceso de planificación estratégica (y que se va moldeando con la sumatoria de PDU), todo administrador necesita apoyarse en herramientas tecnológicas para hacer mejor su trabajo.

En este caso, todos los pasos mencionados como parte del método PDSA pueden gestionarse mejor con un Software de Gestión de Proyectos.

Los software de gestión son entornos digitales con funciones de procesamiento de datos, intercambio de archivos, colaboración en tiempo real, planificación de cronogramas, asignación de tareas y más.

Algunos ejemplos de software de gestión que pueden ayudarte con el proceso de planificación estratégica son:

Por Rita Arosemena

Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.

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