¿Qué es un Plan de Trabajo? | Guía Paso a Paso

Hacer un plan de trabajo para realizar tu proyecto es la pieza fundamental para construir algo viable. Si el proyecto es tu vehículo, el plan es el combustible.

Hoy conocerás los detalles sobre cómo realizar un plan de trabajo coherente con los objetivos de tu proyecto.

¿Qué es un plan de trabajo?

El plan de trabajo es una fase fundamental en la administración de proyectos.

No es un documento aislado, sino que resume todas las actividades orientadas a definir el alcance de un proyecto, los objetivos y la hoja de ruta necesaria para cumplir las metas previstas.

El proyecto toma forma y color cuando se define el plan: asociamos un nombre a un objetivo, un número concreto a una actividad y un plazo específico a una tarea.

El diseño detallado suele incluir las especificaciones técnicas de las herramientas a utilizar, como un Software de Administración de Proyectos para organizar cada etapa.

Cómo hacer un plan de trabajo

1. Define el proyecto

Hacer un plan de trabajo es trazar la ruta ideal, pero antes de buscar el mejor camino debes conocer el destino final. Para eso, tienes que tener un proyecto global que cuente con las siguientes características:

• Objetivos 

Cuando un proyecto no va muy bien, volver a visualizar los objetivos es una inyección de energía para retomar las riendas del trabajo.

Por eso, formular objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas es el primer paso en toda planificación.

El objetivo nos servirá para planificar, porque definiremos dónde estamos y dónde queremos estar. El formato del plan será el puente entre esos dos puntos.

• Alcance

El alcance es la importancia relativa del proyecto. Imaginemos que eres el Director de Proyectos de una importante cadena de comida rápida y tienes dos proyectos en puerta: el relevamiento de proveedores de artículos de limpieza para tus locales y el rediseño de la identidad de marca.

Si bien ambos proyectos serán encarados con la seriedad pertinente, el segundo tiene mucho más alcance, por lo tanto requiere de más recursos para ejecutarlo, y se afrontarán más riesgos.

• Indicadores

Los objetivos deben poder ser medibles. ¿De qué otra forma podemos saber si vamos en la dirección correcta?

Cada etapa merece una evaluación, para ir monitoreando el progreso del plan.

Supongamos que tenemos un plan de trabajo anual. Será imprescindible ir midiendo el éxito o fracaso de cada etapa, y esto lo lograremos definiendo indicadores.

Generalmente, los indicadores tienen que ver con el tiempo y los ajustes del presupuesto, que el producto final cumpla con un cierto nivel de calidad y que resuelva un problema de negocio específico.

El diseño del calendario de tareas es, sin duda, un indicador primario para controlar el desarrollo del proyecto.

• Definición de recursos

Parte de la planificación incluye definir los recursos necesarios para alcanzar los objetivos predispuestos.

Debes saber qué necesitas, cuánto hay que invertir, qué contrataciones realizar y de qué tiempo dispones para todo.

En esta etapa, definirás el presupuesto inicial y los costos del proyecto.

2. Planifica una gestión de riesgos

¿Qué hechos imprevistos pueden ocurrir?

¿Qué hacer si se supera el límite del presupuesto o no llegas a cumplir con los tiempos indicados?

Hacerte estas preguntas te servirá para evitar sorpresas desagradables. Un mal que ha sido previsto, puede controlarse.

Puedes asignar un encargado para que controle si una tarea está por caer en el riesgo previsto, y analizar si se debe actuar o no para solventarlo. Muchas veces aparecen riesgos tolerables, que no merecen destinar recursos a solucionarlos, pero sí es importante ir monitoreando todos los imprevistos.

También será esencial documentar las limitaciones a medida que surjan para armar un historial del proyecto y considerarlo en próximos trabajos.

3. Recursos humanos

Planificar los RRHH es un paso definitivo.

Para esta fase, primero tienes que haber definido las tareas que se deben cumplir. Ten en cuenta qué perfil se adapta mejor a la filosofía empresarial vigente, qué habilidades necesitan los miembros del equipo para afrontar el desarrollo del proyecto y qué recursos tienes para motivarlos.

El paso obligado será definir el organigrama del proyecto. Así, cada miembro del equipo sabrá a quién rendir cuentas o hacer consultas.

4. Enumera los recursos

Ya tienes el equipo motivado para comenzar a trabajar, ahora debes considerar qué herramientas les ofrecerás para que puedan cumplir con los objetivos.

Muchas personas confunden esto con el presupuesto disponible, pero no es solo eso. Los recursos incluyen el mobiliario, vehículos, tecnología (ordenadores, software, dispositivos móviles), conocimientos, y el capital.

Haz una lista de todos los recursos que necesitarás, junto con sus costes. Hay herramientas digitales para que este paso sea más sencillo: los Software de Lista de Tareas.

5. Define el plan de comunicación

Ya has cumplido con la planificación anterior, y ya casi puedes dar inicio a la ejecución del proyecto, pero queda un paso más que no debes pasar por alto.

Llegó la hora de definir el canal en que se comunicarán los miembros del equipo, los proveedores, los altos mandos, los clientes y otras partes interesadas en el proyecto.

Un buen plan de comunicación debe incluir lo siguiente:

• Objetivos de comunicación

• ¿Qué necesitamos comunicar y por qué?
• ¿Qué elementos es importante conocer durante la ejecución del proyecto?
• ¿Quiénes deben recibir ciertos datos y por qué?

Por otro lado, debemos definir los objetivos de comunicación teniendo en cuenta el público objetivo, ya que no será igual la forma en que nos expresamos con un cliente o con un miembro del equipo.

• Público objetivo

Dividir el plan de comunicaciones según el público es una estrategia recomendable. Muchas veces, hacemos llegar información a las personas equivocadas, perdiendo tiempo y recursos.

Por ejemplo, puede que no haya que incluir al director del proyecto en las actualizaciones de progreso del equipo encargado de TI.

Definir un protocolo de comunicación servirá para que no se generen “ruidos” en el día a día del proyecto.

• Contenido

Define qué informes enviarás a cada sector, y qué datos serán relevantes para el equipo. Filtrar solo lo más importante ayudará a la efectividad del trabajo, ya que no se perderá tiempo analizando información irrelevante.

Debes estar atento a los cambios que puedan ocurrir en el camino, quizás a medida que el proyecto avanza una persona adquiera nuevas responsabilidades, y no querrás escuchar el clásico: ¿Por qué nadie me informó de esto?

• Canal y frecuencia

Evalúa y define los mejores canales para recibir y enviar información. Haz un relevamiento de los canales disponibles, con los pros y contras para el proyecto.

Los equipos que no disponen de canales exclusivos muchas veces optan por usar canales personales. Esto suele generar inconvenientes como:

• Desestimar comunicados.
• Mezclar conversaciones laborales con personales.
• Generar malos entendidos y pérdidas de información.

Sin duda que canales exclusivos y estructurados serán la mejor opción para el desarrollo del proyecto. Muchos Software de Gestión de Proyectos, como Slack, ofrecen un canal de comunicación adecuado para equipos de trabajo.

En cuanto a la frecuencia, también será importante definir los plazos de informes y reuniones de trabajo, así como el canal por el que se ejecutarán estos.

¿Realizaremos reuniones presenciales o por videollamada? ¿Cada semana el lunes por la mañana, o cada dos semanas el viernes por la tarde?

Ejemplo de un Plan de trabajo

Imagina que tenemos un proyecto de negocio empresarial, es una panadería, y vamos a aplicar los pasos mencionados antes para definir un plan de trabajo coherente y útil.

1. Objetivo

El objetivo general de Pan al día:

“Producir pan artesanal y divulgar la cultura asociada a él en la ciudad de Medellín, en un plazo de 6 meses.”

2. Alcance

El alcance será: para un mercado de 200 personas diarias, limitado a la ciudad de Medellín, con un plazo de 6 meses.

3. Indicadores

Los indicadores del proyecto serán los plazos dispuestos para el desarrollo de cada etapa. El éxito dependerá de cumplir los objetivos específicos en los lapsos determinados.

Usaremos Basecamp para monitorear fechas y procesos.

4. Definición de recursos necesarios

• Para este emprendimiento, necesitamos una inversión inicial de 10.000 USD, donde se incluye el alquiler y remodelación del local, maquinarias y los primeros 3 meses de salarios del personal.
• Necesitaremos un equipo de gestión de comunicaciones, para el cual disponemos de 2,000 USD.
• Además, necesitaremos dos equipos de 3 personas para cubrir dos turnos en la fabricación y venta de los productos.

5. Gestión de riesgos

Definimos dos grandes riesgos posibles:

• Aumentos de más del 30% en el precio de la harina en un plazo de 3 meses.
• No alcanzar el 80% en el volumen de ventas en un plazo de 2 meses.

Hemos decidido que el administrador del local debe recibir un informe semanal con las ventas y detalles, para que pueda ir corrigiendo precios y estrategias de venta a tiempo.

6. Recursos humanos

Hemos definidos dos equipos de trabajo, cada uno con un maestro panadero que será el mando medio, a quien responderán los demás empleados en turno.

Por otro lado, contrataremos un administrador general para el negocio, quién será el Project Manager.

7. Recursos disponibles

• Como recurso intangible, tenemos la experiencia y conocimientos de procesos vinculados a la producción de pan.
• Tenemos un software contratado por un año, con licencia para administrar proyectos.
• Contamos con inversores que están dispuestos a hacer parte del proyecto.
• Tenemos un presupuesto de 12.000 USD, y acceso a financiamiento.

8. Plan de comunicación

Nuestra identidad de marca se ha construido con un valor diferencial: promover la cultura asociada al pan artesanal.

Por lo tanto, esta es al base de nuestro plan de comunicación.

El objetivo comunicacional es que el público objetivo logre asociar nuestra marca con la idea de lo “artesanal”. Para este público, hemos elegido publicaciones en Instagram y Facebook, con llamadas a la acción.

Por otra parte, buscamos mantener al equipo de trabajo informado sobre los cambios y metas propuestas, así como contagiar el espíritu artesanal en nuestros empleados.

Para nuestras comunicaciones internas, hemos optado por el chat disponible en el software Basecamp.

Por último, hemos creado alertas para notificar a los empleados de las reuniones semanales con el administrador del proyecto, y para reunirnos mensualmente con todo el equipo de trabajo.

En este ejemplo hemos visto, de forma general, cómo elaborar un plan de trabajo. Sin duda, este será distinto según los objetivos y el tipo de proyecto en marcha, pero si cubres los pasos listados estarás bien encaminado.

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